REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Faktury elektroniczne – dla kogo i po co?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Faktury elektroniczne – dla kogo i po co?
Faktury elektroniczne – dla kogo i po co?

REKLAMA

REKLAMA

Faktury elektroniczne ułatwiają życie przedsiębiorcom, jednak w polskich firmach wciąż dominuje papier. Dla których firm przejście na e-faktury będzie najkorzystniejsze? Jak przejść na e-faktury? Zdaniem Przemysława Płudowskiego, Dyrektora Sprzedaży Produktów Elektronicznych BillBird S.A., każde wdrożenie e-fakturowania w przypadku firmy wystawiającej ponad 1000 faktur miesięcznie okazywało się dla niej opłacalne.

Pojęcie faktury elektronicznej

REKLAMA

Pojęcie „fakturowanie elektroniczne” pojawiło się w rozporządzeniu ministra finansów w lipcu 2005 roku. Przepisy wprowadzone ponad dekadę temu nie były tak liberalne jak dzisiejsze: główne utrudnienia, na jakie wskazywali wówczas podatnicy to przede wszystkim wymóg stosowania podpisu elektronicznego, konieczność uzyskania podpisanej akceptacji odbiorcy e-faktur oraz wymóg poinformowania naczelnika urzędu skarbowego oraz naczelnika urzędu celnego (w przypadku kiedy firma chciała przechowywać e-faktury na zagranicznych serwerach). Dużo wymagań jak na nowinkę która miała usprawnić działanie przedsiębiorstwa oraz obniżyć koszty dystrybucji dokumentów… Zainteresowanie fakturami elektronicznymi było zatem wówczas marginalne.  

REKLAMA

W ciągu ostatnich lat przepisy zostały zliberalizowane, mimo to, patrząc na liczne statystyki, raczej nie ma się czym chwalić: w polskich firmach wciąż dominuje papier. Z badań przeprowadzanych przez Millward Brown na zlecenie BillBird S.A wynikało, że w 2015 roku prawie 80 procent polskich firm wystawiało jedynie faktury papierowe (skądinąd badania wykazały też nie najwyższą wiedzę dot. e-dokumentów: co drugi przedsiębiorca był przekonany, że urzędy skarbowe mogą od niego wymagać faktur papierowych).

Sytuacja na pewno się poprawia – to trend światowy, o którym już kiedyś pisaliśmy: Coraz więcej e-faktur w Polsce i na świecie

„Zachętą” do e-fakturowania będą oczywiście również centralne przepisy mające swoje źródło w rozwiązaniach unijnych, np. związanych z Jednolitym Plikiem Kontrolnym:

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Polecamy: Biuletyn VAT

W 2016 roku również zostaną przeprowadzone badania, które zilustrują trendy. Już dzisiaj warto natomiast zapewne dokonać pewnego podsumowania, zaczynając od odpowiedzi na pytanie:

Dla kogo e-faktura?

Faktura elektroniczna ma taką samą moc jak zwykła papierowa, dlatego nie ma przeszkód aby każdy przedsiębiorca wystawiający faktury przeszedł na formę elektroniczną. Dla firm które wystawiają ponad tysiąc dokumentów w skali miesiąca zmiana formy dystrybucji wiąże się z możliwością wypracowania procedur dotyczących:

  • Procesu zbierania akceptacji na e-faktury od klientów
  • Rozdzielenia kontrahentów na tych do których będą wysyłane dokumenty elektroniczne lub tradycyjne
  • Determinacji kanału wysyłki e-dokumentów: e-mail, portal, dedykowane rozwiązanie EDI,
  • Bezpiecznej archiwizacji dokumentów elektronicznych przez okres określony w przepisach podatkowych.

REKLAMA

Dla większości firm wystawiających ponad tysiąc faktur najwygodniejszym rozwiązaniem jest dystrybucja poprzez portal. Jest to rozwiązanie wygodne również z punktu widzenia odbiorcy faktury. Dokument jest dostępny dla niego na platformie internetowej, może go pobrać w dowolnej, dogodnej dla siebie chwili. Nowoczesne portale (tworzone przez doświadczone firmy) umożliwiają obsługę wielu języków dlatego e-faktura może być rozwiązaniem trans granicznym, zwłaszcza że w wielu krajach obowiązują podobne jak w Polsce przepisy.

E-faktura sprawdza się najlepiej tam, gdzie wystawca dokumentu ma stałe relacje z odbiorcą a dokumenty wystawiane są cyklicznie lub w niewielkich interwałach czasowych. Dzięki temu portal staje się magazynem faktur dla odbiorcy, skąd może pobrać jeden lub wszystkie dokumenty.

Jak przejść na e-faktury?

Najpierw należy sobie odpowiedzieć na zasadnicze pytanie, czy e-faktury będą generowane i obsługiwane w ramach firmy, czy taką usługę należy zlecić wyspecjalizowanemu podmiotowi. Wiele nawet całkiem dużych firm nie ma wystarczającego potencjału technologicznego ani zasobów, by zapewnić stały, nieskrepowany dostęp do portalu osadzonego na własnych serwerach (we własnej serwerowni). W wielu przypadkach dla klientów którzy nie wystawiają setek tysięcy faktur miesięczne jest to po prostu nieopłacalne. Na rynku jest kilka wyspecjalizowanych firm świadczących kompleksową usługę e-fakturowania lub fakturowania hybrydowego czyli możliwości obsługi zarówno e-faktur jak i dokumentów papierowych. Jak dobrać usługę odpowiednią dla siebie?

Rozstrzygając kolejne kwestie:

  • Jaki ma być sposób bezpiecznej wymiany danych pomiędzy wystawcą, a obsługującym e- faktury
  • W jaki sposób chcemy (powinniśmy) poinformować klientów o nowej formie dostarczania dokumentów finansowych
  • Jakie dodatkowe funkcje może pełnić portal – np. kontakt z klientem, możliwość zgłoszenia reklamacji, zamówienia faktur itd.
  • Czy poprzez portal będzie można dostarczać faktury – tj. czy również firma chce otrzymywać od swoich kontrahentów dokumenty w formie elektronicznej

Na co zwrócić uwagę wybierając dostawcę e-faktur?

Najważniejsze są kwestie:

  • Stabilność przedsiębiorstwa – firma będzie wszak przechowywać dokumenty przez kolejne 6 lat (zgodnie z przepisami podatkowymi)
  • Orientacja na bezpieczeństwo przechowywania wrażliwych danych,
  • Doświadczenie i referencje
  • Dbałość o nieprzerwany, stały dostęp do dokumentów – pytanie, czy usługodawca oferuje własne serwery, czy świadczy usługę na wynajmowanych maszynach?

Każde wdrożenie e-fakturowania w przypadku firmy wystawiającej ponad 1000 faktur miesięcznie okazywało się dla niej opłacalne. Ale tym – tzn. kosztami i korzyściami z e-fakturowania zajmiemy się w kolejnym tekście.

Przemysław Płudowski, Dyrektor Sprzedaży Produktów Elektronicznych BillBird S.A.

Ekspert Business Centre Club

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Uproszczenia w podatku od spadków i darowizn. Nowe przepisy coraz bliżej wejścia w życie

Senat przyjął nowelizację ustawy o podatku od spadków i darowizn. Nowe przepisy mają uprościć formalności przy sprzedaży majątku otrzymanego od najbliższej rodziny oraz zlikwidować comiesięczne deklaracje podatkowe przy rentach prywatnych. Ustawa wraca teraz do Sejmu.

Zaczynasz działalność gospodarczą? Tak można obniżyć składki ZUS na początku działania firmy [komunikat ZUS]

Rozpoczęcie własnej działalności gospodarczej wiąże się z kosztami, szczególnie na starcie. Dlatego początkujący przedsiębiorcy mogą skorzystać z ulg, które pozwalają płacić niższe składki na ubezpieczenia społeczne albo nie płacić ich wcale. Do najważniejszych form wsparcia należą: ulga na start, preferencyjne składki, „Mały ZUS Plus” czy wakacje składkowe.

Darowizna dla córki z konta firmowego taty: Czy taki przelew korzysta ze zwolnienia podatkowego? KIS wyjaśnia

Skarbówka potwierdził, że przekazanie środków pieniężnych bezpośrednio z konta firmowego spółki, której darczyńca jest wspólnikiem, na konto obdarowanego – przy spełnieniu ustawowych formalności – może korzystać ze zwolnienia z podatku od darowizn. To jest dobra wiadomość dla podatników.

Ulga dla spadkobierców i przejrzystość dla podatników. Nowości w ustawie podatku od spadków i darowizn już wkrótce

Jest projekt nowelizacji ustawy o podatku od spadków i darowizn, który umożliwi przywrócenie terminu zgłoszenia spadku w wyjątkowych przypadkach oraz doprecyzuje moment powstania obowiązku podatkowego. Zmiany mają uprościć procedury, zwiększyć przejrzystość i wspierać sukcesję firm rodzinnych.

REKLAMA

KSeF 2.0: firmy będą miały tylko 4 miesiące na testy. Co warto zrobić już teraz?

W czerwcu 2025 r. – zgodnie z harmonogramem – Ministerstwo Finansów udostępniło dokumentację interfejsu API KSeF 2.0. Jest to jednak materiał dla integratorów systemów i dostawców oprogramowania. Firmy wciąż czekają na udostępnienie środowiska testowego, które zaplanowano na koniec września. Konkretne testy będą więc mogły zacząć się dopiero w październiku. Tymczasem obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur dla części firm wchodzi już w lutym – oznacza to niewiele czasu na przygotowanie.

Projekt ustawy wdrażającej obowiązkowy KSeF po pierwszym czytaniu w Sejmie. Co się zmienia? [komentarz eksperta]

W dniu 9 lipca 2025 r., Sejm przeprowadził pierwsze czytanie i skierował do prac w komisji finansów projekt ustawy zakładającej wdrożenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Wszystkie kluby i koła poselskie zapowiedziały dalsze prace nad projektem. Prace legislacyjne wchodzą w końcową fazę. Z coraz większą pewnością możemy więc stwierdzić, że obowiązkowy KSeF będzie wdrażany w dwóch etapach - od 1 lutego 2026 i od 1 kwietnia 2026 r.

Podatek u źródła 2025: Objaśnienia podatkowe ministra finansów dot. statusu rzeczywistego właściciela. Praktyczne szanse i nieoczywiste zagrożenia

Po latach oczekiwań i licznych postulatach ze strony środowisk doradczych oraz biznesowych, Ministerstwo Finansów opublikowało długo zapowiadane objaśnienia dotyczące statusu rzeczywistego właściciela w kontekście podatku u źródła (WHT). Teraz nadszedł czas, by bardziej szczegółowo przyjrzeć się poszczególnym zagadnieniom. Dokument z 3 lipca 2025 r., opublikowany na stronie MF 9 lipca, ma na celu rozwianie wieloletnich wątpliwości dotyczących stosowania klauzuli „beneficial owner”. Choć sam fakt publikacji należy ocenić jako krok w stronę większej przejrzystości i przewidywalności, nie wszystkie zapisy spełniły oczekiwania.

Polski podatek cyfrowy jeszcze w tym roku? Rząd nie ogląda się na Brukselę

Choć Komisja Europejska wycofała się z planów nałożenia podatku cyfrowego, Polska idzie własną drogą. Minister cyfryzacji Krzysztof Gawkowski zapowiada, że projekt ustawy będzie gotowy do końca roku.

REKLAMA

KSeF 2026: koniec z papierowymi fakturami, zmiany w obiegu dokumentów i obsłudze procesu sprzedaży w firmie

W przyszłym roku w Polsce zostanie uruchomiony obowiązkowy system fakturowania za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Obowiązek ten wejdzie w życie na początku 2026 roku i wynika z procedowanego w Parlamencie projektu ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług. Aktualny postęp prac legislacyjnych nad projektem, oznaczonym numerem druku 1407, można śledzić na stronach Sejmu.

Składki ZUS dla małych firm w 2025 roku - preferencje: ulga na start, mały ZUS plus i wakacje składkowe

Ulga na start, preferencyjne składki, czy „Mały ZUS plus”, a także wakacje składkowe – to propozycje wsparcia dla małych przedsiębiorców. Korzyści to możliwość opłacania niższych składek lub ich brak. Warto też zwrócić uwagę na konsekwencje z tym związane. ZUS tłumaczy kto i z jakich ulg może skorzystać oraz jakie są zagrożenia z tym związane.

REKLAMA