REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Bezpieczeństwo w e-fakturowaniu

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Bezpieczeństwo w e-fakturowaniu
Bezpieczeństwo w e-fakturowaniu

REKLAMA

REKLAMA

Elektroniczne dokumenty, jak już wielokrotnie zauważaliśmy, to nieunikniona przyszłość: coraz częściej same pliki oraz systemy generujące lub analizujące e-dokumenty będą wypierać klasyczną kulturę papieru.

Faktura 3.0 – nowy wymiar dokumentu

REKLAMA

REKLAMA

E-dokumenty, w tym e-faktury podlegają oczywiście specyficznym wymogom zabezpieczeń. W sytuacji, gdy mówimy jedynie o nieedytowalnych plikach będących „obrazami” klasycznych, papierowych faktur, zabezpieczenia sprowadzają się do standardowej procedury danego przedsiębiorstwa, które dba o przechowywane dane: programy antywirusowe, hasła, organizacja osób uprawnionych do wglądu w dokumenty, bezpieczeństwo sieci etc. – w dzisiejszych czasach to absolutny standard.

Na co należy natomiast zwrócić uwagę, gdy chcemy powierzyć system wystawiania, przechowywania i „obróbki” e-faktur wyspecjalizowanej firmie?

Po pierwsze firma musi posiadać profesjonalny, aktualny certyfikat, np. ISO dla świadczenia usług z zakresu przetwarzania danych w systemach informatycznych. Certyfikat ISO 27001 to międzynarodowa norma standaryzująca systemy zarządzania bezpieczeństwem informacji w przedsiębiorstwie, przy czym weryfikacja standardów odbywa się cyklicznie, konieczne jest zatem odnawianie certyfikatu, co trzy lata.

REKLAMA

Istotnym elementem, który firma dostarczająca/oferująca systemy do e-dokumentacji powinna przedstawić klientowi to jasne zasady back-up’owania danych, tak by nawet w przypadku prawdziwego Armagedonu dane przetrwały, jeżeli nie w jednym centrum, to w innym. Oczywiście infrastrukturalna duplikacja danych wymusza dodatkowe ich zabezpieczenia: testy penetracyjne systemu, regularne zmiany haseł dostępu, stały monitoring, przechowywanie podstawowych danych back-up’owych w skrytkach bankowych, zabezpieczenie energii awaryjnej itd. 

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Biuletyn VAT

Jeżeli chodzi o zabezpieczenie dostępu do danych (generalizując - każda faktura jest zbiorem danych wrażliwych) w naszej praktyce stosujemy dodatkowo min. znakowanie dokumentów czasem, a strony portali do wystawiania i obróbki e-dokumentów zabezpieczane są oczywiście również szyfrowaniem SSL/TSL.

Ważne są również zasady dotyczące rzeczy najprostszych, np. tego, by loginem do systemu, podobnie jak w bankowości elektronicznej był specjalny numer klienta, a nie np. powszechnie dostępny adres e-mail. Mimo, że podpis elektroniczny od kilku lat nie jest już niezbędnym elementem e-faktur, stosowanie go w przypadku bardziej skomplikowanych i większych systemów nie jest rzecz jasna niczym szkodliwym: podpis, w przypadku znaczących dokumentów (np. faktur dotyczących dużych transakcji) stanowi gwarancję autentyczności pochodzenia i gwarancję integralności treści dokumentów. W swojej praktyce często doradzamy klientom nie rezygnowania z tego środka zabezpieczeń. 

Istotnym kryterium w wyborze firmy dostarczającej system do elektronicznego obiegu dokumentów w firmie powinno być również zapewnienie stałego kontaktu ze wsparciem technicznym: klient w przypadku jakichkolwiek problemów z systemem nie może być pozostawiony sam sobie.

I ten – w sumie końcowy element, można uznać jednocześnie za początkową przesłankę w podejmowaniu decyzji o przejściu na profesjonalnie prowadzone e-fakturowanie: otwarta, rzetelna rozmowa na temat potrzeb i wymagań firmy chcącej unowocześnić swoją kulturę zarządzania dokumentacją zawsze powinna stać na początku współpracy.

Polecamy: Ustawa o rachunkowości z komentarzem do zmian (książka)
Autorzy: prof. dr hab. Irena Olchowicz, dr Agnieszka Tłaczała, dr Wanda Wojas, Ewa Sobińska, Katarzyna Kędziora, Justyna Beata Zakrzewska, dr Gyöngyvér Takáts

500 pytań o VAT odpowiedzi na trudne pytania z interpretacjami Ministerstwa Finansów (PDF)

Przemysław Płudowski

Ekspert BCC

Dyrektor sprzedaży produktów elektronicznych BillBird S.A.          

Przemysław Płudowski, Ekspert BCC, Dyrektor sprzedaży produktów elektronicznych BillBird S.A.
Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Tryby wystawiania faktur w KSeF – jak i kiedy z nich korzystać?

Od 2026 roku KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców, a sposób wystawiania faktur zmieni się na zawsze. System przewiduje różne tryby – online, offline24, awaryjny – aby zapewnić firmom ciągłość działania w każdych warunkach. Dzięki temu nawet brak internetu czy awaria serwerów nie zatrzyma procesu fakturowania.

Nowe limity podatkowe na 2026 rok - co musisz wiedzieć już dziś? Wyliczenia i konsekwencje

Rok 2026 przyniesie przedsiębiorcom realne zmiany – limity podatkowe zostaną obniżone w wyniku przeliczenia według niższego kursu euro. Granica przychodów dla małego podatnika spadnie do 8 517 000 zł, a limit jednorazowej amortyzacji do 212 930 zł. To pozornie drobna korekta, która w praktyce może zdecydować o utracie ulg, uproszczeń i korzystnych form rozliczeń.

Samofakturowanie w KSeF – jakie warunki trzeba spełnić i jak przebiega cały proces?

Samofakturowanie pozwala nabywcy wystawiać faktury w imieniu sprzedawcy, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Dowiedz się, jakie warunki trzeba spełnić i jak przebiega cały proces w systemie KSeF.

SmartKSeF – jak bezpiecznie wystawiać e-faktury

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zmienia sposób dokumentowania transakcji w Polsce. Od 2026 r. e-faktura stanie się obowiązkowa, a przedsiębiorcy muszą przygotować się na różne scenariusze działania systemu. W praktyce oznacza to, że kluczowe staje się korzystanie z rozwiązań, które automatyzują proces i minimalizują ryzyka. Jednym z nich jest SmartKSeF – narzędzie wspierające firmy w bezpiecznym i zgodnym z prawem wystawianiu faktur ustrukturyzowanych.

REKLAMA

Integracja KSeF z PEF, czyli faktury w zamówieniach publicznych. Wyjaśnienia MF

Od 1 lutego 2026 r. wchodzi w życie pełna integracja Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) z Platformą Elektronicznego Fakturowania (PEF). Zmiany te obejmą m.in. zamówienia publiczne, a także relacje B2G (Business-to-Government). Oznacza to, że przedsiębiorcy realizujący kontrakty z administracją publiczną będą zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF. Ministerstwo Finansów w Podręczniku KSeF 2.0 wyjaśnia, jakie zasady będą obowiązywać i jakie rodzaje faktur z PEF będą przyjmowane w KSeF.

Testy otwarte API KSeF 2.0 właśnie ruszyły – sprawdź, co zmienia się w systemie e-Faktur, dlaczego integracja jest konieczna i jakie etapy czekają podatników w najbliższych miesiącach

30 września Ministerstwo Finansów uruchomiło testy otwarte API KSeF 2.0, które pozwalają sprawdzić, jak systemy finansowo-księgowe współpracują z nową wersją Krajowego Systemu e-Faktur. To kluczowy etap przygotowań do obowiązkowego wdrożenia KSeF 2.0, który już od lutego 2025 roku stanie się codziennością przedsiębiorców i księgowych.

Miliony do odzyskania! Spółki Skarbu Państwa mogą uniknąć podatku PCC dzięki zasadzie stand-still

Wyrok WSA w Gdańsku otwiera drogę spółkom pośrednio kontrolowanym przez Skarb Państwa do zwolnienia z podatku od czynności cywilnoprawnych przy strategicznych operacjach kapitałowych. Choć decyzja nie jest jeszcze prawomocna, firmy mogą liczyć na milionowe oszczędności i odzyskanie wcześniej pobranych podatków.

Rezerwa na zaległe urlopy pracowników - koszt, który może zaskoczyć na zamknięciu roku

Zaległe dni urlopowe stanowią realne i narastające ryzyko finansowe dla firm — szczególnie w sektorze MŚP. W mniejszych przedsiębiorstwach, gdzie często brakuje dedykowanych działów HR czy zespołów płacowych, łatwiej o kumulację niewykorzystanych dni. Z mojego doświadczenia jako CFO na godziny wynika, że problem jest niedoszacowany. Firmy często nie uświadamiają sobie skali zobowiązania. - tłumaczy Marta Kobińska, CEO Create the Flow, dyrektor finansowa, CFO na godziny.

REKLAMA

Tryb awaryjny w KSeF – jak działa i kiedy z niego skorzystać?

Obowiązkowy KSeF od 2026 r. budzi emocje, a jedną z najczęściej zadawanych obaw jest: co stanie się, gdy system po prostu przestanie działać?Odpowiedzią ustawodawcy jest tryb awaryjny. Jest to rozwiązanie, które ma zabezpieczyć przedsiębiorców przed paraliżem działalności w razie oficjalnie ogłoszonej awarii KSeF.

Ruszyły masowe kontrole kart lunchowych. Co szczególnie sprawdza ZUS? Czy masz prawo do zwolnienia ze składek?

Karty lunchowe od kilku lat są jednym z najczęściej wybieranych pozapłacowych benefitów pracowniczych. Do września 2023 r. karty mogły być wykorzystywane wyłącznie w restauracjach i innych punktach gastronomicznych. Od tego momentu ich popularność dodatkowo wzrosła – z uwagi na możliwość korzystania z nich również w sklepach spożywczych i supermarketach. Ta zmiana, choć dla pracowników korzystna, wywołała lawinę kontroli Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, który coraz uważniej przygląda się temu, w jaki sposób firmy stosują zwolnienie ze składek.

REKLAMA