REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Faktury elektroniczne – dla kogo i po co?

Faktury elektroniczne – dla kogo i po co?
Faktury elektroniczne – dla kogo i po co?

REKLAMA

REKLAMA

Faktury elektroniczne ułatwiają życie przedsiębiorcom, jednak w polskich firmach wciąż dominuje papier. Dla których firm przejście na e-faktury będzie najkorzystniejsze? Jak przejść na e-faktury? Zdaniem Przemysława Płudowskiego, Dyrektora Sprzedaży Produktów Elektronicznych BillBird S.A., każde wdrożenie e-fakturowania w przypadku firmy wystawiającej ponad 1000 faktur miesięcznie okazywało się dla niej opłacalne.

Pojęcie faktury elektronicznej

Pojęcie „fakturowanie elektroniczne” pojawiło się w rozporządzeniu ministra finansów w lipcu 2005 roku. Przepisy wprowadzone ponad dekadę temu nie były tak liberalne jak dzisiejsze: główne utrudnienia, na jakie wskazywali wówczas podatnicy to przede wszystkim wymóg stosowania podpisu elektronicznego, konieczność uzyskania podpisanej akceptacji odbiorcy e-faktur oraz wymóg poinformowania naczelnika urzędu skarbowego oraz naczelnika urzędu celnego (w przypadku kiedy firma chciała przechowywać e-faktury na zagranicznych serwerach). Dużo wymagań jak na nowinkę która miała usprawnić działanie przedsiębiorstwa oraz obniżyć koszty dystrybucji dokumentów… Zainteresowanie fakturami elektronicznymi było zatem wówczas marginalne.  

REKLAMA

Autopromocja

W ciągu ostatnich lat przepisy zostały zliberalizowane, mimo to, patrząc na liczne statystyki, raczej nie ma się czym chwalić: w polskich firmach wciąż dominuje papier. Z badań przeprowadzanych przez Millward Brown na zlecenie BillBird S.A wynikało, że w 2015 roku prawie 80 procent polskich firm wystawiało jedynie faktury papierowe (skądinąd badania wykazały też nie najwyższą wiedzę dot. e-dokumentów: co drugi przedsiębiorca był przekonany, że urzędy skarbowe mogą od niego wymagać faktur papierowych).

Sytuacja na pewno się poprawia – to trend światowy, o którym już kiedyś pisaliśmy: Coraz więcej e-faktur w Polsce i na świecie

„Zachętą” do e-fakturowania będą oczywiście również centralne przepisy mające swoje źródło w rozwiązaniach unijnych, np. związanych z Jednolitym Plikiem Kontrolnym:

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Polecamy: Biuletyn VAT

W 2016 roku również zostaną przeprowadzone badania, które zilustrują trendy. Już dzisiaj warto natomiast zapewne dokonać pewnego podsumowania, zaczynając od odpowiedzi na pytanie:

Dla kogo e-faktura?

Faktura elektroniczna ma taką samą moc jak zwykła papierowa, dlatego nie ma przeszkód aby każdy przedsiębiorca wystawiający faktury przeszedł na formę elektroniczną. Dla firm które wystawiają ponad tysiąc dokumentów w skali miesiąca zmiana formy dystrybucji wiąże się z możliwością wypracowania procedur dotyczących:

  • Procesu zbierania akceptacji na e-faktury od klientów
  • Rozdzielenia kontrahentów na tych do których będą wysyłane dokumenty elektroniczne lub tradycyjne
  • Determinacji kanału wysyłki e-dokumentów: e-mail, portal, dedykowane rozwiązanie EDI,
  • Bezpiecznej archiwizacji dokumentów elektronicznych przez okres określony w przepisach podatkowych.

Dla większości firm wystawiających ponad tysiąc faktur najwygodniejszym rozwiązaniem jest dystrybucja poprzez portal. Jest to rozwiązanie wygodne również z punktu widzenia odbiorcy faktury. Dokument jest dostępny dla niego na platformie internetowej, może go pobrać w dowolnej, dogodnej dla siebie chwili. Nowoczesne portale (tworzone przez doświadczone firmy) umożliwiają obsługę wielu języków dlatego e-faktura może być rozwiązaniem trans granicznym, zwłaszcza że w wielu krajach obowiązują podobne jak w Polsce przepisy.

E-faktura sprawdza się najlepiej tam, gdzie wystawca dokumentu ma stałe relacje z odbiorcą a dokumenty wystawiane są cyklicznie lub w niewielkich interwałach czasowych. Dzięki temu portal staje się magazynem faktur dla odbiorcy, skąd może pobrać jeden lub wszystkie dokumenty.

Jak przejść na e-faktury?

Najpierw należy sobie odpowiedzieć na zasadnicze pytanie, czy e-faktury będą generowane i obsługiwane w ramach firmy, czy taką usługę należy zlecić wyspecjalizowanemu podmiotowi. Wiele nawet całkiem dużych firm nie ma wystarczającego potencjału technologicznego ani zasobów, by zapewnić stały, nieskrepowany dostęp do portalu osadzonego na własnych serwerach (we własnej serwerowni). W wielu przypadkach dla klientów którzy nie wystawiają setek tysięcy faktur miesięczne jest to po prostu nieopłacalne. Na rynku jest kilka wyspecjalizowanych firm świadczących kompleksową usługę e-fakturowania lub fakturowania hybrydowego czyli możliwości obsługi zarówno e-faktur jak i dokumentów papierowych. Jak dobrać usługę odpowiednią dla siebie?

Rozstrzygając kolejne kwestie:

  • Jaki ma być sposób bezpiecznej wymiany danych pomiędzy wystawcą, a obsługującym e- faktury
  • W jaki sposób chcemy (powinniśmy) poinformować klientów o nowej formie dostarczania dokumentów finansowych
  • Jakie dodatkowe funkcje może pełnić portal – np. kontakt z klientem, możliwość zgłoszenia reklamacji, zamówienia faktur itd.
  • Czy poprzez portal będzie można dostarczać faktury – tj. czy również firma chce otrzymywać od swoich kontrahentów dokumenty w formie elektronicznej

Na co zwrócić uwagę wybierając dostawcę e-faktur?

Najważniejsze są kwestie:

  • Stabilność przedsiębiorstwa – firma będzie wszak przechowywać dokumenty przez kolejne 6 lat (zgodnie z przepisami podatkowymi)
  • Orientacja na bezpieczeństwo przechowywania wrażliwych danych,
  • Doświadczenie i referencje
  • Dbałość o nieprzerwany, stały dostęp do dokumentów – pytanie, czy usługodawca oferuje własne serwery, czy świadczy usługę na wynajmowanych maszynach?

Każde wdrożenie e-fakturowania w przypadku firmy wystawiającej ponad 1000 faktur miesięcznie okazywało się dla niej opłacalne. Ale tym – tzn. kosztami i korzyściami z e-fakturowania zajmiemy się w kolejnym tekście.

Przemysław Płudowski, Dyrektor Sprzedaży Produktów Elektronicznych BillBird S.A.

Ekspert Business Centre Club

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Odpisy amortyzacyjne spółek nieruchomościowych

Najnowsze orzeczenia Naczelnego Sądu Administracyjnego (NSA) przynoszą istotne zmiany dla spółek nieruchomościowych w zakresie możliwości rozpoznawania odpisów amortyzacyjnych w kosztach podatkowych. W styczniu tego roku NSA w kilku wyrokach (sygn. II FSK 788/23, II FSK 789/23, II FSK 987/23, II FSK 1086/23, II FSK 1652/23) potwierdził korzystne dla podatników stanowisko wojewódzkich sądów administracyjnych (WSA).

CIT estoński a optymalizacja podatkowa. Czy to się opłaca?

Przedsiębiorcy coraz częściej poszukują skutecznych sposobów na obniżenie obciążeń podatkowych. Jednym z rozwiązań, które zyskuje na popularności, jest estoński CIT. Czy rzeczywiście ta forma opodatkowania przynosi realne korzyści? Przyjrzyjmy się, na czym polega ten model, kto może z niego skorzystać i jakie są jego zalety oraz wady dla polskich przedsiębiorstw.

Składka zdrowotna w 2026 roku – będzie ewolucja czy rewolucja?

Planowane na 2026 rok zmiany w składce zdrowotnej dla przedsiębiorców stanowią jeden z najbardziej dyskutowanych tematów w sferze podatkowej, mimo iż sama składka podatkiem nie jest. Tak jak każda kwestia dotycząca finansów osobistych a równocześnie publicznych, wywołuje liczne pytania zarówno wśród prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, jak i wśród polityków, gdzie widoczne są wyraźne podziały.

Podatnik już nie będzie karany za przypadkowe błędy, nie będzie udowadniał niewinności

Szef rządu Donald Tusk poinformował, że za niecelowe, przypadkowe błędy nie będzie się już karać podatnika. Teraz to urząd skarbowy będzie musiał udowadniać jak jest.

REKLAMA

Będą zmiany w L4, pracy na chorobowym i pensjach na zwolnieniach lekarskich. Przedsiębiorcy: Jesteśmy zwolennikami deregulacji i elastyczności, ale też jasnych zasad

Zasiłek chorobowy powinien być wypłacany pracownikowi już od pierwszego dnia absencji – Północna Izba Gospodarcza w Szczecinie popiera projekt przygotowany przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, apelując jednocześnie o to, by ustawa w tej sprawie była przyjęta możliwie szybko. Przedsiębiorcy jednocześnie oczekują dalszego dialogu z Ministerstwem na temat np. „Zmian w L4”, które w opinii niektórych przedsiębiorców mogą budzić kontrowersje. – Jesteśmy zwolennikami tego, by pracownicy i pracodawcy mogli regulować swoje relacje w możliwie elastyczny sposób. Z jednej strony więc jesteśmy zwolennikami tego, by zwolnienie lekarskie nie blokowało w stu procentach możliwości wykonywania innych zobowiązań jeżeli to jest możliwe, ale z drugiej widzimy przestrzeń, gdzie zwolnienie lekarskie może być wykorzystywane do nadrabiania obowiązków w jednej pracy, przy jednoczesnym spowolnianiu działania w drugiej firmie – mówi Hanna Mojsiuk, prezes Północnej Izby Gospodarczej w Szczecinie.

Youtuberzy mogą się cieszyć. Jest pozytywny wyrok NSA w sprawie kosztów podatkowych

Naczelny Sąd Administracyjny potwierdza, że wydatki youtuberów związane z produkcją filmów, takie jak bilety lotnicze, noclegi czy sprzęt filmowy, mogą być uznane za koszty uzyskania przychodu. Wyrok jest istotny dla twórców internetowych, którzy ponoszą wysokie koszty związane z tworzeniem treści na YouTube.

Nowa era regulacji krypto – CASP zastępuje VASP. Co to oznacza dla firm?

W UE wchodzi w życie nowa era regulacji krypto – licencja CASP stanie się obowiązkowa dla wszystkich firm działających w tym sektorze. Dotychczasowi posiadacze licencji VASP mają czas na dostosowanie się do końca czerwca 2025 r., a z odpowiednim wnioskiem – do września. Jakie zmiany czekają rynek i co to oznacza dla przedsiębiorców?

Outsourcing pojedynczych procesów księgowych, czy zatrudnienie dodatkowej osoby w dziale księgowości - co się bardziej opłaca?

W stale zmieniającym się otoczeniu biznesowym przedsiębiorcy coraz częściej stają przed dylematem: czy zatrudnić dodatkową osobę do działu księgowego, czy może zdecydować się na outsourcing wybranych procesów księgowych? Analiza kosztów i korzyści pokazuje, że delegowanie pojedynczych zadań księgowych na zewnątrz może być znacznie bardziej efektywnym rozwiązaniem niż rozbudowa wewnętrznego zespołu.

REKLAMA

Kto ma prawo odliczyć ulgę na dziecko? Po rozwodzie rodziców dziecko mieszka z matką a ojciec płaci alimenty i widuje się z dzieckiem

Na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, podatnik ma prawo do odliczenia kwoty ulgi prorodzinnej w zależności od tego z kim jego dziecko mieszka i kto faktycznie sprawuje nad nim opiekę. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 14 stycznia 2025 r. wyjaśnił, kto może odliczyć ulgę na dziecko, gdy rodzice są rozwiedzeni, dziecko mieszka z matką na stałe, a ojciec płaci alimenty i co jakiś czas widuje się z dzieckiem.

Odpowiedzialność członków zarządów spółek – co zmienia wyrok TSUE w sprawie Adjak?

W dniu 27 lutego 2025 roku Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej (TSUE) wydał przełomowy wyrok w sprawie C-277/24 (Adjak), w którym zakwestionował przyjęty w Polsce model solidarnej odpowiedzialności członków zarządu za zaległości podatkowe spółki. W opinii TSUE obecne przepisy naruszają prawo unijne, ponieważ uniemożliwiają kwestionowanie decyzji wymiarowych organów podatkowych, zapadłych w sprawie przeciwko spółce w trakcie postępowania przeciwko członkom zarządu – tym samym godząc w podstawowe zasady ochrony praw jednostki. Orzeczenie to może wymusić istotne zmiany w polskim systemie prawnym oraz wpłynąć na dotychczasową praktykę organów administracji skarbowej wobec członków zarządów spółek.

REKLAMA