Co oznacza brak fikcji doręczenia w e-Urzędzie Skarbowym? Ten korzystny dla stron wyrok to koszmar dla skarbówki

• NAJWAŻNIEJSZE
• Dlaczego sprawa fikcji doręczenia trafiła do składu aż 7 sędziów w NSA?
• Kiedy liczy się odbiór pisma z urzędu skarbowego, a kiedy nie?
• Co orzekł sąd w sprawie doręczenia pisma przez e-Urząd Skarbowy?
• Fikcja doręczenia elektronicznego - dlaczego nie działa dla skarbówki?
• Co wyrok NSA zmienia dla wysyłki i odbioru pism z organów skarbowych?
• Zamieszanie z e-doręczeniami, ePUAP, e-Urzędem Skarbowym i innymi systemami doręczeń - doręczenie pisma jest trudne
• Fikcja elektronicznego doręczenia pisma przez e-urząd skarbowy - FAQ

Dlaczego sprawa fikcji doręczenia trafiła do składu aż 7 sędziów w NSA?

To nie był zwyczajny skład orzekający. NSA rozpoznał sprawę w składzie siedmiu sędziów. Taki skład oznacza, że Sąd uznał sprawę za mającą zasadnicze znaczenie dla praktyki stosowania prawa. I rzeczywiście – problem dotyczy sytuacji, z którą mierzy się wielu pełnomocników w całym kraju, a także osoby, które same korzystają z doręczeń elektronicznych z urzędami. Od kiedy organy skarbowe zaczęły korzystać z e-Urzędu Skarbowego do doręczeń, pojawiły się pytania:

Kiedy liczy się odbiór pisma z urzędu skarbowego, a kiedy nie?

Historia zaczęła się od decyzji Naczelnika Urzędu Celno-Skarbowego z 24 czerwca 2024 r., dotyczącej rozliczeń VAT spółki za okres sierpień–grudzień 2013 r. Decyzję wysłano tego samego dnia na konto pełnomocnika spółki w systemie e-Urząd Skarbowy.

Problem polegał na tym, że pełnomocnik nie odebrał tej decyzji. System wysłał powiadomienia, ale nikt pisma faktycznie nie pobrał. Organ zastosował więc fikcję doręczenia - uznał, że decyzja została doręczona z dniem 8 lipca 2024 r., czyli po upływie 14 dni od umieszczenia jej w systemie.

Spółka dowiedziała się o decyzji później. W listopadzie 2024 r. wniosła odwołanie i jednocześnie wniosek o przywrócenie terminu. Argumentowała, że decyzja w ogóle nie powinna była trafić przez e-US, bo w pełnomocnictwie szczególnym wskazano adres ePUAP jako adres do doręczeń.

Dyrektor Izby Administracji Skarbowej stwierdził uchybienie terminu do wniesienia odwołania. WSA w Krakowie przyznał rację organowi. Spółka złożyła skargę kasacyjną do NSA. Tam się zaczęło - interpretacja była bowiem zupełnie inna.

Co orzekł sąd w sprawie doręczenia pisma przez e-Urząd Skarbowy?

NSA uchylił zarówno wyrok WSA w Krakowie, jak i postanowienie Dyrektora Izby Administracji Skarbowej. W sentencji wyroku zasądził też zwrot kosztów postępowania. Kluczowe wnioski orzeczenia:

Zgoda na e-US nie zastępuje adresu z pełnomocnictwa

NSA stwierdził, że wyrażenie przez pełnomocnika zgody na doręczanie korespondencji na konto w e-Urzędzie Skarbowym (na podstawie art. 35e ustawy o KAS) nie uchyla możliwości doręczenia pisma pod adres wskazany w pełnomocnictwie. Innymi słowy: zgoda na e-US nie kasuje adresu ePUAP.

Fikcja doręczenia w e-US nie działa

To najważniejsza teza wyroku. NSA wskazał, że art. 150 Ordynacji podatkowej zawiera zamknięty (enumeratywny) katalog przypadków doręczenia zastępczego. Katalog ten nie przewiduje fikcji prawnej dla pisma jedynie udostępnionego na koncie e-US.

Liczy się faktyczne pobranie pisma, nie samo udostępnienie go w systemie elektronicznym

Doręczenie przez e-US może być skuteczne – ale tylko wtedy, gdy pełnomocnik faktycznie pobierze (odbierze) pismo. Samo umieszczenie dokumentu na koncie i upływ czasu nie wystarczą.

Fikcja doręczenia elektronicznego - dlaczego nie działa dla skarbówki?

NSA wyraźnie zaznaczył, że fikcja doręczenia jest instytucją wyjątkową i dolegliwą. Wiąże bowiem skutki prawne z tym, że ktoś pisma nie odebrał. Przy papierowej korespondencji działa to tak: listonosz zostawia awizo, drugie awizo – i po 14 dniach pismo uznaje się za doręczone.

Ale w e-Urzędzie Skarbowym nie ma analogicznego mechanizmu przewidzianego w Ordynacji podatkowej. NSA odmówił „doczytania" takiego mechanizmu do ustawy. Nie zgodził się, żeby organ stosował fikcję tam, gdzie ustawodawca jej nie przewidział.

Co wyrok NSA zmienia dla wysyłki i odbioru pism z organów skarbowych?

Doradcy podatkowi i adwokaci:

Wyrok ma bezpośrednie przełożenie na codzienną praktykę. Jeśli ktoś wyraził zgodę na doręczenia w e-US, ale w pełnomocnictwie wskazał adres ePUAP – organ nie może traktować braku pobrania pisma z e-US jako fikcji doręczenia po upływie terminu 14 dni. Musi wysłać je na adres z pełnomocnictwa.

To ważne zwłaszcza dla pełnomocników obsługujących wiele spraw jednocześnie. W praktyce wielu z nich mogło przeoczyć powiadomienie z e-US, nie logując się do systemu regularnie.

Podatnicy, osoby fizyczne i spółki:

Dla stron postępowań podatkowych wyrok oznacza dodatkową ochronę. Jeśli decyzja „wisiała" w e-US, ale nikt jej nie pobrał – nie rozpoczął się bieg terminu na odwołanie. Organ musi doręczyć ją skutecznie inną drogą.

Organy skarbowe:

Będą musiały zweryfikować swoje praktyki doręczeniowe. W sprawach, w których stosowały fikcję doręczenia przez e-US wobec pełnomocników mających wskazany adres ePUAP, mogą teraz spodziewać się zaskarżeń.

Zamieszanie z e-doręczeniami, ePUAP, e-Urzędem Skarbowym i innymi systemami doręczeń - doręczenie pisma jest trudne

Wyrok NSA wpisuje się w szerszy problem, z którym od miesięcy mierzą się urzędy, pełnomocnicy i obywatele. Organy publiczne mają obowiązek stosować e-Doręczenia. Jeśli odbiorca nie ma skrzynki do e-Doręczeń, Poczta Polska drukuje pismo i dokonuje doręczenia w ramach Publicznej Usługi Hybrydowej (PUH). Jednocześnie w systemie podatkowym funkcjonuje e-Urząd Skarbowy z własnym mechanizmem doręczeń. Natomiast jak się okazuje - tam nie działa już fikcja doręczenia.

Fikcja elektronicznego doręczenia pisma przez e-urząd skarbowy - FAQ

Jakie mogą być skutki wyroku NSA w sprawie braku fikcji doręczenia pism w e-Urzędzie Skarbowym?

Katastrofalne - jeżeli w innych postępowaniach ktokolwiek nie odebrał pisma od organu podatkowego albo końcowej decyzji w swojej sprawie, a doręczenie zdaniem urzędu nastąpiło przez e-Urząd Skarbowy poprzez fikcję doręczenia, to na podstawie nowego wyroku NSA można uznać, że takie pismo lub decyzja nigdy nie zostało skutecznie doręczone. A skoro tak, to nie obowiązuje, nie weszło w życie i nie może wywoływać skutków prawnych.

Czy doręczenie decyzji przez e-Urząd Skarbowy jest w ogóle możliwe?

Tak, ale tylko wtedy, gdy pełnomocnik faktycznie pobierze (otworzy) pismo. Samo umieszczenie go na koncie nie wystarczy do uznania za doręczone po upływie 14 dni na odbiór.

Co to jest fikcja doręczenia?

To mechanizm prawny, który pozwala uznać pismo za doręczone mimo braku jego faktycznego odebrania – np. po dwukrotnym awizowaniu przesyłki pocztowej. W przypadku e-Urzędu Skarbowego NSA uznał, że taka fikcja nie ma zastosowania.

Czy zgoda na e-US kasuje adres ePUAP z pełnomocnictwa?

Nie. NSA stwierdził, że wyrażenie zgody na doręczenia w e-US nie uchyla możliwości doręczenia pod adres wskazany w pełnomocnictwie.

Kto musi udowodnić, że pismo zostało doręczone?

Organ podatkowy. Ciężar wykazania skutecznego doręczenia spoczywa na nim, nie na pełnomocniku.

Co się stanie, jeśli organ zastosował fikcję doręczenia w e-US?

W świetle tego wyroku takie doręczenie jest nieskuteczne. Decyzja pozostaje niedoręczona, a terminy procesowe (np. na odwołanie) nie zaczęły biec.

Czy ten wyrok wiąże inne sądy?

Wyrok wydano w składzie 7 sędziów NSA, co nadaje mu szczególną wagę interpretacyjną. Choć formalnie nie jest uchwałą mającą moc zasady prawnej, inne składy orzekające będą się do niego odwoływać i bardzo prawdopodobne, że stosować w innych podobnych sprawach.

Czy to dotyczy tylko pełnomocników?

Wyrok bezpośrednio dotyczył pełnomocnika (doradcy podatkowego i adwokata), ale jego logika ma zastosowanie szerzej – do każdej sytuacji, w której organ próbuje stosować fikcję doręczenia w e-US.

Źródło: Naczelny Sąd Administracyjny (wyrok NSA z 3 sierpnia 2026 r. w składzie 7 sędziów, sygn. akt I FSK 1307/25)