Wszystko o fakturach elektronicznych

Faktury elektroniczne są coraz chętniej wykorzystywane przez przedsiębiorców. Możliwość ich wystawiania i przesyłania zagwarantowało obowiązujące od ponad roku rozporządzenie ministra finansów. Żeby jednak z tej możliwości skorzystać, trzeba spełnić odpowiednie warunki. Podstawowym warunkiem skorzystania z tej możliwości jest jednak uzyskanie uprzedniej akceptacji tej formy przez odbiorcę faktury.

SPIS TREŚCI

E–faktury

AKTY PRAWNE

Ustawy i rozporządzenia

Ogólne zasady dotyczące faktur

Faktura elektroniczna musi spełniać takie same wymogi jak zwykła faktura VAT. Podstawowe zasady ich wystawiania określa sama ustawa o VAT. Podatnicy VAT mają obowiązek wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy. Zasada ta dotyczy również dostawy towarów lub świadczenia usług, dokonywanych przez podatników zarejestrowanych jako podatnicy VAT czynni lub zwolnieni. Chodzi tu o sytuację, gdy miejscem opodatkowania tych czynności jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju (kraje UE) lub terytorium państwa trzeciego, a dla tych czynności podatnicy nie są zidentyfikowani dla podatku od wartości dodanej lub – w przypadku terytorium państwa trzeciego – podatku o podobnym charakterze.

Obowiązek wystawienia faktury stosuje się odpowiednio do części należności otrzymywanych przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi.

Jedynym przypadkiem gdy podatnik nie musi wystawiać faktury, jest sytuacja, gdy odbiorca jest osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej. Jednakże jeśli zwykły konsument zażąda wystawienia faktury, podatnik VAT musi to uczynić. W przypadku sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju oraz wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu powyższa zasada nie obowiązuje. A podatnik musi potwierdzić transakcję fakturą w każdym przypadku, zarówno jeśli chodzi o zwykłego konsumenta, jak i firmę.

Warto wspomnieć również o tym, że niezastosowanie się do wymogów posługiwania się fakturą czy jej wystawiania grozi nie tylko utratą prawa do odliczenia. Faktura VAT jako dokument mający istotny wpływ na rozliczenie z budżetem podlega szczególnej ochronie, a za niedopełnienie obowiązków z nią związanych grożą sankcje karne. W jednym z orzeczeń sąd apelacyjny wyjaśnił, że nierzetelna faktura to nie tylko faktura nieodzwierciedlająca rzeczywistego przebiegu zdarzenia gospodarczych. To także faktura fikcyjna, dokumentująca czynność nieistniejącą. Wystawienie fikcyjnej faktury godzi w prawidłowość ustalenia i wykonania zobowiązań podatkowych wobec państwa, zwłaszcza gdy podatnik nieświadomy jej fikcyjności wypełnia swe zobowiązania finansowe. Faktura nieprawidłowo stwierdzająca fakty, w szczególności pomniejszająca podatek poprzez bezpodstawność stwierdzenia powinności zwrócenia VAT albo obniżenia podatku należnego o podatek obliczony – godzi w obowiązek podatkowy i przyczynia się do zwiększenia zysku sprawcy o wartość podatku mu zwracanego (por. wyrok Sądu Apelacyjnego w Krakowie z 28 kwietnia 2004 r., sygn. akt II AKa 65/04, opublikowany w KZS 2004/7-8/64).

Kary za naruszenie obowiązków przy wystawianiu faktur

Kto wbrew obowiązkowi nie wystawia faktury lub rachunku za wykonanie świadczenia, wystawia je w sposób wadliwy albo odmawia ich wydania, podlega karze grzywny do 180 stawek dziennych.

Kto fakturę lub rachunek wystawia w sposób nierzetelny albo takim dokumentem posługuje się, podlega karze grzywny do 240 stawek dziennych.

Karze grzywny do 180 stawek dziennych podlega także ten, kto wbrew obowiązkowi nie przechowuje wystawionej lub otrzymanej faktury lub rachunku bądź dowodu zakupu towarów.

Karze grzywny do 180 stawek dziennych podlega, kto wbrew przepisom ustawy dokona sprzedaży z pominięciem kasy rejestrującej albo nie wyda dokumentu z kasy rejestrującej, stwierdzającego dokonanie sprzedaży.

W wypadku mniejszej wagi, sprawca czynu zabronionego podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe.

Jak wystawiać e-faktury

Szczegółowe zasady wystawiania faktur elektronicznych określa rozporządzenie wykonawcze ministra finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz.U. nr 133, poz. 1119). Określa ono szczegółowo sposoby i warunki wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej. A także zasady ich przechowywania i udostępniania organom podatkowym.

Zgodnie z jego treścią faktury wystawiane w formie elektronicznej przesyła się w tej formie odbiorcy. W pojęciu przesłanie mieści się także udostępnienie faktury. Do przesłania i przechowywania w tej formie stosuje się elektroniczne urządzenia do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków.

Najistotniejszym obowiązkiem przed wprowadzeniem w firmie e-faktur jest powiadomienie o tym kontrahentów. Faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej, tylko pod warunkiem uprzedniej akceptacji tej formy przez odbiorcę faktury. Można ją uzyskać zarówno w formie pisemnej, jak i elektronicznej.

Uzyskanie akceptacji ma istotnie znaczenie dla korzystania z faktur elektronicznych. Zarówno ich wystawianie, jak i przesyłanie możliwe jest najwcześniej następnego dnia po tym jak odbiorca faktury dokonał akceptacji tego sposobu. W praktyce oznacza to, że podatnik musi na tyle wcześniej wysłać informację do kontrahenta o nowym sposobie wystawiania dokumentów, żeby uzyskać jego akceptację przed uruchomieniem procedury. Jeżeli potwierdzenia nie przyjdą na czas, trzeba wstrzymać się z wystawianie e-faktur.

Ściśle określono też moment, kiedy podatnik traci prawo do korzystania z faktur elektronicznych. Zgodnie z rozporządzeniem stanie się tak w przypadku cofnięcia akceptacji przez odbiorcę faktury. Wystawca straci prawo do wystawiania i przesyłania elektronicznych faktur następnego dnia po dniu, w którym otrzymał powiadomienie od odbiorcy o wycofaniu akceptacji. Nie oznacza to jednak, że podatnik traci całkowicie prawo do posługiwania się e-fakturą. Z przepisów wynika, że akceptacja odnosi się do każdego z odbiorców osobno. Pociąga to za sobą dwie konsekwencje. Po pierwsze, wystawca faktury będzie więc musiał uzyskać akceptację od każdego z kontrahentów. Fakt uzyskania pierwszej akceptacji nie załatwia możliwości posługiwania się e-fakturą w stosunku do kolejnych czy wszystkich kontrahentów. Jednak wycofanie jednej lub kilku akceptacji nie wpłynie na możliwość korzystania z e-faktury w stosunku do innych, którzy akceptacji nie cofnęli.

Warunkiem wystawiania, przesyłania i przechowywania e-faktur jest zagwarantowanie autentyczności ich pochodzenia i integralności ich treści. Podatnik ma do wyboru dwa sposoby dochowania tych wymogów:

• bezpieczny podpis elektroniczny w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. nr 130, poz. 1450 z późn. zm.), weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu; lub

• wymiana danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

Rozporządzenie określa także warunki dotyczące sposobu przechowywania faktur elektronicznych. Co do zasady muszą one być przechowywane na terytorium kraju. I musi być to taki sposób, żeby na każde żądanie organów podatkowych lub kontroli skarbowej był do nich natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną. W szczególności podatnik musi zapewnić organom możliwość udokumentowanego poboru i wykorzystania faktur elektronicznych, w tym ich wydruku, jak również zapewnienie czytelności faktur.

Od powyższej zasady jest odstępstwo. E-faktury mogą być także przechowywane na terytorium państwa członkowskiego, czyli krajów UE innych niż Polska. Wcześniej trzeba jednak pisemnie poinformować o tym naczelnika urzędu skarbowego oraz naczelnika urzędu celnego właściwego w zakresie podatku akcyzowego (w odniesieniu do podatnika tego podatku). Powiadomienie musi zawierać informacje o miejscu przechowywania faktur, zwłaszcza o adresie. W przypadku gdy adres odnosi się do innego podmiotu niż podmiot, który

wystawił lub otrzymał fakturę – również o nazwie tego podmiotu. Również zmiany dotyczące miejsca przechowywania faktur na terenie UE mogą być dokonywane tylko pod warunkiem poinformowania w formie pisemnej organów podatkowych. Trzeba to zrobić niezwłocznie, czyli nie później niż w terminie 7 dni od zaistnienia zmiany. Również w tym przypadku obowiązują wszystkie zasady dostępu dla organów podatkowych.

Obowiązku informowania o zagranicznym miejscu przechowywania faktur nie mają jednak podmioty nie będące podatnikami.

WAŻNE ADRESY

Bezpieczny podpis elektroniczny musi być weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Certyfikaty takie wydają trzy kwalifikowane polskie centra certyfikacji. Są nimi:

Unizeto – Certum, www.certum.pl

PWPW – Sigillum, www.sigillum.pl

KIR – Szafir, www.kir.com.pl

Ważne informacje znajdziesz również na stronie www.mf.gov.pl

WAŻNE TERMINY

Podatnicy mają obowiązek przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Korekta i duplikaty faktur elektronicznych

Tak jak zwykłe faktury, faktury elektroniczne mogą być korygowane i mogą mieć swoje duplikaty. Faktury korygujące oraz duplikaty faktur do faktur elektronicznych powinny mieć co do zasady formę elektroniczną. Jeśli jednak z różnych przyczyn jest to niemożliwe, podatnik może dokonać korekty faktury elektronicznej w tradycyjny sposób. W przypadku przeszkód formalnych lub technicznych, które uniemożliwiają wystawienie i wysłanie korekty czy duplikatu faktury elektroniczniej wystawia się dokument papierowy. Dotyczy to w szczególności przypadku, gdy kontrahent cofnie akceptację. Wystawiając dokument w formie papierowej, trzeba będzie umieścić na nim adnotację, że odpowiednio faktura korygująca lub duplikat faktury dotyczy faktury wystawionej w formie elektronicznej.

Trzeba zaznaczyć, że przepisy rozporządzenia dotyczącego e-faktur nie określają, kiedy można fakturę skorygować czy wystawić jej duplikat. W tym przypadku obowiązują takie same zasady jak w przypadku faktur papierowych.

Przypomnijmy, fakturę korygującą wystawia się wtedy, gdy po wystawieniu faktury udzielono rabatów. Chodzi o dokumentowane, prawnie dopuszczalne i obowiązkowe rabaty (bonifikaty, opusty, uznane reklamacje i skonta). Faktura korygująca wystawiana jest także w przypadku zwrotu sprzedawcy towarów oraz zwrotu nabywcy kwot nienależnych zmniejszających obrót, a także zwrotu nabywcy zaliczek, przedpłat, zadatków lub rat, podlegających opodatkowaniu.

Faktura korygująca powinna zawierać co najmniej:

• numer kolejny oraz datę jej wystawienia;

• dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca:

– imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy;

– numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy;

– dzień, miesiąc i rok albo miesiąc i rok dokonania sprzedaży oraz datę wystawienia i numer kolejny faktury oznaczonej jako Faktura VAT; podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym;

– nazwę towaru lub usługi objętych rabatem;

• kwotę i rodzaj udzielonego rabatu;

• kwotę zmniejszenia podatku należnego.

Fakturę korygującą wystawia się również, gdy podwyższono cenę po wystawieniu faktury lub w razie stwierdzenia pomyłki w cenie, stawce lub kwocie podatku bądź w jakiejkolwiek innej pozycji faktury. Faktura korygująca dotycząca podwyższenia ceny powinna zawierać co najmniej:

• numer kolejny oraz datę jej wystawienia;

• dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca:

– imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy;

– numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy;

– nazwę towaru lub usługi objętych podwyżką ceny;

• kwotę podwyższenia ceny bez podatku;

• kwotę podwyższenia podatku należnego.

Faktura korygująca wystawiana w przypadku pomyłek w cenie, stawce lub kwocie podatku bądź w jakiejkolwiek innej pozycji faktury musi zawierać numer kolejny oraz datę jej wystawienia oraz dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca (imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy, NIP oraz daty sprzedaży wystawienia, numer faktury), kwoty podane w omyłkowej wysokości oraz kwoty w wysokości prawidłowej.

Duplikat faktury wystawiany jest z kolei wtedy, gdy oryginał faktury lub faktury korygującej ulegnie zniszczeniu albo zaginie. Wówczas sprzedawca na wniosek nabywcy ponownie wystawia fakturę lub fakturę korygującą, zgodnie z danymi zawartymi w kopii tej faktury lub faktury korygującej. Faktura i faktura korygująca wystawiona ponownie musi dodatkowo zawierać wyraz DUPLIKAT oraz datę jej wystawienia. Duplikat faktury i faktury korygującej wystawia się w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

W tym miejscu mogą pojawić się wątpliwości. Bo nie wszystkie warunki zapisane w rozporządzeniu wykonawczym dotyczącym zawartości faktur da się wypełnić w przypadku faktury elektronicznej. Ponieważ jednak rozporządzenie w sprawie e-faktur nie określa w sposób szczególny tego, jak e-dokument powinien wyglądać, przyjmuje się, że zastosowanie mają takie same standardy jak w przypadku dokumentów papierowych.

Co do zasady faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać co najmniej:

• imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy;

• numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy;

• dzień, miesiąc i rok albo miesiąc i rok dokonania sprzedaży oraz datę wystawienia i numer kolejny faktury oznaczonej jako FAKTURA VAT; podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym;

• nazwę towaru lub usługi;

• jednostkę miary i ilość sprzedanych towarów lub rodzaj wykonanych usług;

• cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);

• wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);

• stawki podatku;

• sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu;

• kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;

• wartość sprzedaży towarów lub wykonanych usług wraz z kwotą podatku (wartość sprzedaży brutto), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku lub zwolnionych od podatku, lub niepodlegających opodatkowaniu;

• kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem, wyrażoną cyframi i słownie.

Zgodnie też z przepisami faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz ORYGINAŁ, a kopia faktury i faktury korygującej – wyraz KOPIA. Tu może pojawić się problem, jak ten sam dokument elektroniczny nazwać raz oryginałem, raz kopią. Eksperci wskazują, że przyczyną niedostosowania wymogów formy faktury do rzeczywistości jest brak wyłączenia pewnych elementów w stosunku do e-faktury z uwagi na trudności techniczne. Należy mieć jednak nadzieję, że nie stanie się to przyczyną kłopotów podatników. W tym celu warto zapoznać się ze stanowiskiem wyrażonym w jednej z wiążących interpretacji.

Słownik terminologiczny

PODPIS ELEKTRONICZNY– dane w postaci elektronicznej, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, służą do identyfikacji osoby składającej podpis elektroniczny,

BEZPIECZNY PODPIS ELEKTRONICZNY – podpis elektroniczny, który:

a) jest przyporządkowany wyłącznie do osoby składającej ten podpis,

b) jest sporządzany za pomocą podlegających wyłącznej kontroli osoby składającej podpis elektroniczny bezpiecznych urządzeń służących do składania podpisu elektronicznego i danych służących do składania podpisu elektronicznego,

c) jest powiązany z danymi, do których został dołączony, w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana tych danych jest rozpoznawalna,

OSOBA SKŁADAJĄCA PODPIS ELEKTRONICZNY – osoba fizyczna posiadająca urządzenie służące do składania podpisu elektronicznego, która działa w imieniu własnym albo w imieniu innej osoby fizycznej, prawnej albo jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej,

DANE SŁUŻĄCE DO SKŁADANIA PODPISU ELEKTRONICZNEGO – niepowtarzalne i przyporządkowane osobie fizycznej dane, które są wykorzystywane przez tę osobę do składania podpisu elektronicznego,

DANE SŁUŻĄCE DO WERYFIKACJI PODPISU ELEKTRONICZNEGO – niepowtarzalne i przyporządkowane osobie fizycznej dane, które są wykorzystywane do identyfikacji osoby składającej podpis elektroniczny,

URZĄDZENIE SŁUŻĄCE DO SKŁADANIA PODPISU ELEKTRONICZNEGO – sprzęt i oprogramowanie skonfigurowane w sposób umożliwiający złożenie podpisu lub poświadczenia elektronicznego przy wykorzystaniu danych służących do składania podpisu lub poświadczenia elektronicznego,

BEZPIECZNE URZĄDZENIE SŁUŻĄCE DO SKŁADANIA PODPISU ELEKTRONICZNEGO – urządzenie służące do składania podpisu elektronicznego spełniające wymagania określone w ustawie,

URZĄDZENIE SŁUŻĄCE DO WERYFIKACJI PODPISU ELEKTRONICZNEGO – sprzęt i oprogramowanie skonfigurowane w sposób umożliwiający identyfikację osoby fizycznej, która złożyła podpis elektroniczny, przy wykorzystaniu danych służących do weryfikacji podpisu elektronicznego lub w sposób umożliwiający identyfikację podmiotu świadczącego usługi certyfikacyjne lub organu wydającego zaświadczenia certyfikacyjne, przy wykorzystaniu danych służących do weryfikacji poświadczenia elektronicznego,

BEZPIECZNE URZĄDZENIE SŁUŻĄCE DO WERYFIKACJI PODPISU ELEKTRONICZNEGO – urządzenie służące do weryfikacji podpisu elektronicznego spełniające wymagania określone w ustawie,

CERTYFIKAT – elektroniczne zaświadczenie, za pomocą którego dane służące do weryfikacji podpisu elektronicznego są przyporządkowane do osoby składającej podpis elektroniczny i które umożliwiają identyfikację tej osoby,

ZAŚWIADCZENIE CERTYFIKACYJNE – elektroniczne zaświadczenie, za pomocą którego dane służące do weryfikacji poświadczenia elektronicznego są przyporządkowane do podmiotu świadczącego usługi certyfikacyjne lub organu, o którym mowa w art. 30 ust. 1, i które umożliwiają identyfikację tego podmiotu lub organu,

KWALIFIKOWANY CERTYFIKAT – certyfikat spełniający warunki określone w ustawie, wydany przez kwalifikowany podmiot świadczący usługi certyfikacyjne, spełniający wymogi określone w ustawie.

Aleksandra Tarka

Gazeta Prawna Nr 220/2006 [Dodatek: Tygodnik Podatkowy] z dnia 2006-11-13

- ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54, poz. 535 z późn. zm.)

- rozporządzenie ministra finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 95, poz. 798)

- rozporządzenie ministra finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz.U. nr 133, poz. 1119)

- ustawa z dnia 10 września 1999 r. – Kodeks karny skarbowy (Dz.U. nr 83, poz. 930 z późn. zm.)

Rozporządzenie przewiduje możliwość wystawiania, przesyłania oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej po spełnieniu określonych warunków, do których należy w szczególności posługiwanie się bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Taki bezpieczny podpis ma na celu zagwarantowanie autentyczności pochodzenia i integralności treści e-faktur, a ponadto, zgodnie z ustawą o podpisie elektronicznym, jest on równoważny pod względem skutków prawnych z podpisem własnoręcznym.

Do składania bezpiecznego e-podpisu potrzebne są specjalne urządzenia, w szczególności karta mikroprocesorowa wraz z oprogramowaniem, na której znajdują się umożliwiające szyfrowanie klucz prywatny (znany tylko właścicielowi) oraz klucz publiczny (udostępniany wszystkim osobom, z którymi kontaktuje się właściciel klucza), a także certyfikat kwalifikowany. Firmy świadczące usługi certyfikacyjne oferują z reguły własne karty. Możliwe jest jednak przyznanie certyfikatu kwalifikowanego na kartę innego producenta, pod warunkiem że karta taka zostanie uznana przez centrum certyfikacji za komponent techniczny spełniający wymogi bezpieczeństwa.

Potwierdzenie przynależności klucza publicznego do danej osoby zapewniają specjalne certyfikaty. Certyfikat jest swoistym elektronicznym dowodem tożsamości, zawierającym dane niezbędne do weryfikacji e-podpisu. Certyfikaty kwalifikowane, niezbędne dla posługiwania się bezpiecznym e-podpisem, mogą wystawiać jedynie jednostki wpisane do rejestru kwalifikowanych podmiotów świadczących usługi certyfikacyjne. Obecnie są to: Unizeto Technologies, Krajowa Izba Rozliczeniowa oraz Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych.

Przed wydaniem certyfikatu podmiot świadczący usługi certyfikacyjne weryfikuje tożsamość wnioskodawcy oraz sprawdza inne dokumenty wymagane do zawarcia umowy (wymagania firm certyfikacyjnych są tu różne, szczegółowe informacje w tym zakresie dostępne są np. na stronach internetowych tych firm). Przed zawarciem umowy i uzyskaniem certyfikatu konieczne jest także zapoznanie się z warunkami świadczenia usług certyfikacyjnych. Jest to kluczowy dokument, który określa warunki użycia certyfikatu, zakres i ograniczenia jego stosowania, a także ograniczenia odpowiedzialności centrum certyfikacji, wreszcie przypadki zawieszania i unieważniania certyfikatów.

W ofercie dostępne są kompletne zestawy do składania bezpiecznych e-podpisów zawierające certyfikat (certyfikaty), karty kryptograficzne wraz z oprogramowaniem służącym do podpisywania, weryfikacji, sterownikami czytników kart itd. Zestawy te różnią się elementami informatycznymi i oferowanym oprogramowaniem, firmy certyfikacyjne zapewniają także różne okresy ważności certyfikatów (1 lub 2 lata). Koszt zakupu zestawu do składania bezpiecznego e-podpisu wynosi ok. 400–600 zł plus ok. 150–200 zł rocznie za odnowienie certyfikatu. Należy bowiem pamiętać, że bezpieczny podpis elektroniczny wywołuje określone skutki prawne, pod warunkiem że został złożony w okresie ważności certyfikatu.

Niestety, wpływ na małą popularność faktur elektronicznych ma m.in. fakt, że większość systemów obsługuje jedynie proces wystawiania zwykłych faktur. Kwestię faktur korygujących i duplikatów faktur pozostawia poza zakresem ich działania. W firmach, które zdecydowały się na elektroniczną wymianę faktur, powoduje to powstanie istotnych wątpliwości odnośnie do praktycznej możliwości wystawiania faktur w formie elektronicznej, w przypadku gdy z góry wiadomo, że przynajmniej w początkowym okresie funkcjonowania systemu faktury korygujące i duplikaty faktur będą wystawiane w formie tradycyjnej.
Kwestia ta była przedmiotem zapytania, jakie jeden z przedsiębiorców skierował do urzędu skarbowego. W zapytaniu tym podatnik prosił o udzielenie odpowiedzi na pytanie, czy wolno spółce wystawiać faktury VAT w formie elektronicznej przy równoczesnym wystawianiu faktur korygujących do tych faktur w formie papierowej, w przypadku gdy odbiorca ze względów technicznych nie jest jeszcze gotów do przyjmowania korekt faktur w formie elektronicznej.
Urząd stwierdził, że nie. Na potwierdzenie swojego stanowiska urząd powołał par. 5 ust. 1 rozporządzenia wykonawczego, zgodnie z którym faktury korygujące oraz duplikaty faktur do faktur wystawianych w formie elektronicznej przesyła się w tej samej formie. Zdaniem urzędu, przewidziany w ust. 2 tego przepisu wyjątek od tej zasady, zgodnie z którym duplikaty i korekty do faktur wystawionych w formie elektronicznej mogą być wystawiane w formie papierowej, w przypadku gdy przeszkody formalne lub techniczne uniemożliwiają elektroniczne wystawianie i przesyłanie tych dokumentów w formie elektronicznej, ma zastosowanie jedynie w sytuacji, gdy problemy techniczne wystąpią już w trakcie użytkowania elektronicznych urządzeń do przetwarzania i przechowywania danych, po uprzednim wyrażeniu akceptacji przez odbiorcę faktur elektronicznych. Niedopuszczalne jest zatem przyjęcie zasady wystawiania faktur korygujących i duplikatów faktur w formie papierowej już na etapie podpisywania akceptacji. Skoro odbiorca nie jest przygotowany do przyjmowania faktur korygujących w formie elektronicznej, to zdaniem urzędu należy w ogóle odstąpić od tej zasady i wystawiać faktury pierwotne, faktury korygujące i duplikaty w formie papierowej.
Tyle opinia urzędu. Pytanie tylko, czy ma ona uzasadnienie w przepisach prawa. Moim zdaniem absolutnie nie. Wspomniany przepis par. 5 ust. 2 rozporządzenia dopuszcza możliwość wystawiania faktur korygujących i duplikatów faktur w formie papierowej w każdym przypadku, gdy dokumenty te ze względów technicznych nie mogą być wystawiane i wysyłane elektronicznie i nie wprowadza żadnych ograniczeń zarówno co do przyczyn powstania tych trudności, jak i co do okresu ich wystąpienia. Nie ma więc podstaw do twierdzenia, że duplikaty i korekty do faktur mogą być wystawiane papierowo tylko wtedy, gdy trudności techniczne pojawiły się w trakcie użytkowania systemu elektronicznego, a w przypadku gdy istniały one już wcześniej, to nie. Ograniczenie takie nie wynika z żadnego przepisu prawa. Wystawiając fakturę korygującą lub duplikat faktury wystawionej w formie elektronicznej, pamiętać należy jedynie, że dokument ten musi zawierać adnotację, że został wystawiony do faktury wystawionej w formie elektronicznej.

REKLAMA

Autopromocja

Komplet Podatki 2025 - wiedza dla księgowych i biur rachunkowych

Sygnaliści w biurze rachunkowym. Wzory dokumentów

Możliwość wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej istnieje w Polsce już ponad rok. Powszechnie znane stały się zalety e-fakturowania. Do najistotniejszych i najczęściej wymienianych należą: usprawnienie obiegu dokumentów i danych, eliminacja wielokrotnego, manualnego wprowadzania danych do systemu czy zwiększenie dostępności danych na temat procesów biznesowych i administracyjnych. Istotne znaczenie ma też redukcja kosztów. Badania przeprowadzone w Belgii wskazują, że średni koszt faktury papierowej to 1-2 EUR, podczas gdy e-faktury (wystawianej i przesyłanej z użyciem systemu EDI) to około 0,2 EUR.

Duże przedsiębiorstwa (w tym podmioty z branży motoryzacyjnej, duże sieci dystrybucyjne oraz podmioty z branży FMCG) już od dawna używają systemów elektronicznej wymiany danych między innymi do przesyłania zamówień, reklamacji czy potwierdzeń wysyłki towarów, jak również do wymiany innych dokumentów biznesowych. W konsekwencji, to właśnie te podmioty najchętniej wdrażają fakturowanie w formie EDI.

Na tym etapie wdrożenia e-fakturowania pojawiają się często pierwsze wątpliwości interpretacyjne podatników. Przykładowo, w przypadku dużych sieci handlowych często na fakturze umieszczana jest informacja dodatkowa mająca charakter informacji handlowej (np. numer hali czy też numer zamówienia). W przypadku zaistnienia błędu w takim elemencie e-faktury najkorzystniejszym rozwiązaniem dla kontrahentów jest odrzucenie/wstrzymanie księgowania całego komunikatu i wysłanie prośby o poprawienie danych i jego ponowne przesłanie.

Pojawiają się więc pytania o zapewnienie integralności treści e-faktury w takim przypadku (czy dopuszczalna jest zmiana takiego elementu e-komunikatu, który nie stanowi obowiązkowego elementu faktury VAT) oraz czy można przyjąć, że w praktyce dokonywana jest zmiana jedynie informacji handlowej przesyłanej wraz z e-fakturą.

W tym kontekście poruszana jest również kwestia możliwości wystawiania w formie papierowej zbiorczych faktur korygujących dotyczących faktur oryginalnych wystawionych w formie elektronicznej.

Dodatkowo, okazuje się, że o ile w przypadku faktur papierowych wprowadzenie dodatkowych (w stosunku do wymienionych w VI Dyrektywie) elementów obowiązkowych faktury VAT nie stanowiło większego problemu, o tyle w przypadku e-faktur powoduje pewne komplikacje.

Mianowicie, w przypadku e-fakturowania w formie EDI najczęściej używanym komunikatem jest EDIFACT. Jest on międzynarodowym standardem składającym się z określonych segmentów. Biorąc pod uwagę, że wymóg umieszczania np. kwoty słownie na fakturze jest typowo lokalnym (tj. polskim) wymogiem, nie jest on przewidziany w standardowej wersji wskazanego komunikatu.

W takiej sytuacji podatnicy często zwracają się do urzędów skarbowych z wnioskiem o potwierdzenie, że w przypadku e-faktur mogą zrezygnować z tego elementu faktury. W tym kontekście głównym problemem staje się uzyskanie odmiennych interpretacji wydawanych przez urzędy skarbowe właściwe dla wystawcy i odbiorcy e-faktur.

Niemniej jednak, w praktyce istnieje możliwość wypracowania sposobów radzenia sobie z wskazanymi zagadnieniami powodującymi wątpliwości. Przykładowo, w przypadku wspomnianej kwoty słownie, rozwiązaniem może być odpowiednia modyfikacja komunikatu EDIFACT w ten sposób, aby możliwe było umieszczenie w nim tego elementu. Z drugiej strony istnieje także możliwość powołania się bezpośrednio na przepisy VI Dyrektywy.

Biorąc powyższe pod uwagę, należy się spodziewać, że stopniowo liczba przedsiębiorców stosujących fakturowanie w formie elektronicznej nadal będzie wzrastać.