Jak zaewidencjonować kaucję kasą fiskalną

Kwestią oczywistą jest to, że w przypadku zadatku czy przedpłaty, związanych z konkretną usługą lub towarem, w przypadku ich otrzymania sprzedawca musi je nabić na kasę fiskalną.

Autopromocja

Nie jest to jednak takie proste w przypadku wpłacanych przez zamawiających kaucji.

Zobacz: Czy zaliczki na usługi lub towary "nabijamy" na kasy fiskalne?

Kaucja nie jest tym samym co zaliczka lub zadatek i dla celów opodatkowania ma dwie ważne cechy:

Autopromocja

Nowelizacja VAT 2025.
Praktyczny webinar INFORAKADEMII

Sprawdź

1.  w przypadku kaucji osoba ją przyjmująca nie może wykorzystywać otrzymanych środków pieniężnych (a w szczególności dla celów realizacji zamówienia),

2. kaucja nie jest, co do zasady, zaliczana na poczet ceny usługi lub towaru i podlega zwrotowi po zrealizowaniu danej umowy.

Polecamy: Jak wybrać formę opodatkowania firmy

Autopromocja

Sprawozdanie finansowe 2024
Przykłady, schematy, tabele, wzory

Sprawdź

Polecamy: Karta podatkowa - poradnik użytkownika

Kaucja zatem ma charakter gwarancyjny, zabezpieczający i ustanawiana jest na wypadek, gdyby strona umowy, która złożyła kaucję, nie wywiązała się z umowy (czyli np. nie dokonała faktycznego zakupu).

Autopromocja

Jak przygotować się do zmian 2025.
Podatki. Rachunkowość. ZUS

Sprawdź

Jeżeli zatem w ramach prowadzonej działalności:
- będzie się przyjmować kaucje od osób fizycznych i kaucje te będą podlegały zwrotowi po wykonaniu usługi/dokonaniu zakupu, a
- kwota kaucji nie będzie zaliczana na poczet ceny i podlegać będzie zwrotowi w całości,
to kaucja taka nie stanowić będzie obrotu i nie podlega rejestracji na kasie fiskalnej („nabijaniu na kasę”).

Pamiętać jednak należy, co przypomniał Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w indywidualnej interpretacji prawa podatkowego nr ILPP2/443-914/11-2/AK z dnia 7 września 2011 r., że o charakterze umowy czy jej elementów nie przesądza użyta przez strony umowy nazwa, ale faktyczny sposób ukształtowania czy to całej umowy czy też jej części.

Jeżeli zatem przyjmowane od klienta pieniądze będziemy nazywać na papierze kaucją, ale faktycznie wykorzystywać i traktować  je będziemy jak zaliczkę lub zadatek, to mamy bezwzględny obowiązek nabicia ich na kasę fiskalną, gdyż w przypadku kontroli podatkowej będziemy mieli duże kłopoty.