Ewidencja przebiegu pojazdu dla potrzeb VAT - zasady wypełniania

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Rzeszowie orzekał niedawno w sprawie prawidłowości dokonywania wpisów do ewidencji przebiegu pojazdu w kontekście wymogów stawianych przez art. 86a ustawy o VAT (wyrok z 3 lutego 2015 r. - sygnatura akt: I SA/Rz 1073/14).

Wykorzystanie samochodów wyłącznie na cele działalności gospodarczej

Stan faktyczny dotyczył spółki, która w ramach prowadzonej działalności gospodarczej zamierzała wykorzystywać samochody wyłącznie na cele z nią związane. Zdaniem skarżącej spółki, samochody te miały w ciągu jednego dnia pokonywać bardzo krótkie odległości celem przejazdu np. do sklepu, nabycia materiałów biurowych czy odebrania przesyłek z poczty. Jak wynikało z zapytania skierowanego do organu, każdy z samochodów docelowo miał realizować nawet kilkadziesiąt przejazdów pomiędzy siedzibą spółki w K. a danym punktem, po to by każdego dnia wrócić do siedziby spółki w K.

100 pytań o samochód w firmie + CD

Wobec powyższego spółka zadała pytanie, czy w kontekście art. 86a ust. 7 pkt 4 ustawy o VAT ewidencja przebiegu pojazdów będzie uznana za prawidłowo prowadzoną, jeśli we wskazanej ewidencji zostanie dokonany jeden wpis obejmujący trasę oznaczoną np. K. – K.

Zdaniem spółki, za jednokrotne wykorzystanie pojazdu można bowiem uznać wyjazd w kilka różnych miejsc w obrębie jednego dnia, do momentu w którym pojazd ten przestanie być używany przez osobę nim kierującą. Tym samym uzasadnionym byłoby zawarcie w ewidencji jednego wpisu obejmującego opis trasy oznaczonej miejscowością wyjazdu i powrotu. Organ podatkowy, to jest Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w indywidualnej interpretacji podatkowej z dnia 1 sierpnia 2014 r., sygnatura IBPP2/443-433/14JJ,   uznał stanowisko spółki za nieprawidłowe podnosząc, że w ewidencji przebiegu pojazdów należy dla każdej trasy dokonać odrębnych wpisów. Argumentując swe stanowisko zauważył, że nie można uznać kilku różnych wyjazdów, w kilka odmiennych miejsc, w obrębie jednego dnia aż do zaprzestania użytkowania pojazdu, za jednorazowe wykorzystanie tego pojazdu.  Zapis dotyczący opisu trasy i celu wyjazdu powinien być na tyle szczegółowy, by zapewnić rzetelność prowadzonej ewidencji, zatem konieczne jest dokonanie osobnego wpisu każdej trasy pojazdu przez oznaczenie celu wyjazdu oraz opisy trasy, przykładowo poprzez wskazanie adresu urzędu, sklepu czy poczty, przy jednoczesnym uwzględnieniu elementów określonych art. 86a ust. 7 ustawy o VAT.

Spółka nie zgodziła się jednak z oceną organu, wedle którego jej stanowisko było nieprawidłowe i podnosiła w skardze do WSA, że organ pominął okoliczność, iż samochód pokonując w ciągu dnia jedną trasę obejmującą szereg punktów pośrednich, nie wraca podczas takiej trasy do siedziby spółki. Przemieszcza się zatem na trasie, która rozpoczyna się w siedzibie spółki pokonując wiele punktów pośrednich, po czym kończy ostatecznie w tej samej siedzibie, stąd słuszne jest stanowisko, aby w rubryce „opis trasy” wskazywać np. K. - K. Weryfikacji takiego wpisu służyć miałyby także pozostałe dane dotyczące celu trasy, liczby przejechanych kilometrów i podpis kierowcy. Zdaniem spółki, w takiej sytuacji spełniony zostanie wymóg sporządzenia zapisu, który nie będzie wzbudzał wątpliwości, a ewidencja będzie mogła zostać uznana za rzetelnie prowadzoną. Spółka prezentowała również stanowisko, wedle którego zapis w ewidencji „każdego wykorzystania pojazdu”  postrzegany powinien być w ten sposób, że prawidłowym jest wskazanie jednej trasy, niezależnie od zatrzymywania się w punktach pośrednich podczas jej realizowania. Przemawiać za tym miałoby potocznie rozumiane terminu „trasa”, która co do zasady oznacza drogę, jaką się przebywa - a więc gdy pojazd opuszcza spółkę i wraca do niej pokonując szereg punktów pośrednich, mamy do czynienia z jednym wykorzystaniem pojazdu, a pojazd pokonuje jedną trasę, a nie kilka tras. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Rzeszowie nie przychylił się do stanowiska skarżącej.

Trzeba podawać konkretne adresy miejsc

Sąd uznał jednak za prawidłowe zapatrywania tak Ministra Finansów, jak i spółki na konieczność dokonywania zapisów ewidencji w sposób nie budzący wątpliwości czy spełniony jest warunek wykorzystania pojazdów samochodowych wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika i to tak, by wykluczone było ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą. Mimo to, zdaniem Sądu, zapis w rubryce opisu trasy „K.-K.” jest jednak zbyt enigmatyczny, aby spełniał on oczekiwania ustawodawcy co do klarowności i rzetelności ewidencji przebiegu pojazdu, a więc jest sprzeczny z jej przeznaczeniem i funkcją. Skład orzekający uznał bowiem, że przy takim zapisie, przy jakim obstawała  spółka, nawet przy uwzględnieniu pozostałych rubryk ewidencji, tj. celu wyjazdu, chociażby łącznego, daty wyjazdu, a nawet liczby przejechanych kilometrów, nie sposób ustalić czy rzeczywiście realizowany był wyłącznie cel, z którym ustawa o VAT wiąże prawo do pełnego odliczenia podatku VAT.

Tym samym, Sąd podtrzymał stanowisko organu, wedle którego prawidłowy opis trasy powinien zawierać adresy miejsc, do których udawał się pojazd spółki (np. urząd czy sklep). Gdyby bowiem uznać za prawidłowe stanowisko spółki, podatnik określając tylko miejsce wyjazdu i przyjazdu poprzez wskazanie trasy np. K.-K. oraz łączny cel, bez ścisłego określenia miejsca gdzie on był realizowany, mógłby wpisać dowolną ilość przejechanych kilometrów, maskując przy tym wykorzystanie pojazdu do celów prywatnych, co byłoby podczas późniejszej kontroli podatkowej niemożliwe do zweryfikowania. Dodatkowo sytuacja komplikowałaby się, gdyby jeden z celów pośrednich trasy znajdował się poza punktem początkowym i końcowym trasy.

500 pytań o VAT - odpowiedzi z interpretacjami MF

Zdaniem Sądu, w przedstawionej do rozpoznania sprawie, drugorzędne znaczenie miała kwestia definicji „trasy” i „każdego wykorzystania”. Pojęcia te, użyte w przepisie art. 86a ust. 7 pkt 4 ustawy o VAT, a odnoszące  się do prowadzenia ewidencji pojazdu, również były interpretowane przez organ podatkowy i skarżącą spółkę, jednak odmienne rozumienie tych pojęć nie miało wpływu na trafność interpretacji. Mimo to, Sąd wyraził zapatrywanie, że w pojęciu trasy mieści się również taka sytuacja faktyczna, gdzie pojazd wyruszając z siedziby spółki odwiedza szereg punktów pośrednich dojeżdżając do miejsca docelowego, którym może być siedziba spółki.

Zdaniem Sądu, nic nie sprzeciwia się takiemu rozumieniu pojęcia słowa „trasa” na gruncie komentowanych przepisów ustawy o VAT, a co za tym idzie, możliwe jest dokonanie jednego wpisu w ewidencji przebiegu pojazdu dla całej trasy z punktami pośrednimi. Niemniej jednak, w rubryce dotyczącej przebiegu opisu trasy (skąd -  dokąd) powinien się znaleźć dokładny jej opis, tzn. ze wskazaniem punktów pośrednich, np. poczty, a w rubryce „cel wyjazdu” powinien być wskazany każdy powiązany z tymi punktami pośrednimi cel wyjazdu. W takim rozumieniu pojęcia „trasa”, będzie ona odpowiadała sformułowaniu „wykorzystania pojazdu” rodzącego obowiązek dokonania jednego wpisu zawierającego wszystkie dane, o których mowa w ustawie. W sytuacji gdy samochód podatnika od wyjazdu z siedziby spółki do momentu powrotu do tejże odwiedza np. kilkunastu odbiorców, możliwe jest dokonanie jednego wpisu w ewidencji przebiegu pojazdu. Taki sposób postępowania stanowi minimalne obciążenie podatnika, a z drugiej strony jest wystarczający do osiągnięcia celów, dla których prawodawca ustanowił obowiązek prowadzenia ewidencji.

Biuletyn VAT

Z zaprezentowanego przez Sąd stanowiska wynikałoby więc, że podzielił on stanowisko skarżącej, co do rozumienia pojęcia trasy w kontekście dokumentowania przebiegu pojazdu wykorzystywanego wyłącznie na potrzeby działalności gospodarczej podatnika. Podobny pogląd w tym zakresie zaprezentował również Minister Finansów w broszurze dotyczącej nowych zasad obliczania podatku VAT od wydatków związanych z pojazdami samochodowymi, która została oficjalnie opublikowana na stronie internetowej Ministerstwa Finansów. Jak wskazał Sąd, nie można wskazanej publikacji traktować jako źródła prawa, niemniej jednak stanowi to pogląd prawny istniejący w przestrzeni publicznej, który może służyć za argument przedstawiany w ramach deklarowanej oceny problemu. Istotnym jest jednak wskazanie na okoliczność, że w przedmiotowej broszurze stan faktyczny różnił się od tego przedstawionego przez spółkę, chociażby w zakresie tego, że punkty pośrednie trasy znajdowały się w różnych miastach, stąd kwestia opisu trasy sprowadzała się raczej do nazwy miast odwiedzanych w ramach realizacji podobnego celu. W taki wypadku, przy uwzględnieniu pozostałych rubryk ewidencji, możliwe było ustalenie i zweryfikowanie sposobu wykorzystania relewantnego z punktu widzenia zasad zwolnienia z podatku VAT wydatków związanych z pojazdami samochodowymi.

Zasady używania samochodów i ewidencja przebiegu mają inne cele

Sąd nie przyznał spółce racji w zakresie uznawania przez nią, że weryfikacji sposobu wykorzystania pojazdu służyć mają łącznie zasady używania pojazdów samochodowych przez podatnika oraz ewidencja przebiegu pojazdu. Są to jego zdaniem dwa odrębne dokumenty mające służyć różnym celom.

---

Pierwszy z nich, wymieniony w treści art. 86a ust 4 pkt 1 ustawy o VAT, stanowi swojego rodzaju deklaracje, których prawdziwość in concreto weryfikowana jest właśnie na podstawie zapisów w ewidencji przebiegu pojazdu. Drugi z dokumentów powinien być  na tyle klarowny, jasny i czytelny, aby nie budził żadnych wątpliwości, co leży w interesie podatnika, gdyż podważanie rzetelności dokonanych tam zapisów prowadzi do zakwestionowania kwalifikacji użytkowania danego pojazdu, co z kolei implikuje utratę prawa do pełnego odliczenia podatku VAT na zasadach preferencyjnych w stosunku do art. 86 a ust 1 ustawy o VAT i to od momentu używania danego pojazdu.

Podyskutuj o tym na naszym FORUM

W przedmiotowym orzeczeniu Sąd położył jednak nacisk na okoliczność, iż jego zdaniem nie jest możliwe określenie w sposób kazuistyczny jak każdorazowo powinien być prawidłowo wprowadzony zapis do ewidencji w przedmiocie wykorzystania pojazdu. Istotnym jest jednak, by w każdym konkretnym przypadku wpis był na tyle czytelny, aby pozwalał zweryfikować czy takie użycie pojazdu było bezpośrednio powiązane z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika, a jednocześnie wykluczało wykorzystanie samochodu dla celów prywatnych. Od uwarunkowań konkretnej sytuacji  będzie wiec często zależało czy wyjazd samochodu należącego do spółki, zarejestrowanego wyłącznie na potrzeby prowadzonej przez niej działalności gospodarczej, będzie ewidencjonowany pod jednym wpisem czy w rozbiciu na kilka wpisów, co może być prawidłowe i w jednym, i w drugim przypadku, byleby dokonane zapisy w ewidencji wykluczały użycie pojazdu do celów nie związanych z działalnością gospodarczą. 

Jarosław Włoch

Radca prawny, Departament Doradztwa Podatkowego Małopolskiego Instytutu Studiów Podatkowych w Krakowie

Artykuł ma charakter jedynie informacyjny i stanowi publikację zainspirowaną treścią artykułów prasowych, interpretacji organów podatkowych i orzeczeń sądów administracyjnych. Nie stanowi porady ani opinii podatkowej czy prawnej w rozumieniu art. 2 ust. 1 i art. 31 ustawy o doradztwie podatkowym (Dz. U. z 1996 r. Nr 102, poz. 475, ze zm.) i jest odzwierciedleniem poglądów wyrażanych przez autorów publikacji. Małopolski Instytut Studiów Podatkowych Sp. z o.o. nie bierze odpowiedzialności za ewentualne skutki podejmowanych decyzji na ich podstawie.