REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Faktury elektroniczne – dla kogo i po co?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Faktury elektroniczne – dla kogo i po co?
Faktury elektroniczne – dla kogo i po co?

REKLAMA

REKLAMA

Faktury elektroniczne ułatwiają życie przedsiębiorcom, jednak w polskich firmach wciąż dominuje papier. Dla których firm przejście na e-faktury będzie najkorzystniejsze? Jak przejść na e-faktury? Zdaniem Przemysława Płudowskiego, Dyrektora Sprzedaży Produktów Elektronicznych BillBird S.A., każde wdrożenie e-fakturowania w przypadku firmy wystawiającej ponad 1000 faktur miesięcznie okazywało się dla niej opłacalne.

Pojęcie faktury elektronicznej

REKLAMA

Pojęcie „fakturowanie elektroniczne” pojawiło się w rozporządzeniu ministra finansów w lipcu 2005 roku. Przepisy wprowadzone ponad dekadę temu nie były tak liberalne jak dzisiejsze: główne utrudnienia, na jakie wskazywali wówczas podatnicy to przede wszystkim wymóg stosowania podpisu elektronicznego, konieczność uzyskania podpisanej akceptacji odbiorcy e-faktur oraz wymóg poinformowania naczelnika urzędu skarbowego oraz naczelnika urzędu celnego (w przypadku kiedy firma chciała przechowywać e-faktury na zagranicznych serwerach). Dużo wymagań jak na nowinkę która miała usprawnić działanie przedsiębiorstwa oraz obniżyć koszty dystrybucji dokumentów… Zainteresowanie fakturami elektronicznymi było zatem wówczas marginalne.  

REKLAMA

W ciągu ostatnich lat przepisy zostały zliberalizowane, mimo to, patrząc na liczne statystyki, raczej nie ma się czym chwalić: w polskich firmach wciąż dominuje papier. Z badań przeprowadzanych przez Millward Brown na zlecenie BillBird S.A wynikało, że w 2015 roku prawie 80 procent polskich firm wystawiało jedynie faktury papierowe (skądinąd badania wykazały też nie najwyższą wiedzę dot. e-dokumentów: co drugi przedsiębiorca był przekonany, że urzędy skarbowe mogą od niego wymagać faktur papierowych).

Sytuacja na pewno się poprawia – to trend światowy, o którym już kiedyś pisaliśmy: Coraz więcej e-faktur w Polsce i na świecie

„Zachętą” do e-fakturowania będą oczywiście również centralne przepisy mające swoje źródło w rozwiązaniach unijnych, np. związanych z Jednolitym Plikiem Kontrolnym:

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Polecamy: Biuletyn VAT

W 2016 roku również zostaną przeprowadzone badania, które zilustrują trendy. Już dzisiaj warto natomiast zapewne dokonać pewnego podsumowania, zaczynając od odpowiedzi na pytanie:

Dla kogo e-faktura?

Faktura elektroniczna ma taką samą moc jak zwykła papierowa, dlatego nie ma przeszkód aby każdy przedsiębiorca wystawiający faktury przeszedł na formę elektroniczną. Dla firm które wystawiają ponad tysiąc dokumentów w skali miesiąca zmiana formy dystrybucji wiąże się z możliwością wypracowania procedur dotyczących:

  • Procesu zbierania akceptacji na e-faktury od klientów
  • Rozdzielenia kontrahentów na tych do których będą wysyłane dokumenty elektroniczne lub tradycyjne
  • Determinacji kanału wysyłki e-dokumentów: e-mail, portal, dedykowane rozwiązanie EDI,
  • Bezpiecznej archiwizacji dokumentów elektronicznych przez okres określony w przepisach podatkowych.

REKLAMA

Dla większości firm wystawiających ponad tysiąc faktur najwygodniejszym rozwiązaniem jest dystrybucja poprzez portal. Jest to rozwiązanie wygodne również z punktu widzenia odbiorcy faktury. Dokument jest dostępny dla niego na platformie internetowej, może go pobrać w dowolnej, dogodnej dla siebie chwili. Nowoczesne portale (tworzone przez doświadczone firmy) umożliwiają obsługę wielu języków dlatego e-faktura może być rozwiązaniem trans granicznym, zwłaszcza że w wielu krajach obowiązują podobne jak w Polsce przepisy.

E-faktura sprawdza się najlepiej tam, gdzie wystawca dokumentu ma stałe relacje z odbiorcą a dokumenty wystawiane są cyklicznie lub w niewielkich interwałach czasowych. Dzięki temu portal staje się magazynem faktur dla odbiorcy, skąd może pobrać jeden lub wszystkie dokumenty.

Jak przejść na e-faktury?

Najpierw należy sobie odpowiedzieć na zasadnicze pytanie, czy e-faktury będą generowane i obsługiwane w ramach firmy, czy taką usługę należy zlecić wyspecjalizowanemu podmiotowi. Wiele nawet całkiem dużych firm nie ma wystarczającego potencjału technologicznego ani zasobów, by zapewnić stały, nieskrepowany dostęp do portalu osadzonego na własnych serwerach (we własnej serwerowni). W wielu przypadkach dla klientów którzy nie wystawiają setek tysięcy faktur miesięczne jest to po prostu nieopłacalne. Na rynku jest kilka wyspecjalizowanych firm świadczących kompleksową usługę e-fakturowania lub fakturowania hybrydowego czyli możliwości obsługi zarówno e-faktur jak i dokumentów papierowych. Jak dobrać usługę odpowiednią dla siebie?

Rozstrzygając kolejne kwestie:

  • Jaki ma być sposób bezpiecznej wymiany danych pomiędzy wystawcą, a obsługującym e- faktury
  • W jaki sposób chcemy (powinniśmy) poinformować klientów o nowej formie dostarczania dokumentów finansowych
  • Jakie dodatkowe funkcje może pełnić portal – np. kontakt z klientem, możliwość zgłoszenia reklamacji, zamówienia faktur itd.
  • Czy poprzez portal będzie można dostarczać faktury – tj. czy również firma chce otrzymywać od swoich kontrahentów dokumenty w formie elektronicznej

Na co zwrócić uwagę wybierając dostawcę e-faktur?

Najważniejsze są kwestie:

  • Stabilność przedsiębiorstwa – firma będzie wszak przechowywać dokumenty przez kolejne 6 lat (zgodnie z przepisami podatkowymi)
  • Orientacja na bezpieczeństwo przechowywania wrażliwych danych,
  • Doświadczenie i referencje
  • Dbałość o nieprzerwany, stały dostęp do dokumentów – pytanie, czy usługodawca oferuje własne serwery, czy świadczy usługę na wynajmowanych maszynach?

Każde wdrożenie e-fakturowania w przypadku firmy wystawiającej ponad 1000 faktur miesięcznie okazywało się dla niej opłacalne. Ale tym – tzn. kosztami i korzyściami z e-fakturowania zajmiemy się w kolejnym tekście.

Przemysław Płudowski, Dyrektor Sprzedaży Produktów Elektronicznych BillBird S.A.

Ekspert Business Centre Club

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Faktura handlowa nie będzie jednocześnie fakturą ustrukturyzowaną. Dodatkowe obowiązki podatników VAT

Po wejściu w życie zmian w ustawie o VAT wdrażających model obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wielu podatników może mieć problem (i dodatkowe obowiązki) wynikające z faktu, że faktura ustrukturyzowana nie może pełnić funkcji faktury handlowej – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski. Co powinni zrobić podatnicy VAT, którzy zdecydują się na wystawianie faktur handlowych nie będących fakturami VAT?

System kaucyjny a VAT: Objaśnienia MF dotyczące rozliczeń podatników i płatników w związku z nowymi zasadami obrotu opakowaniami

Objaśnienia MF mają na celu pokazanie, jak w praktyce stosować przepisy ustawy o VAT w odniesieniu do czynności wykonywanych przez podatników i płatników uczestniczących w systemie kaucyjnym. Nowe reguły prawne wynikają z wprowadzenia obowiązku pobierania kaucji przy sprzedaży wybranych opakowań jednorazowych i wielokrotnego użytku. System ten umożliwia konsumentom zwrot opakowań lub odpadów opakowaniowych w dowolnym punkcie zbiórki, bez konieczności przedstawiania dowodu zakupu.

Błąd w fakturze w KSeF? Ministerstwo Finansów ostrzega: tak tego nie poprawisz!

Wystawienie faktury na błędnego nabywcę może mieć poważne konsekwencje – i nie da się tego naprawić zwykłą korektą NIP. Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że w KSeF konieczne jest wystawienie faktury korygującej do zera oraz zupełnie nowej faktury z prawidłowymi danymi. Inaczej dokument trafi do... zupełnie obcej firmy.

Ustawa o KSeF opublikowana w Dzienniku Ustaw. Ważne zmiany i nowe funkcjonalności dla przedsiębiorców!

W Dzienniku Ustaw opublikowano nowelizację wprowadzającą Krajowy System e-Faktur (KSeF). Przedsiębiorców czekają ważne zmiany – nowe terminy wdrożenia, dodatkowe funkcjonalności systemu, a także skrócony czas zwrotu VAT. Sprawdź, co dokładnie przewiduje ustawa i jak przygotować się do obowiązkowego KSeF!

REKLAMA

„Towar w drodze mimo kontroli” – kiedy urząd celny może zwolnić przesyłkę wcześniej?

W obrocie towarowym czas to pieniądz. Dlatego przedsiębiorcy chętnie korzystają z możliwości, jakie daje art. 194 ust. 1 Unijnego Kodeksu Celnego (UKC) – przepis pozwalający zwolnić towar do obrotu, nawet jeśli weryfikacja w urzędzie celno-skarbowym wciąż trwa. Brzmi jak wyjątek od reguły? Tak jest, ale w praktyce może być to realne ułatwienie, pod warunkiem, że spełnione są ściśle określone warunki i złożony wniosek do UCS.

KSeF 2.0 coraz bliżej: Ministerstwo Finansów ujawnia plan wdrożenia. Oto najważniejsze terminy!

KSeF 2.0 od 30 września zastąpi obecną wersję środowiska testowego KSeF 1.0 - informuje Ministerstwo Finansów. Dotychczasowi użytkownicy wersji produkcyjnej KSeF 1.0 nadal mogą z niej korzystać, aż do 26 stycznia 2026. To jest kolejny krok do wprowadzenia obligatoryjnego Krajowego Systemu e-Faktur.

Wydatki marketingowe dealerów a koszty podatkowe - spór rozstrzygnięty na korzyść podatników

Rozliczenie kosztów działań marketingowych przez dealerów samochodowych może stanowić problem na gruncie prawa podatkowego. Szczególne wątpliwości budzą wydatki poniesione w ramach programów motywacyjnych dystrybutorów, które mają na celu uzyskanie bonusów jakościowych. Kluczowym problemem interpretacyjnym jest rozgraniczenie między kosztami uzyskania przychodów, a wydatkami na reprezentację, które zgodnie z przepisami ustawy o CIT nie mogą być zaliczane do kosztów podatkowych. Orzecznictwo sądów administracyjnych pokazuje jednak, że organy podatkowe często błędnie kwalifikują tego typu wydatki, nie uwzględniając ich rzeczywistego celu gospodarczego i związku z osiąganymi przychodami.

Każda faktura VAT w 2026 r. obowiązkowo wystawiana aż w sześciu formach. Będzie ryzyko powstania wielu oryginałów tej samej faktury

Ustawa z dnia 5 sierpnia 2025 r. nowelizująca ustawę o VAT w zakresie obowiązkowego modelu KSeF została już podpisana przez Prezydenta RP i musimy jeszcze poczekać na rozporządzenia wykonawcze, gdzie m.in. uregulowane będą szczegóły informatyczne (kody, certyfikaty). Ale to nie koniec – musi się jeszcze pojawić oprogramowanie interfejsowe, a zwłaszcza jego „specyfikacja”. Ile będziemy na to czekać? Nie wiadomo. Ale czas płynie. Wiemy dziś, że obok dwóch faktur w postaci tradycyjnej (papierowe lub elektroniczne), pojawiają się w tych przepisach aż cztery nowe formy - pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

REKLAMA

Self-billing w KSeF jako nowe możliwości dla zagranicznych podmiotów

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) budzi wiele pytań wśród polskich podatników, ale coraz częściej także wśród podmiotów zagranicznych działających w Polsce i rozliczających tu VAT. Jednym z kluczowych zagadnień – rzadko poruszanych publicznie – jest możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych w formule self-billingu przez podmioty nieposiadające siedziby w Polsce. Czy KSeF przewiduje taką opcję? Jakie warunki muszą zostać spełnione i z jakimi wyzwaniami trzeba się liczyć?

Certyfikaty KSeF – ostatni dzwonek dla firm! Bez nich fiskus zablokuje faktury

Od listopada 2025 r. przedsiębiorcy będą mogli wnioskować o certyfikaty KSeF. Brak tego dokumentu od 2026 r. może oznaczać paraliż wystawiania faktur. A od 2027 r. system nie uzna już żadnej innej metody logowania.

REKLAMA