Kasy fiskalne 2013 - zwrot pieniędzy klientowi

 

RADA

Powinna Pani dokonać korekty sprzedaży zaewidencjonowanej za pomocą kasy rejestrującej przy użyciu ewidencji korekt prowadzonej dla stwierdzonych pomyłek.

UZASADNIENIE

Odpowiedź należy rozpocząć od wyjaśnienia, że kwoty otrzymywane od nabywców towarów i usług nie zawsze generują u podatników obrót, a ich otrzymywanie nie zawsze skutkuje powstawaniem obowiązku podatkowego. Nie zawsze również otrzymanie takich kwot od osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej wiąże się z obowiązkiem ich zaewidencjonowania za pomocą kasy rejestrującej (na podstawie § 3 ust. 2 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących).

Skutki w VAT rodzi wyłącznie otrzymywanie kwot, które dotyczą nabycia konkretnych towarów lub usług. Otrzymanie kwot na poczet przyszłych, nieskonkretyzowanych świadczeń nie wywołuje żadnych skutków VAT.

Jako przykład można wskazać wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 11 stycznia 2012 r. (sygn. III SA/Wa 1269/11), w którym czytamy, że:

(...) dla uznania wpłaconej kwoty, jako zaliczki na poczet wykonanych usług, w rozumieniu art. 19 ust. 11 u.p.t.u., istotnym jest, aby przyszłe świadczenie było określone w sposób jednoznaczny co do rodzaju towaru bądź usługi, tzn. w sposób umożliwiający ich identyfikację, a dodatkowo, że strony tego świadczenia, w momencie wpłaty zaliczki, nie mają woli dokonywania jego zmian w przyszłości.

Nie wywołuje również żadnych skutków w VAT otrzymanie kwot nienależnych, tj. kwot, których otrzymanie nie wiąże się z nabyciem w przyszłości nieskonkretyzowanych jeszcze świadczeń, lecz jest wyłącznie skutkiem błędu podmiotu dokonującego wpłaty.

W Pani przypadku ma miejsce druga sytuacja, tj. otrzymana od osoby fizycznej kwota jest częściowo nienależna. W tej części otrzymanie wpłaty od osoby fizycznej nie wywołało skutków w VAT. Tym samym nie powinno było zostać zaewidencjonowane za pomocą kasy rejestrującej. Zaewidencjonowanie tej części wpłaty stanowiło zatem błąd. Powinna zostać zaewidencjonowana jedynie kwota należna.

Jest to o tyle istotne, że od 1 kwietnia 2013 r. istnieją przepisy określające zasady korygowania oczywistych pomyłek przy ewidencjonowaniu sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej. Z treści przepisu § 3 ust. 5 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących wynika, że w takich przypadkach podatnik dokonuje niezwłocznie korekty pomyłki przez ujęcie w odrębnej ewidencji:

1) błędnie zaewidencjonowanej sprzedaży (wartość sprzedaży brutto i wartość podatku należnego),

2) krótkiego opisu przyczyny i okoliczności popełnienia pomyłki

oraz dołączenie oryginału paragonu fiskalnego dokumentującego sprzedaż, przy której nastąpiła oczywista pomyłka.

Nazwa na paragonie fiskalnym - wyjaśnienia MF

Odliczenie VAT od samochodów - 50% odliczenia przez 5 lat

Zmiany w zakresie kas rejestrujących od 1 kwietnia 2013 r.

Jak po zmianach ewidencjonować obrót na kasie rejestrującej

Jednocześnie z przepisów wynika też, że podatnik ewidencjonuje z zastosowaniem kasy sprzedaż w prawidłowej wysokości, a więc wystawia jeszcze jeden prawidłowy paragon.

Jednak na podstawie przepisów przejściowych do 30 września br. możemy prowadzić ewidencję korekt na dotychczasowych zasadach (§ 37 rozporządzenia). Przed zmianą rozporządzenia przepisy nie określały zasad ewidencjonowania. Oznacza to, że podatnik miał w tym zakresie dowolność, pod warunkiem że nie wpływało to na prawidłowość rozliczenia VAT.

Odzyskanie oryginału paragonu od klienta

A zatem powinna Pani w odrębnej ewidencji (np. w tzw. zeszycie korekt) ująć błędnie zaewidencjonowaną sprzedaż, krótko opisać przyczyny i okoliczności popełnienia pomyłki oraz dołączyć oryginał wystawionego paragonu. Powinna więc Pani odzyskać oryginał paragonu, który otrzymał klient, a następnie wystawić kolejny paragon (na prawidłową kwotę) i wręczyć go klientowi.

Oprócz wykonania tych czynności nie ma Pani żadnych obowiązków, np. obowiązku posiadania dodatkowego dokumentu typu protokół czy KW z potwierdzeniem odbioru pieniędzy przez tę osobę. Oczywiście nie ma przeszkód, aby dodatkowo tego typu dokument został sporządzony. W takim przypadku powinien on zostać dołączony do odrębnej ewidencji, w której ujęta została korekta błędnie zaewidencjonowanej sprzedaży.

 

Brak możliwości odzyskania oryginału paragonu od klienta

Nie jest wykluczone, że odzyskanie oryginalnego paragonu od osoby fizycznej nie będzie możliwe. Nie wyłącza to jednak możliwości dokonania korekty sprzedaży zaewidencjonowanej za pomocą kasy rejestrującej. W takim przypadku, wskazując w ewidencji przyczynę i okoliczności pomyłki, powinna Pani umieścić informację o braku możliwości odzyskania oryginału paragonu.

Oczywiście nie należy wówczas wystawiać ponownie prawidłowego paragonu. Niedopuszczalna jest bowiem sytuacja, w której choćby teoretycznie klient może być w posiadaniu dwóch paragonów dokumentujących tę samą sprzedaż. W przypadku takiego scenariusza zalecane jest (mimo że nie wynika to wprost z przepisów) posiadanie dodatkowego dokumentu typu protokół czy KW (Kasa wypłaci) z potwierdzeniem odbioru pieniędzy przez tę osobę.

Ponadto przed zmianą przepisów organy podatkowe przyznawały prawo do korekty, gdy podatnik nie miał paragonu. Wymagały jednak, aby podatnik posiadał inne dowody potwierdzające to prawo.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 19 ust. 11 oraz art. 29 ust. 2 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054; ost.zm. Dz.U. z 2013 r. poz. 35

• § 3 ust. 2, 5 i 6 rozporządzenia Ministra Finansów z 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących - Dz.U. poz. 363

Tomasz Krywan

prawnik, doradca podatkowy, właściciel kancelarii doradztwa podatkowego, autor licznych publikacji