REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Faktura nie zawsze jest konieczna. Jakim dokumentem można udokumentować koszt?

Subskrybuj nas na Youtube
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Do udokumentowania kosztu firmowego najczęściej służą faktura lub rachunek, ale nie są to jedyne sposoby potwierdzenia wydatku. Jakie jeszcze dokumenty uprawniają przedsiębiorcę do zapisania zakupu po stronie kosztów uzyskania przychodu?

 

REKLAMA

Autopromocja

 

 


W trakcie prowadzenia działalności gospodarczej często pojawiają się wątpliwości, czy wydatki, na które nie została wystawiona faktura VAT lub rachunek mogą stanowić koszty. Najczęściej takie problemy pojawiają się w przypadku biletów autobusowych i kolejowych, biletów lotniczych, paragonów i innych potwierdzeń zapłaty. Dokumenty te mogą być podstawą do zaliczenia wydatków w koszty, a niektóre pozwalają rozliczyć podatek VAT.

Dalszy ciąg materiału pod wideo


Które koszty nie wymagają faktur?

REKLAMA


Oczywiście, koszt firmowy musi być związany z działalnością firmy, tj. służyć osiągnięciu przychodu albo uzyskaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodu. Oprócz spełnienia tych kryteriów, musi być odpowiednio udokumentowany. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów, wydatki firmowe można włączyć do kosztów nie tylko na podstawie faktur i rachunków, ale także na podstawie innych dokumentów. Są to między innymi:

• Paragon, który dokumentuje zakup środków czystości, materiałów BHP czy materiałów biurowych. Paragon musi zawierać dane wystawcy, datę oraz określenie rodzaju i ilości zakupionego towaru, cenę jednostkową i wartość zakupu. Na odwrocie paragonu należy umieścić dane kupującego oraz rodzaj towaru.

• Paragon za nabycie paliwa i olejów za granicą może stanowić dowód poniesienia kosztu. Musi spełniać takie same warunki, jak opisane powyżej, w tym dane kupującego napisane na odwrocie paragonu. Wartość zakupu paliwa w walucie obcej trzeba przeliczyć na złotówki według średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego zakup.

• Bilet PKP, komunikacji miejskiej, na prom, na samolot - wystarcza do zaksięgowania kosztu, jeżeli dotyczy podróży na odległość nie mniejszą niż 50 km, zawiera nazwę i NIP sprzedawcy, liczbę kilometrów, numer i datę wystawienia, kwotę należności wraz z podatkiem oraz kwotę podatku.

• Dowody opłat pocztowych  - stanowią dowód księgowy, który jest podstawą do wpisania kosztów do księgi podatkowej.

• Wyciąg z konta bankowego na którym widnieje kwota opłaty pobranej za korzystanie z usług bankowych (np. prowizje za przelewy, wypłaty z bankomatów, przeliczenie waluty, utrzymanie konta).


Kiedy sporządza się dowód wewnętrzny?


W niektórych przypadkach oprócz posiadania dowodu zapłaty (np. paragonu), należy sporządzić dowód wewnętrzny. Ten dokument wystawia się, aby udokumentować następujące wydatki:

• Diety w trakcie delegacji przedsiębiorcy. Jest to koszt, którego wysokość wylicza się mnożąc stawkę diety (23 zł dla delegacji krajowej), przez liczbę dni trwania delegacji, a uzyskaną kwotę wpisuje się na dowodzie wewnętrznym.

• Koszty mediów, gdy przedsiębiorca mieszka i prowadzi działalność pod tym samym adresem. Wówczas należy oświadczyć jaki procent metrażu wykorzystywany jest do potrzeb działalności i do kosztów firmowych zaliczać kwoty za prąd, gaz czy wodę, proporcjonalnie w tej części. W tym przypadku należy dysponować dowodem zapłaty całości kwoty za media.

• Opłaty skarbowe i notarialne.

• Bilety parkingowe i inne opłaty za parking.


Prawo do odliczenia VAT z biletów i opłat za autostrady


Istnieje także możliwość rozliczenia podatku VAT od zakupów dokumentowanych niektórymi z wymienionych dokumentów. Rozporządzenie ministra finansów dotyczące wystawiania faktur uznaje za fakturę VAT także:

- bilety jednorazowe na przejazdy powyżej 50 km, w tym bilety PKP, autobusowe, na statki, promy i samoloty,

- dowody zapłat za przejazdy autostradami (winiety, bilety autostradowe).

Aby zaistniała możliwość odliczenia podatku VAT od tych wydatków, dokumenty te powinny zawierać przynajmniej:

- nazwę i numer NIP sprzedawcy usług;

- numer i datę wystawienia;

- informację o rodzaju usługi;

- kwotę podatku VAT oraz całkowitą kwotę poniesionego wydatku.

Oczywiście, odliczenie podatku VAT jest możliwe tylko od tych wydatków, które mogą stanowić koszty firmowe, tj. są powiązane z prowadzoną działalnością.

 

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Infact

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Księgowość w erze automatyzacji. Eksperci spotkają się w Targach Kielce

Nowe technologie, presja legislacyjna i rosnące oczekiwania klientów nie pozostawiają złudzeń – biura rachunkowe muszą redefiniować swoje modele działania. VI Kongres Biur Rachunkowych, który odbędzie się 30 września i 1 października 2025 roku w Targach Kielce, to odpowiedź branży na dynamiczne zmiany w otoczeniu prawnym, podatkowym i organizacyjnym.

Nowe zasady rozliczania VAT przy imporcie towarów w procedurze uproszczonej – projekt nowelizacji ustawy opublikowany

Zmiany w przepisach celnych Unii Europejskiej wymusiły aktualizację krajowych regulacji dotyczących VAT. W piątek 19 lipca na stronie Rządowego Centrum Legislacji opublikowano projekt nowelizacji ustawy o podatku od towarów i usług, przygotowany przez Ministerstwo Finansów. Nowelizacja ma istotne znaczenie dla przedsiębiorców korzystających z procedury uproszczonej przy imporcie towarów.

Darowizna od babci lub dziadka – kiedy nie zapłacisz podatku? Jest kilka warunków, które decydują o zwolnieniu

Otrzymałeś gotówkę od babci lub dziadka? Sprawdź, kiedy darowizna pieniężna nie podlega podatkowi od spadków i darowizn. Przepisy przewidują korzystne zwolnienia, ale warto znać limity kwoty wolnej i terminy zgłoszenia darowizny do urzędu skarbowego. Wyjaśniamy, co trzeba wiedzieć.

Uproszczenia w podatku od spadków i darowizn. Nowe przepisy coraz bliżej wejścia w życie

Senat przyjął nowelizację ustawy o podatku od spadków i darowizn. Nowe przepisy mają uprościć formalności przy sprzedaży majątku otrzymanego od najbliższej rodziny oraz zlikwidować comiesięczne deklaracje podatkowe przy rentach prywatnych. Ustawa wraca teraz do Sejmu.

REKLAMA

Zaczynasz działalność gospodarczą? Tak można obniżyć składki ZUS na początku działania firmy [komunikat ZUS]

Rozpoczęcie własnej działalności gospodarczej wiąże się z kosztami, szczególnie na starcie. Dlatego początkujący przedsiębiorcy mogą skorzystać z ulg, które pozwalają płacić niższe składki na ubezpieczenia społeczne albo nie płacić ich wcale. Do najważniejszych form wsparcia należą: ulga na start, preferencyjne składki, „Mały ZUS Plus” czy wakacje składkowe.

Darowizna dla córki z konta firmowego taty: Czy taki przelew korzysta ze zwolnienia podatkowego? KIS wyjaśnia

Skarbówka potwierdził, że przekazanie środków pieniężnych bezpośrednio z konta firmowego spółki, której darczyńca jest wspólnikiem, na konto obdarowanego – przy spełnieniu ustawowych formalności – może korzystać ze zwolnienia z podatku od darowizn. To jest dobra wiadomość dla podatników.

Ulga dla spadkobierców i przejrzystość dla podatników. Nowości w ustawie podatku od spadków i darowizn już wkrótce

Jest projekt nowelizacji ustawy o podatku od spadków i darowizn, który umożliwi przywrócenie terminu zgłoszenia spadku w wyjątkowych przypadkach oraz doprecyzuje moment powstania obowiązku podatkowego. Zmiany mają uprościć procedury, zwiększyć przejrzystość i wspierać sukcesję firm rodzinnych.

KSeF 2.0: firmy będą miały tylko 4 miesiące na testy. Co warto zrobić już teraz?

W czerwcu 2025 r. – zgodnie z harmonogramem – Ministerstwo Finansów udostępniło dokumentację interfejsu API KSeF 2.0. Jest to jednak materiał dla integratorów systemów i dostawców oprogramowania. Firmy wciąż czekają na udostępnienie środowiska testowego, które zaplanowano na koniec września. Konkretne testy będą więc mogły zacząć się dopiero w październiku. Tymczasem obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur dla części firm wchodzi już w lutym – oznacza to niewiele czasu na przygotowanie.

REKLAMA

Projekt ustawy wdrażającej obowiązkowy KSeF po pierwszym czytaniu w Sejmie. Co się zmienia? [komentarz eksperta]

W dniu 9 lipca 2025 r., Sejm przeprowadził pierwsze czytanie i skierował do prac w komisji finansów projekt ustawy zakładającej wdrożenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Wszystkie kluby i koła poselskie zapowiedziały dalsze prace nad projektem. Prace legislacyjne wchodzą w końcową fazę. Z coraz większą pewnością możemy więc stwierdzić, że obowiązkowy KSeF będzie wdrażany w dwóch etapach - od 1 lutego 2026 i od 1 kwietnia 2026 r.

Podatek u źródła 2025: Objaśnienia podatkowe ministra finansów dot. statusu rzeczywistego właściciela. Praktyczne szanse i nieoczywiste zagrożenia

Po latach oczekiwań i licznych postulatach ze strony środowisk doradczych oraz biznesowych, Ministerstwo Finansów opublikowało długo zapowiadane objaśnienia dotyczące statusu rzeczywistego właściciela w kontekście podatku u źródła (WHT). Teraz nadszedł czas, by bardziej szczegółowo przyjrzeć się poszczególnym zagadnieniom. Dokument z 3 lipca 2025 r., opublikowany na stronie MF 9 lipca, ma na celu rozwianie wieloletnich wątpliwości dotyczących stosowania klauzuli „beneficial owner”. Choć sam fakt publikacji należy ocenić jako krok w stronę większej przejrzystości i przewidywalności, nie wszystkie zapisy spełniły oczekiwania.

REKLAMA