Wykaz podatników VAT - nowe wyjaśnienia MF

Obecnie podatnicy mają czas, aby poznać zasady funkcjonowania wykazu, sposób wyszukiwania danych o swoich kontrahentach, jak również zweryfikować aktualność swoich danych i sprawdzić, czy ich rachunki widnieją w wykazie.

Warto pamiętać, że w wykazie zamieszczane są wyłącznie rachunki rozliczeniowe lub imienne rachunki w SKOK, otwarte w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Jeżeli zatem do działalności gospodarczej podatnik wykorzystuje rachunek oszczędnościowo-rozliczeniowy (tzw. ROR), to taki rachunek nie będzie zamieszczony w wykazie.

Polecamy: VAT Zmiany od 1 września i 1 listopada 2019 r.

Polecamy: Split payment od 1 listopada 2019 r.

Pytania podatników i odpowiedzi MF

Na stronie Ministerstwa Finansów-Krajowej Administracji Skarbowej i na podatki.gov.pl opublikowane zostały nowe pytania i odpowiedzi ws. Wykazu podatników VAT, które pomogą podatnikom przygotować się do korzystania z niego. Zostały przygotowane m.in. na bazie pytań wpływających do Krajowej Informacji Skarbowej. Dotyczą one m.in. rachunków wirtualnych kontrahentów, płatności za pomocą karty debetowej, kredytowej lub szybkich płatności internetowych, a także płatności na rzecz zagranicznych kontrahentów, którzy nie są zarejestrowani w Polsce jako czynni podatnicy VAT.

Czym jest wykaz podatników VAT?

Wykaz podatników VAT to jedna, elektroniczna i bezpłatna baza podatników VAT. Zawiera dane o podatnikach, którzy:

• zostali zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni lub zwolnieni,
• nie zostali zarejestrowani lub zostali wykreśleni z rejestru,
• zostali przywróceni jako podatnicy VAT.

Informacje czy podatnik znajduje się w wykazie możesz sprawdzić na wybrany dzień, który przypada nie wcześniej niż w okresie 5 lat poprzedzających rok, w którym sprawdzasz podatnika.

Baza jest prowadzona przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS).

Od kiedy wykaz obowiązuje?

Od 1 września 2019 r.

Gdzie znaleźć wykaz?

Na stronie internetowej BIP Ministerstwa Finansów.

Wykaz można też znaleźć na stronie Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG).

Jakie dane znajdziesz w wykazie?

Wykaz podatników VAT zawiera w szczególności:

• firmę (nazwę) lub imię i nazwisko,
• numer, za pomocą którego podatnik został zidentyfikowany na potrzeby VAT, jeżeli taki numer został przyznany,
• status podatnika, który nie został zarejestrowany albo który wykreślono z rejestru jako podatnika VAT,
• status podmiotu zarejestrowanego jako podatnik VAT czynny albo zwolniony, w tym podmiotu, który został ponownie zarejestrowany,
• numer REGON, o ile został nadany,
• numer w Krajowym Rejestrze Sądowym, o ile został nadany,
• adres siedziby – w przypadku podatnika, który nie jest osobą fizyczną,
• adres stałego miejsca prowadzenia działalności albo adres zamieszkania w przypadku braku adresu miejsca prowadzenia działalności ‒ w odniesieniu do osoby fizycznej,
• imiona i nazwiska osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu oraz ich numery identyfikacji podatkowej lub numery PESEL – dotyczy wyłącznie podmiotu, który został wykreślony albo nie został zarejestrowany,
• imiona i nazwiska prokurentów oraz ich numery identyfikacji podatkowej lub numery PESEL – dotyczy wyłącznie podatnika, który został wykreślony albo nie został zarejestrowany,
• imię i nazwisko lub firmę (nazwę) wspólnika oraz jego numer identyfikacji podatkowej lub numer PESEL – dotyczy wyłącznie podatnika, który został wykreślony albo nie został zarejestrowany,
• daty rejestracji, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT,
• podstawę prawną, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT,
• numery rachunków rozliczeniowych lub imiennych rachunków w SKOK otwartych w związku z prowadzoną przez członka działalnością gospodarczą – w przypadku podatników VAT, którzy są zarejestrowani lub przywróceni do rejestru jako podatnicy VAT.

Jak często dane w wykazie są aktualizowane i przez kogo?

Wykaz jest aktualizowany przez szefa KAS raz na dobę, w każdy dzień roboczy (w godz. 22.00-00:00).

Wykaz podatników VAT powinien być uaktualniany w dni robocze raz na dobę, dlaczego zdarza się, że zaktualizowane rachunki są widoczne dopiero po kilku dniach?

Rachunki bankowe w wykazie są widoczne następnego dnia po aktualizacji danych podatnika w bazach danych KAS. Zgłoszenia aktualizacyjne tj. NIP-2, NIP-7, NIP-8 lub przez wnioski CEIDG-1 są obsługiwane niezwłocznie, nie później niż w ciągu 3. dni roboczych od dnia ich wpływu do urzędu skarbowego.

Co w sytuacji, kiedy w Wykazie podatników VAT znajdują się niekompletne lub niepoprawne dane.

Wykaz podatników VAT jest aktualizowany codziennie w dni robocze (w godz. 22.00-00.00).

Ponadto dane podatnika w wykazie są widoczne następnego dnia po ich aktualizacji w bazach danych KAS, która jest przeprowadzana na podstawie wniosków składanych do CEIDG lub do KRS oraz zgłoszeń identyfikacyjnych i aktualizacyjnych, składanych do urzędów skarbowych.

Aby dane dotyczące rachunków mogły znaleźć się w wykazie, muszą jednocześnie spełniać określone kryteria: 

• rachunek musi być wskazany w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub aktualizacyjnym,
• musi to być rachunek rozliczeniowy w rozumieniu Prawa bankowego lub imienny rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, otwarty w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą,
• rachunek ten musi być potwierdzony w systemie teleinformatycznym izby rozliczeniowej (STIR). 

Przypominamy, że sankcje za wpłatę na rachunek spoza wykazu będą obowiązywać dopiero od 1 stycznia 2020 r. Obecnie jest czas właśnie na to, aby poznać zasady funkcjonowania wykazu i sposób wyszukiwania danych o swoich kontrahentach oraz sprawdzić, czy ich rachunki widnieją w wykazie. Można też potwierdzić aktualność swoich danych.

Gdzie zgłaszać ewentualne błędy:

• do właściwych dla siebie urzędów skarbowych lub na adres skrzynki e-mailowej WykazPodatnikow@mf.gov.pl,
• do CEIDG – w zakresie aktualizacji danych zgłaszanych za pośrednictwem CEIDG, 
• do odpowiednich banków – w zakresie wyjaśnień co do charakteru danego rachunku i potwierdzania, czy rachunek jest w systemie teleinformatycznym STIR.

Co zrobić gdy w wykazie nie ma kontrahenta, z którym chcę zawrzeć transakcję?

Wystąp z wnioskiem do naczelnika urzędu skarbowego o potwierdzenie, czy kontrahent jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny lub zwolniony.

Dodatkowo zweryfikuj, czy kontrahent nie jest zwolniony podmiotowo (art. 113 ust. 1 ustawy o VAT) lub przedmiotowo.

Co może być podstawą niezarejestrowania przedsiębiorcy w rejestrze podatników VAT?

• dane podane w zgłoszeniu rejestracyjnym są niezgodne z prawdą,
• podatnik nie istnieje,
• mimo podjętych udokumentowanych prób nie ma możliwości skontaktowania się z podatnikiem albo jego pełnomocnikiem,
• podatnik albo jego pełnomocnik nie stawia się na wezwania naczelnika urzędu skarbowego,
• posiadane informacje wskazują na prowadzenie przez podatnika działań, których zamiarem jest wykorzystanie działalności banków lub spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych do celów związanych z wyłudzeniami skarbowymi,
• wobec podatnika sąd orzekł, na podstawie odrębnych przepisów, zakaz prowadzenia działalności gospodarczej.

Co może być podstawą wykreślenia jako podatnika VAT?

• podatnik zawiadomił o zakończeniu prowadzenia czynności, które podlegają opodatkowaniu,
• podatnik nie istnieje,
• mimo podjętych udokumentowanych prób nie ma możliwości skontaktowania się z podatnikiem albo jego pełnomocnikiem,
• dane podane w zgłoszeniu rejestracyjnym VAT-R są niezgodne z prawdą,
• podatnik albo jego pełnomocnik nie stawia się na wezwania naczelnika urzędu skarbowego, naczelnika urzędu celno-skarbowego, dyrektora izby administracji skarbowej lub Szefa KAS,
• posiadane informacje wskazują na prowadzenie przez podatnika działań, których zamiarem jest wykorzystanie działalności banków lub SKOK do celów związanych z wyłudzeniami skarbowymi,
• podatnik zawiesił wykonywanie działalności gospodarczej na podstawie przepisów, które dotyczą zawieszenia wykonywania o działalności gospodarczej na okres co najmniej 6 kolejnych miesięcy,
• podatnik, który ma obowiązek złożyć deklaracje (o której mowa w art. 99 ust. 1, 2 lub 3 ustawy o VAT) nie złożył takich deklaracji za 6 kolejnych miesięcy lub 2 kolejne kwartały,
• podatnik składał przez 6 kolejnych miesięcy lub 2 kolejne kwartały deklaracje, o których mowa w art. 99 ust. 1, 2 lub 3 ustawy o VAT, w których nie wykazał sprzedaży lub nabycia towarów lub usług z kwotami podatku do odliczenia,
• podatnik wystawiał faktury lub faktury korygujące, które dokumentowały czynności, które nie zostały wykonane,
• podatnik, prowadząc działalność gospodarczą, wiedział lub miał uzasadnione podstawy do tego, aby przypuszczać, że dostawcy lub nabywcy, którzy biorą udział pośrednio lub bezpośrednio w dostawie tego samego towaru lub usługi, uczestniczą w nierzetelnym rozliczaniu podatku, aby odnieść korzyść majątkową,
• wobec podmiotu sąd orzekł, na podstawie odrębnych przepisów, zakaz prowadzenia działalności gospodarczej,
• likwidacja działalności lub śmierć podatnika.

Co może być podstawą przywrócenia podatnika jako podatnika VAT?

• jeżeli podatnik udowodni, że prowadzi opodatkowaną działalność gospodarczą oraz – w przypadku niezłożenia deklaracji pomimo takiego obowiązku – niezwłocznie złoży brakujące deklaracje,
• jeżeli podatnik wykaże, że prowadzi działalność gospodarczą, a wystawienie faktury lub faktury korygującej (o których mowa w art. 96 ust. 9a pkt 4 ustawy o VAT) było wynikiem pomyłki lub nastąpiło bez wiedzy podatnika,
• jeżeli podatnik udowodni, że prowadzone przez niego działania nie są realizowane z zamiarem wykorzystania działalności banków i SKOK do celów, które mają związek z wyłudzeniami skarbowymi albo wyjdą na jaw inne okoliczności lub dowody, z których wynikał brak tego zamiaru (art. 96 ust. 9 pkt 5 ustawy o VAT),
• jeżeli podatnik wykaże, że brak wykazanej w deklaracjach sprzedaży – innej niż zwolniona od podatku – jest związany ze specyfiką prowadzonej działalności gospodarczej, a nie z zaprzestaniem sprzedaży, innej niż zwolniona od podatku.