Jak usprawnić obsługę split payment w firmie

Od 1 listopada 2019 r. wszystkie transakcje powyżej 15 tys. zł oraz rozliczenia w niektórych branżach zostały objęte obowiązkowym mechanizmem podzielonej płatności, tzw. split payment. W ramach takiej płatności na konto kontrahenta trafia tylko kwota netto. Należny podatek VAT jest księgowany na osobnym, dedykowanym rachunku.

Podzielona płatność coraz bardziej popularna

Jako pierwsze, split payment wprowadziły spółki z udziałem Skarbu Państwa oraz firmy narażone na nadużycia związane z VAT ze względu na profil działalności. Inni przedsiębiorców zachęcał szybszy zwrot podatku VAT, po zaledwie 25 dniach. Jak wynika z badania przeprowadzonego w lipcu tego roku przez Biuro Informacji Kredytowej, z mechanizmu split payment korzysta ponad 42% dostawców mikro, małych i średnich firm. Z kolei dane NBP wskazują, że w trzecim kwartale już około 70% przebadanych firm stosowało split payment.

Przepisy nakładają ten obowiązek na ok. pół miliona płatników VAT, a dotyczą ok. 150 grup towarów i usług najbardziej narażonych na wyłudzenia VAT. Najwięcej podzielonych płatności dokonuje się w handlu, przemyśle oraz transporcie. Na liście produktów podlegających pod split payment znalazły się m.in. paliwa, wyroby ze stali, komputery czy surowce wtórne. W sektorze usług podzieloną płatność należy bezwzględnie zastosować w przypadku prac budowlanych, które stanowią już ponad 30% wszystkich dokonywanych w ten sposób transakcji.

Więcej pracy, większa odpowiedzialność

Podzielona płatność oznacza jednak więcej pracy przy wprowadzania dodatkowych danych w formularzu przelewu, np. numeru NIP kontrahenta, numeru faktury, kwoty brutto oraz kwoty VAT. Jeszcze większą trudność sprawia np. regulowanie płatności w kilku transzach, w przypadku przedpłat czy zaliczek, albo w walucie obcej.

W przypadku pominięcia zapisu o split payment na fakturze za towary i usługi objęte nowymi przepisami, grozi kara w wysokości 30 proc. kwoty VAT na fakturze. Na szczęście producenci oprogramowania księgowo-płacowego wychodzą naprzeciw nowym przepisom i wprowadzają szereg funkcjonalności ułatwiających obsługę podzielonych płatności. Zastosowanie automatyzacji nie tylko przyśpiesza cały proces, ale przede wszystkim zapobiega kosztownym niedopatrzeniom.

Technologia wsparciem dla split payment

Na rynku można znaleźć producentów, którzy oferują ułatwioną obsługę podzielonych płatności. – Chcąc uchronić użytkowników przed dodatkową, żmudną pracą, przygotowaliśmy szereg funkcjonalności, które pomogą im zachować pełną kontrolę nad mechanizmem split payment – mówi Paweł Berezowski z firmy RESET2.

Najczęściej działa to tak, że wystarczy zaznaczyć towar podlegający podzielonej płatności, lub kontrahenta, z którym firma chce się w ten sposób rozliczać, a odpowiednie informacje pojawią się w formularzu rozliczenia oraz na końcowej fakturze w postaci obowiązkowego napisu: “mechanizm podzielonej płatności”.

Polecamy: Jak przygotować się do zmian w 2020 r.

Producenci oprogramowania księgowo-płacowego udostępniają także możliwość przygotowania automatycznych przelewów - z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności dla wybranych. W tym wypadku przelew generowany przez program automatycznie zostanie wygenerowany w trybie mechanizmu podzielonej płatności i z taką dyspozycją zostanie wydrukowany lub wysłany do bankowości elektronicznej. Oznaczenie split payment pojawi się zarówno na dokumentach wprowadzanych ręcznie przez użytkownika, jak i na dokumentach importowanych z programu.