Kasa fiskalna w działalności nierejestrowanej. Ulga na zakup kasy: warunki i zasady zwrotu pieniędzy

• Działalność nierejestrowana a kasa fiskalna (rejestrująca)
• Czym jest działalność nierejestrowana
• Jakie obowiązki w VAT ma podmiot prowadzący nierejestrowaną działalność gospodarczą
• Czy konieczna jest kasa rejestrująca w działalności nierejestrowanej
• Zwolnienia przedmiotowe z obowiązku ewidencjonowania na kasie fiskalnej
• Zwolnienie z ewidencjonowania na kasie rejestrującej z uwagi na limit obrotów ze sprzedaży
• Czy należy posiadać NIP, aby rejestrować obrót na kasie
• Czy przysługuje ulga z tytułu zakupu kasy rejestrującej online

Działalność nierejestrowana a kasa fiskalna (rejestrująca)

Działalność nierejestrowana to niewątpliwie duże ułatwienie dla podatników, którzy ją prowadzą w niewielkim rozmiarze. Podmioty ją prowadzące mogą korzystać ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania na kasie fiskalnej, na tych zasadach co podmioty prowadzące działalność rejestrowaną. Dlatego gdy nie spełniają warunków muszą rozpocząć ewidencjonowanie, nawet gdy korzystają ze zwolnienia z VAT.

Czym jest działalność nierejestrowana

Z art. 5 ust. 1 ustawy – Prawo przedsiębiorców wynika, że nie stanowi działalności gospodarczej działalność wykonywana przez osobę fizyczną, której przychód należny z tej działalności nie przekracza w żadnym miesiącu 2024 r. 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia i która w okresie ostatnich 60 miesięcy nie wykonywała działalności gospodarczej. Od 1 lipca 2024 r. minimalne wynagrodzenie wynosi 4300 zł.

Jakie obowiązki w VAT ma podmiot prowadzący nierejestrowaną działalność gospodarczą

Działalność nierejestrowana jest traktowana w zakresie VAT jak każda inna działalność gospodarcza, czyli podatników prowadzących tę działalność obowiązują takie same zasady jak innych przedsiębiorców. Ustawa o VAT nie zawiera bowiem żadnych szczególnych przepisów co do sposobu opodatkowania sprzedaży dokonywanej w ramach działalności nierejestrowanej.

Z art. 15 ust. 1 ustawy o VAT wynika, iż „podatnikami” są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w art. 15 ust. 2 ustawy o VAT, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Natomiast definicję działalności gospodarczej odnajdziemy w art. 15 ust. 2 ustawy o VAT. Wynika z niej, że obejmuje ona wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Prowadzi to do wniosku, że osoba fizyczna prowadząca działalność nierejestrowaną jest podatnikiem VAT, ponieważ wykonuje czynności w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Podmioty prowadzące działalność nierejestrowaną mają także prawo, tak jak przedsiębiorcy, do korzystania ze zwolnienia podmiotowego z VAT do wysokości limitu 200 000 zł (art. 113 ust. 1 ustawy o VAT).

Czy konieczna jest kasa rejestrująca w działalności nierejestrowanej

Do prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Obowiązek posiadania i rejestrowania za jej pośrednictwem transakcji również nie zależy od formy działalności, z jakiej korzysta podatnik. Może więc objąć działalność nierejestrowaną. Obowiązek ewidencjonowania pojawi się po przekroczeniu limitów wskazanych w rozporządzeniu Ministra Finansów z 24 listopada 2023 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. 

Dlatego aby ocenić, czy prowadząc działalność nierejestrowaną podmiot może korzystać ze zwolnienia, czy też nie, należy się wczytać w przepisy rozporządzenia w sprawie zwolnień z ewidencjonowania na kasie.

W rozporządzeniu w sprawie zwolnień przewidziano sytuacje, kiedy podatnicy mogą korzystać ze zwolnień ze stosowania kas, a także przypadki, kiedy należy bezwzględnie ewidencjonować sprzedaż na rzecz osób prywatnych (czyli kiedy nie można korzystać z przewidzianych w tym rozporządzeniu zwolnień).

Zwolnienia przedmiotowe z obowiązku ewidencjonowania na kasie fiskalnej

W załączniku do rozporządzenia znajduje się wykaz czynności, których ewidencjonowanie korzysta ze zwolnienia. W przypadku niektórych czynności wymaga to spełnienia wskazanych tam warunków. Należy pamiętać o ograniczeniach wskazanych w § 4 rozporządzenia(zob. tabela).

Zwolnienie z ewidencjonowania na kasie rejestrującej z uwagi na limit obrotów ze sprzedaży

Ze zwolnienia z ewidencjonowania na kasie rejestrującej mogą korzystać przede wszystkim podatnicy, których wartość sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności i rolników ryczałtowych w poprzednim roku podatkowym nie przekroczyła kwoty 20 000 zł.

Dlatego podmioty prowadzące działalność nierejestrowaną, u których obrót zrealizowany na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych nie przekroczył w poprzednim roku podatkowym kwoty 20 000 zł, nie muszą ewidencjonować sprzedaży na kasie fiskalnej.

Jednak należy pamiętać o tym, że nawet jeżeli kryterium obrotu zostanie spełnione, to i tak trzeba zwrócić szczególną uwagę na katalog sprzedawanych towarów czy usług, które obligatoryjnie wymagają ewidencjonowania sprzedaży na kasie rejestrującej.

Obligatoryjny obowiązek ewidencjonowania na kasie obrotu ze względu na rodzaj sprzedawanych towarów i usług

Obowiązek obligatoryjnego ewidencjonowania na kasie, bez względu na osiągany obrót, dotyczy sprzedaży:

gazu płynnego; części do silników; silników do napędu pojazdów i motocykli, silników spalinowych tłokowych z zapłonem iskrowym i samoczynnym do różnego rodzaju jednostek, w tym motocykli; nadwozi do pojazdów silnikowych; przyczep i naczep, kontenerów; części przyczep, naczep i pozostałych pojazdów bez napędu mechanicznego; części i akcesoriów do pojazdów silnikowych, z wyłączeniem motocykli, to jest do: ciągników; pojazdów silnikowych do przewozu dziesięciu lub więcej osób z kierowcą; samochodów i pozostałych pojazdów silnikowych przeznaczonych zasadniczo do przewozu osób, włącznie z samochodami osobowo-towarowymi (kombi) oraz samochodami wyścigowymi; pojazdów silnikowych do transportu towarów; pojazdów silnikowych specjalnego przeznaczenia, innych niż te zasadniczo przeznaczone do przewozu osób lub towarów, w szczególności: pojazdów pogotowia technicznego, dźwigów samochodowych, pojazdów strażackich, betoniarek samochodowych, zamiatarek, polewaczek, przewoźnych warsztatów, ruchomych stacji radiologicznych; komputerów, wyrobów elektronicznych i optycznych oraz silników elektrycznych, prądnic i transformatorów, sprzętu fotograficznego, z wyłączeniem części i akcesoriów do sprzętu i wyposażenia fotograficznego; wyrobów z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali, których dostawa nie może korzystać ze zwolnienia od podatku; zapisanych i niezapisanych nośników danych cyfrowych i analogowych; wyrobów przeznaczonych do użycia, oferowanych na sprzedaż lub używanych jako paliwa silnikowe albo jako dodatki lub domieszki do paliw silnikowych, bez względu na kod CN; wyrobów tytoniowych, z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów; napojów alkoholowych o zawartości alkoholu powyżej 1,2%, napojów alkoholowych będących mieszaniną piwa i napojów bezalkoholowych, w których zawartość alkoholu przekracza 0,5% (bez względu na kod CN), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów; perfum i wód toaletowych, z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów.

Obowiązek obligatoryjnego ewidencjonowania na kasie, bez względu na osiągany obrót, w zakresie świadczenia usług dotyczy:

przewozów pasażerskich w samochodowej komunikacji, z wyłączeniem określonych przewozów; taksówek, z wyłączeniem wynajmu samochodów osobowych z kierowcą; naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów, w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania; w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów; w zakresie badań i przeglądów technicznych pojazdów; w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów, z wyłączeniem usług świadczonych przez osoby wymienione w poz. 48. załącznika do rozporządzenia; prawniczych, z wyłączeniem określonych usług; doradztwa podatkowego; związanych z wyżywieniem wyłącznie świadczonych przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo, oraz usług przygotowywania żywności dla odbiorców zewnętrznych (catering); fryzjerskich, kosmetycznych i kosmetologicznych; kulturalnych i rozrywkowych – wyłącznie w zakresie wstępu na przedstawienia cyrkowe związanych z rozrywką i rekreacją – wyłącznie w zakresie wstępu do wesołych miasteczek, parków rozrywki, na dyskoteki, sale taneczne; mycia, czyszczenia samochodów i podobnych usług, w tym przy użyciu urządzeń obsługiwanych przez klienta, które w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie lub banknotach, lub innej formie (bezgotówkowej).

 

Zatem jeżeli podmiot prowadzący działalność nierejestrowaną sprzedaje towary albo usługi, o których mowa powyżej, to jego obowiązkiem jest posiadanie kasy fiskalnej i ewidencjonowanie sprzedaży od początku prowadzenia działalności.

Dotyczy to również podmiotów, korzystających ze zwolnienia ze względu na obrót, u których został przekroczony limit. Dlatego ważne jest, aby na bieżąco weryfikować limit – jeżeli w ciągu roku zostanie przekroczony, to należy w ciągu 2 miesięcy liczone od końca miesiąca w którym miało miejsce przekroczenie rozpocząć ewidencję za pomocą kasy rejestrującej.

Czy należy posiadać NIP, aby rejestrować obrót na kasie

Co istotne, w celu prawidłowego prowadzenia ewidencji na kasie fiskalnej oraz wydawania paragonów podatnik musi posiadać NIP. W konsekwencji, choć osoba prowadząca działalność nierejestrowaną nie prowadzi działalności gospodarczej w myśl ustawy – Prawo przedsiębiorców, jednak ma obowiązek posługiwania się NIP. Dlatego powinna wystąpić o jego nadanie.

Potwierdzają to organy podatkowe. W interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 24 września 2018 r. (sygn. 0111-KDIB3-3.4018.5.2018.2.MS) dotyczącej podatniczki, która świadczy usługi kosmetyczne i kosmetologiczne, czytamy, że:
(…) Wnioskodawca świadcząc usługi kosmetyczne i kosmetologiczne na rzecz osób fizycznych w ramach działalności nierejestrowanej (spełniając warunki określone w ustawie – Prawo przedsiębiorców) prowadzi działalność gospodarczą w rozumieniu art. 15 ust. 2 ustawy o podatku od towarów i usług. Tym samym Wnioskodawca jest podatnikiem w rozumieniu tej ustawy. W konsekwencji w związku z tym, iż świadcząc usługi kosmetyczne i kosmetologiczne w ramach działalności nierejestrowanej Wnioskodawca będzie w rozumieniu przepisów ustawy o podatku VAT podatnikiem Wnioskodawca będzie zobowiązany wystąpić o nadanie numeru identyfikacji podatkowej – NIP.

Wniosek o nadanie numeru identyfikacji podatkowej należy złożyć na druku NIP-7 (6), zaznaczając w nim w części A.4. pkt 2: osoba podlegająca zarejestrowaniu jako podatnik podatku od towarów i usług lub będąca zarejestrowanym podatnikiem podatku od towarów i usług.

Czy przysługuje ulga z tytułu zakupu kasy rejestrującej online

Jeśli podatnik prowadzący działalność nierejestrową, zobowiązany jest do rozpoczęcia ewidencjonowania sprzedaży na rzecz osób prywatnych czy rolników ryczałtowych, to przy spełnieniu warunków określonych w przepisach dotyczących kas może ubiegać się o zwrot kwoty za zakup kasy.

Z art. 111 ust. 4 ustawy o VAT wynika, iż prawo do uzyskania ulgi na zakup kasy online w wysokości 90% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej niż 700 zł, przysługuje między innymi podatnikom rozpoczynającym prowadzenie ewidencji sprzedaży przy jej użyciu w obowiązujących terminach. Kasa musi być zakupiona nie później niż w terminie 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia prowadzenia tej ewidencji.

Dodatkowe warunki uzyskania ulgi na zakup kas zostały uregulowane w rozporządzeniu Ministra Finansów z 29 kwietnia 2019 r. w sprawie odliczania lub zwrotu kwot wydanych na zakup kas rejestrujących oraz zwrotu tych kwot przez podatnika. Z przepisów tam zawartych wynika, że aby podmiot mógł skorzystać z możliwości odliczenia kwoty wydanej na zakup kasy online lub jej zwrotu, musi spełnić następujące warunki:

a) rozpocząć prowadzenie ewidencji sprzedaży przy użyciu zakupionych kas online, których nabycie nastąpiło w okresie obowiązywania potwierdzenia wydanego przez Prezesa Głównego Urzędu Miar, o którym mowa w art. 111 ust. 6b ustawy o VAT,
b) posiadać fakturę na zakup kasy online oraz dowód zapłaty całej należności za tę kasę.

Sposób rozliczenia ulgi przez podatników zwolnionych podmiotowo lub przedmiotowo z VAT reguluje art. 111 ust. 5 ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem w przypadku podatników, którzy wykonują wyłącznie czynności zwolnione od podatku lub są podatnikami, u których sprzedaż jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9, urząd skarbowy dokonuje zwrotu ulgi na rachunek bankowy podatnika w banku mającym siedzibę na terytorium kraju lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem, w terminie do 25 dnia od dnia złożenia wniosku przez podatnika.

Tabela. Jak rozliczają ulgę podatnicy zwolnieni z VAT

Lp.	Podatnicy zwolnieni z VAT lub wykonujący wyłącznie czynności zwolnione z VAT:
1.	otrzymują zwrot kwoty ulgi na wniosek złożony do właściwego naczelnika urzędu skarbowego
2.	wniosek mogą złożyć najwcześniej w miesiącu następującym po miesiącu, w którym rozpoczną prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej online
3.	Wniosek musi zawierać: ● dane podatnika (imię i nazwisko lub nazwę podatnika, jego dane adresowe oraz numer identyfikacji podatkowej); dodatkowo informację o numerze licencji na wykonywanie transportu drogowego taksówką oraz numerze rejestracyjnym i bocznym taksówki, w której zainstalowano kasę rejestrującą; ● numer rachunku podatnika, na który urząd skarbowy ma dokonać zwrotu, oraz ● własnoręczny podpis podatnika.
4.	Do wniosku należy dołączyć: ● kopię faktury zakupu kasy, ● kopię dowodu zapłaty całej należności za kasę, ● kopię raportu miesięcznego potwierdzającego rozpoczęcie sprzedaży na danej kasie online, ● kopię świadectwa legalizacji ponownej taksometru – w przypadku podatników świadczących usługi przewozu osób taksówkami.

 

Jeżeli podmiot prowadzący działalność nierejestrowaną spełni wszystkie warunki, o których mowa w rozporządzeniu w sprawie odliczania, to może wnioskować o zwrot kwoty wydanej na zakup kasy on-line.

Warto wspomnieć również o tym, że ulgę można stracić, tj. być zobowiązanym do jej zwrotu. Otóż podatnicy są obowiązani do zwrotu ulgi, w przypadku gdy w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży:

• zakończą działalność gospodarczą lub
• nie poddadzą kas obowiązkowemu przeglądowi technicznemu (przegląd należy przeprowadzać nie rzadziej niż co 2 lata),
• trwale zaprzestaną prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu tej kasy,
• naruszą obowiązki polegające na zapewnieniu połączenia umożliwiającego przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas.

Podatnicy zwolnieni z VAT dokonują zwrotu ulgi na rachunek właściwego urzędu skarbowego w terminie do końca miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstały okoliczności uzasadniające dokonanie zwrotu.

Magdalena Miklewska, ekspert w zakresie VAT i akcyzy