Podpis pod deklaracją podatkową może złożyć księgowa

Podpis złożony na wypełnionej deklaracji podatkowej to swojego rodzaju potwierdzenie danych w niej zawartych, dlatego też z zasady jest on konieczny.

Wyjątek od tej reguły stanowią roczne zeznania podatkowe PIT, składane za pośrednictwem Internetu, w przypadku których obowiązek autoryzacji za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego nie jest wymagany.

Wynika to z faktu, iż bazują one na specyficznej konfiguracji danych, dotyczących zeznań podatkowych sporządzanych i  składanych za poprzednie lata, takich jak numer NIP, imię i nazwisko podatnika,  jego numer PESEL, data urodzenia, czy też kwota  przychodu wykazana w zeznaniu za poprzedni rok.

Należy jednak pamiętać, że w przypadku innych deklaracji, nieważne czy składanych osobiście, czy w urzędzie skarbowym, przesyłanych za pośrednictwem Poczty Polskiej, czy też elektronicznie, podpis jest niezbędny. 

Można ustanowić pełnomocnika

Przepisy prawa podatkowego dopuszczają jednak możliwość złożenia deklaracji podatkowej podpisanej przez osobę do tego upoważnioną, mianowicie pełnomocnika. Gdy jest więc osoba, której można powierzyć takie obowiązki, warto tę opcję rozważyć.

Może to być np. księgowa, która prowadzi sprawy firmy, wypełnia deklarację, a gdy przedsiębiorca samodzielnie prowadzi księgowość - np. członek rodziny.

Takie upoważnienie może okazać się bardzo pomocne, w szczególności gdy profil prowadzonej działalności gospodarczej wymaga częstych podróży służbowych. Podpisanie deklaracji przez pełnomocnika zwalnia z obowiązku podpisania deklaracji.

Jeżeli jednak przepisy prawa wymagają podpisania deklaracji przez więcej niż jedną osobę, pełnomocnictwo do podpisania tej deklaracji jest skuteczne tylko pod warunkiem, że udzieliły go wszystkie te osoby.

Należy przy tym pamiętać, że rolę pełnomocnika może pełnić jedynie osoba fizyczna (nie może to być np. spółka). Przepisy nie wymagają by taka osoba posiadała określone uprawnienia, jak np. doradca podatkowy, czy adwokat. Wystarczające jest by posiadała pełną zdolność do czynności prawnych. 

Nie tylko dla podatników 

Co ważne z takiej możliwość może skorzystać także płatnik, czy inkasent. Gdy np. przedsiębiorca zatrudnia pracowników, występuje w roli płatnika. Jest on wtedy zobowiązany do obliczenia, pobrania i odprowadzenia zaliczek na podatek dochodowy osób u niego zatrudnionych.

Musi także składać roczne deklaracje o pobranych zaliczkach. Ustanowione pełnomocnictwo
w tym zakresie odciąży go także z tego obowiązku.  

Na czym polega pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji podatkowych?

Czy urząd skarbowy może nie uznać pełnomocnictwa ogólnego

Konieczność zgłoszenia w urzędzie skarbowym

W przypadku ustanowienia pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji podatkowych należy zgłosić  ten fakt w urzędzie skarbowym. I tak w przypadku deklaracji składanych w tradycyjny sposób, zgłoszenie dotyczące pełnomocnictwa, jak również ewentualne zawiadomienie o jego odwołaniu,  należy złożyć organowi podatkowemu właściwemu w sprawach podatku, którego dana deklaracja dotyczy. 

Oznacza to, że gdy inny urząd skarbowy jest właściwy w sprawie opodatkowania VAT, a inny w sprawie PIT, trzeba złożyć pełnomocnictwa do obu urzędów. Tylko wtedy pełnomocnik podpisze skutecznie zarówno deklaracje VAT, jaki i PIT. 

Ponadto, w kwestii deklaracji elektronicznych  wspomnianą wyżej dokumentację należy przedstawić naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu w sprawach ewidencji podatników i płatników.

Minister Finansów określa, w drodze rozporządzenia, wzór pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji składanej za pomocą środków komunikacji elektronicznej (UPL-1) oraz wzór zawiadomienia o odwołaniu tego pełnomocnictwa (OPL-1).

Funkcjonuje ponadto zawiadomienie o zamiarze składania deklaracji w formie elektronicznej oraz o osobie upoważnionej do składania i podpisywania deklaracji w formie elektronicznej - ZAW-E1 (dotyczy aktualizacji).

Elżbieta Węcławik

Dorota Kępka