Kto odpowiada za niezapłacone podatki i składki ZUS? Księgowa, zarząd spółki, czy sam podatnik?

• Podatnik i członkowie zarządu spółki – odpowiedzialność za zaległości
• Odpowiedzialność biura rachunkowego i księgowych
• Konsekwencje dla pracowników i zleceniobiorców
• Jak sprawdzić, czy pracodawca odprowadza składki ZUS za pracownika?

Podatnik i członkowie zarządu spółki – odpowiedzialność za zaległości

Podstawową zasadą jest, że za terminowe opłacenie podatków i składek odpowiada podatnik lub płatnik (np. pracodawca w przypadku składek pracowniczych). Jeżeli jednak podatnikiem jest spółka kapitałowa (np. sp. z o.o. lub S.A.), a ona nie ureguluje należności, do odpowiedzialności mogą zostać pociągnięci członkowie jej zarządu. Zgodnie z art. 116 Ordynacji podatkowej członkowie zarządu spółki z o.o., prostej spółki akcyjnej czy spółki akcyjnej odpowiadają solidarnie całym swoim majątkiem za zaległości podatkowe spółki, o ile egzekucja przeciwko samej spółce okazała się w całości lub w części bezskuteczna. Dotyczy to zarówno obecnych, jak i byłych członków zarządu – odpowiadają oni za długi podatkowe powstałe w czasie pełnienia przez nich funkcji. Podobnie jak podatki traktowane są również inne należności publicznoprawne – składki na ubezpieczenia społeczne (ZUS).

Odpowiedzialność członków zarządu ma charakter subsydiarny i warunkowy. Subsydiarny – czyli fiskus sięga do ich majątku dopiero, gdy spółka nie jest w stanie zapłacić zaległości. Warunkowy – bo przepisy przewidują przesłanki uwolnienia się od tej odpowiedzialności. Członek zarządu uniknie odpowiedzialności, jeżeli wykaże m.in., że we właściwym czasie zgłoszono wniosek o upadłość spółki lub otwarto postępowanie restrukturyzacyjne bądź że niezgłoszenie upadłości nastąpiło bez jego winy. Inną podstawą uwolnienia może być wskazanie mienia spółki, z którego egzekucja pozwoli zaspokoić znaczną część zaległości. Ciężar udowodnienia tych okoliczności spoczywa na członku zarządu w postępowaniu dotyczącym jego odpowiedzialności.

Warto podkreślić, że odpowiedzialność członka zarządu jako tzw. osoby trzeciej dotyczy zaległości publicznoprawnych powstałych w czasie pełnienia przez niego funkcji. Nie można pociągnąć danej osoby do zapłaty długów, które dotyczą okresu przed jej powołaniem do zarządu lub po skutecznym odwołaniu z funkcji. Potwierdził to m.in. Sąd Najwyższy, odmawiając obciążenia byłego członka zarządu zaległościami składkowymi za okres, gdy formalnie nie sprawował on tej funkcji.

Odpowiedzialność biura rachunkowego i księgowych

Często pojawia się pytanie, czy biuro rachunkowe lub zewnętrzny księgowy prowadzący obsługę firmy może ponosić odpowiedzialność za błędy w rozliczeniach podatkowych lub zaległe daniny. Przepisy jasno stanowią, że pod względem formalnoprawnym biuro rachunkowe nie odpowiada przed urzędem skarbowym ani ZUS za zobowiązania podatkowe czy składkowe klienta. Urząd Skarbowy i inne organy będą dochodzić zapłaty zaległości zawsze bezpośrednio od przedsiębiorcy (podatnika/płatnika), nawet jeśli powstały one w wyniku pomyłki księgowego.

Polskie prawo (art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości) przesądza, że odpowiedzialność za prawidłowe prowadzenie ksiąg, rozliczanie podatków i składek spoczywa na kierowniku jednostki (np. zarządzie spółki lub właścicielu firmy) – i to nawet wtedy, gdy obsługę księgową powierzył on zewnętrznemu księgowemu. Innymi słowy, z perspektywy organów państwa to podatnik/pracodawca ma obowiązek obliczyć i odprowadzić należne kwoty, a skorzystanie z usług księgowego nie zwalnia go z tej odpowiedzialności.

Nie oznacza to jednak, że biuro rachunkowe pozostaje całkowicie bez konsekwencji. Ich odpowiedzialność ma charakter cywilnoprawny i kontraktowy – jeśli na skutek zaniedbania księgowego firma poniosła szkodę (np. musiała zapłacić odsetki lub karę za zaległości podatkowe wynikłe z błędnych rozliczeń), wówczas może domagać się od biura rachunkowego odszkodowania. Dlatego standardem rynkowym jest posiadanie przez biura ubezpieczenia OC. W praktyce przedsiębiorca najpierw musi jednak uregulować zaległość wobec fiskusa czy ZUS wraz z odsetkami, a dopiero potem może dochodzić zwrotu części strat od biura rachunkowego. W żadnym razie samo podpisanie umowy z biurem nie przenosi obowiązku płacenia podatków/składek na księgowego – organy państwowe zawsze będą egzekwować należności od podatnika.

Konsekwencje dla pracowników i zleceniobiorców

Szeregowi pracownicy oraz zleceniobiorcy nie ponoszą odpowiedzialności finansowej za zaległe podatki czy składki swojego pracodawcy. Jeśli pracodawca (jako płatnik) nie odprowadzi zaliczki na podatek dochodowy albo składek ZUS od wynagrodzeń, to odpowiada za to pracodawca, a nie pracownik. Pracownik nie jest zobowiązany do ponownej zapłaty podatku, który powinien być pobrany z jego pensji i odprowadzony przez zakład pracy. Podobnie ubezpieczony nie odpowiada za brak wpływu do ZUS kwot potrąconych z jego wynagrodzenia – obowiązek rozliczenia i przekazania wszystkich składek spoczywa na płatniku składek.

Co więcej, przepisy chronią pracowników przed utratą uprawnień wskutek zaniedbań płatnika. Nieregularne opłacanie składek przez pracodawcę nie pozbawia ubezpieczonego prawa do świadczeń z ubezpieczeń społecznych (np. zasiłku chorobowego czy macierzyńskiego). ZUS wypłaci należny zasiłek chorobowy, o ile pracownik jest zgłoszony do ubezpieczenia chorobowego. Podobnie w zakresie ubezpieczenia zdrowotnego: pracownik nadal ma prawo do świadczeń opieki zdrowotnej finansowanych przez NFZ, nawet jeśli firma nie opłacała składki – ewentualne koszty leczenia mogą zostać później przeniesione na nieuczciwego płatnika składek przez NFZ. Co istotne, przyszła emerytura pracownika również nie powinna ucierpieć z powodu opóźnień w opłacaniu składek przez zakład pracy – wysokość świadczenia oblicza się na podstawie składek należnych, a nie faktycznie zapłaconych. Oczywiście kluczowe jest, by pracodawca zgłosił pracownika do ubezpieczeń i składał deklaracje – w przeciwnym razie ZUS może nie wiedzieć o danym pracowniku, co może chwilowo utrudnić wypłatę świadczeń.

Jak sprawdzić, czy pracodawca odprowadza składki ZUS za pracownika?

Z perspektywy pracownika największym ryzykiem przy nieopłacaniu składek przez pracodawcę jest to, że sprawa wyjdzie na jaw dopiero w momencie potrzeby skorzystania ze świadczenia. Przykładowo, jeśli okaże się, że składki nie były odprowadzane i pracownik zachoruje, uzyskanie zasiłku chorobowego może się opóźnić lub wymagać interwencji – konieczne będzie wyjaśnienie sytuacji z ZUS, co bywa czasochłonne. Dlatego pracownicy i zleceniobiorcy powinni mieć możliwość weryfikacji, czy pracodawca rzetelnie odprowadza za nich należności.

Istnieje kilka sposobów, by pracownik mógł sprawdzić, czy pracodawca odprowadza za niego składki ZUS:
1) Platforma Usług Elektronicznych (PUE ZUS) – po założeniu konta (np. przez profil zaufany) można online sprawdzić swoje zgłoszenie do ubezpieczeń i historię składek.
2) Kontakt z ZUS – można zadzwonić na infolinię ZUS i podając swoje dane uzyskać informację o odprowadzanych składkach. Alternatywnie, osobista wizyta w placówce ZUS pozwoli uzyskać podobne dane od urzędnika.
3) Wniosek US-7 o informację z konta ubezpieczonego – to oficjalny formularz, na podstawie którego ZUS wyda pisemne zaświadczenie o stanie konta ubezpieczeniowego pracownika. We wniosku można wskazać okres oraz konkretnego pracodawcę, a ZUS potwierdzi m.in. okresy ubezpieczenia, podstawy wymiaru i ewentualne przerwy w opłacaniu składek.

Jeśli okaże się, że pracodawca nie odprowadza składek, pracownik powinien w pierwszej kolejności zażądać wyjaśnień. Być może doszło do pomyłki, którą da się szybko skorygować. W razie braku współpracy ze strony pracodawcy, pracownik ma prawo złożyć skargę do ZUS – Zakład przeprowadzi kontrolę i może nałożyć na płatnika sankcje finansowe. Ponadto naruszenie obowiązku opłacania składek stanowi też wykroczenie lub przestępstwo. Zgodnie z art. 98 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych za uchylanie się od opłacania składek grozi grzywna do 46 000 zł. Pracownik może również powiadomić Państwową Inspekcję Pracy, która zbada sprawę i może nałożyć na pracodawcę dodatkowe kary.

adwokat Andrzej Hantke - Kancelaria Adwokacka Hantke Piskor