REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Faktury elektroniczne - data otrzymania, zgoda na otrzymywanie, archiwizacja

Subskrybuj nas na Youtube

REKLAMA

Jak ustalić datę otrzymania faktury w formie elektronicznej? W jakiej formie powinna być wyrażona zgoda odbiorcy na otrzymywanie faktur elektronicznych? Czy można archiwizować otrzymane faktury papierowe wyłącznie w formie elektronicznej? Odpowiadamy na te pytania.

Jak ustalić datę otrzymania faktury w formie elektronicznej

Otrzymaliśmy od naszych kontrahentów propozycję wystawiania i przesyłania faktur oraz faktur ko­rygujących w formie elektronicznej. E-faktury wystawiane nam przez kontrahentów będą spełniały wymogi integralności, autentyczności oraz czytelności. Będą one udostępniane w serwisie za po­średnictwem specjalnej platformy - systemu komputerowego dostępnego przez stronę internetową. Dostęp do serwisu będzie możliwy po uprzednim zalogowaniu się, z wykorzystaniem indywidualne­go loginu i hasła. Po zalogowaniu się do systemu będziemy mieć dostęp oraz możliwość pobrania wystawionych dla nas e-faktur. W przypadku otrzymania e-faktury za pośrednictwem serwisu, otrzy­mamy na wskazany w formularzu rejestracyjnym adres e-mail powiadomienie o otrzymaniu e-faktury od kontrahenta. Czy dzień otrzymania przez nas - za pomocą wiadomości e-mail wysłanej pod wska­zany adres skrzynki elektronicznej - powiadomienia o wystawieniu i udostępnieniu e-faktury w serwi­sie jest momentem doręczenia nam faktury VAT?

REKLAMA

Autopromocja

REKLAMA

Tak. W opisanej w pytaniu sytuacji momentem doręczenia Państwu e-faktury będzie moment otrzy­mania przez Państwa przesłanej przez serwis wiadomości e-mail informującej o umieszczeniu e-fak- tury w serwisie. Należy podkreślić, że w polskim systemie prawnym moment otrzymania e-faktury nie został zdefiniowany. Dlatego, uzasadnione jest odwołanie się do słownikowej definicji tego pojęcia, zgodnie z którą słowo „otrzymać" oznacza „stać się odbiorcą czegoś, dostać coś".

W tym kontekście za najbardziej racjonalne i logiczne należy uznać, iż datą otrzymania e-faktury będzie moment, w któ­rym odbiorca otrzyma informację o dostępie do nowo wystawionej e-faktury (tj. informację o możli­wości wglądu, pobrania lub wydrukowania e-faktury). Będzie to więc data odebrania przez Państwa wiadomości e-mail z informacją, iż e-faktura została wystawiona i udostępniona w serwisie. Biorąc pod uwagę, że wiadomość ta jest generowana i przesyłana na adres elektroniczny niezwłocznie po zamieszczeniu e-faktury w serwisie, to w chwili odbioru tej wiadomości stajecie się Państwo odbiorcą e-faktury. Bez znaczenia jest więc, kiedy zalogujecie się Państwo do systemu i faktycznie zapoznacie z jej treścią.

Potwierdzają to także organy podatkowe. W piśmie Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 16 maja 2013 r. (sygn. IPPP2/443-157/13-3/JW.) czytamy:

Spółka otrzymuje na adres elektroniczny (e-mail) systemowe powiadomienie o wystawieniu i udo- MF stępnieniu faktury w Serwisie. Powiadomienie powyższe jest przesłane niezwłocznie po za­mieszczeniu e-faktury na serwerze w Serwisie. W związku z tym, skoro Spółka poprzez rejestra­cję w Serwisie i akceptację regulaminu Serwisu wyraziła zgodę na otrzymywanie faktur w taki właśnie sposób, uznać należy, iż Spółka będzie posiadała jednoznaczną wiedzę o wystawieniu faktury przez kontrahenta w momencie otrzymania powiadomienia o tym fakcie na adres e-mail. Mając powyższe na względzie, stanowisko Spółki, iż moment otrzymania przez nią wiadomości e-mail, informującej o umiesz­czeniu i udostępnieniu e-faktury w Serwisie, należy potraktować jako moment otrzymania faktury przez Spółkę, należało uznać za prawidłowe.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 2 pkt 32, art. 106m, art. 106n ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054; ost.zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 312

W jakiej formie powinna być wyrażona zgoda odbiorcy na otrzymywanie faktur elektronicznych

Czy obowiązujące przepisy formułują gdzieś warunki wyrażania zgody na otrzymywanie faktur w for­mie elektronicznej?

Nie. Wprowadzając wymóg uzyskania akceptacji odbiorcy na otrzymywanie wystawianych dla niego faktur w formie elektronicznej, kwestię sposobu wyrażenia zgody ustawodawca pozostawił całkowicie w gestii stron, nie narzucając ani nie wskazując w tym zakresie (nawet przykładowo) żadnych form.

REKLAMA

Do­puszczalne jest zatem wyrażenie zgody przez odbiorcę nie tylko aktywnie w postaci formalnej pisemnej zgody na taką formę fakturowania (np. w formie pisma lub e-maila potwierdzającego fakt istnienia takiej zgody), bądź zgody wyrażonej ustnie np. w trakcie rozmowy telefonicznej z kontrahentem, ale też w spo­sób dorozumiany, np. poprzez brak sprzeciwu skierowanego do wystawcy faktury i zaakceptowanie skut­ków (przede wszystkim finansowych - jeśli takie wystąpią), jakie wywołuje tak wystawiony dokument.

Ponieważ decyzja o stosowaniu faktur elektronicznych pozostaje ostatecznie kwestią porozumienia mię­dzy stronami transakcji, stanowiąc element umowy przez nie zawartej, to w celu uniknięcia ewentualnych późniejszych nieporozumień wskazane jest wyraźne uregulowanie tego zagadnienia w drodze ustaleń między stronami.

Dokumentacja VAT po zmianach od 1 lipca 2015 r.

Monitor Księgowego – prenumerata

Biuletyn VAT

 

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 2 pkt 32, art. 106n ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054; ost.zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 312.

Czy można archiwizować otrzymane faktury papierowe wyłącznie w formie elektronicznej

Świadczymy usługi księgowe. Realizując zawarte z klientami umowy o obsługę księgową, otrzymuje­my od nich szereg dokumentów, przede wszystkim faktury sprzedażowe, faktury zakupowe, faktury korygujące, duplikaty tych dokumentów oraz rachunki. Ze względu na to, że wielu klientów wbrew obowiązkowi nie odbiera od nas dokumentów, a nie mamy miejsca na ich magazynowanie, zamie­rzamy prowadzić archiwizację dokumentów otrzymanych w formie papierowej, wyłącznie w postaci plików elektronicznych. Po zeskanowaniu dokumentów papierowych i zarchiwizowaniu wersji elek­tronicznej w naszym systemie informatycznym, papierowe wersje dokumentów będą niszczone. Bę­dziemy przechowywali elektroniczne obrazy zeskanowanych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Czy możemy tak postąpić?

Tak. Dopuszczalne są wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, pod warunkiem zagwarantowania autentyczności pochodzenia faktur, ich integralności oraz czytelności. Jeśli zatem Państwa elektroniczny system archiwizowania dokumentów otrzymanych w formie papierowej spełnia te wymogi, to są Państwo uprawnieni do ich archiwizacji jedynie w sposób elektroniczny, w posta­ci skanów, zaprzestania ich archiwizacji w postaci papierowej oraz ich zniszczenia po zarchiwizowaniu.

Potwierdzają to także organy podatkowe. W piśmie Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 13 maja 2014 r. (sygn. ILPP4/443-66/14-2/BA) czytamy:

(...) potwierdzić należy pogląd Wnioskodawcy, że w przypadku wprowadzenia elektronicznego MF systemu archiwizowania otrzymanych w formie papierowej faktur zakupowych, faktur korygują­cych, duplikatów tych dokumentów oraz rachunków, będzie on uprawniony do ich archiwizacji jedynie w sposób elektroniczny, w postaci skanów, zaprzestania ich archiwizacji w postaci papierowej i ich zniszczenia po zarchiwizowaniu. Biorąc pod uwagę powołane wyżej przepisy oraz opis sprawy nale­ży stwierdzić, że w opisanym zdarzeniu przyszłym archiwizowanie otrzymanych w formie papierowej fak­tur zakupowych, faktur korygujących, duplikatów tych dokumentów oraz rachunków w formie elektro­nicznej, będzie zgodne z przepisami art. 112a ustawy.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 106m, art. 112a ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054; ost.zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 312.

VAT po zmianach od 1 lipca 2015 r.

50 Ściąg Księgowego z aktualizacją online

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: 500 pytań o VAT

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Faktury ustrukturyzowanej nie da się obiektywnie (w sensie prawnym) użyć ani udostępnić poza KSeF. Co zatem będzie przedmiotem opisu i dekretacji jako dowód księgowy?

Nie da się w sensie prawnym „użyć faktury ustrukturyzowanej poza KSeF” oraz jej „udostępnić” w innej formie niż poprzez bezpośredni dostęp do KSeF – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Obowiązkowy KSeF 2026: Ministerstwo Finansów publikuje harmonogram, dokumentację API KSeF 2.0 oraz strukturę logiczną FA(3)

W dniu 30 czerwca 2025 r. Ministerstwo Finansów opublikowało szczegółową dokumentację techniczną w zakresie implementacji Krajowego Systemu e-Faktur z narzędziami wspierającymi integrację. Od dziś firmy oraz dostawcy oprogramowania do wystawiania faktur mogą rozpocząć przygotowania do wdrożenia systemu w środowisku testowym. Materiały są dostępne pod adresem: ksef.podatki.gov.pl/ksef-na-okres-obligatoryjny/wsparcie-dla-integratorow. W przypadku pytań w zakresie udostępnionej dokumentacji API KSeF 2.0 Ministerstwo Finansów prosi o kontakt za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego: ksef.podatki.gov.pl/formularz.

Załączniki w KSeF tylko dla wybranych? Nowa funkcja może wykluczyć małych przedsiębiorców

Nowa funkcja w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) pozwala na dodawanie załączników do faktur, ale wyłącznie w ściśle określonej formie i po wcześniejszym zgłoszeniu. Eksperci ostrzegają, że rozwiązanie dostępne będzie głównie dla dużych firm, a mali przedsiębiorcy mogą zostać z dodatkowymi obowiązkami i bez realnej możliwości skorzystania z tej opcji.

Kontrola podatkowa - fiskus ma 98% skuteczności. Adwokat radzi jak się przygotować i ograniczyć ryzyko kary

Choć liczba kontroli podatkowych w Polsce od 2023 roku spada, ich skuteczność jest wyższa niż kiedykolwiek. W 2024 roku aż 98,1% kontroli podatkowych oraz 94% kontroli celno-skarbowych zakończyło się wykryciem nieprawidłowości. Urzędy skarbowe, dzięki wykorzystaniu narzędzi analitycznych takich jak STIR, JPK czy big data, trafnie typują podmioty do weryfikacji, skupiając się na firmach obecnych na rynku i rzeczywiście dostępnych dla egzekucji zobowiązań. W efekcie kontrola może spotkać każdego podatnika, który nieświadomie popełnił błąd lub padł ofiarą nieuczciwego kontrahenta.

REKLAMA

Rewolucja w podatkach i inwestycjach! Sejm przegłosował pakiet deregulacyjny – VAT do 240 tys. zł, łatwiejszy dostęp do kapitału dla MŚP

Sejm uchwalił przełomowy pakiet ustaw deregulacyjnych. Wyższy limit zwolnienia z VAT (do 240 tys. zł), tańszy dostęp do kapitału dla małych firm, koniec obowiązkowego pośrednictwa inwestycyjnego przy ofertach do 1 mln euro i uproszczenia w kontrolach celno-skarbowych – wszystko to z myślą o przedsiębiorcach i podatnikach. Sprawdź, co się zmienia od 2026 roku!

Sejm zdecydował. Fundamentalna zmiana w ustawie o podatku od spadków i darowizn

Sejm uchwalił właśnie nowelizację ustawy o podatku od spadków i darowizn. Celem nowych regulacji jest ograniczenie obowiązków biurokratycznych m.in. przy sprzedaży rzeczy uzyskanych w drodze spadku.

Fiskus przegrał przez własny błąd. Podatnik uniknął 84 tys. zł podatku, bo urzędnicy nie znali terminu przedawnienia

Fundacja wygrała przed WSA w Gliwicach spór o 84 tys. zł podatku, bo fiskus nie zdążył przed upływem terminu przedawnienia. Kontrola trwała ponad 5 lat, a urzędnicy nie przestrzegali procedur. Sprawa pokazuje, że przepisy podatkowe działają w obie strony – także na korzyść podatnika.

W 2026 r. wdrożenie obowiązkowego KSeF - czy pamiętamy o VIDA? Czym jest VIDA i jakie zmiany wprowadza?

W 2026 roku wdrożymy w końcu w Polsce Krajowy System e-Faktur (KSeF) w wersji obowiązkowej. Prace nad KSeF trwają od wielu lat. Na początku tych prac Polska była w awangardzie państw unijnych pod względem e-fakturowania, wyprzedzaliśmy rozmachem i pomysłem inne państwa, jedni z pierwszych wnioskowaliśmy w 2021 r. o pozwolenie na obowiązkowy KSeF dla wszystkich podatników i transakcji. Administracja utknęła jednak w realizacji swojego pomysłu, reszta jest historią. W międzyczasie pojawiły się nowe, niezwykle istotne okoliczności, a więc VIDA (VAT in the Digital Age). Pojawia się zatem fundamentalne pytanie: czy obecne wdrożenie KSeF nie powinno już dziś uwzględniać przyszłych wymogów VIDA?

REKLAMA

Minister finansów zapowiada nowy podatek: W kogo uderzy?

Ministerstwo Finansów pracuje nad podatkiem dotyczącym odsetek od rezerwy obowiązkowej utrzymywanej przez banki w Narodowym Banku Polskim - poinformował minister finansów Andrzej Domański. Dodał, że przychody do budżetu w 2026 r. z tego tytułu mogłyby sięgnąć 1,5-2 mld zł.

Zwrot VAT: Tylko organ I instancji może przedłużyć termin – przełomowy wyrok WSA

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi orzekł, że termin zwrotu VAT może zostać przedłużony wyłącznie przez organ I instancji i tylko w trakcie trwającego postępowania. Przedłużenie nie jest dopuszczalne po uchyleniu decyzji i przekazaniu sprawy do ponownego rozpatrzenia.

REKLAMA