Odliczenie VAT od zakupów dokonanych przed rejestracją do VAT - rozliczenie podatku naliczonego

Kwestię obniżenia podatku należnego o podatek naliczony (tzw. odliczenie VAT) regulują postanowienia art. 86 ust. 1 ustawy o VAT. Warunkiem kluczowym skorzystania z prawa do odliczenia jest wykorzystanie nabytych towarów i usług do czynności podlegających opodatkowaniu.

1. Kiedy trzeba posiadać status podatnika VAT czynnego, aby skorzystać z prawa do odliczenia VAT naliczonego?

Ustawodawca umożliwia podatnikom dokonanie odliczenia podatku naliczonego w określonych terminach. Co do zasady, według art. 86 ust. 10 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy. Odliczenie podatku naliczonego może być realizowane w przypadku spełnienia przesłanek pozytywnych, o których mowa w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, oraz niewystąpienia przesłanek negatywnych, wymienionych w art. 88 ustawy o VAT. Normy art. 88 ustawy o VAT wskazują bowiem wyjątki pozbawiające podatnika prawa do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony. Jeden z nich, wynikający z art. 88 ust. 4 ustawy o VAT, odnosi się do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni. Tacy podatnicy nie mają prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z otrzymanych faktur.

Ważne!
Za moment rejestracji jako podatnik VAT czynny przyjmuje się datę złożenia zgłoszenia rejestracyjnego VAT-R.

Formułując wymóg formalny związany z rejestracją VAT, ustawodawca wskazuje jednocześnie, że warunkiem dokonania odliczenia podatku naliczonego jest posiadanie statusu czynnego podatnika VAT. Realizując swoje uprawnienie, podatnik powinien zatem niewątpliwie posiadać ten status. Przepisy ustawy o VAT nie nakładają jednak obowiązku, aby wskazany warunek był spełniony już w chwili otrzymania faktury. Oznacza to, że brak statusu czynnego podatnika VAT w dacie wystawienia i otrzymania faktury nie wyklucza prawa dokonania na jej podstawie odliczenia podatku naliczonego.

1.1 Jaką datę rozpoczęcia działalności wskazać w VAT-R, który jest składany po dokonaniu zakupów?

Oczywiście przesłanka formalna wykluczająca prawo obniżenia podatku należnego o podatek naliczony powinna być usunięta przez podatnika. Należy odróżnić moment powstania prawa do odliczenia podatku naliczonego od momentu skorzystania z tego prawa. Przy założeniu, że dokonane zakupy będą służyły czynnościom podlegającym opodatkowaniu, podatnik nabędzie prawo do odliczenia podatku naliczonego w momencie otrzymania faktury. Chcąc skorzystać z tego prawa, powinien jednak dokonać rejestracji jako podatnik VAT czynny.

W zgłoszeniu rejestracyjnym jako okres rozliczeniowy, od którego podatnik będzie składał deklaracje VAT, należy wskazać datę faktycznego rozpoczęcia działalności gospodarczej, rozumianą jako moment poniesienia pierwszych wydatków mających związek z przyszłą realizacją czynności opodatkowanych VAT.

W praktyce działalności gospodarczej takie sytuacje nie należą do rzadkości. Podatnicy podejmujący działalność niejednokrotnie realizują bowiem zakupy towarów i usług na jej potrzeby jeszcze przed formalną rejestracją do VAT. Rejestracji, jako podatnicy VAT czynni, dokonują dopiero w momencie faktycznego podjęcia wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu. Ewentualne opóźnienie w tym zakresie nie wpłynie jednak na przysługujące prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony, wynikający z otrzymanych faktur.

Przykład
W okresie od września do listopada 2021 r. przedsiębiorca podejmujący jednoosobową działalność gospodarczą dokonywał nabyć towarów i usług związanych z remontem lokalu handlowego, w którym począwszy od kwietnia 2022 r. rozpoczął wykonywanie czynności podlegających opodatkowaniu VAT. Przed rozpoczęciem sprzedaży, 15 kwietnia 2022 r., przedsiębiorca zarejestrował się jako podatnik VAT czynny. W zgłoszeniu rejestracyjnym zadeklarował, że z tytułu VAT będzie rozliczał się miesięcznie. W składanym zgłoszeniu rejestracyjnym jako datę rozpoczęcia rozliczeń z tytułu VAT podatnik powinien wskazać wrzesień 2021 r., w którym dokonał pierwszych nabyć towarów i usług na potrzeby prowadzenia działalności gospodarczej.

Kwestia odliczenia podatku naliczonego od zakupów dokonanych przed rejestracją do podatku od towarów i usług budziła niekiedy pewne wątpliwości interpretacyjne. Pod wpływem wyroków Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej oraz orzecznictwa krajowego organy podatkowe przyznają już obecnie pełne prawo do realizacji odliczenia. Oczywiście pod warunkiem rejestracji jako podatnik VAT czynny przed skorzystaniem z tego prawa od zakupów dokonanych przed rejestracją do VAT.. Przykładem może być interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 28 lipca 2021 r. (sygn. 0112-KDIL1-1.4012.245.2021.2.AW), w której wskazywano, że:

Wnioskodawcy przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego ujętego w fakturach zaliczkowych otrzymanych przez Wnioskodawcę przed formalną rejestracją Wnioskodawcy jako podatnika VAT czynnego, bowiem od samego początku zamiarem Wnioskodawcy było wykorzystywanie lokalu w opodatkowanej VAT działalności gospodarczej polegającej na wynajmie Apartamentu Operatorowi. Ponadto Wnioskodawca wskazał, że jakkolwiek w momencie podpisywania umowy przedwstępnej i otrzymania pierwszych faktur zaliczkowych, Wnioskodawca nie był formalnie zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, to już od samego początku działał w charakterze podatnika VAT z zamiarem wykorzystania Apartamentu w ramach działalności opodatkowanej (opodatkowanego wynajmu Apartamentu na rzecz Operatora).

Podobnie argumentowano w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 7 maja 2021 r. (sygn. 0113-KDIPT1-1.4012.1.2021.1.ŻR).

Brak terminowej rejestracji do podatku od towarów i usług nie może być tym samym przesłanką skutkującą wyłączeniem prawa do odliczenia podatku naliczonego od nabyć towarów i usług, które będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Sama rejestracja to czynność typowo techniczna, niewpływająca na rzeczywisty status podatnika, stanowiący kategorię obiektywną. W razie uchybień w zakresie terminu rejestracji jako podatnik VAT czynny organy podatkowe powinny umożliwiać korygowanie takiego błędu poprzez dokonanie wstecznej rejestracji do podatku od towarów i usług. Biorąc pod uwagę ostatnie interpretacje indywidualne wydawane w tym zakresie, wydaje się, że takie jest również stanowisko organów podatkowych.

1.2. Czy można skorygować VAT-R, gdy wskazano późniejszy okres rozpoczęcia działalności?

Powstaje pytanie, co podatnik powinien zrobić, gdy pierwotnie wskaże faktyczną datę rozpoczęcia działalności. Zdaniem organów podatkowych może złożyć korektę(aktualizację) formularza VAT-R. W cytowanym już piśmie Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 28 lipca 2021 r. czytamy:

Natomiast w celu dokonania odliczenia podatku naliczonego ujętego w fakturach zaliczkowych otrzymanych przez Wnioskodawcę przed formalną rejestracją Zainteresowanego jako podatnika VAT czynnego konieczne jest uprzednie dokonanie przez Wnioskodawcę odpowiedniej korekty zgłoszenia rejestracyjnego VAT-R dla potrzeb podatku od towarów i usług wskazując okres rozliczeniowy, od którego Zainteresowany jako podatnik VAT czynny będzie mógł rozliczać podatek od towarów i usług i składać deklaracje dla potrzeb tego podatku.

2. Kiedy można odliczyć VAT od zakupów dokonanych przed rejestracją

W przypadku nabyć towarów i usług dokonywanych w okresach rozliczeniowych bezpośrednio poprzedzających moment rejestracji jako podatnik VAT czynny może się okazać, że wszystkie zakupy zostaną rozliczone w bieżącej deklaracji dla podatku od towarów i usług. Przepisy art. 86 ust. 10 i 11 ustawy o VAT umożliwiają bowiem skorzystanie z prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, ewentualnie w deklaracji podatkowej za jeden z trzech następnych miesięcy. W praktyce podatnik dokonujący nabyć towarów i usług w ciągu trzech miesięcy poprzedzających okres jego rejestracji jako podatnik VAT czynny może rozliczyć wszystkie te zakupy w deklaracji składanej za okres rozliczeniowy, w którym zarejestrował się jako podatnik VAT czynny.

Przykład
W okresie od lutego do kwietnia 2022 r. przedsiębiorca podejmujący jednoosobową działalność gospodarczą dokonywał nabyć towarów i usług związanych z wyposażeniem pomieszczeń biurowych firmy. Zawarł umowę najmu lokalu, kupił wyposażenie biura, w tym meble i sprzęt komputerowy. Począwszy od maja 2022 r. przedsiębiorca rozpoczął w tym lokalu wykonywanie czynności podlegających opodatkowaniu VAT. Przed rozpoczęciem sprzedaży, 12 maja 2022 r., zarejestrował się jako podatnik VAT czynny. Odliczenie podatku naliczonego dotyczącego wszystkich nabyć dokonanych przed formalną rejestracją będzie mógł zrealizować jednorazowo, w JPK_V7 za maj 2022 r., gdyż od zakupów dokonanych w lutym na odliczenie ma jeszcze trzy kolejne miesiące.

3. Jakimi dokumentami musi dysponować podatnik, aby odliczyć VAT?

Podstawą odliczenia VAT jest faktura wystawiona na firmę kupującego, zawierająca jej NIP. W przypadku zakupów dokonywanych przed rejestracją problemem może być NIP nabywcy. Kupujący nie zawsze nim dysponuje. Numer NIP nie może być zastąpiony numerem PESEL czy REGON. Należy pamiętać, że nie zawsze uzupełnimy NIP na fakturze. Gdy sprzedawca zaewidencjonuje obrót na kasie, a paragon nie zawiera numeru NIP kupującego, to takie zakupy traktujemy jak prywatne. Nie można później wystawić faktury na firmę, zawierającej NIP kupującego. Jak czytamy w objaśnieniach podatkowych MF z 16 października 2020 r.:

Od 1 stycznia 2020 r., jeżeli sprzedaż została zarejestrowana na kasie rejestrującej i potwierdzona paragonem fiskalnym, fakturę z numerem NIP wystawia się wyłącznie, jeżeli paragon ten zawiera NIP nabywcy. Oznacza to, że już w momencie sprzedaży klient musi zdecydować, czy kupuje jako podatnik, czy jako konsument. Obowiązek zgłoszenia zamiaru otrzymania faktury przed finalizacją zakupów dotyczy wyłącznie sprzedaży na rzecz podatników.

Dlatego gdy nie dysponujemy jeszcze numerem NIP, a wiemy, że zakupy będą przeznaczone do działalności, to należy ustalić ze sprzedawcą, aby wystawił nam tylko fakturę i nie ewidencjonował tej sprzedaży na kasie. Ujmowanie na kasach rejestrujących sprzedaży na rzecz podatników jest dopuszczalne przepisami ustawy o VAT, ale to od sprzedawcy zależy, czy ujmie taką sprzedaż, czy nie.

Z takich faktur (niewystawionych do paragonu) nabywca może odliczyć VAT, mimo że nie zawierają jego numeru NIP. W piśmie Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 2 marca 2022 r. (sygn. 0112-KDIL3.4012.483.2021.2.AK) czytamy:

Biorąc powyższe pod uwagę należy stwierdzić, że w sytuacji gdy Wnioskodawca spełnił warunki formalne, tj. dokonał 3 listopada 2021 r. zgłoszenia rejestracyjnego VAT-R wskazując wrzesień 2021 r. jako okres, za który została złożona pierwsza deklaracja dla celów podatku VAT rezygnując z prawa do zwolnienia od 1 września 2021 r., i został zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, może skorzystać z odliczenia podatku naliczonego zawartego w wystawionych ww. fakturach, mimo, że faktury te nie zawierały NIP Wnioskodawcy, ponieważ brak NIP-u przy jednoczesnym prawidłowym wskazaniu pozostałych danych podmiotu będącego nabywcą jest wadą techniczną, niewyłączającą możliwości zweryfikowania dokonania zdarzenia gospodarczego i prawidłowego określenia nabywcy towaru, a jednocześnie pozostającą bez znaczenia dla wysokości zobowiązania podatkowego. Ponadto - jak wskazał Wnioskodawca - nieruchomości będą wykorzystywane przez Wnioskodawcę do wykonywania czynności opodatkowanych.

Stanowisko to Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził również w piśmie z 28 kwietnia 2021 r. (sygn. 0112-KDIL1-2.4012.111.2021.1.DS).

Gdy nabywca otrzyma NIP, może wystawić notę korygującą. Notę należy wysłać sprzedawcy w celu jej potwierdzenia. O sposobie i formie tej akceptacji decydują strony transakcji. Warto zarówno w samej nocie, jak i w wiadomości do kontrahenta zawrzeć informację, że w przypadku braku odpowiedzi we wskazanym terminie od otrzymania noty korygującej brak sprzeciwu w zakresie korygowanych danych uważa się za akceptację noty korygującej (milcząca akceptacja).

Nabywca może również wystąpić do sprzedawcy o wystawienie faktury korygującej.

Podstawa prawna:

• art. 86 ust. 1, 10 i 11, art. 88 ust. 4 oraz art. 96 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 931; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1137.

POWOŁANE INTERPRETACJE ORGANÓW PODATKOWYCH:

• interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 7 maja 2021 r. (sygn. 0113-KDIPT1-1.4012.1.2021.1.ŻR)

• interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 28 lipca 2021 r. (sygn. 0112-KDIL1-1.4012.245.2021.2.AW)

• interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 2 marca 2022 r. (sygn. 0112-KDIL3.4012.483.2021.2.AK)

• interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 28 kwietnia 2021 r. (sygn. 0112-KDIL1-2.4012.111.2021.1.DS)

Ewa Kowalska, Ekspert w zakresie VAT