Czy można przechowywać elektronicznie kopie faktur wystawionych w formie papierowej

Tak wynika z wyroku WSA w Bydgoszczy z 17 sierpnia 2010 r. (I SA/Bd 499/10).

„Mieszany” system wysyłania i przechowywania faktur

Spółka wystawia bardzo duże ilości faktur. Ze względu na brak możliwości zliczania i ewidencjonowania ich w postaci papierowej, wprowadziła praktykę przechowywania kopii faktur wysłanych do klienta w wersji elektronicznej.

W związku z powyższym, spółka zwróciła się do organu podatkowego z wnioskiem o potwierdzenie prawidłowości swojego postępowania. Zaznaczyła, że faktury nie są potwierdzane podpisem elektronicznym.

Jednocześnie spółka wyjaśniła, że program komputerowy, którego używa zapewnia realizację wymogu integralności i autentyczności przechowywanych dokumentów, pomimo, że nie są one opatrzone certyfikatem pochodzącym od podmiotu świadczącego usługi certyfikacyjne. 

Zdaniem spółki, żaden przepis prawa polskiego nie zakazuje przechowywania elektronicznej wersji kopii faktury, wystawionej w formie papierowej. Organ podatkowy uznał to stanowisko za nieprawidłowe. Zdaniem organu przepisy nakładają na podatnika obowiązek przechowywania kopii faktur sprzedaży i faktur korygujących w takiej postaci, w jakiej powstały w momencie wystawienia oryginałów tych dokumentów, wskazując jednocześnie na odrębność tych zasad dla faktur wystawionych w formie elektronicznej.

WSA: Przechowywanie faktur w postaci pliku komputerowego należy uznać za dopuszczalne

Sprawa trafiła do bydgoskiego WSA. Sąd przychylił się do argumentacji spółki. Jego zdaniem, brak jest normatywnych przeciwwskazań do istnienia "mieszanego" systemu wysyłania i przechowywania faktur, polegającego na wysyłaniu faktury w formie papierowej oraz przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu. 

Za taką też możliwością, w ocenie sądu, przemawiają także względy celowościowe, w tym ekologiczne czy ekonomiczne. Niewątpliwie jednakże w takiej sytuacji, to podatnik, mając obowiązek przechowywania kopii faktur, czy to w formie drukowanej, czy to w formie elektronicznej ponosi wszelkie ryzyko ich utraty.

Podobnego rozstrzygnięcia dokonał w listopadzie 2009 Naczelny Sąd Administracyjny

Z punktu widzenia obowiązków podatnika będzie także zupełnie obojętne czy zostaną ukradzione bądź zniszczone kopie papierowe faktur czy też nośniki pamięci, na których zarejestrowane zostały kopie faktur. Istota przechowywania kopii faktur sprowadza się bowiem do przechowywania nośników informacji. 

Skoro zatem sam normodawca nie wyklucza jakiejś formy przechowywania informacji, to do podatnika powinien należeć wybór tych nośników, przy jednoczesnym obowiązku zaprezentowania uprawnionym organom tych informacji w żądanej przez nie formie.

Polecamy: VAT 2011

Źródło: taxonline.pl