Jak weryfikować za pomocą białej listy VAT

Podatnicy, zanim przeleją należność kontrahentom, będą musieli sprawdzić w nim dwie rzeczy: czy dostawca (usługodawca) jest na białej liście i czy widnieje na niej numer rachunku bankowego (spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej), na który ma trafić zapłata za transakcję o wartości większej niż 15 tys. zł.

Jeżeli płatność trafi na konto spoza białej listy, to nie będzie można wydatku zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, z tym że będzie tak dopiero od 1 stycznia 2020 r.

W związku z tym przedsiębiorcy będą musieli weryfikować za każdym razem, czy przelewają należność kontrahentowi na właściwy rachunek.

W jaki sposób będzie można to sprawdzić? Ministerstwo Finansów zaproponowało dwa rozwiązania:

1) tzw. interfejs programistyczny API (ang. application programming interface) oraz

2) plik tekstowy, czyli zasadniczo metodę odręcznej weryfikacji.

Zobacz: Wykaz podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT, niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT

OPINIA

Biała lista ze znaczącym obciążeniem administracyjnym

Ernest Frankowski doradca podatkowy z firmy doradczej IT9

Ministerstwo Finansów udostępniło interfejs API bardzo późno, bo dopiero na niespełna miesiąc (9 sierpnia) przed wejściem w życie przepisów o białej liście VAT. Już samo to jest umiarkowanym powodem do radości. Dodatkowo sam opis interfejsu pozostawia kilka niejasności, a ze względu na ciągle trwające testy wewnętrzne w MF zapewne poczekamy jeszcze na finalną wersję API. Należy wskazać przede wszystkim na limitowanie zapytań (do 10 zapytań o maksymalnie 30 podmiotów jednocześnie). Niejasne pozostaje wciąż to, czy w zamierzeniu resortu będzie ono dotyczyło tylko metody "search", czy także "check". I co stanie się w przypadku, gdy szukając metodą "search", nie znajdziemy pożądanych rachunków? Czy nie będziemy mogli przelać środków na inne konto widniejące na liście? Bo w przypadku większej liczby niezweryfikowanych kont powstaje ryzyko wyczerpania limitu zapytań białej listy.

Dodatkowo dla firm, które mają wdrożone systemy informatyczne ERP, problemem może okazać się konieczność posiadania łącznie dwóch danych o kontrahentach: numeru NIP oraz numeru rachunku bankowego. Stanie się tak dlatego, że formularze płatności oraz paczki przelewów nie uwzględniają numerów NIP, zaś ich ręczne wyszukiwanie i wstawianie może okazać się niezwykle czasochłonną czynnością. ©℗

Polecamy: Najnowsze zmiany w VAT. Sprawdź!

Polecamy: Praktyczny przewodnik po zmianach w VAT. Sprawdź!

Polecamy: AKADEMIA VAT z Radosławem Kowalskim (od 30 sierpnia do 10 września) – Cykl 3 webinariów: 8 wybranych zmian w VAT - praktyczny przegląd dla księgowych, Split payment, Biała lista podatników VAT

Odpowiedź Ministerstwa Finansów na pytania DGP

Planowany limit dostępu do usługi API związany jest z potrzebą zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa i ochrony danych oraz wysokiej wydajności rozwiązania. Jednocześnie zaznaczyć należy, iż usługa na chwilę obecną pozostaje w fazie testów i parametry oraz warunki jej udostępniania mogą ulec zmianie. Wprowadzone ograniczenie składania automatycznych zapytań z wykorzystaniem interfejsu API nie powoduje blokady odpytywania na wykazie o pojedyncze podmioty.

Przepisy regulujące kwestie z konsekwencjami podatkowymi związanymi z dokonaniem płatności na rachunki nieopublikowane na wykazie podatników VAT wchodzą w życie 1 stycznia 2020 r.

Niezależnie od metod udostępnionych przez MF podatnik będzie musiał mieć własne narzędzia informatyczne, które będą łączyć się z białą listą. Jak wyjaśnia doradca podatkowy Andrzej Pałys, stworzenie takiego narzędzia trzeba będzie powierzyć informatykowi. Można je też będzie kupić od zewnętrznych producentów oprogramowania lub zmodyfikować w tym celu własny system księgowy.

Albo API…

Za pomocą interfejsu programistycznego API będzie można automatycznie zweryfikować co najwyżej 300 podmiotów dziennie. Będzie bowiem można zadać 10 zapytań o maksymalnie 30 podmiotów.

- To zdecydowanie za mało - uważa Andrzej Pałys. Zwraca uwagę na to, że większość dużych podatników wykonuje od kilkaset do kilku tysięcy transakcji dziennie, a są podatnicy, którzy mają kilkadziesiąt tysięcy kontrahentów. - Przykładem są firmy dystrybucyjne, które rozliczają się dziennie z tysiącami punktów sprzedaży, albo firmy skupujące półprodukty od mniejszych dostawców (np. rolników) - wyjaśnia doradca.

Dlaczego tylko 300 podmiotów dziennie? W odpowiedzi na pytanie DGP Ministerstwo Finansów wyjaśniło, że chce w ten sposób chronić dane i zapewnić wysoką wydajność wykazu.

Podkreśliło zarazem, że usługa API jest na razie w fazie testów i parametry oraz warunki jej udostępniania mogą się jeszcze zmienić.

Resort udostępnił dotychczas wstępną wersję opisu interfejsu API.

Jak tłumaczy Andrzej Pałys, API będzie miał dwie metody sprawdzania: search i check.

- Metoda search będzie działać jak zwykła wyszukiwarka internetowa. Podatnik wpisze więc jedną informację, po której chce wyszukać kontrahenta (np. NIP), i dostanie w odpowiedzi komplet danych o partnerze biznesowym, czyli: jego nazwę, potwierdzenie rejestracji VAT, numer rachunku bankowego i datę sprawdzenia w bazie - mówi ekspert.

Dodatkowo podatnik dostanie identyfikator zapytania, który potwierdzi sprawdzanie kontrahenta w wykazie.

- To dobre rozwiązanie, bo dotychczas wielu podatników sprawdzało rejestrację, a potem robiło zrzuty ekranu (print screeny), żeby mieć jakiekolwiek potwierdzenie, że faktycznie sprawdzali, czy kontrahent jest podatnikiem VAT - mówi Pałys.

Druga metoda w API - check - będzie wymagała od podatnika wpisania trzech informacji: NIP lub REGON, numeru rachunku oraz daty (dzień), na który ma być sprawdzony kontrahent.

- W odpowiedzi podatnik dostanie informację, czy na dany dzień wpisana kombinacja jest prawidłowa, czyli np. czy 30 czerwca 2018 r. podmiot o podanym numerze NIP miał określony (wpisany przez podatnika) numer rachunku - wyjaśnia Andrzej Pałys.

…albo plik tekstowy

Ministerstwo Finansów zapewnia, że ograniczenie składania automatycznych zapytań z wykorzystaniem interfejsu API nie zablokuje możliwości odpytywania o pojedyncze podmioty (patrz ramka obok).

Chodzi o inne narzędzie, za pomocą którego będzie można masowo sprawdzać rachunki bankowe kontrahentów. To plik tekstowy. Resort będzie go publikował codziennie na swojej stronie internetowej. - Weryfikacja za pomocą tego pliku będzie możliwa pod warunkiem, że podatnik wpisze zarówno NIP kontrahenta, jak i jego rachunek bankowy - zwraca uwagę Andrzej Pałys.

Ministerstwo opublikuje też algorytm szyfrowania. - To oznacza, że podatnik znowu będzie mógł kupić lub napisać program informatyczny (bądź zmodyfikować swój system ERP) lub sprawdzać dane ręcznie - tłumaczy doradca.

Zwraca zarazem uwagę na kilka problemów z plikiem tekstowym. Przede wszystkim plik pozwoli na masową weryfikację wyłącznie rachunków bankowych kontrahentów, a nie tego, czy są oni zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT.

Podatnik będzie musiał codziennie pobrać ze strony MF nowy plik.

- Najważniejsze jest jednak to, że jeśli podatnik dostanie z systemu MF odpowiedź "NIE", to będzie to dla niego tylko informacją, że dany NIP nie występuje w pliku z danym numerem rachunku bankowego. Podatnik nie będzie natomiast wiedział, dlaczego wyświetla mu się taka informacja - zauważa Pałys.

Innymi słowy, jeśli podatnik będzie miał błędny numer rachunku kontrahenta, to nie dowie się - metodą pliku tekstowego - o właściwym jego koncie, mimo że kontrahent może pozostawać czynnym podatnikiem VAT.

Problemów będzie wiele

Tomasz Wagner, starszy menedżer w EY, wskazuje na inny problem - będzie się on wiązać z powiadomieniem urzędu skarbowego o braku rachunku na białej liście. Będą na to tylko 3 dni robocze, a pismo należy złożyć do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla dostawcy (usługodawcy).

- Po pierwsze, to mało czasu. Po drugie, trzeba zbadać właściwość urzędu skarbowego. Po trzecie, trzeba mieć pracownika, który będzie w stanie tak szybko reagować - wskazuje Tomasz Wagner.

Podobnego zdania jest Marcin Madej, doradca podatkowy w Nip-inspektor.pl. - Lepszym rozwiązaniem byłoby zawiadamianie własnego urzędu skarbowego o przelewie na niewłaściwe konto. Przedsiębiorcy raczej nie mają informacji o właściwości urzędu swojego kontrahenta i nie widzę powodu, by musieli taką wiedzę zdobywać przy okazji zmian przepisów podatkowych - uważa doradca.

Polecamy: Elektroniczna dokumentacja podatkowa

Pyta zarazem, dlaczego - skoro Ministerstwo Finansów upiera się przy raportowaniu do naczelnika urzędu właściwego dla kontrahenta - taka informacja o właściwości urzędu nie znajduje się na białej liście.

Tomasz Wagner zwraca uwagę, że dopuszczalne ma być niezgłaszanie naczelnikowi urzędu skarbowego np. rachunków technicznych. - Pytanie tylko, skąd podatnik będzie wiedział, że powodem braku numeru rachunku na białej liście jest właśnie specyfika techniczna rachunku - zastanawia się doradca.

Może też być problem z potwierdzeniem momentu wykonania testu, czyli sprawdzenia kontrahenta. Teoretycznie powinien to być moment zlecenia przelewu. Ale jak wskazuje Tomasz Wagner, systemy ERP działają bardzo różnie. Przykładowo, w innym momencie podatnik może zlecić przelew, a w innym system wyśle go do banku. ©℗

Łukasz Zalewski
Mariusz Szulc