REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Faktura nie zawsze jest konieczna. Jakim dokumentem można udokumentować koszt?

Subskrybuj nas na Youtube
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Do udokumentowania kosztu firmowego najczęściej służą faktura lub rachunek, ale nie są to jedyne sposoby potwierdzenia wydatku. Jakie jeszcze dokumenty uprawniają przedsiębiorcę do zapisania zakupu po stronie kosztów uzyskania przychodu?

 

REKLAMA

REKLAMA

 

 

REKLAMA


W trakcie prowadzenia działalności gospodarczej często pojawiają się wątpliwości, czy wydatki, na które nie została wystawiona faktura VAT lub rachunek mogą stanowić koszty. Najczęściej takie problemy pojawiają się w przypadku biletów autobusowych i kolejowych, biletów lotniczych, paragonów i innych potwierdzeń zapłaty. Dokumenty te mogą być podstawą do zaliczenia wydatków w koszty, a niektóre pozwalają rozliczyć podatek VAT.

Dalszy ciąg materiału pod wideo


Które koszty nie wymagają faktur?


Oczywiście, koszt firmowy musi być związany z działalnością firmy, tj. służyć osiągnięciu przychodu albo uzyskaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodu. Oprócz spełnienia tych kryteriów, musi być odpowiednio udokumentowany. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów, wydatki firmowe można włączyć do kosztów nie tylko na podstawie faktur i rachunków, ale także na podstawie innych dokumentów. Są to między innymi:

• Paragon, który dokumentuje zakup środków czystości, materiałów BHP czy materiałów biurowych. Paragon musi zawierać dane wystawcy, datę oraz określenie rodzaju i ilości zakupionego towaru, cenę jednostkową i wartość zakupu. Na odwrocie paragonu należy umieścić dane kupującego oraz rodzaj towaru.

• Paragon za nabycie paliwa i olejów za granicą może stanowić dowód poniesienia kosztu. Musi spełniać takie same warunki, jak opisane powyżej, w tym dane kupującego napisane na odwrocie paragonu. Wartość zakupu paliwa w walucie obcej trzeba przeliczyć na złotówki według średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego zakup.

• Bilet PKP, komunikacji miejskiej, na prom, na samolot - wystarcza do zaksięgowania kosztu, jeżeli dotyczy podróży na odległość nie mniejszą niż 50 km, zawiera nazwę i NIP sprzedawcy, liczbę kilometrów, numer i datę wystawienia, kwotę należności wraz z podatkiem oraz kwotę podatku.

• Dowody opłat pocztowych  - stanowią dowód księgowy, który jest podstawą do wpisania kosztów do księgi podatkowej.

• Wyciąg z konta bankowego na którym widnieje kwota opłaty pobranej za korzystanie z usług bankowych (np. prowizje za przelewy, wypłaty z bankomatów, przeliczenie waluty, utrzymanie konta).


Kiedy sporządza się dowód wewnętrzny?


W niektórych przypadkach oprócz posiadania dowodu zapłaty (np. paragonu), należy sporządzić dowód wewnętrzny. Ten dokument wystawia się, aby udokumentować następujące wydatki:

• Diety w trakcie delegacji przedsiębiorcy. Jest to koszt, którego wysokość wylicza się mnożąc stawkę diety (23 zł dla delegacji krajowej), przez liczbę dni trwania delegacji, a uzyskaną kwotę wpisuje się na dowodzie wewnętrznym.

• Koszty mediów, gdy przedsiębiorca mieszka i prowadzi działalność pod tym samym adresem. Wówczas należy oświadczyć jaki procent metrażu wykorzystywany jest do potrzeb działalności i do kosztów firmowych zaliczać kwoty za prąd, gaz czy wodę, proporcjonalnie w tej części. W tym przypadku należy dysponować dowodem zapłaty całości kwoty za media.

• Opłaty skarbowe i notarialne.

• Bilety parkingowe i inne opłaty za parking.


Prawo do odliczenia VAT z biletów i opłat za autostrady


Istnieje także możliwość rozliczenia podatku VAT od zakupów dokumentowanych niektórymi z wymienionych dokumentów. Rozporządzenie ministra finansów dotyczące wystawiania faktur uznaje za fakturę VAT także:

- bilety jednorazowe na przejazdy powyżej 50 km, w tym bilety PKP, autobusowe, na statki, promy i samoloty,

- dowody zapłat za przejazdy autostradami (winiety, bilety autostradowe).

Aby zaistniała możliwość odliczenia podatku VAT od tych wydatków, dokumenty te powinny zawierać przynajmniej:

- nazwę i numer NIP sprzedawcy usług;

- numer i datę wystawienia;

- informację o rodzaju usługi;

- kwotę podatku VAT oraz całkowitą kwotę poniesionego wydatku.

Oczywiście, odliczenie podatku VAT jest możliwe tylko od tych wydatków, które mogą stanowić koszty firmowe, tj. są powiązane z prowadzoną działalnością.

 

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Infact

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
KSeF 2026: obowiązek kodowania faktur ustrukturyzowanych. Dlaczego nie uprawnienie?

Obowiązek kodowania faktur ustrukturyzowanych oraz ich elektronicznych „zastępników” nie ma obiektywnie większego sensu – twierdzi prof. dr hab. Witold Modzelewski. I postuluje nowelizację przepisów, która powinna zamienić ten obowiązek na zwykłe uprawnienie podatnika.

Prof. Modzelewski: Przepisy regulujące KSeF są sprzeczne z prawem UE

Jak twierdzi prof. dr hab. Witold Modzelewski, przepisy o KSeF są sprzeczne z art. 90 dyrektywy 2006/112/UE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej, która nakazuje określić państwom członkowskim m.in. warunki zmniejszenia podstawy opodatkowania w przypadku anulowania faktur.

Najczęstsze błędy w zarządzaniu finansami firmowymi: co możesz zmienić nawet od jutra

Wielu przedsiębiorców zaczyna swoją działalność z pasją i determinacją, szybko zdobywając pierwszych klientów. Jednak po kilku miesiącach pojawia się rozczarowanie: są przychody, ale brakuje gotówki. To nie przypadek – to efekt powtarzalnych błędów w zarządzaniu finansami, które można wyeliminować, jeśli tylko się je rozpozna i zrozumie.

Decyzja RPP w sprawie stóp procentowych

Rada Polityki Pieniężnej obniżyła w środę stopy procentowe o 25 pkt. bazowych; stopa referencyjna wyniesie 4,5 proc. w skali rocznej. To czwarta obniżka stóp procentowych w tym roku.

REKLAMA

Umowy o dzieło mniej popularne. ZUS pokazał statystyki

Umowy o dzieło w Polsce pozostają domeną krótkich zleceń – aż 28 proc. trwa jeden dzień, a najwięcej wykonawców tych umów to osoby w wieku 30–39 lat. Dane ZUS za pierwsze półrocze wskazują na rosnący udział sektorów kreatywnych, takich jak informacja i komunikacja.

Reeksport po nieudanej dostawie – jak prawidłowo postąpić?

Eksport towarów poza Unię Europejską jest procesem wieloetapowym i wymaga zarówno sprawnej logistyki, jak i poprawnego dopełnienia obowiązków celnych oraz podatkowych. Pomimo starannego przygotowania, czasami zdarzają się sytuacje, w których kontrakt handlowy nie zostaje zrealizowany – odbiorca w kraju trzecim z różnych powodów nie przyjmuje przesyłki. W rezultacie towar wraca na teren Unii, co rodzi szereg pytań: jak ująć taki zwrot w dokumentacji? czy trzeba korygować rozliczenia podatkowe? jak ponownie wysłać towar zgodnie z przepisami?

Księgowość influencerów i twórców internetowych. Rozliczanie: barterów, donejtów, kosztów. Kiedy trzeba zarejestrować działalność?

Jak rozliczać nowoczesne źródła dochodu i jakie wyzwania stoją przed księgowymi obsługującymi branżę kreatywną? Influencerzy i twórcy internetowi przestali być ciekawostką świata popkultury, a stali się pełnoprawnymi przedsiębiorcami. Generują znaczące przychody z reklam, współpracy z markami, sprzedaży własnych produktów czy kursów online. Obsługa księgowa tej specyficznej branży stawia przed biurami rachunkowymi nowe wyzwania. Nietypowe źródła przychodów, różnorodne formy rozliczeń, a także niejednoznaczne interpretacje podatkowe to tylko część tematów, z którymi mierzą się księgowi influencerów. Jak poprawnie rozliczać tę branżę? Na co zwrócić uwagę, by nie narazić klienta na błędy podatkowe?

KSeF w jednostkach budżetowych – wyzwania i szanse. Wywiad z dr Małgorzatą Rzeszutek

Jak wdrożenie KSeF wpłynie na funkcjonowanie jednostek sektora finansów publicznych? Jakie zagrożenia i korzyści niesie cyfrowa rewolucja w fakturowaniu? O tym rozmawiamy z dr Małgorzatą Rzeszutek, doradcą podatkowym i specjalistką w zakresie prawa podatkowego.

REKLAMA

Pieniądze dla dziecka: Ile razy można dać bez podatku? Jest jeden kluczowy warunek przy darowiznach

Pieniądze dziecku bez podatku można przekazać wielokrotnie, gdyż nie jest istotne ile razy, ale trzeba uważać, aby po przekroczeniu limitu kwoty wolnej od podatku od darowizn dokonać niezbędnych formalności urzędowych. Sprawdź, jakie aktualnie obowiązują kwoty wolne od podatku.

Skuteczna windykacja: 5 mitów – dlaczego nie warto w nie wierzyć. Terminy przedawnienia roszczeń (branża TSL)

Wśród polskich przedsiębiorców, w tym także w branży TSL (transport, spedycja i logistyka) temat windykacji należności powraca jak bumerang. Z jednej strony przedsiębiorcy zmagają się z chronicznymi zatorami płatniczymi, z drugiej – wciąż krążą liczne stereotypy, które sprawiają, że wiele firm reaguje zbyt późno albo unika działań windykacyjnych. W efekcie przedsiębiorcy narażają się na utratę płynności finansowej i problemy z dalszym rozwojem.

REKLAMA