Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych a kasa fiskalna - zasada i zwolnienia

Czy sprzedaż opodatkowana ryczałtem musi być ewidencjonowana w kasie fiskalnej?

Klient mojego biura rachunkowego rozpoczął działalność gospodarczą, którą opodatkowuje ryczałtem ewidencjonowanym. Swoje usługi zamierza świadczyć także na rzecz osób prywatnych. Czy mój klient jest zobowiązany do ewidencji sprzedaży na kasie fiskalnej? Czy może opodatkowanie ryczałtem zwalnia go z tego obowiązku?

Autopromocja

Nie, opodatkowanie świadczonych usług ryczałtem ewidencjonowanym nie zwalnia Pani klienta z obowiązku ewidencji sprzedaży na kasie fiskalnej. Może on rozważyć skorzystanie ze zwolnień, jakie w tym zakresie przewiduje rozporządzenie w sprawie zwolnień z obowiązku ewidencjonowania. Omawiamy je szczegółowo w dalszej części artykułu.

Ryczałtowcy zasadniczo na kasie fiskalnej

Podatnik opodatkowany ryczałtem ewidencjonowanym, który dokonuje sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, ma również obowiązek ewidencji takiej sprzedaży w kasie fiskalnej. Wynika to z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT, który stanowi, że obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy wszystkich podatników VAT, którzy dokonują sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.

Forma opodatkowania podatkiem dochodowym nie ma w tym przypadku znaczenia, gdyż o obowiązku stosowania kasy fiskalnej decyduje status nabywcy. Skoro Pani klient będzie świadczył swoje usługi na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, to ma obowiązek rejestrowania tej sprzedaży w kasie fiskalnej. Fakt, że będzie korzystał z opodatkowania ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, nie zwalnia go z tego obowiązku.

Podatnik, który rozpoczął działalność gospodarczą, w tym podatnik opodatkowany ryczałtem ewidencjonowanym, tak jak Pani klient, może korzystać ze zwolnień z obowiązku ewidencji w kasie fiskalnej, które przewiduje rozporządzenie w sprawie zwolnień z obowiązku ewidencji. Warunkiem skorzystania z tych zwolnień jest spełnienie określonych w nim wymogów.

1. Zwolnienie z obowiązku stosowania kasy fiskalnej ze względu na wartość sprzedaży

Pierwszym zwolnieniem, z którego mogą korzystać podatnicy rozpoczynający działalność gospodarczą, w tym podatnicy opodatkowani ryczałtem ewidencjonowanym, jest zwolnienie ze względu na wartość sprzedaży. Zwolnienie to przysługuje podatnikom rozpoczynających po 31 grudnia 2021 r. dostawę towarów lub świadczenie usług na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych, jeżeli przewidywana przez nich wartość sprzedaży z tego tytułu nie przekroczy w danym roku, w proporcji do okresu wykonywania tych czynności, kwoty 20 000 zł (§ 3 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku ewidencjonowania). Przy ustalaniu prawa do tego zwolnienia nie uwzględnia się sprzedaży z tytułu czynności, o których mowa w poz. 35 i 47 załącznika do ww. rozporządzenia, tj. sprzedaży z tytułu:

Autopromocja

Konferencja: Podatki 2025
przegląd zmian i nowelizacja przepisów w 2025 roku

Sprawdź

• dostaw nieruchomości oraz
• dostaw towarów i świadczenia usług, które na podstawie przepisów o podatku do­chodowym są zaliczane przez podatnika do środków trwałych oraz wartości niema­terialnych i prawnych podlegających amortyzacji, jeżeli czynności te w całości zosta­ły udokumentowane fakturą (§ 3 ust. 4 rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku ewidencjonowania). Bierze się natomiast pod uwagę wartość sprzedaży zwolnionej przedmiotowo z obowiązku ewidencjonowania, o której mowa w załączniku do rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku ewidencjonowania. W związku z tym w przypadku wykonywania przez podatnika zarówno czynności zwolnionych przedmiotowo z obowiązku ewidencjonowania w kasie, jak i tych, które takiemu zwolnieniu nie podlegają, niedopuszczalne jest stosowanie limitu sprzedaży wyłącznie do pozostałych czynności, które nie są objęte zwolnieniem przedmiotowym.

Przy obliczaniu wartości sprzedaży na potrzeby omawianego zwolnienia podatnicy nie powinni natomiast uwzględniać należnego podatku od towarów i usług (§ 3 ust. 5 rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku ewidencjonowania).

Przykład
Podatnik rozpoczął świadczenie usług opodatkowanych ryczałtem ewidencjonowanym od 1 października 2022 r. Usługi te nie są zwolnione przedmiotowo z obowiązku ewidencji w kasie fiskalnej. Podatnik chciałby skorzystać ze zwolnienia z uwagi na wartość sprzedaży. W tym celu musi obliczyć limit sprzedaży uprawniający go do korzystania z tego zwolnienia. W 2022 r. limit ten wyniesie 5041,10 zł (20 000 zł x 92 dni/365 dni).

Przykład
Podatnik rozpoczął prowadzenie działalności opodatkowanej ryczałtem ewidencjonowanym od 1 października 2022 r. Część świadczonych przez niego usług korzysta ze zwolnienia przedmiotowego na podstawie załącznika do rozporządzenia w sprawie zwolnienia z obowiązku ewidencji, pozostała część świadczonych przez niego usług nie jest zwolniona z ewidencji. Limit sprzedaży uprawniający go do zwolnienia z obowiązku ewidencji w kasie fiskalnej wynosi w 2022 r. 5041,10 zł. Do tego limitu podatnik powinien wliczać zarówno usługi przedmiotowo zwolnione z obowiązku ewidencji w kasie, jak i te niekorzystające z takiego zwolnienia.

Autopromocja

Sprawozdanie finansowe 2024
Przykłady, schematy, tabele, wzory

Sprawdź

Podatnicy muszą wiedzieć, że nie wszystkie rodzaje czynności mogą korzystać z omawianego zwolnienia. W rozporządzeniu w sprawie zwolnień z obowiązku ewidencjonowania wskazano bowiem czynności, które nie mogą być nim objęte. Są to czynności podlegające bezwzględnemu obowiązkowi ewidencji w kasie fiskalnej, które zostały wskazane w § 4 ust. 1 rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku ewidencjonowania.

Autopromocja

Jak przygotować się do zmian 2025.
Podatki. Rachunkowość. ZUS

Sprawdź

Jeżeli zatem Pani klient chciałby skorzystać ze zwolnienia z ewidencji w kasie fiskalnej z uwagi na wartość sprzedaży, musi:

• po pierwsze, oszacować wartość sprzedaży na rzecz osób prywatnych za okres, w którym w 2022 r. będzie prowadził działalność gospodarczą,
• po drugie, sprawdzić, czy usługi, które wykonuje, nie zostały wymienione w § 4 rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku ewidencjonowania jako usługi podlegające bezwzględnemu obowiązkowi ewidencji w kasie.

Podatnicy, którzy zdecydują się na korzystanie z omawianego zwolnienia, powinni wiedzieć, że traci ono moc:

• po upływie dwóch miesięcy następujących po miesiącu, w którym wartość sprzedaży realizowana na rzecz osób prywatnych w proporcji do okresu wykonywania tych czynności przekroczyła kwotę 20 000 zł (§ 5 ust. 2 rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku ewidencjonowania);
• z chwilą wykonania jednej z czynności podlegających bezwzględnemu obowiązkowi ewidencjonowa­nia (§ 5 ust. 6 rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku ewidencjonowa­nia). Dotyczy to również sytuacji, gdy wykonanie takiej czynności nastąpi w okresie dwóch miesięcy, o których mowa w § 5 ust. 2 rozporządze­nia w sprawie zwolnień z obowiązku ewidencjonowania. Jak bowiem stanowi § 5 ust. 7 tego rozporządzenia, w przypadku różnych terminów utraty mocy zwolnień, o których mowa w § 3 ust. 1 pkt 2 tego rozporządzenia, zwolnienia te tracą moc w terminie najwcześniejszym.

2. Zwolnienie ze stosowania kas fiskalnych ze względu na udział sprzedaży zwolnionej w sprzedaży ogółem na rzecz osób prywatnych

Drugim zwolnieniem, z którego może skorzystać podatnik rozpoczynający działalność gospodarczą, w tym podatnik opodatkowany ryczałtem ewidencjonowanym, jest zwolnienie ze względu na udział sprzedaży zwolnionej w całkowitej sprzedaży na rzecz osób prywatnych. Zwolnienie to przewiduje § 3 ust. 1 pkt 4 rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku ewidencjonowania. Na podstawie tego przepisu ze zwolnienia mogą korzystać podatnicy rozpoczynający po 31 grudnia 2021 r. dostawę towarów lub świadcze­nie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli przewidywany przez nich udział procentowy sprzedaży z tytułu czynności zwolnionych z obowiązku ewidencjonowania, wymienionych w części I załącznika do rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku ewidencjonowania, w całkowitej sprzedaży podatnika dokonanej na rzecz ww. osób:

a) za okres pierwszych sześciu miesięcy wykonywania tych czynności lub

b) za okres do końca roku, w przypadku gdy okres wykonywania tych czynności w roku podatkowym jest krótszy niż sześć miesięcy

- będzie wyższy niż 80%.

Analogicznie jak w przypadku zwolnienia ze względu na wartość sprzedaży, przy ustalaniu wysokości całkowitej sprzedaży dokonanej na rzecz osób prywatnych nie uwzględnia się sprzedaży z tytułu czynności, o których mowa w poz. 35 i 47 załącznika do rozporządzenia w sprawie zwolnień, tj. sprzedaży z tytułu:

• dostaw nieruchomości oraz
• dostaw towarów i świadczenia usług, które na podstawie przepisów o podatku do­chodowym są zaliczane przez podatnika do środków trwałych oraz wartości niema­terialnych i prawnych podlegających amortyzacji, jeżeli czynności te w całości zosta­ły udokumentowane fakturą (§ 3 ust. 4 rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku ewidencjonowania). Bierze się natomiast pod uwagę wartość sprzedaży zwolnionej przedmiotowo z obowiązku ewidencjonowania, o której mowa w załączniku do rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku ewidencjonowania.

Z omawianego zwolnienia nie mogą skorzystać podatnicy wykonujący czynności podlegające bezwzględnemu obowiązkowi ewidencji, czyli czynności wskazane w § 4 rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku ewidencjonowania.

Jeżeli zatem Pani klient chciałby skorzystać z omawianego zwolnienia, musi:

• po pierwsze, sprawdzić, czy wykonuje usługi przedmiotowo zwolnione z ewidencji w kasie fiskalnej, wymienione w części I załącznika do rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku ewidencjonowania,
• po drugie, oszacować wartość udziału sprzedaży z tytułu świadczenia tych usług w całkowitej sprzedaży dokonywanej na rzecz osób prywatnych,
• po trzecie, sprawdzić, czy usługi, które wykonuje, nie zostały wymienione w § 4 rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku ewidencjonowania jako usługi podlegające bezwzględnemu obowiązkowi ewidencji w kasie.

Podatnicy, którzy zdecydują się na korzystanie z omawianego zwolnienia, powinni wiedzieć, że w przypadku podatników rozpoczynających dostawę towarów lub świadczenie usług na rzecz osób prywatnych:

• w pierwszym półroczu roku podatkowego, u których udział procentowy w okre­sie pierwszych sześciu miesięcy wykonywania tych czynności jest równy albo niższy niż 80% - zwolnienie traci moc po upływie dwóch miesięcy następujących po miesiącu, w którym upłynął ten okres (§ 5 ust. 4 rozporządzenia w spra­wie zwolnień z obowiązku ewidencjonowania),
• w drugim półroczu roku podatkowego, u których udział procentowy będzie do końca roku równy albo niższy niż 80% - zwolnienie traci moc po upływie dwóch miesięcy od zakończenia roku podatkowego (§ 5 ust. 5 rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku ewidencjonowania).

3. Zwolnienia przedmiotowe ze stosowania kas fiskalnych

Trzecim zwolnieniem, z którego może skorzystać podatnik rozpoczynający działalność gospodarczą, jest zwolnienie przedmiotowe, czyli zwolnienia z uwagi na rodzaj wykonywanych czynności (§ 2 rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku ewidencjonowania). Czynności zwolnio­ne przedmiotowo z obowiązku ewidencjonowania określa załącznik do rozporządze­nia w sprawie zwolnień z obowiązku ewidencjonowania. Czynności wymienione w tym załączniku nie są jednak zwolnione z obowiązku ewiden­cjonowania, jeżeli należą do czynności wymienionych w § 4 rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku ewidencjonowania, czyli czynności podlegają­cych bezwzględnemu obowiązkowi ewidencjonowania w kasie fiskalnej.

Do najpopularniejszych usług opodatkowanych ryczałtem, które mogą jednocześnie korzystać ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania w kasie fiskalnej, należą usługi:

• finansowe i ubezpieczeniowe, sklasyfikowane w PKWiU 64-66 (poz. 24 załącznika do rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku ewidencjonowania); usługi te są opodatkowane ryczałtem w wysokości 15%, gdy nie są świadczone w ramach wolnych zawodów;
• notarialne (poz. 27 załącznika do rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku ewidencjonowania); usługi te są opodatkowane ryczałtem w wysokości 17%, gdy są świadczone w ramach wolnych zawodów;
• wynajmu i zarządzania nieruchomościami własnymi lub dzierżawionymi, sklasyfikowane w PKWiU ex 68.20.1 (poz. 25 załącznika do rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku ewidencjonowania); usługi te są opodatkowane ryczałtem w wysokości 8,5% przychodów do kwoty 100 000 zł oraz 12,5% przychodów od nadwyżki ponad kwotę 100 000 zł; zwolnienie to ma charakter warunkowy. Przysługuje tylko w przypadku, gdy:
  • świadczona usługa jest w całości dokumentowana fakturami lub
  • świadczący usługę otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła.

Podatnik, który spełnia co najmniej jeden z ww. warunków, może korzystać ze zwolnienia z obowiązku ewidencji świadczonych usług w kasie fiskalnej. W przeciwnym wypadku nie ma prawa do tego zwolnienia. Może jednak rozważyć skorzystanie ze zwolnienia np. z uwagi na przewidywaną wartość sprzedaży.

3.1. Zwolnienie ze stosowania kas fiskalnych w przypadku płatności na rachunek bankowy

Podatnicy, w tym podatnicy opodatkowani ryczałtem ewidencjonowanym, którzy nie mogą skorzystać ze zwolnienia z obowiązku ewidencji z uwagi na rodzaj świadczonej usługi, mogą rozważyć skorzystanie ze zwolnienia z obowiązku ewidencji ze względu na formę dokonywanej zapłaty. Tego rodzaju zwolnienie zostało określone w poz. 37 załącznika do rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku ewidencjonowania.
Ma ono zastosowanie, jeżeli świadczący usługę otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem.
Ponadto z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie musi wynikać, jakiej konkretnie czynności dotyczyła.

Analogicznie jak w przypadku wcześniej omówionych zwolnień, również z tego zwolnienia nie mogą korzystać podatnicy świadczący usługi podlegające bezwzględnemu obowiązkowi ewidencji w kasie fiskalnej. Od zasady tej obowiązują nieliczne wyjątki, określone w § 4 ust. 4 pkt 2 rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku ewidencjonowania.

Podstawa prawna:

• art. 111 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 931; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1561

• § 2-5 i załącznik do rozporządzenia Ministra Finansów z 22 grudnia 2021 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących - Dz.U. z 2021 r. poz. 2442; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 2029.

Katarzyna Wojciechowska, ekspert w zakresie podatków