REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Bezpieczeństwo w e-fakturowaniu

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Bezpieczeństwo w e-fakturowaniu
Bezpieczeństwo w e-fakturowaniu

REKLAMA

REKLAMA

Elektroniczne dokumenty, jak już wielokrotnie zauważaliśmy, to nieunikniona przyszłość: coraz częściej same pliki oraz systemy generujące lub analizujące e-dokumenty będą wypierać klasyczną kulturę papieru.

Faktura 3.0 – nowy wymiar dokumentu

REKLAMA

E-dokumenty, w tym e-faktury podlegają oczywiście specyficznym wymogom zabezpieczeń. W sytuacji, gdy mówimy jedynie o nieedytowalnych plikach będących „obrazami” klasycznych, papierowych faktur, zabezpieczenia sprowadzają się do standardowej procedury danego przedsiębiorstwa, które dba o przechowywane dane: programy antywirusowe, hasła, organizacja osób uprawnionych do wglądu w dokumenty, bezpieczeństwo sieci etc. – w dzisiejszych czasach to absolutny standard.

Na co należy natomiast zwrócić uwagę, gdy chcemy powierzyć system wystawiania, przechowywania i „obróbki” e-faktur wyspecjalizowanej firmie?

REKLAMA

Po pierwsze firma musi posiadać profesjonalny, aktualny certyfikat, np. ISO dla świadczenia usług z zakresu przetwarzania danych w systemach informatycznych. Certyfikat ISO 27001 to międzynarodowa norma standaryzująca systemy zarządzania bezpieczeństwem informacji w przedsiębiorstwie, przy czym weryfikacja standardów odbywa się cyklicznie, konieczne jest zatem odnawianie certyfikatu, co trzy lata.

Istotnym elementem, który firma dostarczająca/oferująca systemy do e-dokumentacji powinna przedstawić klientowi to jasne zasady back-up’owania danych, tak by nawet w przypadku prawdziwego Armagedonu dane przetrwały, jeżeli nie w jednym centrum, to w innym. Oczywiście infrastrukturalna duplikacja danych wymusza dodatkowe ich zabezpieczenia: testy penetracyjne systemu, regularne zmiany haseł dostępu, stały monitoring, przechowywanie podstawowych danych back-up’owych w skrytkach bankowych, zabezpieczenie energii awaryjnej itd. 

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Biuletyn VAT

REKLAMA

Jeżeli chodzi o zabezpieczenie dostępu do danych (generalizując - każda faktura jest zbiorem danych wrażliwych) w naszej praktyce stosujemy dodatkowo min. znakowanie dokumentów czasem, a strony portali do wystawiania i obróbki e-dokumentów zabezpieczane są oczywiście również szyfrowaniem SSL/TSL.

Ważne są również zasady dotyczące rzeczy najprostszych, np. tego, by loginem do systemu, podobnie jak w bankowości elektronicznej był specjalny numer klienta, a nie np. powszechnie dostępny adres e-mail. Mimo, że podpis elektroniczny od kilku lat nie jest już niezbędnym elementem e-faktur, stosowanie go w przypadku bardziej skomplikowanych i większych systemów nie jest rzecz jasna niczym szkodliwym: podpis, w przypadku znaczących dokumentów (np. faktur dotyczących dużych transakcji) stanowi gwarancję autentyczności pochodzenia i gwarancję integralności treści dokumentów. W swojej praktyce często doradzamy klientom nie rezygnowania z tego środka zabezpieczeń. 

Istotnym kryterium w wyborze firmy dostarczającej system do elektronicznego obiegu dokumentów w firmie powinno być również zapewnienie stałego kontaktu ze wsparciem technicznym: klient w przypadku jakichkolwiek problemów z systemem nie może być pozostawiony sam sobie.

I ten – w sumie końcowy element, można uznać jednocześnie za początkową przesłankę w podejmowaniu decyzji o przejściu na profesjonalnie prowadzone e-fakturowanie: otwarta, rzetelna rozmowa na temat potrzeb i wymagań firmy chcącej unowocześnić swoją kulturę zarządzania dokumentacją zawsze powinna stać na początku współpracy.

Polecamy: Ustawa o rachunkowości z komentarzem do zmian (książka)
Autorzy: prof. dr hab. Irena Olchowicz, dr Agnieszka Tłaczała, dr Wanda Wojas, Ewa Sobińska, Katarzyna Kędziora, Justyna Beata Zakrzewska, dr Gyöngyvér Takáts

500 pytań o VAT odpowiedzi na trudne pytania z interpretacjami Ministerstwa Finansów (PDF)

Przemysław Płudowski

Ekspert BCC

Dyrektor sprzedaży produktów elektronicznych BillBird S.A.          

Przemysław Płudowski, Ekspert BCC, Dyrektor sprzedaży produktów elektronicznych BillBird S.A.
Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Zatrudnianie cudzoziemców - zmiany od 1 czerwca 2025 r. Dodatkowe przesłanki odmowy wydania zezwolenia, rejestr umów o pracę, legalność pobytu obywateli Ukrainy, cyfrowe wnioski i wyższe kary

Nowe przepisy dotyczące zasad zatrudniania cudzoziemców w Polsce zaczną obowiązywać od 1 czerwca 2025 roku. Regulacje określają warunki, na jakich możliwe będzie legalne powierzenie pracy obcokrajowcom. Sprawdzamy, czy nowe przepisy wprowadzają ułatwienia i w jaki sposób zmieniają procedurę zatrudniania cudzoziemców.

Czy zawód księgowego powinien być certyfikowany? Ministerstwo Finansów analizuje możliwe zmiany

Od 2014 roku w Polsce nie można już uzyskać certyfikatu księgowego wydanego przez Ministra Finansów. W wyniku przeprowadzonej wówczas deregulacji zawód księgowego został formalnie otwarty – obecnie nie wymaga żadnych licencji ani zezwoleń państwowych. Choć miało to na celu ułatwienie dostępu do zawodu, skutki tej zmiany do dziś budzą mieszane opinie w branży. Temat ten nie jest również obojętny dla Ministerstwa Finansów.

Kto i kiedy może ponieść odpowiedzialność karną za niezłożenie wniosku o upadłość spółki handlowej (np. sp. z o.o.)

Złożenie wniosku o ogłoszenie upadłości spółki handlowej to obowiązek, który spoczywa na barkach między innymi członków zarządu i likwidatorów. Niezgłoszenie wniosku o ogłoszenie upadłości spółki pomimo powstania warunków uzasadniających upadłość spółki jest przestępstwem, które zostało uregulowane nie w Kodeksie karnym, a w Kodeksie spółek handlowych.

Komunikat ZUS: 2 czerwca 2025 r. mija ważny termin dla przedsiębiorców. Chodzi o zwrot nadpłaconej składki zdrowotnej

Zakład Ubezpieczeń Społecznych przypomina przedsiębiorcom, że do 2 czerwca 2025 r. należy zweryfikować i odesłać przez PUE/eZUS wniosek o zwrot nadpłaconej składki zdrowotnej.

REKLAMA

ZUS odbiera zasiłki za błędy dotyczące składek sprzed 2022 roku – Rzecznik MŚP interweniuje

Do Rzecznika Małych i Średnich Przedsiębiorców wpływa coraz więcej dramatycznych spraw dotyczących decyzji Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, w których organ odmawia wypłaty świadczeń zasiłkowych, wskazując, że przedsiębiorcy nie podlegają ubezpieczeniu chorobowemu za okres sprzed 2022 roku.

Podatnik zapłacił zaległy podatek ale nie zatrzymało to egzekucji. Urząd skarbowy wykorzystał pomyłkę w przelewie. Winą obarczył podatnika i automatyzację systemu

Absurdów podatkowych nie brakuje. Dla przykładu można podać historię przedsiębiorcy, który nie uregulował w terminie podatku, za co otrzymał upomnienie z urzędu skarbowego. Dokonując wpłaty, popełnił niezamierzony błąd, który spowodował kolejne konsekwencje. W efekcie na jego koncie jednocześnie wystąpiła niedopłata i nadpłata podatku. Ministerstwo Finansów, komentując ww. sprawę, wskazuje obowiązujące przepisy, zaś eksperci przekonują, że urzędnicy mogli zachować się inaczej. Resort zaznacza, że proces obsługi wpłat podatników jest zautomatyzowany, a w opisywanej sytuacji nie można mówić o błędzie systemowym. Wśród znawców tematu nie brakuje opinii, że zbyt sztywne przepisy i procedury podatkowe mogą właściwie stanowić pułapkę dla przedsiębiorców.

PKWiU 2025 - nowa klasyfikacja statystyczna wyrobów i usług jeszcze w 2025 roku

W wykazie prac legislacyjnych rządu opublikowano niedawno Projekt rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU). Nowa PKWiU 2025 zastąpi obecnie obowiązującą PKWiU 2015. Od kiedy?

Bezpłatny webinar: Rozliczanie branży budowlanej i deweloperskiej. Jak uniknąć najczęstszych błędów?

Branża budowlana i deweloperska to sektory, w których każdy szczegół w rozliczeniach finansowych ma znaczenie, a konsekwencje popełnianych błędów mogą być daleko idące. Zarówno w księgach rachunkowych, jak i w rozliczeniach podatkowych precyzyjna klasyfikacja realizowanych prac jest kluczowa.

REKLAMA

Usługi dietetyczne są zwolnione z VAT. Ale nie te dla osób zdrowych. Dlaczego?

Usługi dietetyczne, które nie korzystają ze zwolnienia przedmiotowego (związanego z celem medycznym), w szeregu przypadków nie mogą również korzystać ze zwolnienia podmiotowego (limit obrotów do 200 000 zł rocznie). Oznacza to, że dietetycy świadczący usługi doradztwa w zakresie dietetyki (konsultacji indywidualnych) opodatkowane VAT muszą zarejestrować się jako czynni podatnicy VAT, niezależnie od wysokości swoich obrotów i doliczać do ceny swoich usług netto podatek VAT w stawce 23%. Problem w tym, że wiele usług dietetyków ma charakter złożony (szkolenia z zakresu diet, podawanie w internecie pakietów diet dla osób zaliczanych do określonych kategorii wiekowych itp). Dlaczego usługi dietetyków świadczone na rzecz osób zdrowych nie korzystają ze zwolnienia z VAT wyjaśnił WSA w Gliwicach w wyroku z 29 stycznia 2025 r.

Niższe grzywny za niektóre przestępstwa skarbowe od 2026 roku. Nowelizacja Kks i Ordynacji podatkowej przyjęta przez rząd

W dniu 27 maja 2025 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie ustawy - Kodeks karny skarbowy (kks) oraz ustawy - Ordynacja podatkowa, przedłożony przez Ministra Finansów. Ta nowelizacja ma na celu uproszczenie administracyjnych obowiązków podatkowych oraz złagodzenie kar za przestępstwa skarbowe, które nie powodują bezpośrednich strat w podatkach.

REKLAMA