REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Faktury elektroniczne - data otrzymania, zgoda na otrzymywanie, archiwizacja

Subskrybuj nas na Youtube

REKLAMA

Jak ustalić datę otrzymania faktury w formie elektronicznej? W jakiej formie powinna być wyrażona zgoda odbiorcy na otrzymywanie faktur elektronicznych? Czy można archiwizować otrzymane faktury papierowe wyłącznie w formie elektronicznej? Odpowiadamy na te pytania.

Jak ustalić datę otrzymania faktury w formie elektronicznej

Otrzymaliśmy od naszych kontrahentów propozycję wystawiania i przesyłania faktur oraz faktur ko­rygujących w formie elektronicznej. E-faktury wystawiane nam przez kontrahentów będą spełniały wymogi integralności, autentyczności oraz czytelności. Będą one udostępniane w serwisie za po­średnictwem specjalnej platformy - systemu komputerowego dostępnego przez stronę internetową. Dostęp do serwisu będzie możliwy po uprzednim zalogowaniu się, z wykorzystaniem indywidualne­go loginu i hasła. Po zalogowaniu się do systemu będziemy mieć dostęp oraz możliwość pobrania wystawionych dla nas e-faktur. W przypadku otrzymania e-faktury za pośrednictwem serwisu, otrzy­mamy na wskazany w formularzu rejestracyjnym adres e-mail powiadomienie o otrzymaniu e-faktury od kontrahenta. Czy dzień otrzymania przez nas - za pomocą wiadomości e-mail wysłanej pod wska­zany adres skrzynki elektronicznej - powiadomienia o wystawieniu i udostępnieniu e-faktury w serwi­sie jest momentem doręczenia nam faktury VAT?

REKLAMA

Autopromocja

REKLAMA

Tak. W opisanej w pytaniu sytuacji momentem doręczenia Państwu e-faktury będzie moment otrzy­mania przez Państwa przesłanej przez serwis wiadomości e-mail informującej o umieszczeniu e-fak- tury w serwisie. Należy podkreślić, że w polskim systemie prawnym moment otrzymania e-faktury nie został zdefiniowany. Dlatego, uzasadnione jest odwołanie się do słownikowej definicji tego pojęcia, zgodnie z którą słowo „otrzymać" oznacza „stać się odbiorcą czegoś, dostać coś".

W tym kontekście za najbardziej racjonalne i logiczne należy uznać, iż datą otrzymania e-faktury będzie moment, w któ­rym odbiorca otrzyma informację o dostępie do nowo wystawionej e-faktury (tj. informację o możli­wości wglądu, pobrania lub wydrukowania e-faktury). Będzie to więc data odebrania przez Państwa wiadomości e-mail z informacją, iż e-faktura została wystawiona i udostępniona w serwisie. Biorąc pod uwagę, że wiadomość ta jest generowana i przesyłana na adres elektroniczny niezwłocznie po zamieszczeniu e-faktury w serwisie, to w chwili odbioru tej wiadomości stajecie się Państwo odbiorcą e-faktury. Bez znaczenia jest więc, kiedy zalogujecie się Państwo do systemu i faktycznie zapoznacie z jej treścią.

Potwierdzają to także organy podatkowe. W piśmie Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 16 maja 2013 r. (sygn. IPPP2/443-157/13-3/JW.) czytamy:

Spółka otrzymuje na adres elektroniczny (e-mail) systemowe powiadomienie o wystawieniu i udo- MF stępnieniu faktury w Serwisie. Powiadomienie powyższe jest przesłane niezwłocznie po za­mieszczeniu e-faktury na serwerze w Serwisie. W związku z tym, skoro Spółka poprzez rejestra­cję w Serwisie i akceptację regulaminu Serwisu wyraziła zgodę na otrzymywanie faktur w taki właśnie sposób, uznać należy, iż Spółka będzie posiadała jednoznaczną wiedzę o wystawieniu faktury przez kontrahenta w momencie otrzymania powiadomienia o tym fakcie na adres e-mail. Mając powyższe na względzie, stanowisko Spółki, iż moment otrzymania przez nią wiadomości e-mail, informującej o umiesz­czeniu i udostępnieniu e-faktury w Serwisie, należy potraktować jako moment otrzymania faktury przez Spółkę, należało uznać za prawidłowe.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 2 pkt 32, art. 106m, art. 106n ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054; ost.zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 312

W jakiej formie powinna być wyrażona zgoda odbiorcy na otrzymywanie faktur elektronicznych

Czy obowiązujące przepisy formułują gdzieś warunki wyrażania zgody na otrzymywanie faktur w for­mie elektronicznej?

Nie. Wprowadzając wymóg uzyskania akceptacji odbiorcy na otrzymywanie wystawianych dla niego faktur w formie elektronicznej, kwestię sposobu wyrażenia zgody ustawodawca pozostawił całkowicie w gestii stron, nie narzucając ani nie wskazując w tym zakresie (nawet przykładowo) żadnych form.

REKLAMA

Do­puszczalne jest zatem wyrażenie zgody przez odbiorcę nie tylko aktywnie w postaci formalnej pisemnej zgody na taką formę fakturowania (np. w formie pisma lub e-maila potwierdzającego fakt istnienia takiej zgody), bądź zgody wyrażonej ustnie np. w trakcie rozmowy telefonicznej z kontrahentem, ale też w spo­sób dorozumiany, np. poprzez brak sprzeciwu skierowanego do wystawcy faktury i zaakceptowanie skut­ków (przede wszystkim finansowych - jeśli takie wystąpią), jakie wywołuje tak wystawiony dokument.

Ponieważ decyzja o stosowaniu faktur elektronicznych pozostaje ostatecznie kwestią porozumienia mię­dzy stronami transakcji, stanowiąc element umowy przez nie zawartej, to w celu uniknięcia ewentualnych późniejszych nieporozumień wskazane jest wyraźne uregulowanie tego zagadnienia w drodze ustaleń między stronami.

Dokumentacja VAT po zmianach od 1 lipca 2015 r.

Monitor Księgowego – prenumerata

Biuletyn VAT

 

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 2 pkt 32, art. 106n ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054; ost.zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 312.

Czy można archiwizować otrzymane faktury papierowe wyłącznie w formie elektronicznej

Świadczymy usługi księgowe. Realizując zawarte z klientami umowy o obsługę księgową, otrzymuje­my od nich szereg dokumentów, przede wszystkim faktury sprzedażowe, faktury zakupowe, faktury korygujące, duplikaty tych dokumentów oraz rachunki. Ze względu na to, że wielu klientów wbrew obowiązkowi nie odbiera od nas dokumentów, a nie mamy miejsca na ich magazynowanie, zamie­rzamy prowadzić archiwizację dokumentów otrzymanych w formie papierowej, wyłącznie w postaci plików elektronicznych. Po zeskanowaniu dokumentów papierowych i zarchiwizowaniu wersji elek­tronicznej w naszym systemie informatycznym, papierowe wersje dokumentów będą niszczone. Bę­dziemy przechowywali elektroniczne obrazy zeskanowanych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Czy możemy tak postąpić?

Tak. Dopuszczalne są wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, pod warunkiem zagwarantowania autentyczności pochodzenia faktur, ich integralności oraz czytelności. Jeśli zatem Państwa elektroniczny system archiwizowania dokumentów otrzymanych w formie papierowej spełnia te wymogi, to są Państwo uprawnieni do ich archiwizacji jedynie w sposób elektroniczny, w posta­ci skanów, zaprzestania ich archiwizacji w postaci papierowej oraz ich zniszczenia po zarchiwizowaniu.

Potwierdzają to także organy podatkowe. W piśmie Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 13 maja 2014 r. (sygn. ILPP4/443-66/14-2/BA) czytamy:

(...) potwierdzić należy pogląd Wnioskodawcy, że w przypadku wprowadzenia elektronicznego MF systemu archiwizowania otrzymanych w formie papierowej faktur zakupowych, faktur korygują­cych, duplikatów tych dokumentów oraz rachunków, będzie on uprawniony do ich archiwizacji jedynie w sposób elektroniczny, w postaci skanów, zaprzestania ich archiwizacji w postaci papierowej i ich zniszczenia po zarchiwizowaniu. Biorąc pod uwagę powołane wyżej przepisy oraz opis sprawy nale­ży stwierdzić, że w opisanym zdarzeniu przyszłym archiwizowanie otrzymanych w formie papierowej fak­tur zakupowych, faktur korygujących, duplikatów tych dokumentów oraz rachunków w formie elektro­nicznej, będzie zgodne z przepisami art. 112a ustawy.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 106m, art. 112a ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054; ost.zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 312.

VAT po zmianach od 1 lipca 2015 r.

50 Ściąg Księgowego z aktualizacją online

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: 500 pytań o VAT

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Księgowość w erze automatyzacji. Eksperci spotkają się w Targach Kielce

Nowe technologie, presja legislacyjna i rosnące oczekiwania klientów nie pozostawiają złudzeń – biura rachunkowe muszą redefiniować swoje modele działania. VI Kongres Biur Rachunkowych, który odbędzie się 30 września i 1 października 2025 roku w Targach Kielce, to odpowiedź branży na dynamiczne zmiany w otoczeniu prawnym, podatkowym i organizacyjnym.

Nowe zasady rozliczania VAT przy imporcie towarów w procedurze uproszczonej – projekt nowelizacji ustawy opublikowany

Zmiany w przepisach celnych Unii Europejskiej wymusiły aktualizację krajowych regulacji dotyczących VAT. W piątek 19 lipca na stronie Rządowego Centrum Legislacji opublikowano projekt nowelizacji ustawy o podatku od towarów i usług, przygotowany przez Ministerstwo Finansów. Nowelizacja ma istotne znaczenie dla przedsiębiorców korzystających z procedury uproszczonej przy imporcie towarów.

Darowizna od babci lub dziadka – kiedy nie zapłacisz podatku? Jest kilka warunków, które decydują o zwolnieniu

Otrzymałeś gotówkę od babci lub dziadka? Sprawdź, kiedy darowizna pieniężna nie podlega podatkowi od spadków i darowizn. Przepisy przewidują korzystne zwolnienia, ale warto znać limity kwoty wolnej i terminy zgłoszenia darowizny do urzędu skarbowego. Wyjaśniamy, co trzeba wiedzieć.

Uproszczenia w podatku od spadków i darowizn. Nowe przepisy coraz bliżej wejścia w życie

Senat przyjął nowelizację ustawy o podatku od spadków i darowizn. Nowe przepisy mają uprościć formalności przy sprzedaży majątku otrzymanego od najbliższej rodziny oraz zlikwidować comiesięczne deklaracje podatkowe przy rentach prywatnych. Ustawa wraca teraz do Sejmu.

REKLAMA

Zaczynasz działalność gospodarczą? Tak można obniżyć składki ZUS na początku działania firmy [komunikat ZUS]

Rozpoczęcie własnej działalności gospodarczej wiąże się z kosztami, szczególnie na starcie. Dlatego początkujący przedsiębiorcy mogą skorzystać z ulg, które pozwalają płacić niższe składki na ubezpieczenia społeczne albo nie płacić ich wcale. Do najważniejszych form wsparcia należą: ulga na start, preferencyjne składki, „Mały ZUS Plus” czy wakacje składkowe.

Darowizna dla córki z konta firmowego taty: Czy taki przelew korzysta ze zwolnienia podatkowego? KIS wyjaśnia

Skarbówka potwierdził, że przekazanie środków pieniężnych bezpośrednio z konta firmowego spółki, której darczyńca jest wspólnikiem, na konto obdarowanego – przy spełnieniu ustawowych formalności – może korzystać ze zwolnienia z podatku od darowizn. To jest dobra wiadomość dla podatników.

Ulga dla spadkobierców i przejrzystość dla podatników. Nowości w ustawie podatku od spadków i darowizn już wkrótce

Jest projekt nowelizacji ustawy o podatku od spadków i darowizn, który umożliwi przywrócenie terminu zgłoszenia spadku w wyjątkowych przypadkach oraz doprecyzuje moment powstania obowiązku podatkowego. Zmiany mają uprościć procedury, zwiększyć przejrzystość i wspierać sukcesję firm rodzinnych.

KSeF 2.0: firmy będą miały tylko 4 miesiące na testy. Co warto zrobić już teraz?

W czerwcu 2025 r. – zgodnie z harmonogramem – Ministerstwo Finansów udostępniło dokumentację interfejsu API KSeF 2.0. Jest to jednak materiał dla integratorów systemów i dostawców oprogramowania. Firmy wciąż czekają na udostępnienie środowiska testowego, które zaplanowano na koniec września. Konkretne testy będą więc mogły zacząć się dopiero w październiku. Tymczasem obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur dla części firm wchodzi już w lutym – oznacza to niewiele czasu na przygotowanie.

REKLAMA

Projekt ustawy wdrażającej obowiązkowy KSeF po pierwszym czytaniu w Sejmie. Co się zmienia? [komentarz eksperta]

W dniu 9 lipca 2025 r., Sejm przeprowadził pierwsze czytanie i skierował do prac w komisji finansów projekt ustawy zakładającej wdrożenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Wszystkie kluby i koła poselskie zapowiedziały dalsze prace nad projektem. Prace legislacyjne wchodzą w końcową fazę. Z coraz większą pewnością możemy więc stwierdzić, że obowiązkowy KSeF będzie wdrażany w dwóch etapach - od 1 lutego 2026 i od 1 kwietnia 2026 r.

Podatek u źródła 2025: Objaśnienia podatkowe ministra finansów dot. statusu rzeczywistego właściciela. Praktyczne szanse i nieoczywiste zagrożenia

Po latach oczekiwań i licznych postulatach ze strony środowisk doradczych oraz biznesowych, Ministerstwo Finansów opublikowało długo zapowiadane objaśnienia dotyczące statusu rzeczywistego właściciela w kontekście podatku u źródła (WHT). Teraz nadszedł czas, by bardziej szczegółowo przyjrzeć się poszczególnym zagadnieniom. Dokument z 3 lipca 2025 r., opublikowany na stronie MF 9 lipca, ma na celu rozwianie wieloletnich wątpliwości dotyczących stosowania klauzuli „beneficial owner”. Choć sam fakt publikacji należy ocenić jako krok w stronę większej przejrzystości i przewidywalności, nie wszystkie zapisy spełniły oczekiwania.

REKLAMA