Obowiązkowy split payment – porady praktyczne

• Jak odpowiednio się przygotować?
• Rozliczenia w walucie obcej
• Zaliczki i przedpłaty
• Informowanie nabywcy o błędach
• Na co jeszcze należy zwrócić uwagę?

Jak odpowiednio się przygotować?

Po pierwsze należy przeanalizować, czy firma w ogóle kwalifikuje się do stosowania Mechanizmu Podzielonej Płatności (zwanego dalej: MPP lub Split Payment) na wystawianych fakturach VAT. Otóż obowiązkowy MPP będzie dotyczył wyłącznie sprzedaży w obrocie krajowym tych towarów i usług, o których mowa w nowym załączniku nr 15 do ustawy VAT. Dotyczy to zatem m.in. tych towarów i usług, które do tej pory były objęte tzw. odwrotnym obciążeniem (faktura bez stawki VAT) oraz tzw. towarów wrażliwych (np. paliwa, wyroby stalowe). Firmy powinny zatem dokładnie przeanalizować dodany załącznik 15 i zweryfikować, czy dokonują sprzedaży wskazanych w nim towarów lub usług. W tym celu przedsiębiorca może posłużyć się klasyfikacją PKWiU.

Należy również przypomnieć, że MPP będzie miał zastosowanie tylko wówczas, jeśli kwota sprzedaży na fakturze VAT przekroczy 15 tys. zł (lub równowartość w walucie obcej), a faktura będzie dokumentowała dostawę towarów lub świadczenie usług z załącznika 15. Każda taka faktura powinna być oznaczona wyrazami „Mechanizm Podzielonej Płatności”. Z tym że zasada ta będzie miała również zastosowanie do faktury dokumentującej jednocześnie sprzedaż towarów lub usług, które zostały wymienione w załączniku nr 15, jak również pozostałych, niewymienionych w tym załączniku. W takim przypadku wystarczająca dla objęcia faktury obowiązkowym MPP będzie łączna kwota sprzedaży brutto na fakturze (powyżej 15 tys. zł), bez względu na wartość brutto towaru czy usługi z załącznika nr 15 (np. 2 tys. zł). Natomiast kupujący będzie zobowiązany zapłacić przy użyciu MPP tylko wartość towarów lub usług z załącznika, a w odniesieniu do towarów spoza załącznika Split Payment będzie dobrowolny.

Rozliczenia w walucie obcej

Dla wielu firm utrudnieniem może być także stosowanie MPP dla rozliczeń transakcji krajowych w walutach obcych. Jest to istotna zmiana, ponieważ dobrowolna wersja Split Payment obowiązująca od 2018 r. dotyczyła wyłącznie płatności złotówkowych. Od 1 listopada 2019 r. płatność za fakturę VAT na dostawę z załącznika 15 wystawioną w walucie obcej i zawierającą kwotę VAT wyrażoną w PLN powinna być dokonana dwuetapowo. Wartość netto z faktury powinna trafić na rachunek walutowy sprzedawcy, natomiast wartość VAT na rachunek VAT dopisany do rachunku podstawowego prowadzonego w PLN. Oznacza to, że prawidłowe zastosowanie się nabywcy do MPP będzie możliwe tylko wówczas, gdy wystawca faktury wskaże dwa rachunki bankowe służące do zapłaty należności – walutowy oraz w PLN. Ułatwieniem może być przejście na rozliczenia w PLN, choć z wielu względów biznesowych płatności walutowe mogą okazać się korzystniejsze.

Zaliczki i przedpłaty

Kłopotliwe może okazać się dokonywanie tzw. przedpłat czy zaliczek za dostawę towarów lub wykonanie usługi. Obowiązkowy MPP będzie miał wówczas zastosowanie w przypadku:

- przedpłat na 100% wartości zamówienia, jeżeli wartość zamówienia objętego przedpłatą przekroczy 15 tys. zł (lub równowartość w walucie obcej) albo

- przedpłat częściowych, jeżeli całkowita wartość zamówienia brutto przekroczy 15 tys. zł (lub równowartość w walucie obcej).

W obu przypadkach sprzedawca powinien poinformować nabywcę o obowiązku opłacenia przedpłaty przy użyciu MPP. Obowiązek ten może zostać spełniony poprzez wystawienie faktury pro forma lub faktury zaliczkowej zawierającej wyrazy „Mechanizm Podzielonej Płatności”. Jednocześnie ten sam komentarz powinien się znaleźć na fakturze końcowej dokumentującej daną transakcję. Nabywca dokonujący płatności w MPP powinien udowodnić, że zapłacona zaliczka (przedpłata) dotyczy konkretnej faktury.

Informowanie nabywcy o błędach

Celem Ustawodawcy było, aby transakcja objęta MPP została każdorazowo opłacona przy użyciu rachunku VAT. Oznacza to, że nawet jeśli na sprzedawcy będzie ciążył obowiązek wystawienia faktury z MPP, to brak takiego oznaczenia nie zwolni nabywcy z obowiązku dokonania płatności przy użyciu Split Payment. Co istotne, nabywca będzie narażony na sankcje nawet wówczas, jeśli otrzyma wadliwie wystawioną fakturę, tj. bez komentarza MPP, i opłaci ją z pominięciem Split Payment. Sankcje obejmą również sprzedawcę z powodu niedopełnienia obowiązku prawidłowego oznaczenia faktury. Podatnik powinien zatem wdrożyć odpowiedni sposób postępowania na wypadek wystawienia wadliwej faktury m.in. poprzez wystawienie faktury korygującej zawierającej wyrazy „MPP” oraz niezwłoczne poinformowanie nabywcy o obowiązku dokonania płatności na rachunek VAT.

Polecamy: Najnowsze zmiany w VAT. Sprawdź!

Polecamy: Praktyczny przewodnik po zmianach w VAT. Sprawdź!

Na co jeszcze należy zwrócić uwagę?

Pogorszenie płynności finansowej w firmie to nie jedyna konsekwencja wprowadzenia obowiązkowego MPP. Oprócz wskazanych już sankcji VAT i na gruncie KKS, podatnik, który pomimo ciążącego na nim obowiązku nie dokona zapłaty za pomocą MPP, będzie pozbawiony możliwości zaliczenia takiego wydatku do kosztów podatkowych, przy czym ograniczenia w podatkach dochodowych zaczną obowiązywać dopiero z początkiem 2020 r. Niemniej jednak już teraz przedsiębiorcy powinni przeprowadzić gruntowny audyt swoich rozliczeń w celu zmniejszenia ryzyka podatkowego w zakresie VAT i podatku dochodowego, jakie niesie za sobą obowiązkowy Split Payment.

radca prawny Robert Nogacki
Kancelaria Prawna Skarbiec