Biała lista podatników VAT - masowa weryfikacja kontrahentów
REKLAMA
REKLAMA
W dniu 1 września 2019 r. Ministerstwo Finansów udostępniło dostęp do tzw. Białej Listy podatników VAT. W celu dochowania należytej staranności, podatnicy powinni zweryfikować, czy dokonują wpłat na konto kontrahenta, które zostało ujawnione organom podatkowym. Scenariusze dostosowania się do zmian w przepisach są różne – przede wszystkim przedsiębiorcy chcieliby dostosować się do nich, ale także uniknąć dodatkowej pracy administracyjnej – najchętniej poprzez automatyzację.
REKLAMA
Dla kogo automatyzacja weryfikacji kontrahentów?
Obok wyszukiwarki internetowej Białej Listy, Ministerstwo Finansów udostępniło także 1 września 2019 r. usługę internetowej (API) Białej Listy. W odróżnieniu od wyszukiwarki, usługa internetowa umożliwia masową weryfikację numerów NIP oraz numerów rachunków kontrahentów.
Dostęp przez API jest przydatny dla podatników, którzy wykonują dziennie wiele transakcji i potrzebują dokonywać masowego sprawdzenia danych kontrahentów. Jeśli taki podatnik chciałby skorzystać z wyszukiwarki udostępnionej przez Ministerstwo Finansów, mogłoby się to z koniecznością zatrudnienia dodatkowej osoby (lub osób) dedykowanych do obsługi tej wyszukiwarki.
Uniwersalna procedura weryfikacji każdego kontrahenta uchroni od błędów
Do zbudowania procedury są nam potrzebne dwa rodzaje informacji: z jednej strony niezbędna jest nam dogłębna wiedza w zakresie zmian w przepisach, a z drugiej strony warto zebrać informacje, jakie są faktyczne sytuacje związane z naszymi kontrahentami. Dobra procedura powinna odpowiadać na pytanie, w jakim momencie dokonujemy weryfikacji, jak będzie wyglądała konkretny schemat realizacji płatności w danej firmie (w tym, na podstawie jakich informacji dokonujemy zgody na przelew).
Główną zaletą korzystania z masowej i zautomatyzowanej weryfikacji kontrahentów przez API jest możliwość weryfikacji każdego kontrahenta. Dzięki temu nie trzeba się zastanawiać, czy dana transakcja faktycznie spełnia przesłanki obowiązkowego wykonania weryfikacji – przykładowo, nie trzeba będzie też monitorować, w którym momencie dana transakcja przekracza próg 15 tys. PLN (to może być jedna z przesłanek obowiązkowej weryfikacji).
Budowa automatycznego raportu
Kolejnym krokiem wdrożenia rozwiązania będzie budowa automatycznego raportu. Powinien zawierać dane potrzebne do zweryfikowania kontrahentów: głownie numer NIP i rachunek bankowy, ale także przykładowo – kwotę transakcji oraz datę, w której będziemy chcieli dokonać weryfikacji.
Polecamy: Najnowsze zmiany w VAT. Sprawdź!
Polecamy: Praktyczny przewodnik po zmianach w VAT. Sprawdź!
Na tym etapie należy przeanalizować, czy istnieje możliwość uzyskania takich danych z systemu finansowo-księgowego, czy być może musimy skorzystać z danych znajdujących się w innych systemach.
Istnieją różne możliwości w zakresie realizacji tego kroku – można wygenerować raport bezpośrednio z systemu w Excelu, czasem bardziej skuteczne może się okazać zbudowanie bazy danych zasilanej informacjami z różnych systemów (przydatne w sytuacji gdy dane są rozdystrybuowane w różnych programach).
Dalsza część artykułu dotyczącego masowej weryfikacji kontrahentów
Katarzyna Baszak
Doradca, Doradztwo podatkowe Grant Thornton
REKLAMA
REKLAMA