REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Bezpieczeństwo w e-fakturowaniu

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Bezpieczeństwo w e-fakturowaniu
Bezpieczeństwo w e-fakturowaniu

REKLAMA

REKLAMA

Elektroniczne dokumenty, jak już wielokrotnie zauważaliśmy, to nieunikniona przyszłość: coraz częściej same pliki oraz systemy generujące lub analizujące e-dokumenty będą wypierać klasyczną kulturę papieru.

Faktura 3.0 – nowy wymiar dokumentu

REKLAMA

E-dokumenty, w tym e-faktury podlegają oczywiście specyficznym wymogom zabezpieczeń. W sytuacji, gdy mówimy jedynie o nieedytowalnych plikach będących „obrazami” klasycznych, papierowych faktur, zabezpieczenia sprowadzają się do standardowej procedury danego przedsiębiorstwa, które dba o przechowywane dane: programy antywirusowe, hasła, organizacja osób uprawnionych do wglądu w dokumenty, bezpieczeństwo sieci etc. – w dzisiejszych czasach to absolutny standard.

Na co należy natomiast zwrócić uwagę, gdy chcemy powierzyć system wystawiania, przechowywania i „obróbki” e-faktur wyspecjalizowanej firmie?

Po pierwsze firma musi posiadać profesjonalny, aktualny certyfikat, np. ISO dla świadczenia usług z zakresu przetwarzania danych w systemach informatycznych. Certyfikat ISO 27001 to międzynarodowa norma standaryzująca systemy zarządzania bezpieczeństwem informacji w przedsiębiorstwie, przy czym weryfikacja standardów odbywa się cyklicznie, konieczne jest zatem odnawianie certyfikatu, co trzy lata.

Istotnym elementem, który firma dostarczająca/oferująca systemy do e-dokumentacji powinna przedstawić klientowi to jasne zasady back-up’owania danych, tak by nawet w przypadku prawdziwego Armagedonu dane przetrwały, jeżeli nie w jednym centrum, to w innym. Oczywiście infrastrukturalna duplikacja danych wymusza dodatkowe ich zabezpieczenia: testy penetracyjne systemu, regularne zmiany haseł dostępu, stały monitoring, przechowywanie podstawowych danych back-up’owych w skrytkach bankowych, zabezpieczenie energii awaryjnej itd. 

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Biuletyn VAT

REKLAMA

Jeżeli chodzi o zabezpieczenie dostępu do danych (generalizując - każda faktura jest zbiorem danych wrażliwych) w naszej praktyce stosujemy dodatkowo min. znakowanie dokumentów czasem, a strony portali do wystawiania i obróbki e-dokumentów zabezpieczane są oczywiście również szyfrowaniem SSL/TSL.

Ważne są również zasady dotyczące rzeczy najprostszych, np. tego, by loginem do systemu, podobnie jak w bankowości elektronicznej był specjalny numer klienta, a nie np. powszechnie dostępny adres e-mail. Mimo, że podpis elektroniczny od kilku lat nie jest już niezbędnym elementem e-faktur, stosowanie go w przypadku bardziej skomplikowanych i większych systemów nie jest rzecz jasna niczym szkodliwym: podpis, w przypadku znaczących dokumentów (np. faktur dotyczących dużych transakcji) stanowi gwarancję autentyczności pochodzenia i gwarancję integralności treści dokumentów. W swojej praktyce często doradzamy klientom nie rezygnowania z tego środka zabezpieczeń. 

Istotnym kryterium w wyborze firmy dostarczającej system do elektronicznego obiegu dokumentów w firmie powinno być również zapewnienie stałego kontaktu ze wsparciem technicznym: klient w przypadku jakichkolwiek problemów z systemem nie może być pozostawiony sam sobie.

REKLAMA

I ten – w sumie końcowy element, można uznać jednocześnie za początkową przesłankę w podejmowaniu decyzji o przejściu na profesjonalnie prowadzone e-fakturowanie: otwarta, rzetelna rozmowa na temat potrzeb i wymagań firmy chcącej unowocześnić swoją kulturę zarządzania dokumentacją zawsze powinna stać na początku współpracy.

Polecamy: Ustawa o rachunkowości z komentarzem do zmian (książka)
Autorzy: prof. dr hab. Irena Olchowicz, dr Agnieszka Tłaczała, dr Wanda Wojas, Ewa Sobińska, Katarzyna Kędziora, Justyna Beata Zakrzewska, dr Gyöngyvér Takáts

500 pytań o VAT odpowiedzi na trudne pytania z interpretacjami Ministerstwa Finansów (PDF)

Przemysław Płudowski

Ekspert BCC

Dyrektor sprzedaży produktów elektronicznych BillBird S.A.          

Przemysław Płudowski, Ekspert BCC, Dyrektor sprzedaży produktów elektronicznych BillBird S.A.
Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Nowa opłata 2 euro od każdej paczki do UE albo 50 eurocentów po spełnieniu szeregu formalności. Na walce Unii z chińskim e-commerce skorzysta europejska logistyka

Komisja Europejska i Parlament Europejski chcą ograniczenia napływu chińskiego e-commerce przez wprowadzenie opłaty manipulacyjnej wynoszącej 2 euro dla każdej paczki, niezależnie od jej wartości. Nowy podatek będzie można obniżyć do 50 eurocentów, ale najpierw przesyłka będzie musiała trafić do magazynu na terenie Unii, skąd będzie dystrybuowana do klienta końcowego. Oznacza to, że każda z 4,6 mld paczek, bo tyle zaimportowano ich w 2024 r., będzie wymagała indywidualnej obsługi logistycznej, którą mogą zapewnić europejscy operatorzy. W opinii ekspertów to wielka dla sektora logistyki kontraktowej, również w Polsce, ale do walki o największych graczy e-commerce należy się dobrze przygotować.

Tajemnica przedsiębiorstwa pod ochroną – rząd szykuje rewolucję w przepisach o znakach towarowych

Rząd pracuje nad długo wyczekiwaną nowelizacją Prawa własności przemysłowej. Projekt UDER85 wprowadzi skuteczne mechanizmy ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa w postępowaniach przed Urzędem Patentowym. To przełom, który zmieni zasady gry w sporach o znaki towarowe i zwiększy bezpieczeństwo firmowych danych.

Ubezpieczenie zdrowotne przy delegowaniu pracownika do Niemiec – formularz A1, EKUZ i kasy chorych

Delegowanie pracowników do Niemiec wiąże się z szeregiem obowiązków administracyjnych. Jednym z kluczowych aspektów, często niedocenianym przez pracodawców, jest właściwe zabezpieczenie zdrowotne osoby delegowanej. W praktyce powtarzają się pytania: czy wystarczy formularz A1? Czy EKUZ chroni pracownika w Niemczech w razie wypadku? Co pokrywa niemiecka AOK? I czy warto wykupić prywatne ubezpieczenie? W tym artykule odpowiemy na te i inne pytania, wyjaśnimy czym jest formularz A1, co zapewnia karta EKUZ w Niemczech oraz czy trzeba zgłaszać się do niemieckiej kasy chorych?

Kryzys na rynku księgowych? Specjaliści są przemęczeni, a chętnych i wykwalifikowanych kandydatów do pracy brakuje

Co drugi pracownik obszaru księgowości uważa, że branża boryka się z niedoborem wykwalifikowanych specjalistów – wynika z badania SaldeoSMART. Wśród głównych powodów luki kompetencyjnej respondenci wymieniają trudność w nadążaniu za zmieniającymi się przepisami (64%) oraz wypalenie zawodowe (53%). Siedmiu na dziesięciu ankietowanych przyznaje, że w ostatnim kwartale często lub bardzo często odczuwało przeciążenie obowiązkami zawodowymi. Jednocześnie 44% upatruje w sztucznej inteligencji szansy na odciążenie pracowników i zwiększenie ich efektywności.

REKLAMA

3 poprawki Senatu do ustawy wdrażającej obowiązkowy KSeF

Ustawa wprowadzająca Krajowy System e-Faktur została uchwalona przez Sejm 25 lipca 2025 roku i trafiła do Senatu. Na posiedzeniu w dniu 30 lipca 2025 r. Senacka Komisja Budżetu i Finansów Publicznych zaproponowała jedynie 3 poprawki redakcyjne do ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, nie wprowadzając innych zmian.

ZUS wdraża nowe funkcje aplikacji mobilnej mZUS. Zaświadczenia dot. emerytur, rent i zasiłków. Odwołania, wycofania, załączniki i inne możliwości

Ponad 800 tys. osób ma już aplikację mobilną mZUS. To bardzo prosty i wygodny sposób kontaktu z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. Można w niej sprawdzić stan swojego konta w ZUS, wysłać wnioski o świadczenia dla rodzin i wyliczyć prognozowaną emeryturę. Aplikacja wciąż jest wzbogacana o nowe funkcje i ma coraz więcej użytkowników.

Obligacje skarbowe (oszczędnościowe) - w sierpniu 2025 r. niższe oprocentowanie. Do końca lipca można kupić obligacje z wyższymi odsetkami

Po obniżkach oprocentowania obligacji skarbowych (detalicznych - oszczędnościowych) w maju i czerwcu 2025 r. - w sierpniu kolejny raz w tym roku Ministerstwo Finansów tnie (o 0,25 pkt proc.) odsetki nowych emisji tych obligacji.

43% podatków – tyle naprawdę oddajesz państwu. Nowy raport WEI ujawnia prawdziwe koszty systemu podatkowego w Polsce

Nowy raport Warsaw Enterprise Institute ujawnia, że realne obciążenie podatkowe przeciętnego Polaka wynosi aż 43% dochodu brutto. Choć nominalne stawki wydają się umiarkowane, ukryte składki i daniny skutecznie pomniejszają wypłaty. System jest skomplikowany i kosztowny – również pod względem czasu i wysiłku.

REKLAMA

Pełny kontakt z fiskusem przez aplikację e-Urząd Skarbowy (e-US) w smartfonie. Nie tylko dla osób fizycznych. Jak to działa?

W styczniu 2025 r. Ministerstwo Finansów udostępnił aplikację mobilną e-Urząd Skarbowy (e-US), która zapewnia łatwy, szybki i bezpieczny dostęp do usług e-Urzędu Skarbowego przez smartfona. Dotychczas z aplikacji mobilnej e-US mogły korzystać tylko osoby fizyczne. Od 25 lipca 2025 r. aplikacja umożliwia również dostęp do konta organizacji w e-US. Dzięki temu organizacje mogą już korzystać z pełnego zakresu usług e-Urzędu Skarbowego w aplikacji mobilnej.

Ustawa o obowiązkowym KSeF uchwalona przez Sejm. Terminy wdrożenia przesądzone

W dniu 25 lipca 2025 r. Sejm uchwalił ustawę wprowadzającą Krajowy System e-Faktur. Zgodnie z nowymi przepisami od 1 lutego 2026 r. firmy o sprzedaży przekraczającej 200 mln zł będą musiały wystawiać faktury za pośrednictwem KSeF. Mniejsze firmy ten obowiązek obejmie od 1 kwietnia 2026 r.

REKLAMA