REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Faktura nie zawsze jest konieczna. Jakim dokumentem można udokumentować koszt?

Subskrybuj nas na Youtube
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Do udokumentowania kosztu firmowego najczęściej służą faktura lub rachunek, ale nie są to jedyne sposoby potwierdzenia wydatku. Jakie jeszcze dokumenty uprawniają przedsiębiorcę do zapisania zakupu po stronie kosztów uzyskania przychodu?

 

REKLAMA

 

 


W trakcie prowadzenia działalności gospodarczej często pojawiają się wątpliwości, czy wydatki, na które nie została wystawiona faktura VAT lub rachunek mogą stanowić koszty. Najczęściej takie problemy pojawiają się w przypadku biletów autobusowych i kolejowych, biletów lotniczych, paragonów i innych potwierdzeń zapłaty. Dokumenty te mogą być podstawą do zaliczenia wydatków w koszty, a niektóre pozwalają rozliczyć podatek VAT.

Dalszy ciąg materiału pod wideo


Które koszty nie wymagają faktur?

REKLAMA


Oczywiście, koszt firmowy musi być związany z działalnością firmy, tj. służyć osiągnięciu przychodu albo uzyskaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodu. Oprócz spełnienia tych kryteriów, musi być odpowiednio udokumentowany. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów, wydatki firmowe można włączyć do kosztów nie tylko na podstawie faktur i rachunków, ale także na podstawie innych dokumentów. Są to między innymi:

• Paragon, który dokumentuje zakup środków czystości, materiałów BHP czy materiałów biurowych. Paragon musi zawierać dane wystawcy, datę oraz określenie rodzaju i ilości zakupionego towaru, cenę jednostkową i wartość zakupu. Na odwrocie paragonu należy umieścić dane kupującego oraz rodzaj towaru.

• Paragon za nabycie paliwa i olejów za granicą może stanowić dowód poniesienia kosztu. Musi spełniać takie same warunki, jak opisane powyżej, w tym dane kupującego napisane na odwrocie paragonu. Wartość zakupu paliwa w walucie obcej trzeba przeliczyć na złotówki według średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego zakup.

• Bilet PKP, komunikacji miejskiej, na prom, na samolot - wystarcza do zaksięgowania kosztu, jeżeli dotyczy podróży na odległość nie mniejszą niż 50 km, zawiera nazwę i NIP sprzedawcy, liczbę kilometrów, numer i datę wystawienia, kwotę należności wraz z podatkiem oraz kwotę podatku.

• Dowody opłat pocztowych  - stanowią dowód księgowy, który jest podstawą do wpisania kosztów do księgi podatkowej.

• Wyciąg z konta bankowego na którym widnieje kwota opłaty pobranej za korzystanie z usług bankowych (np. prowizje za przelewy, wypłaty z bankomatów, przeliczenie waluty, utrzymanie konta).


Kiedy sporządza się dowód wewnętrzny?


W niektórych przypadkach oprócz posiadania dowodu zapłaty (np. paragonu), należy sporządzić dowód wewnętrzny. Ten dokument wystawia się, aby udokumentować następujące wydatki:

• Diety w trakcie delegacji przedsiębiorcy. Jest to koszt, którego wysokość wylicza się mnożąc stawkę diety (23 zł dla delegacji krajowej), przez liczbę dni trwania delegacji, a uzyskaną kwotę wpisuje się na dowodzie wewnętrznym.

• Koszty mediów, gdy przedsiębiorca mieszka i prowadzi działalność pod tym samym adresem. Wówczas należy oświadczyć jaki procent metrażu wykorzystywany jest do potrzeb działalności i do kosztów firmowych zaliczać kwoty za prąd, gaz czy wodę, proporcjonalnie w tej części. W tym przypadku należy dysponować dowodem zapłaty całości kwoty za media.

• Opłaty skarbowe i notarialne.

• Bilety parkingowe i inne opłaty za parking.


Prawo do odliczenia VAT z biletów i opłat za autostrady


Istnieje także możliwość rozliczenia podatku VAT od zakupów dokumentowanych niektórymi z wymienionych dokumentów. Rozporządzenie ministra finansów dotyczące wystawiania faktur uznaje za fakturę VAT także:

- bilety jednorazowe na przejazdy powyżej 50 km, w tym bilety PKP, autobusowe, na statki, promy i samoloty,

- dowody zapłat za przejazdy autostradami (winiety, bilety autostradowe).

Aby zaistniała możliwość odliczenia podatku VAT od tych wydatków, dokumenty te powinny zawierać przynajmniej:

- nazwę i numer NIP sprzedawcy usług;

- numer i datę wystawienia;

- informację o rodzaju usługi;

- kwotę podatku VAT oraz całkowitą kwotę poniesionego wydatku.

Oczywiście, odliczenie podatku VAT jest możliwe tylko od tych wydatków, które mogą stanowić koszty firmowe, tj. są powiązane z prowadzoną działalnością.

 

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Infact

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Ucieczka z JDG? Coraz mniej zamknięć, ale zawieszeń przybywa. Przedsiębiorcy kalkulują inaczej

W maju 2025 roku liczba wniosków o zamknięcie jednoosobowej działalności gospodarczej spadła o niemal 20% względem kwietnia, ale wzrosła o 4% w skali roku. Eksperci wskazują, że główne powody decyzji o likwidacji JDG pozostają niezmienne – to przede wszystkim wysokie koszty, presja płacowa i trudności z zatrudnieniem.

Unia celna UE-Turcja: przewodnik dla polskich firm transportowych. Dokumentacja, najczęstsze problemy, regulacje techniczne i VAT

Turcja funkcjonuje w ramach unii celnej z Unią Europejską, co stwarza szczególne możliwości handlowe. Polscy przewoźnicy muszą jednak pamiętać o specyficznych wymaganiach dokumentacyjnych i procedurach celnych.

Nowy podatek e-commerce uderzy w polskie firmy. Zyska zagraniczna konkurencja?

Plan rozszerzenia podatku od sprzedaży detalicznej na handel internetowy budzi poważne kontrowersje. Eksperci ostrzegają, że nowe przepisy mogą zahamować rozwój polskich e-sklepów i wzmocnić azjatyckie platformy, które często omijają unijne regulacje. W tle apel o zatrzymanie prac legislacyjnych i skupienie się na rozwiązaniach na poziomie UE.

Przedsiębiorcy chcą uproszczenia w kontroli celno-skarbowej i podatkowej. Widzą potrzebę dialogu z kontrolerami

Przedsiębiorcy, w ramach deregulacji prowadzonej przez rząd, domagają się większej współpracy i otwartości na wyjaśnienia ze strony służb celno-skarbowych, jasnej interpretacji przepisów, partnerskiego traktowania oraz skrócenia procesu przedawnienia.

REKLAMA

Zawód: księgowy: teraz wyraźny awans w rankingu prestiżu. Dlaczego warto zarabiać na umiejętności księgowania

W najnowszym rankingu najbardziej poważanych zawodów w Polsce opublikowanym przez SW Research (2025) księgowy awansował o 3 miejsca w porównaniu z ubiegłym rokiem. Aktualnie zajmuje 22 miejsce na 51 profesji.

Rząd poprawia KSeF, przedsiębiorcy zadowoleni z kolejnym zmian w ustawie, zwłaszcza że korzystne modyfikacje nastąpią jeszcze przed wejściem w życie zmienianych przepisów

Krajowy System e-Faktur zmienia się na lepsze. Rząd, po konsultacjach z przedsiębiorcami, przyjął pakiet przepisów, które mają ułatwić funkcjonowanie Krajowego Systemu e-Faktur. Nowe przepisy są wynikiem licznych konsultacji z przedsiębiorcami, jakie przeprowadziło Ministerstwo Finansów.

MF proponuje zmiany w raportowaniu do KNF. Mniej obowiązków dla domów maklerskich

Ministerstwo Finansów opublikowało projekt rozporządzenia zmieniającego zasady przekazywania informacji do Komisji Nadzoru Finansowego przez firmy inwestycyjne i banki prowadzące działalność maklerską. Nowe regulacje, będące częścią pakietu deregulacyjnego, mają na celu uproszczenie obowiązków sprawozdawczych i zmniejszenie obciążeń administracyjnych.

Kawa z INFORLEX. Przygotowanie do KSeF

Zapraszamy na bezpłatne spotkanie online. Kawa z INFORLEX wydanie EXTRA. Rozmowa z 2 cenionymi ekspertami.

REKLAMA

Kolejna rewolucja i sensacyjne zmiany w KSeF i elektronicznym fakturowaniu. Czy są nowe terminy, co z możliwością fakturowania offline

Deregulacja idzie pełną parą. Rząd zmienia nie tylko obowiązujące już przepisy, ale i te, które dopiero mają wejść w życie. Przykładem takiej deregulacji są przepisy o KSeF czyli o obowiązkowym przejściu na wyłącznie cyfrowe e-faktury. Co się zmieni, co z terminami obowiązkowego przejścia na e-fakturowanie dla poszczególnych grup podatników?

E-fakturowanie coraz bliżej – dlaczego przedsiębiorstwa powinny postawić na nowoczesne rozwiązania EDI?

W przyszłym roku polskie przedsiębiorstwa czeka jedna z największych zmian w systemie rozliczeń – obowiązkowe e-fakturowanie. Pomimo przesunięcia terminu z lipca 2024 roku na 2026 rok warto już teraz ruszyć z przygotowaniami do nowych regulacji i rozpocząć wdrażanie odpowiednich narzędzi.

REKLAMA