Wykaz podatników VAT - sankcje od 2020 roku

DGP: Czy zostanie przesunięty termin wejścia w życie przepisów o podatkowych sankcjach za zapłatę na rachunek niewidniejący na białej liście VAT?

Zbigniew Makowski: Nie widzimy takiej potrzeby. Przepisy o wykazie weszły w życie 1 września br., a podatkowe obowiązki dotyczące płatności na rachunki widoczne w wykazie będą od 1 stycznia 2020 r. Daliśmy przedsiębiorcom cztery miesiące na to, by mogli zweryfikować, czy ich rachunki i rachunki ich kontrahentów są w wykazie podatników VAT, a jeśli ich tam nie ma, to żeby je zgłosili.

Czy naprawdę trzeba obwarować to aż tak surowymi sankcjami jak zakaz zaliczania wydatku do kosztów uzyskania przychodu?

Do tej pory, gdy nie było to sankcjonowane, niektórzy przedsiębiorcy zgłaszali do urzędu skarbowego jeden rachunek zamiast np. trzech, którymi się posługiwali, albo zgłaszali rachunek, który był już dawno nieaktualny. Dzięki wprowadzonym zmianom Krajowa Administracja Skarbowa będzie miała pełny ogląd rachunków wykorzystywanych przez podatników w działalności gospodarczej. Jest to dla nas niezmiernie istotne, żeby podatnicy nie uciekali z pieniędzmi przed skarbówką, żeby nie wchodzili w szarą strefę i żebyśmy jako administracja skarbowa mogli monitorować i analizować to, co się faktycznie dzieje w płatnościach. Chcę podkreślić, że wykaz podatników, czyli tzw. biała lista, jest jednym z elementów uszczelniania systemu VAT. Nie istnieje w oderwaniu od innych narzędzi uszczelniających, takich jak np. split payment, System Teleinformatyczny Izby Rozliczeniowej (czyli STIR).

Problem mają jednak w tej chwili podatnicy, którzy samodzielnie prowadzą działalność gospodarczą i dotychczas posługiwali się jednym rachunkiem oszczędnościowo-rozliczeniowym (ROR) – zarówno dla celów osobistych, jak i firmowych. Chcieliby nadal przyjmować na to konto zapłatę za świadczone usługi i rozliczać się za jego pomocą z urzędem skarbowym, ale kontrahenci wymagają od nich założenia rachunku firmowego. A przecież żadna ustawa, w tym prawo przedsiębiorców, nie nakłada na indywidualnych przedsiębiorców obowiązku posiadania rachunku firmowego.

To prawda, ale tam, gdzie jest mowa o specyficznych obowiązkach związanych z wykazem podatników VAT, czy też z obowiązkową podzieloną płatnością, wymagana jest zapłata na rachunek rozliczeniowy widniejący w wykazie. Przy czym mówimy o dużej skali działalności gospodarczej, bo wprowadziliśmy próg 15 tys. zł. Transakcje na kwoty powyżej 15 tys. zł u najmniejszych podatników, prowadzących jednoosobowo działalność gospodarczą, nie są dokonywane masowo, zatem i obciążenie pracą dla takich podatników w takich sytuacjach nie będzie nadmierne.

Polecamy: Jak przygotować się do zmian w 2020 r.

Polecamy: Biała lista podatników

Czego dotyczy limit

Czego dotyczy limit 15 tys. zł? Płatności? Transakcji? Przelewu?

W przepisach o podatkach dochodowych (art. 22p ust. 1 i ust. 2 ustawy o PIT oraz art. 15d ust. 1 i 2 ustawy o CIT) jest wyraźne odwołanie do ustawy – Prawo przedsiębiorców. Jest mowa o płatności dotyczącej transakcji określonej w art. 19 tej ustawy, czyli takiej, której jednorazowa wartość przekracza 15 tys. zł.

Prawo przedsiębiorców mówi o jednorazowej wartości transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności. Załóżmy zatem, że samodzielny przedsiębiorca zawarł z jedną firmą umowę na czas nieokreślony na stałe świadczenie usług i od tej firmy dostaje w miesiącu trzy płatności. Co w takiej sytuacji jest transakcją? Pojedyncza płatność czy wartość wszystkich przelewów łącznie?

Nie chciałbym odpowiadać na pytania dotyczące konkretnych stanów faktycznych, od tego jest Krajowa Informacja Skarbowa. Odpowiedź na pytanie, czy mamy do czynienia z jednorodną transakcją, zależy od okoliczności danej sprawy, nie da się tego zdefiniować w kilku słowach.

Proszę jednak wczuć się w sytuację podatników, którzy muszą te przepisy stosować. Skoro nie może pan odnieść się do konkretnego stanu faktycznego, to proszę wskazać, co decyduje o tym, że mamy do czynienia z jednorazową wartością transakcji.

Decyduje charakter transakcji. Celowo odwołaliśmy się do pojęcia z ustawy – Prawo przedsiębiorców, ponieważ założyliśmy, że podatnikom jest już ono znane. W podatkach dochodowych już od trzech lat są sankcje za zapłatę gotówką powyżej 15 tys. zł. Na tym tle powstało bogate orzecznictwo, w tym liczne interpretacje indywidualne, wyjaśniające, co rozumieć przez jednorazową wartość transakcji dla celów obrotu bezgotówkowego. Dokładnie tą samą wykładnią należy się kierować przy ustalaniu obowiązku zapłaty na rachunek ujawniony w wykazie podatników VAT. Nie jest to więc nowość dla podatników.

Rozumiem, że nie chce pan odnieść się do konkretnych stanów faktycznych.

Nie, bo od analizowania konkretnych stanów fatycznych jest Krajowa Informacja Skarbowa. Podatnik może się tam zawsze zwrócić, gdy ma wątpliwości podatkowe.

Co ma zatem zrobić mały przedsiębiorca, któremu grozi, że od stycznia 2020 r. jego kontrahent zaprzestanie płacenia mu należności tylko z tego powodu, że na białej liście nie ma rachunku tego przedsiębiorcy?

Powinien zgłosić swój rachunek rozliczeniowy lub rachunek w SKOK otwarty w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą do urzędu skarbowego. Jeżeli nie ma takiego rachunku, może go założyć.

Chodzi o firmowy?

Tak.

Polecamy: Instrukcje VAT

NOWOŚĆ na Infor.pl: Prenumerata elektroniczna Dziennika Gazety Prawnej KUP TERAZ!

Zwolnieni z VAT

Rozumiem więc, że przedsiębiorca, który posługuje się tylko rachunkiem oszczędnościowo-rozliczeniowym, a przyjmuje płatności dotyczące transakcji o wartości powyżej 15 tys. zł, musi czym prędzej założyć rachunek firmowy?

Powinien liczyć się z tym, że ten obowiązek prędzej czy później go dosięgnie. Od razu doprecyzuję, że chodzi o zapłatę kwoty powyżej 15 tys. zł wynikającej z faktury wystawionej przez podatnika VAT czynnego. Nie dotyczy to więc zapłaty za usługi podatnika zwolnionego z VAT ze względu na jego obroty poniżej 200 tys. zł. Jeżeli taki podatnik, zwolniony z VAT, wystawia faktury (co w praktyce nie zawsze ma miejsce), to zapłata nie musi trafiać na rachunek rozliczeniowy ujawniony w wykazie.

A co w sytuacji, gdy podatnik świadczy usługi zwolnione przedmiotowo z VAT, głównie na podstawie art. 43 ustawy o VAT?

To zależy, czy jest on zarejestrowany jako podatnik VAT czynny. Jeżeli jest, to nawet gdy wystawia faktury ze zwolnieniem (ponieważ świadczy usługi zwolnione z VAT), obejmują go regulacje o wykazie.

Załóżmy taką sytuację: przedsiębiorca ma najem zwolniony z VAT, ponieważ wynajmuje mieszkania na cele mieszkaniowe. Z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej wystawia więc faktury z VAT, a z tytułu najmu – ze zwolnieniem z VAT. Które płatności powinny trafiać na jego rachunek rozliczeniowy?

Wszystkie dotyczące transakcji o wartości powyżej 15 tys. zł.

Czyli również zapłata za najem prywatny?

Tak, jeżeli wartość transakcji jest powyżej 15 tys. zł. Wprawdzie potocznie nazywamy to najmem prywatnym, ale mówimy przecież o podatniku VAT czynnym – bo tylko takiego podatnika dotyczą regulacje o zapłacie na rachunek z wykazu. Nie jest tak, że ta sama osoba występuje w jednych transakcjach jako podatnik VAT czynny, a w drugich jako podatnik VAT zwolniony. Jeżeli ktoś jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, to dotyczą go regulacje o wykazie, nawet jeżeli świadczy usługi zwolnione z VAT.

Czy przedsiębiorca ma obowiązek zgłosić do wykazu konto osobiste, jeżeli nie przyjmuje na nie należności z tytułu działalności gospodarczej, tylko z działalności wykonywanej osobiście?

Jeżeli na gruncie ustawy o VAT przedsiębiorca jest podatnikiem VAT czynnym, to wystawiając faktury z tytułu transakcji o wartości powyżej 15 tys. zł, powinien przyjmować płatności na rachunek rozliczeniowy.

Weźmy zatem przykład kontraktu menedżerskiego. Dla celów PIT nie jest on traktowany jako działalność gospodarcza…

Należałoby spytać, w jakiej relacji ze swoim usługobiorcą występuje menedżer dla celów VAT. Kontrakt menedżerski nie zawsze spełnia warunki działalności gospodarczej w rozumieniu art. 15 ustawy o VAT. Przykładem może być brak niezależności menedżera i kwestia jego odpowiedzialności wobec osób trzecich. Jeżeli natomiast menedżer prowadzi działalność gospodarczą w rozumieniu ustawy o VAT, jest podatnikiem VAT czynnym, wystawia faktury, to oczywiście zapłata za jego usługi powinna trafiać na rachunek z wykazu. O ile oczywiście dotyczy ona transakcji o wartości powyżej 15 tys. zł.

Muszę wrócić do jednego z poprzednich pytań. Czy w sytuacji, gdy menedżer ma zawarte z firmą dwie umowy i w ramach jednej prowadzi działalność gospodarczą, a na podstawie drugiej wykonuje kontrakt menedżerski, to mówimy o jednorodnej transakcji i należy wziąć pod uwagę oba wynagrodzenia łącznie?

Odpowiem w ten sposób: to może być jednorodna transakcja. Czy faktycznie jest? Należałoby przeanalizować dany stan faktyczny.

Przymus posiadania konta

Niektórzy podatnicy nie chcą zakładać drugiego konta, tylko wolą przekształcić swój dotychczasowy ROR w rachunek rozliczeniowy. Ale jest obawa, czy administracja skarbowa tego nie wykorzysta i nie będzie twierdzić, że wpływy osobiste były jednak firmowe. Czy urzędnicy nie będą w ten sposób udowadniać, że np. najem prywatny był prowadzony w ramach działalności gospodarczej?

To nieporozumienie. Nie jest tak, że każda kwota na koncie indywidualnego przedsiębiorcy jest wydatkiem lub przychodem z działalności gospodarczej. O tym decydują przepisy ustawowe, a one nie definiują źródła przychodów pod kątem tego, na jaki rachunek wpływa należność.

Znam też osoby, które wolą jednak, dla czystego podziału źródeł przychodów, mieć dwa rachunki: firmowy i osobisty.

To bardzo dobra praktyka, żeby oddzielić sferę prywatną od firmowej. Proszę pamiętać, że siłą rzeczy sfera firmowa staje się coraz bardziej przejrzysta dla administracji skarbowej.

Banki powinny być zadowolone z przepisów o wykazie…

Nie robiliśmy tych regulacji po to, żeby zadowalać banki, tylko żeby dopełnić uszczelnianie systemu podatkowego, żebyśmy mogli w pełni wykorzystać system STIR i żeby płatności między podatnikami były lepiej monitorowane.

Czy nie należało więc, przy okazji uchwalania przepisów o białej liście, przywrócić obowiązku posiadania rachunku firmowego przez przedsiębiorców? Sytuacja byłaby jasna.

Pod uwagę brano to, że niektórzy przedsiębiorcy prowadzą działalność gospodarczą w naprawdę niewielkiej skali i nie ma sensu przymuszać ich do zakładania rachunków rozliczeniowych. Zdecydowanie wystarczy im rachunek osobisty. Podkreślę raz jeszcze, że podatnik VAT zwolniony, np. z uwagi na poziom sprzedaży, nie musi otrzymywać płatności na rachunek z wykazu, tacy podatnicy mogą dalej posługiwać się rachunkami ROR.

A co by się stało, gdyby przedsiębiorca we wniosku o wpis w CEIDG w rubryce 26 wybrał okienko „firmowy” i wpisał numer ROR?

Tego, czy rachunek jest rozliczeniowy, czy rozliczeniowo-oszczędnościowy, nie sprawdzamy przez porównanie z wpisem do CEIDG. Sprawdzamy to w inny sposób – porównujemy z naszą bazą rachunków, którą mamy z systemu STIR. W systemie tym są tylko rachunki rozliczeniowe. Jeżeli więc przedsiębiorca zgłosi do CEIDG jako rachunek firmowy swoje konto osobiste, to nie będzie ono raportowane do systemu STIR, a w związku z tym nie ukaże się też w wykazie.

Dlaczego rachunki oszczędnościowo-rozliczeniowe nie mogą być również na białej liście?

Nie mogą ze względu na wymóg porównywalności z systemem STIR. W STIR mogą być tylko rachunki rozliczeniowe. W przeciwnym razie administracja skarbowa miałaby wgląd do sfery prywatnej podatników, a do niej wglądu mieć nie może.

Podobno zdarzają się przypadki, w których przedsiębiorca zgłosił za pomocą CEIDG numer rachunku rozliczeniowego, ale tego numeru nadal nie ma na białej liście.

Faktycznie, zdarzają się takie przypadki. Przyczyną są kwestie techniczne, związane z tym, jak taki rachunek został zgłoszony przez bank do STIR i czy bank faktycznie go zaraportował. Został uruchomiony dla podatników specjalny kanał komunikacji z KAS, żeby takie sytuacje wyjaśniać (link: https://www.gov.pl/web/kas/wykaz-podatnikow-vat).

Podobno banki odmawiają założenia rachunku firmowego, gdy podatnik nie jest wpisany do CEIDG (lub Krajowego Rejestru Sądowego)? Co w takim razie z osobami, które nie zgłosiły się do CEIDG, bo np. żyją z najmu prywatnego? W rozumieniu przepisów o PIT i ryczałcie ewidencjonowanym taki najem jest odrębnym źródłem przychodów, niezwiązanym z działalnością gospodarczą. Stąd brak rejestracji w CEIDG. Ale w rozumieniu przepisów o VAT jest to działalność gospodarcza.

W prawie bankowym nie ma zastrzeżenia, że banki nie mogą założyć rachunku rozliczeniowego osobom, które nie są wpisane do CEIDG. Są to być może specyficzne wymagania banków, ale wymagałoby analizy, czy są one zgodne z przepisami.

Czy ministerstwo rozmawiało już w tej sprawie z bankami?

Jesteśmy w stałym i bardzo dobrym kontakcie ze Związkiem Banków Polskich.

I co z tych rozmów wynika?

Skoro jest taka potrzeba zakładania rachunków rozliczeniowych, to jestem przekonany, że banki nie będą robić problemów swoim klientom. Banków na rynku jest zresztą wiele, podatnicy mają szeroki wybór, z usług którego banku chcą korzystać.

Zgłaszanie naczelnikowi US

Podczas webinarium zorganizowanego przez Ministerstwo Finansów powiedział pan, że kto raz zawiadomi naczelnika urzędu skarbowego o płatności na rachunek niewidniejący na białej liście, ten nie będzie musiał składać ponownych zawiadomień. Czy to oznacza, że resort automatycznie „wciągnie” taki rachunek na białą listę?

Nie, rachunek musi zostać zgłoszony przez jego właściciela. Obowiązek ten ciąży i zawsze ciążył na właścicielu, tyle że do tej pory nie zawsze chętnie był wykonywany. Natomiast w razie zawiadomienia o przelewie administracja skarbowa będzie mogła wezwać właściciela rachunku do wyjaśnienia sytuacji.

Rozumiem więc, że nawet gdy naczelnik urzędu dowie się o zapłacie na konto spoza białej listy, nie zwolni to innych nabywców z obowiązku zawiadomienia o płatności na ten sam rachunek?

Oczywiście, że nie, zwłaszcza że pozostali kupujący raczej nie będą wiedzieć o tym, że ktoś już złożył takie zawiadomienie. W efekcie może to skłonić sprzedawcę do założenia jednak rachunku rozliczeniowego.

Jak wygląda sytuacja z zapłatą na rachunek podmiotu będącego przedsiębiorcą w rozumieniu zagranicznych przepisów? Mam na myśli nie tylko białą listę, lecz także wymóg obrotu bezgotówkowego oraz obowiązkowy split payment.

Możliwe są dwie sytuacje. Możemy mieć przedsiębiorcę w rozumieniu zagranicznych przepisów, który wykonuje w Polsce transakcje podlegające opodatkowaniu i jest tu zarejestrowany jako podatnik VAT czynny. Wówczas traktujemy go tak, jak polskiego podatnika, i to zarówno dla celów podzielonej płatności, jak i przepisów o wykazie.
Ale możemy mieć też zagranicznego przedsiębiorcę, który nie dokonuje w Polsce żadnych czynności podlegających opodatkowaniu i nie jest tu zarejestrowany dla celów VAT, ponieważ obowiązek podatkowy spoczywa na polskim nabywcy (np. z tytułu importu usług lub wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów). W takiej sytuacji nie mają zastosowania ani przepisy o białej liście, ani o obowiązkowym split paymencie.

A co z obrotem bezgotówkowym?

Odpowiedź na to pytanie leży w gestii Ministerstwa Rozwoju. ©℗

Rozmawiała: Katarzyna Jędrzejewska

Katarzyna Jędrzejewska