8 Najczęstszych błędów przy wycenie usług księgowych

• 1. Wyliczenie kosztów w stosunku do 160 godzin w miesiącu, zamiast do godzin przypadających w okresie, w którym musi zostać wykonana usługa księgowa
• 2. Wycena kosztu obsługi na podstawie szybkości pracy właściciela biura rachunkowego.
• 3. Jednolita miesięczna zryczałtowana stawka dla klienta
• 4. Początkowo za niska cena i założenie późniejszej znacznej podwyżki usługi księgowej
• 5. Brak zapłaty za dodatkowe usługi, gdy podstawowe wynagrodzenie nie jest zbyt wysokie
• 6. Założenie, że każdy klient zapłaci
• 7. Brak bieżącej weryfikacji czasochłonności obsługi danego klienta
• 8. Założenie, że biuro musi obsługiwać każdego klienta

Biura rachunkowe dokonując wyceny usług dopuszczają się kilku poważnych błędów, które skutkują nie tylko wyżej wspominanymi negatywnymi skutkami zdrowotnymi i osobistymi księgowej, lecz także niemożliwością rozwoju biura, podnoszenia jakości usług i trudnościami w rekrutacji pracowników, ponieważ możliwe do zaoferowania przez biuro warunki pracy nie są atrakcyjne. Poniżej zasygnalizowano, te błędy, które są najistotniejsze.

1. Wyliczenie kosztów w stosunku do 160 godzin w miesiącu, zamiast do godzin przypadających w okresie, w którym musi zostać wykonana usługa księgowa

Biura rachunkowe większość swoich zadań wykonują w okresie do 20 lub 25 dnia miesiąca. W związku z tym koszt godziny pracy biura rachunkowego nie powinien być określany w taki sposób, że całkowity miesięczny koszt dzielony jest przez 160 godzin przypadających na wszystkie dni robocze w każdym miesiącu. Ustalając cenę należy pamiętać, że biuro musi wykonać swoje usługi w określonym przedziale czasowym i koszt księgowania danego klienta powinien być określony w stosunku do godzin w miesiącu przypadających na okres, w którym biuro musi wykonać usługę. Biuro w głównej mierze pobiera wynagrodzenie za działanie w określonym przedziale w miesiącu, jednak ponosi koszty działalności za cały miesiąc.

2. Wycena kosztu obsługi na podstawie szybkości pracy właściciela biura rachunkowego.

Wyceniając koszt obsługi klienta właściciel biura rachunkowego powinien dokonać tego na podstawie czasu pracy, który jest potrzebny przeciętnemu pracownikowi biura do zaksięgowania klienta. Pracownik będzie pracował często o wiele mniej wydajniej niż właściciel, stąd zajmie mu to więcej czasu. Wycena na podstawie czasu pracy właściciela może stanowić zagrożenie dla rentowności biura, ponieważ pracownicy z reguły księgują klientów wolniej, stąd koszt obsługi wzrasta.

3. Jednolita miesięczna zryczałtowana stawka dla klienta

Dla biura rachunkowego bardzo niebezpieczne jest określenia swojego wynagrodzenia jako miesięcznej stałej stawki ryczałtowej. Po pierwsze, klienci przy negocjacji umowy księgowej często zaniżają liczbę dokumentów lub zatajają inne okoliczności. Po drugie, gdy klientowi wzrasta liczba dokumentów biuro musi negocjować podwyżkę, czego klienci nie lubią. Gdy wynagrodzenie zostało określone również w zależności od liczby dokumentów, to wynagrodzenie biura rośnie z automatu wraz z liczbą dokumentów. Po trzecie, klient działa tak, aby wynagrodzenie ryczałtowe było korzystne głównie dla niego. Jeśli ma duże wzrosty liczby dokumentów to ryczałt mu się podoba, gdy natomiast odnotowuje znaczny spadek, próbuje negocjować z biurem obniżenie kwoty ryczałtu.

4. Początkowo za niska cena i założenie późniejszej znacznej podwyżki usługi księgowej

Klient, który przychodzi tylko dla niskiej ceny bardzo niechętnie akceptuje podwyżki, a jeśli już, to robi to dosyć często z powodu tego, że nigdzie nie uzyskał niższej ceny. Poza tym za niska cena ściąga specyficznych klientów, którzy nie rozumieją (lub nie chcą rozumieć), że praca księgowej to nie jest wgranie danych z faktury. Często tego typu klient jest jednak wymagający co do jakości usługi.

5. Brak zapłaty za dodatkowe usługi, gdy podstawowe wynagrodzenie nie jest zbyt wysokie

Wynagrodzenia biur rachunkowych z reguły pozostają niedoszacowane, stąd warto zastanowić się czy w przypadku dodatkowych usług np. jakiegoś wniosku kredytowego powinien być on w cenie obsługi zwłaszcza, gdy podstawowe wynagrodzenie nie jest szczególnie wysokie.

6. Założenie, że każdy klient zapłaci

Uwzględniając ceny usług księgowych warto założyć, że jakiś procent klientów nie zapłaci. Pozwoli to zapobiec sytuacji, w której będzie istniał tylko zysk na papierze.

7. Brak bieżącej weryfikacji czasochłonności obsługi danego klienta

Działalność klienta zmienia się często w czasie. Przykładowo w pierwszym etapie działalność sprzedawał i kupował tylko w Polsce. Nagle pojawiają się zakupy zagraniczne, wyciągi walutowe. Warto na bieżąco weryfikować czasochłonność obsługi klienta i dostosowywać ceny, bo może okazać się, że koszt obsługi klienta wzrasta.

8. Założenie, że biuro musi obsługiwać każdego klienta

Jeśli biuro rachunkowe świadczy usługi księgowe dla nieopłacalnego klienta, który nie chce zaakceptować podwyżki, to powinno jak najszybciej zakończyć współpracę. Jest wiele firm na rynku, które poszukują usług księgowych. Gdy jakiś klient jest nieopłacalny, to może pojawić się inny lepszy. Biuro nie musi obsługiwać każdą firmę, pewnym przedsiębiorcom należy pozwolić odejść, a nie ulegać presji i straszeniu wypowiedzeniem umowy. Gdy biuro obsługuje opłacalnych klientów, to będzie je stać na pensje pracowników, na odpoczynek właściciela i ciągłe podnoszenie jakości usług, a to będzie argumentem za tym, że nie musi być najtańsze na rynku.