Dostarczanie faktur korygujących przez CRM akceptowane przez fiskusa

• CRM a faktura korygująca in minus
• Wystarczy dowód na dostarczenie dokumentu za pośrednictwem programu CRM
• CRM usprawni pracę wszystkich przedsiębiorców
• Dotychczasowa praktyka korekty faktury bywała czasochłonna

Okazuje się, że interpretacje organów skarbowych w tym zakresie są bardzo przychylne dla firm stawiających na nowoczesne rozwiązania IT. Przedsiębiorstwa mogą w prosty sposób przekazywać faktury korygujące za pośrednictwem platform CRM.

CRM a faktura korygująca in minus

Wskazany powyżej problem dostrzegła jedna ze spółek działających w branży usług finansowych. Przedsiębiorstwo postawiło na elektroniczny system ułatwiający komunikację z klientem, który umożliwiałby umieszczanie faktur na specjalnie utworzonych, indywidualnych kontach użytkowników. W związku z pojawiającymi się błędami w dokumentach, firma rozważała możliwość skorzystania z powyższego programu również w przypadku faktur korygujących in minus. Celem biznesowym była maksymalnie zautomatyzowana procedura, która jednocześnie nie generowałaby potencjalnego ryzyka związanego z karami za błędy księgowe.

Spółka wystąpiła z prośbą o interpretację indywidualną do Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej odnośnie uzyskania potwierdzenia otrzymania faktury korygującej zgodnie z art. 29a ust. 13 ustawy VAT. Wątpliwości budziło pytanie, czy wystawienie i udostępnienie faktury korygującej in minus w formie elektronicznej na indywidualnym koncie odbiorcy w systemie informatycznym można uznać za wypełnienie powyższego obowiązku.

Wystarczy dowód na dostarczenie dokumentu za pośrednictwem programu CRM

W interpretacji indywidualnej z dnia 17.04.2020 roku (numer 0114-KDIP1-3.4012.107.2020.1.JG) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdził, że firma może posiadać potwierdzenie w dowolnej formie. Należy jednak pamiętać, że potwierdzenie to musi wskazywać, że faktura korygująca dotarła do adresata, a ten mógł się z nią zapoznać. W takiej sytuacji umieszczenie korekty w systemie elektronicznym na koncie klienta, z którego pobiera on faktury, traktowane jest jako wystarczające działanie celem spełnienia ustawowych wymagań. W efekcie za termin dostarczenia faktury korygującej uznaje się dzień umieszczenia jej na koncie w systemie elektronicznym. Możliwe jest zatem natychmiastowe rozliczenie i obniżenie podstawy do obliczenia podatku VAT.

CRM usprawni pracę wszystkich przedsiębiorców

Powyższa interpretacja stanowi bardzo pozytywną informację dla firm korzystających z programów CRM. Chociaż została ona wydana w indywidualnej sprawie, to wskazuje, że fiskus przychylnie podchodzi do automatyzacji procesów w przedsiębiorstwach za pomocą rozwiązań IT.

W rezultacie firmy mogą przygotować swoje własne procedury w zakresie przekazywania klientom faktur korygujących in minus i rozliczać je w łatwy sposób. Należy jednak pamiętać, że system CRM powinien w takiej sytuacji umożliwiać jasną i precyzyjną weryfikację daty przekazania faktury. To właśnie ta funkcja będzie stanowić potwierdzenie wywiązania się z ustawowego obowiązku oraz wyznaczać dzień, w którym możliwe będzie obniżenie podstawy do obliczenia podatku od towarów i usług.

Dotychczasowa praktyka korekty faktury bywała czasochłonna

Podmioty wystawiające dużą liczbę dokumentów na różne sposoby radziły sobie z gromadzeniem potwierdzeń przesłania faktur korygujących. Firmy często decydowały się na ręczną analizę otrzymanego potwierdzenia, często w formie papierowej, co wiązało się z dodatkową pracą i wydłużonym czasem oczekiwania. Bez względu na zastosowane procedury celem działania było pozyskanie dowodu na przekazanie dokumentu podczas ewentualnej kontroli skarbowej.

Z tego względu powyższa interpretacja indywidualna stanowi bardzo ważny krok w stronę bardziej efektywnych rozwiązań w zakresie korygowania in minus. Proces z wykorzystaniem programu CRM może być nie tylko bardziej zautomatyzowany, ale także szybszy. Dodatkowo zastosowanie systemów informatycznych może znacząco minimalizować ryzyko błędu, a przede wszystkim – ułatwi pracę działu księgowości.

Ewa Szychowska, specjalista ds. finansów i księgowa w FSG Podatki (https://fsgpodatki.pl/)