KSeF sprawdzi tylko techniczną poprawność faktury. Merytoryczna weryfikacja faktur kosztowych to obowiązek podatnika i księgowego

• KSeF nie weryfikuje merytorycznej poprawności faktury, a tylko czy jest poprawna technicznie
• KSeF nie zwalnia z obowiązku weryfikacji faktur przez klientów biur rachunkowych
• Dla biur rachunkowych KSeF to nowa rzeczywistość, ale stare ryzyka
• Więcej danych dla fiskusa, mniejsza tolerancja na błędy
• Współpraca i komunikacja będą ważniejsze niż kiedykolwiek

KSeF nie weryfikuje merytorycznej poprawności faktury, a tylko czy jest poprawna technicznie

– Krajowy System e-Faktur zmienia nie tylko sposób wystawiania dokumentów, ale co do zasady cały techniczny proces obiegu dokumentów. KSeF weryfikuje wyłącznie zgodność wystawianej faktury zgodnie z wymogami struktury logicznej. Oznacza to, że podatnik odpowiada za prawidłowość merytoryczną dokumentu. Analogicznie po stronie nabywcy faktury – KSeF przy jej odbiorze nie dokona analizy, czy dokument jest wystawiony prawidłowo, czy wydatek może stanowić koszt podatkowy, ani czy transakcja faktycznie miała miejsce. To kluczowa informacja zarówno dla przedsiębiorców, jak i dla księgowych – aby na tym poziomie nie tracić czujności, wręcz przeciwnie – będzie trzeba być wyczulonym jeszcze bardziej – komentuje Zuzanna Kwiatkowska, ekspertka księgowo-podatkowa fillup k24

KSeF nie zwalnia z obowiązku weryfikacji faktur przez klientów biur rachunkowych

Klienci biur rachunkowych powinni mieć świadomość, że KSeF nie zdejmuje z nich obowiązku weryfikowania otrzymywanych faktur. – System ułatwi przekazywanie faktur, uporządkuje obieg dokumentów i wyeliminuje pomyłki czysto formalne, ale nie zastąpi zdrowego rozsądku ani wiedzy o tym, co rzeczywiście kupujemy od kontrahenta. Wciąż konieczne będzie sprawdzanie, czy faktura odpowiada wykonanej usłudze lub dostarczonemu towarowi, czy jej treść jest zgodna ze stanem faktycznym oraz czy dokument nie budzi wątpliwości podatkowych – przestrzega Zuzanna Kwiatkowska

Dla biur rachunkowych KSeF to nowa rzeczywistość, ale stare ryzyka

Dla biur rachunkowych KSeF oznacza nową, scyfryzowana rzeczywistość operacyjną, natomiast w dalszym ciągu obarczoną starymi ryzykami. – Księgowi nadal będą zobowiązani do prawidłowej klasyfikacji zdarzeń gospodarczych, weryfikacji nieścisłości i upewnienia się, że koszt można bezpiecznie ująć w ewidencjach podatkowych. Automatyzacja i digitalizacja nie eliminują odpowiedzialności, a jedynie przenoszą punkt ciężkości – z pozyskiwania faktur na ich rzetelną merytoryczną analizę. – dodaje ekspetka

Więcej danych dla fiskusa, mniejsza tolerancja na błędy

Wraz z wdrożeniem KSeF fiskus zyska dostęp do znacznie szerszego zasobu danych w czasie rzeczywistym. Dla biur rachunkowych, ale i samych klientów oznacza to mniejszą tolerancję na błędy, szybsze wychwytywanie niezgodności i zwiększoną presję na poprawność dokumentacji.

- Administracja skarbowa będzie widzieć „czarno na białym”, jakie wydatki ponosi podatnik, w jakiej skali i z jaką częstotliwością. Dane o zakupach trafią do systemów analitycznych natychmiast – bez oczekiwania na czynności sprawdzające czy kontrolę podatnika. To oznacza mniejszą tolerancję na koszty potencjalnie sporne i znacznie większą presję na jakość uzasadnienia biznesowego. – przypomina ekspertka fillup k24.
- Koszty, które „kiedyś przechodziły”, bo dało się je obronić argumentacją przedstawioną dopiero podczas kontroli, mogą teraz od razu wzbudzić zainteresowanie fiskusa. Dlatego zarówno przedsiębiorcy, jak i biura rachunkowe muszą być przygotowane na bardziej rygorystyczne podejście administracji i na konieczność precyzyjnego dokumentowania związku wydatku z działalnością gospodarczą już na etapie księgowania – podkreśla Zuzanna Kwiatkowska.

Współpraca i komunikacja będą ważniejsze niż kiedykolwiek

Na etapie wdrożenia KSeF jak i w okresie jego obsługi należy mieć na uwadze, że nawet jeśli w głównej mierze biuro rachunkowe będzie obsługiwało KSeF w imieniu klienta, rola klienta w tym procesie jest kluczowa. Szczególnie na etapie wdrożenia, a następnie na etapie bieżącego rozliczenia księgowego firmy, m.in. w zakresie weryfikacji faktur pobieranych z KSeF czy uzasadnień dla wątpliwych wydatków na prośbę biura.

Podsumowując: KSeF usprawnia obieg dokumentów, ale nie zastąpi profesjonalnej oceny księgowej ani biznesowej odpowiedzialności przedsiębiorców. Dlatego kluczem do bezpieczeństwa podatkowego pozostaje czujność – po obu stronach.