Faktury elektroniczne – dla kogo i po co?

Pojęcie faktury elektronicznej

Pojęcie „fakturowanie elektroniczne” pojawiło się w rozporządzeniu ministra finansów w lipcu 2005 roku. Przepisy wprowadzone ponad dekadę temu nie były tak liberalne jak dzisiejsze: główne utrudnienia, na jakie wskazywali wówczas podatnicy to przede wszystkim wymóg stosowania podpisu elektronicznego, konieczność uzyskania podpisanej akceptacji odbiorcy e-faktur oraz wymóg poinformowania naczelnika urzędu skarbowego oraz naczelnika urzędu celnego (w przypadku kiedy firma chciała przechowywać e-faktury na zagranicznych serwerach). Dużo wymagań jak na nowinkę która miała usprawnić działanie przedsiębiorstwa oraz obniżyć koszty dystrybucji dokumentów… Zainteresowanie fakturami elektronicznymi było zatem wówczas marginalne.  

W ciągu ostatnich lat przepisy zostały zliberalizowane, mimo to, patrząc na liczne statystyki, raczej nie ma się czym chwalić: w polskich firmach wciąż dominuje papier. Z badań przeprowadzanych przez Millward Brown na zlecenie BillBird S.A wynikało, że w 2015 roku prawie 80 procent polskich firm wystawiało jedynie faktury papierowe (skądinąd badania wykazały też nie najwyższą wiedzę dot. e-dokumentów: co drugi przedsiębiorca był przekonany, że urzędy skarbowe mogą od niego wymagać faktur papierowych).

Sytuacja na pewno się poprawia – to trend światowy, o którym już kiedyś pisaliśmy: Coraz więcej e-faktur w Polsce i na świecie

„Zachętą” do e-fakturowania będą oczywiście również centralne przepisy mające swoje źródło w rozwiązaniach unijnych, np. związanych z Jednolitym Plikiem Kontrolnym:

Polecamy: Biuletyn VAT

W 2016 roku również zostaną przeprowadzone badania, które zilustrują trendy. Już dzisiaj warto natomiast zapewne dokonać pewnego podsumowania, zaczynając od odpowiedzi na pytanie:

Dla kogo e-faktura?

Faktura elektroniczna ma taką samą moc jak zwykła papierowa, dlatego nie ma przeszkód aby każdy przedsiębiorca wystawiający faktury przeszedł na formę elektroniczną. Dla firm które wystawiają ponad tysiąc dokumentów w skali miesiąca zmiana formy dystrybucji wiąże się z możliwością wypracowania procedur dotyczących:

• Procesu zbierania akceptacji na e-faktury od klientów
• Rozdzielenia kontrahentów na tych do których będą wysyłane dokumenty elektroniczne lub tradycyjne
• Determinacji kanału wysyłki e-dokumentów: e-mail, portal, dedykowane rozwiązanie EDI,
• Bezpiecznej archiwizacji dokumentów elektronicznych przez okres określony w przepisach podatkowych.

Dla większości firm wystawiających ponad tysiąc faktur najwygodniejszym rozwiązaniem jest dystrybucja poprzez portal. Jest to rozwiązanie wygodne również z punktu widzenia odbiorcy faktury. Dokument jest dostępny dla niego na platformie internetowej, może go pobrać w dowolnej, dogodnej dla siebie chwili. Nowoczesne portale (tworzone przez doświadczone firmy) umożliwiają obsługę wielu języków dlatego e-faktura może być rozwiązaniem trans granicznym, zwłaszcza że w wielu krajach obowiązują podobne jak w Polsce przepisy.

E-faktura sprawdza się najlepiej tam, gdzie wystawca dokumentu ma stałe relacje z odbiorcą a dokumenty wystawiane są cyklicznie lub w niewielkich interwałach czasowych. Dzięki temu portal staje się magazynem faktur dla odbiorcy, skąd może pobrać jeden lub wszystkie dokumenty.

Jak przejść na e-faktury?

Najpierw należy sobie odpowiedzieć na zasadnicze pytanie, czy e-faktury będą generowane i obsługiwane w ramach firmy, czy taką usługę należy zlecić wyspecjalizowanemu podmiotowi. Wiele nawet całkiem dużych firm nie ma wystarczającego potencjału technologicznego ani zasobów, by zapewnić stały, nieskrepowany dostęp do portalu osadzonego na własnych serwerach (we własnej serwerowni). W wielu przypadkach dla klientów którzy nie wystawiają setek tysięcy faktur miesięczne jest to po prostu nieopłacalne. Na rynku jest kilka wyspecjalizowanych firm świadczących kompleksową usługę e-fakturowania lub fakturowania hybrydowego czyli możliwości obsługi zarówno e-faktur jak i dokumentów papierowych. Jak dobrać usługę odpowiednią dla siebie?

Rozstrzygając kolejne kwestie:

• Jaki ma być sposób bezpiecznej wymiany danych pomiędzy wystawcą, a obsługującym e- faktury
• W jaki sposób chcemy (powinniśmy) poinformować klientów o nowej formie dostarczania dokumentów finansowych
• Jakie dodatkowe funkcje może pełnić portal – np. kontakt z klientem, możliwość zgłoszenia reklamacji, zamówienia faktur itd.
• Czy poprzez portal będzie można dostarczać faktury – tj. czy również firma chce otrzymywać od swoich kontrahentów dokumenty w formie elektronicznej

Na co zwrócić uwagę wybierając dostawcę e-faktur?

Najważniejsze są kwestie:

• Stabilność przedsiębiorstwa – firma będzie wszak przechowywać dokumenty przez kolejne 6 lat (zgodnie z przepisami podatkowymi)
• Orientacja na bezpieczeństwo przechowywania wrażliwych danych,
• Doświadczenie i referencje
• Dbałość o nieprzerwany, stały dostęp do dokumentów – pytanie, czy usługodawca oferuje własne serwery, czy świadczy usługę na wynajmowanych maszynach?

Każde wdrożenie e-fakturowania w przypadku firmy wystawiającej ponad 1000 faktur miesięcznie okazywało się dla niej opłacalne. Ale tym – tzn. kosztami i korzyściami z e-fakturowania zajmiemy się w kolejnym tekście.

Przemysław Płudowski, Dyrektor Sprzedaży Produktów Elektronicznych BillBird S.A.

Ekspert Business Centre Club