Jak prawidłowo wypełnić i przesłać e-deklaracje
REKLAMA
SPIS TREŚCI
PORADY PRAWNE
- Czy formularze interaktywne obliczą także podatek
- Czy do e-deklaracji można wykorzystać program F-K
- Czy za złożenie e-deklaracji po terminie grozi kara
WYJAŚNIENIA
- Jak uzyskać zaświadczenie od naczelnika urzędu skarbowego
- Jakie deklaracje można przesyłać drogą elektroniczną
- Jak wybrać formularz interaktywny
PRZYKŁADY
- Upoważnienie członków rodziny
- Upoważnienie wystawione na firmę
- Zaginięcie karty z e-podpisem
- Odblokowanie numeru PIN
- Deklaracja wysłana e-mailem
- Deklaracja w formie PDF
Zaświadczenie z urzędu
Z e-deklaracji z założenia mogą korzystać wszyscy podatnicy, którzy spełnią określone w przepisach wymogi. Chodzi o zaświadczenie od naczelnika urzędu skarbowego oraz bezpieczny podpis elektroniczny z kwalifikowanym certyfikatem.
REKLAMA
Procedura uzyskania zaświadczenia od naczelnika US nie jest skomplikowana. Na wydanie zaświadczenia naczelnik ma jednak miesiąc.
Podatnik musi przede wszystkim wypełnić zawiadomienie o zamiarze składania deklaracji drogą elektroniczną oraz o osobie upoważnionej do składania i podpisywania deklaracji w formie elektronicznej, czyli formularz ZAW-E1. W zawiadomieniu tym należy podać numer NIP podatnika, dane osobowe, adres miejsca zamieszkania, dane do kontaktu, dane osoby upoważnionej (w tym NIP oraz PESEL, a w przypadku osób zagranicznych numer TIN oraz inny numer identyfikacyjny) oraz dane osób reprezentujących składającego zawiadomienie. Nie można zapomnieć o podpisaniu zawiadomienia. Należy także w nim wskazać osobę upoważnioną do składania i podpisywania e-deklaracji. Jeśli osobą upoważnioną jest sam podatnik, musi on podać swoje dane. Oznacza to także, że osoba, która sama chce składać deklaracje elektroniczne, musi wypełnić także zaświadczenie na formularzu ZAW-E2 (konieczne jest wypełnienie pól w czerwonych ramkach) i przesłać je drogą elektroniczną do naczelnika urzędu skarbowego. Zaświadczenia ZAW-E2 nie można jednak wydrukować i przesłać drogą tradycyjną, czyli na papierze. A zatem żeby uzyskać zaświadczenie od naczelnika urzędu skarbowego, trzeba posiadać bezpieczny podpis elektroniczny z kwalifikowanym certyfikatem.
W zaświadczeniu ZAW-E2 osoba upoważniona musi podać miejsce i cel składania zgłoszenia, dane podatnika lub płatnika, którego deklaracje składane w formie elektronicznej podpisuje osoba upoważniona, dane osoby upoważnionej do podpisywania deklaracji, w tym zakres terminu uprawnień do podpisywania deklaracji. Zaświadczenie należy podpisać e-podpisem i przesłać drogą elektroniczną do urzędu skarbowego.
WAŻNE
REKLAMA
Jeśli podatnik sam chce przesyłać e-deklaracje, musi wskazać siebie jako osobę upoważnioną do przesyłania deklaracji drogą elektroniczną. Wcześniej musi posiadać e-podpis, ponieważ musi nim podpisać zaświadczenie ZAW-E2, którego nie może przesłać do urzędu w formie papierowej
Przesłane formularze trafią do naczelnika urzędu skarbowego, który je zweryfikuje. Jeśli wszystkie dane wykazane w zawiadomieniu i zaświadczeniu będą zgodne (NIP podatnika lub płatnika, NIP osoby upoważnionej, daty początku i końca upoważnienia, imię i nazwisko osoby upoważnionej), naczelnik wydaje papierowe zaświadczenie ZAS-E, które uprawnia do przesyłania deklaracji podatkowych drogą elektroniczną. Jeśli jednak dane nie będą się zgadzały, naczelnik wydaje postanowienie na druku ZAS-O, w którym odmawia wydania zaświadczenia.
Kogo można upoważnić
Zgodnie z przepisami podatnik nie musi sam składać e-deklaracji, ale może upoważnić inną osobę. Przepisy nie określają grona osób, które mogą zostać upoważnione, a zatem można upoważnić każdego. Jest tylko jeden wymóg, osoba ta musi posiadać bezpieczny e-podpis. W praktyce zatem grono osób jest ograniczone, bowiem ciągle niewiele osób posiada e-podpis. Są jednak grupy zawodowe, które posiadają podpis elektroniczny z racji wykonywania zawodu. Chodzi m.in. o doradców podatkowych i radców prawnych, którzy mogą e-podpis wgrać do swojej legitymacji z elektronicznym chipem. Większość doradców posiada więc już e-podpis i są oni gotowi do przesyłania deklaracji w imieniu podatników. A zatem jeśli ktoś korzysta z usług doradcy podatkowego, może upoważnić go do przesyłania deklaracji elektronicznych. Może to zrobić zarówno osoba fizyczna, jak i firma. W przypadku osób fizycznych korzystanie jednorazowo z takiej usługi może nie być opłacalne, chyba że i tak podatnik zamierzał zwrócić się do doradcy czy biura rachunkowego o wypełnienie i przesłanie np. zeznania rocznego. Dla firm z kolei jest to dogodny sposób przesyłania deklaracji do urzędu skarbowego.
Kwalifikowany e-podpis
Poza wymogiem posiadania zaświadczenia od naczelnika urzędu skarbowego podatnicy muszą spełnić jeszcze jeden wymóg, czyli muszą posiadać podpis elektroniczny z kwalifikowanym certyfikatem. Tylko taki podpis gwarantuje spełnienie warunków ustawowych do przesyłania e-deklaracji. Jeśli więc podatnik nie korzysta z usług doradcy podatkowego, biura rachunkowego lub innego profesjonalnego pełnomocnika, który posiada bezpieczny podpis elektroniczny, musi sam kupić taki podpis. Przy czym już na początku trzeba zaznaczyć, że jeśli firma chce przesyłać e-deklaracje, to nie może kupić jednego e-podpisu na firmę. Jeśli w zakresie obowiązków zapisano przesyłanie e-deklaracji, to wszyscy ci pracownicy muszą posiadać kwalifikowany e-podpis.
Bezpieczny e-podpis z kwalifikowanym certyfikatem to koszt ok. 300 zł rocznie. Za odnowienie certyfikatu po roku trzeba zapłacić mniej - ok. 100 zł. Obecnie do sprzedaży takich zestawów do e-podpisu (składa się on z czytnika, karty kryptograficznej i certyfikatu) są upoważnione trzy centra certyfikacji - Szafir, Sigillum i Certum. O tym, jak kupić e-podpis do przesyłania e-deklaracji, wszystkie trzy centra informują na swoich stronach internetowych (www.certum.pl, www.sigillum.pl, www.kir.pl).
Zdaniem wielu ekspertów, doradców podatkowych, koszt e-podpisu to jedna z podstawowych barier do upowszechnienia e-deklaracji. Dla osób fizycznych, które chciałyby przesłać swoje zeznanie roczne, a które nie chcą wykorzystywać e-podpisu do innych celów, jego koszt jest zbyt wysoki. Dla takich podatników przesłanie deklaracji papierowej pocztą lub zaniesienie jej osobiście do urzędu jest dużo bardziej opłacalne.
Również dla małych firm koszt e-podpisu może być zbyt wysoki. W firmie, która wypracowuje obrót w wysokości 1000 zł miesięcznie poniesienie dodatkowego kosztu e-podpisu może być nieopłacalne.
Z drugiej jednak strony e-podpis z kwalifikowanym certyfikatem zapewnia bezpieczeństwo danych ujawnianych w deklaracjach. Dla każdej firmy, nawet najmniejszej, bezpieczeństwo tych informacji ma ogromne znaczenie. Niektórzy eksperci twierdzą więc, że warto ponieść taki koszt i nie martwić się o rozliczenia z fiskusem.
Ponadto bezpieczny podpis elektroniczny będzie można wykorzystać również do innych celów. Od 1 maja istnieje możliwość składania podań i wniosków w urzędach (nie tylko skarbowych) drogą elektroniczną. Aby takie podanie złożyć, trzeba jednak posiadać e-podpis. A zatem firmy mogą załatwiać wiele spraw urzędowych z wykorzystaniem podpisu elektronicznego. Taka usługa jest dostępna dzięki platformie e-PUAP, na której udostępniona będzie skrzynka podawcza. Platforma jest miejscem w sieci, za pomocą którego administracja państwowa będzie kontaktowała się z obywatelami. Możliwość złożenia wniosków i podań to jedna z podstawowych usług. W przyszłości podatnik, czy szerzej obywatel, będzie mógł sprawdzić np. na jakim etapie realizacji jest jego podanie czy wniosek. Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, które jest odpowiedzialne za platformę e-PUAP zapowiada już kolejne usługi.
Ponadto od 1 lipca tego roku przedsiębiorcy zatrudniający powyżej pięciu pracowników będą mieli obowiązek rozliczania się z ZUS z wykorzystaniem bezpiecznego e-podpisu z kwalifikowanym certyfikatem. Już teraz przedsiębiorcy mogą kontaktować się z ZUS z wykorzystaniem podpisu elektronicznego oraz zarejestrować bazę w GIODO.
Sposoby przesyłania
Teoretycznie istnieją dwa sposoby przesyłania deklaracji elektronicznych. Po pierwsze, za pomocą formularzy interaktywnych, które można pobrać ze strony www.e-deklaracje.gov.pl, w zakładce formularze. Po drugie, za pomocą firmowego oprogramowania finansowo-księgowego, jeśli producent oprogramowania dostarczy odpowiednią aplikację.
Jeśli chodzi o formularze interaktywne są to takie same formularze jak papierowe, tyle że nie wymagają one drukowania, ale można je podpisać e-podpisem i wysłać do urzędu.
Aby jednak przesłać formularz interaktywny, trzeba spełnić określone wymagania. Przede wszystkim trzeba posiadać zaświadczenie ZAS-E, ponadto komputer z zainstalowanym systemem operacyjnym Windows (2000, XP, Vista) oraz dostęp do internetu. Do komputera musi być także podłączony czytnik kart kryptograficznych i zainstalowane oprogramowanie do jego obsługi. Jeśli spełnione zostały wymogi techniczne i wszystko działa, należy włożyć kartę z kwalifikowanym podpisem elektronicznym do czytnika kart. Należy skonfigurować bazę certyfikatu (instrukcje powinny zostać dołączone do zestawu do e-podpisu) i jeśli nie mamy w komputerze programu do czytania plików PDF (Adobe Reader), należy go pobrać ze strony www.adobe.com.pl oraz zainstalować w komputerze. Następnie ze strony www.e-deklaracje.mf.gov.pl należy pobrać i zainstalować wtyczkę do programu Adobe Reader i wzory formularzy interaktywnych. Formularz można również otworzyć bezpośrednio na stronie internetowej www.e-deklaracje.mf.gov.pl (nie będzie to możliwe bez programu Adobe Reader).
Po dokonaniu tych wszystkich czynności należy wypełnić formularz danymi. Po wypełnieniu deklaracji należy ją podpisać, czyli uruchomić kreator podpisywania i wysyłania deklaracji oraz postępować zgodnie z pojawiającymi się komunikatami. Po wysłaniu e-deklaracji na ekranie komputera pojawi się numer referencyjny, który trzeba zapisać. To jednak jeszcze nie koniec. Do programu Adobe Reader trzeba wczytać interaktywny formularz Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO). Formularz można pobrać ze strony internetowej e-deklaracji. Do formularza trzeba wpisać numer referencyjny i pobrać UPO.
Problemy z UPO
Urzędowe Poświadczenie Odbioru to gwarancja, że e-deklaracja dotarła do urzędu skarbowego. UPO jest wydawane w ciągu jednej doby, w zależności od tego, jakiej firmy podatnik ma e-podpis. W polu formularza należy wpisać numer referencyjny i wcisnąć przycisk „Pobierz UPO”. Następnie numer jest przesyłany do bramki Ministerstwa Finansów, z której podatnik otrzymuje odpowiedź - komunikat informujący o statusie żądania. W systemie e-Deklaracje określono kilka możliwych komunikatów, które podatnik może otrzymać:
• 100 - Niepoprawny komunikat SOAP,
• 102 - Proszę o ponowne przesłanie żądania UPO,
• 200 - Przetwarzanie dokumentu zakończone poprawnie,
• 300 - Brak dokumentu,
• 301 - Dokument w trakcie przetwarzania,
• 302 - Dokument wstępnie przetworzony,
• 400 - Przetwarzanie dokumentu zakończone błędem,
• 401 - Dokument niezgodny ze schematem xsd,
• 402 - Dokument wystawiony przez nieupoważniony podmiot,
• 403 - Dokument z niepoprawnym podpisem,
• 404 - Dokument z niepoprawnym certyfikatem,
• 405 - Dokument z odwołanym certyfikatem,
• 406 - Dokument z certyfikatem z nieobsługiwanym dostawcą,
• 407 - Dokument z certyfikatem z nieprawidłową ścieżką.
Większości komunikatów nie trzeba wyjaśniać. Komunikat informujący o prawidłowym przesłaniu e-deklaracji został oznaczony jako „200”. Jeśli zatem dokument został przetworzony poprawnie, w okienku, w którym użytkownik wpisywał numer referencyjny, pojawi się możliwość pobrania UPO. Należy więc wcisnąć ten przycisk i zostanie pobrane Urzędowe Potwierdzenie Odbioru. Jest ono podobne do standardowego formularza deklaracji. UPO można albo zapisać na dysku, albo wydrukować.
Jeśli chodzi o pozostałe komunikaty, oznaczają one, że e-deklaracja albo nie dotarła jeszcze do urzędu (komunikaty oznaczone jako 301 i 302), albo na skutek błędu nie mogą zostać przyjęte przez system. W przypadku komunikatów innych niż „200” należy powtórzyć czynność przesłania e-deklaracji, zwracając szczególną uwagę na element, którego dotyczy komunikat. Ze względu na fakt, że UPO może zostać przesłane do podatnika w ciągu doby, tuż po wysłaniu może się pojawić komunikat 302 - Dokument wstępnie przetworzony. Oznacza to, że e-deklaracja dotarła do urzędu, ale centrum certyfikacji nie potwierdziło go jeszcze. Należy w takim wypadku poczekać na komunikat 200, który potwierdzi prawidłowe przesłanie deklaracji i umożliwi pobranie UPO.
Alternatywa dla formularza
Jak widać, przesłanie e-deklaracji za pomocą formularzy interaktywnych jest dość skomplikowane. Zwłaszcza w przypadku firm czekanie na kolejne komunikaty oraz ewentualne problemy nie jest dopuszczalne. Dlatego alternatywą dla formularzy jest aplikacja dostarczana przez producentów oprogramowania finansowo-księgowego. Ministerstwo Finansów, projektując system e-Deklaracje, zakładało, że firmy będą korzystały właśnie z tej formy przesyłania e-deklaracji, dlatego w rozporządzeniach ministra finansów udostępniono otwarty kod, który służy do stworzenia aplikacji. Innymi słowy, aplikacja, która zostanie dołączona do firmowego oprogramowania, musi być zgodna z kodem określonym w rozporządzeniach.
Deklaracje podatkowe są w takim przypadku tworzone w systemie księgowym i poprzez moduł do wysyłania e-deklaracji przesyłane za pomocą internetu do urzędu skarbowego. Problem polega na tym, że jeszcze żaden producent oprogramowania nie przeszedł testów zgodności, które przeprowadza Ministerstwo Finansów. Dopiero po przejściu takich testów firma będzie mogła przygotowaną aplikację zaoferować swoim klientom, czyli użytkownikom oprogramowania finansowo-księgowego. A zatem obecnie firmy mają możliwość przesłania e-deklaracji wyłącznie za pomocą formularzy interaktywnych. Z informacji, jakie uzyskała GP w resorcie, wynika, że pierwsze aplikacje do przesyłania e-deklaracji mogą zostać uruchomione już w czerwcu, a zatem przed kolejnym etapem wdrażania systemu. Przypomnijmy, że od lipca ma zostać wprowadzona możliwość przesyłania m.in. deklaracji PIT-11.
Nowe formy przesyłania
Przesyłanie e-deklaracji może stać się bardziej popularne również dzięki nowym możliwościom technicznym. Pod koniec kwietnia były minister finansów Jarosław Bauc podpisał e-podpisem i wysłał elektronicznie deklarację podatkową za 2007 rok. Nie byłoby w tym nic dziwnego, gdyby nie to, że rozliczył się z fiskusem za pomocą telefonu komórkowego. Rozliczenie takie jest już możliwe dzięki opracowaniu przez firmę MobiTrust specjalnej technologii do składania bezpiecznego e-podpisu przez telefon komórkowy. Nie jest zatem konieczny tradycyjny zestaw do e-podpisu. Certyfikat kwalifikowany wydany przez Krajową Izbę Rozliczeniową został wgrany do karty SIM telefonu komórkowego Jarosława Bauca. Usługa przesłania e-deklaracji za pomocą telefonu komórkowego nie jest jeszcze dostępna na rynku, ale to tylko kwestia czasu.
Problemy z e-deklaracjami
Jak się okazuje, nie tylko firmy, ale również urzędy skarbowe mają problemy z e-deklaracjami. Wynikają one głównie z tego, że system jest jeszcze nowy, został udostępniony w pełni od początku roku. Zdarza się np., że po przesłaniu zawiadomienia ZAW-E1 urząd skarbowy nie odpowiada, mimo że zgodnie z przepisami ma miesiąc na odpowiedź i wydanie zaświadczenia ZAS-E lub postanowienia o odmowie wydania zaświadczenia ZAS-O. W takim przypadku najlepiej zadzwonić do urzędu lub wysłać e-mail z prośbą o wyjaśnienie. Czasem problem w urzędzie powoduje łącze z serwerem Ministerstwa Finansów. Należy także pamiętać, że po przesłaniu zawiadomienia ZAW-E1 należy obowiązkowo przesłać również zaświadczenie ZAW-E2 nawet wtedy, gdy osobiście będziemy składać e-deklaracje.
Jak już wspomnieliśmy, przedsiębiorcy skarżyli się np. na to, że nie ma instrukcji, jak przesłać e-deklarację za pomocą systemu finansowo-księgowego. Musieli więc korzystać z czasochłonnych formularzy interaktywnych. Na razie nie mają oni jednak wyboru i jeśli chcą przesłać e-deklarację, muszą to zrobić za pomocą interaktywnych formularzy. Żaden z producentów oprogramowania nie przeszedł jeszcze niezbędnych testów zgodności. Dopiero po zakończeniu tych formalności producent będzie miał możliwość udostępnienia w swoim oprogramowaniu modułu do przesyłania deklaracji drogą elektroniczną. Wprowadzenie tej możliwości będzie kolejnym dużym krokiem do upowszechnienia systemu. Za pomocą formularzy interaktywnych nie możliwości przesłania e-deklaracji szybko i niemal automatycznie. Ta bariera dla firm, które generują wiele deklaracji podatkowych, jest więc obecnie nie do przejścia.
Wiele problemów dotyczy także UPO. Związane jest to głównie z błędami podatników. Chodzi przykładowo o wpisanie do interaktywnego formularza spacji lub formatu danych innego niż wymaga system. Obecnie nie ma jednak w formularzach podpowiedzi określających właściwy format. Jeśli więc podatnik wpisze błędnie datę, to informacja ta jest sprawdzana dopiero po jej wysłaniu do urzędu. Podatnik otrzymuje wtedy informację zwrotną z komunikatem, że wystąpiły błędy w deklaracji. Podatnicy muszą więc dokładnie wypełniać deklaracje. W przypadku dokumentów papierowych błąd polegający na postawieniu spacji nie istnieje. Dokumenty elektroniczne są jednak skonstruowane w ten sposób, że muszą być zachowane określone formaty wpisanych danych. W przyszłości jednak (prawdopodobnie we wrześniu) pojawią się zmienione formularze interaktywne. Wprowadzone zostaną do nich podpowiedzi dotyczące wypełniania tak, aby ułatwić tę czynność podatnikom. Obecnie w resorcie finansów toczą się prace nad określeniem zakresu tych podpowiedzi.
Czasem jednak problemy z przesłaniem e-deklaracji wynikają z braku wyczerpujących informacji. Eksperci zwracali także uwagę na brak kampanii informacyjnej o możliwościach, jakie niesie system e-Deklaracje. Ministerstwo Finansów poza komunikatami na stronie internetowej resortu oraz utworzeniem specjalnej strony nie przeprowadziło kampanii w mediach. Dlatego wiele firm nie wie, że taka możliwość w ogóle istnieje.
Korekta e-deklaracji
Ponieważ możliwość przesyłania deklaracji podatkowych drogą elektroniczną jest w Polsce ciągle nowością, może się zdarzyć, że w e-deklaracji przesłanej w prawidłowy sposób pojawią się błędy. Zdarzają się one również w deklaracjach papierowych. Firmy wiedzą, że istnieje możliwość korekty faktury papierowej, czasem jednak nie wiedzą, że również e-deklarację można skorygować. Jest ona bowiem traktowana na równi z deklaracją papierową. A zatem zastosowanie znajdą tu przepisy rozdziału 10 Ordynacji podatkowej (t.j. Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz.60 z późn. zm.).
Jak zrobić korektę? Istnieją dwa sposoby korekty e-deklaracji. Po pierwsze, można przesłać taki sam formularz, jak wysłaliśmy pierwotnie, i zaznaczyć, że jest to korekta deklaracji. W formularzach interaktywnych istnieje możliwość zaznaczenia, że jest to korekta. Procedura wysłania korekty e-deklaracji jest identyczna jak wysłanie pierwotnego dokumentu. Drugim sposobem jest przesłanie interaktywnego załącznika ORD-ZU do deklaracji.
Korektę można zrobić zarówno drogą elektroniczną, jak i drogą tradycyjną, wysyłając papierową korektę pocztą lub dostarczając ją osobiście do urzędu skarbowego.
Za pomocą systemu e-Deklaracje można dokonać korekty każdej deklaracji, która posiada formularz interaktywny, a zatem przykładowo zeznań rocznych składanych za 2007 rok. Z praktyki wynika, że najczęściej korekty PIT rocznych dotyczą braku podpisu formularzy (w przypadku e-deklaracji taki błąd nie jest możliwy, ponieważ bez podpisu zeznania nie można go wysłać), błędów rachunkowych czy nieprawidłowo odliczanych ulg podatkowych. Taki błąd można naprawić, składając korektę deklaracji. Co więcej, nawet jeśli podatnik złożył zeznanie podatkowe w formie papierowej, korekty może dokonać drogą elektroniczną. Dotyczy to również sytuacji, gdy podatnik chce skorygować deklarację podatkową nawet sprzed kilku lat. A więc w przypadku deklaracji VAT-7 za maj 2006 r. można przesłać korektę tej deklaracji drogą elektroniczną.
Korekta ma więc wyeliminować błąd wykazany w deklaracji pierwotnej. System e-Deklaracje weryfikuje proste błędy, takie jak wstawienie spacji, ale jeśli podatnik błędnie obliczy podatek należny, a pozostałe elementy formularza spełnią wymogi techniczne, e-deklaracja zostanie przyjęta. Jeśli podatnik zauważy błąd po wysłaniu, musi złożyć korektę.
ŁUKASZ ZALEWSKI
lukasz.zalewski@infor.pl
PODSTAWA PRAWNA
• Ustawa z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. z 2001 r. nr 130, poz. 1450 z późn. zm.).
• Ustawa z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 z późn. zm.).
• Rozporządzenie ministra finansów z 19 grudnia 2007 r. w sprawie określenia rodzajów deklaracji, które mogą być składane za pomocą środków komunikacji elektronicznej (Dz.U. nr 246, poz. 1817).
• Rozporządzenie ministra finansów z 24 grudnia 2007 r. w sprawie struktury logicznej deklaracji i podań, sposobu ich przesyłania oraz rodzajów podpisu elektronicznego, którymi powinny być opatrzone (Dz.U. nr 246, poz. 1820).
• Rozporządzenie ministra finansów z 28 marca 2008 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie struktury logicznej deklaracji i podań, sposobu ich przesyłania oraz rodzajów podpisu elektronicznego, którymi powinny być opatrzone (Dz.U. nr 55, poz. 336).
Źródło: Gazeta Prwan [Tygodnik Podatkowy] nr 92(2214), 12 maja 2008 r.
1. Należy wypełnić zawiadomienie ZAW-E1 (w formie papierowej) oraz wskazać w nim osobę upoważnioną do składania deklaracji.
Pamiętaj, że jeśli sam będziesz przesyłał e-deklaracje, musisz wskazać siebie jako osobę upoważnioną do ich przesyłania. Wypełniony formularz musisz przesłać pocztą lub zanieść osobiście do naczelnika urzędu skarbowego (jeśli składasz zeznanie osobiście, to składasz je w urzędzie skarbowym) właściwego w sprawie ewidencji podatników i płatników.
2. Jeśli upoważniłeś kogoś innego do przesyłania e-deklaracji w twoim imieniu, osoba ta musi przesłać drogą elektroniczną zgłoszenie ZAW-E2.
W zgłoszeniu tym musi ona potwierdzić chęć składania deklaracji w twoim imieniu. Aby przesłać to zgłoszenie, osoba upoważniona musi posiadać e-podpis.
3. Naczelnik urzędu skarbowego weryfikuje poprawność zawiadomienia ZAW-E1 i zgłoszenia ZAW-E2.
Jeśli wszystkie dane są poprawne, potwierdza możliwość składania deklaracji drogą elektroniczną i wydaje zaświadczenie ZAS-E. Jeśli jednak dane się nie zgadzają, naczelnik urzędu skarbowego wyda postanowienie o odmowie wydania zaświadczenia. Otrzymasz wtedy dokument ZAS-O. Jeśli jednak posiadasz zaświadczenie ZAS-E, możesz już przesyłać e-deklaracje.
4. Jeśli chcesz upoważnić inne osoby do przesyłania e-deklaracji.
Musisz ponownie złożyć zawiadomienia ZAW-E1, a osoby upoważnione muszą przesłać zgłoszenia ZAW-E2.
Od 1 stycznia 2008 r.
• VAT: VAT-7, VAT-7K, VAT-8, VAT-9, VAT-23, VAT-24, VAT-10, VAT-11, VAT-12, VAT-UE, VAT-UE/A, VAT-UE/B, VAT-UEK, VAT-R, VATR/UE, VAT-Z
• CIT: CIT-8, CIT-8/O, CIT-D
• PIT: PIT-4R, PIT-8AR
• Inne: WZP-1M, WZP-1K, WZP-1R, WZS-1M, WZS-1K, WZS-1R, POG-3A, ORD-U, ORD-TK, ORD-W1, IFT-1, IFT-1R, IFT-2, IFT-2R, IFT-3, IFT-3R, IFT/A, ORD-ZU,
Od 1 kwietnia 2008 r.
• PIT: PIT-37, PIT-36, PIT-36L, PIT-38, PIT/O, PIT/D, PIT-2K, PIT/M, PIT/B, PIT/Z, PIT/ZG
Od 1 lipca 2008 r.
• VAT: VAT-21
• PIT: PIT-14, PIT-23, PIT-11, PIT-6, PIT-8S, PIT-R
• PCC: PCC-3, PCC-3A, PCC-2
• Inne: SD-2, SD-Z1, SD-3, SD-3A, POG-3C, POG-3D POG-R
Od 1 stycznia 2009 r.
• PIT: PIT-40, PIT-8C, PIT-16, PIT-16A, PIT-19A, PIT-28, PIT-28/A, PIT-28/B
• CIT: CIT-6R, CIT-6AR, CIT-9R, CIT-10R, CIT-11R, CIT-8A, CIT-8B, CIT-ST, CIT-ST/A
• Inne: SSE/A, SSE-R, SSE-R/A
1. Otwórz wzór formularza (deklaracji, którą chcesz wysłać)
2. Wypełnij formularz i podpisz go
3. Postępuj zgodnie z instrukcjami pojawiającymi się na ekranie
4. Na ekranie komputera pojawi się numer referencyjny, zapisz go
5. Otwórz formularz do Urzędowego Poświadczenia Odbioru, wpisz w nim numer referencyjny i wyślij
6. Czekaj na komunikat UPO
7. Jeśli otrzymasz komunikat: Przetwarzanie dokumentu zakończone pomyślnie, pobierz UPO
8. Po otrzymaniu UPO, zapisz go na dysku lub wydrukuj
Chcę upoważnić do składania e-deklaracji matkę, ojca, brata i żonę. Wyjeżdżam bowiem na parę miesięcy do Anglii i chciałbym, aby oni dopełnili obowiązku przesyłania deklaracji podatkowych. Wszyscy posiadają już bezpieczny, kwalifikowany e-podpis. Czy jednak muszę składać dla każdego z nich osobno zaświadczenie ZAW-E1?
TAK. Podatnicy muszą składać zaświadczenie ZAW-E1 dla każdej osoby upoważnionej do składania w ich imieniu e-deklaracji. W formularzu ZAW-E1 istnieje bowiem możliwość wskazania tylko jednej osoby upoważnionej do składania deklaracji drogą elektroniczną. Nie można więc podać danych kilku osób. Ponadto każda z wymienionych osób - matka, ojciec, brat i żona - muszą przesłać zaświadczenie ZAW-E2, w którym potwierdzą wolę składania e-deklaracji w imieniu podatnika.
Jestem wspólnikiem w firmie z ograniczoną odpowiedzialnością. Ponieważ wyjeżdżam w długą delegację, chciałbym przed wyjazdem upoważnić firmę do przesyłania e-deklaracji w moim imieniu. Czy istnieje taka możliwość?
NIE. Do przesyłania deklaracji elektronicznych podatnik może upoważnić jedynie osobę fizyczną. A zatem w omawianym przypadku wspólnik firmy może upoważnić przykładowo innego wspólnika lub pracownika. Związane jest to m.in. z tym, że podpis elektroniczny jest wystawiany na konkretną osobę, z imienia i nazwiska. Podpis elektroniczny nie może zostać wystawiony na firmę.
Wykorzystuję e-podpis do kontaktów z kontrahentami, dlatego zdecydowałem się wykorzystać go także do rozliczenia z fiskusem. Problem w tym, że zgubiłem kartę z e-podpisem. Czy powinienem komuś zgłosić zaginięcie karty?
TAK. Zgubienie karty trzeba jak najszybciej zgłosić do właściwego centrum certyfikacji, które wydało certyfikat. Nie trzeba natomiast informować urzędu skarbowego. Podatnik, który posiada kartę do składania podpisu elektronicznego, ma także numer PIN, który trzeba wpisać przy wysyłaniu e-deklaracji, dlatego istnieje niewielkie ryzyko, że ktoś będzie mógł posłużyć się zgubioną kartą. Jeśli jest jeszcze czas na uzyskanie nowej karty (jest to możliwe nawet w ciągu jednego dnia), to po jej otrzymaniu można wysłać e-deklarację, podpisując ją e-podpisem. Jeśli podatnik nie ma czasu na załatwienie formalności, może wysłać deklarację papierową.
Przygotowałem już wszystkie dane do wysyłki e-deklaracji, ale zapomniałem numeru PIN do certyfikatu do e-podpisu. Czy mogę odblokować PIN i jak to zrobić?
TAK. Numer PIN działa podobnie do numeru PIN w telefonie komórkowym. W takim przypadku istnieje możliwość odblokowania PIN. Tak jak w telefonie komórkowym do odblokowania lub zmiany numeru PIN służy kod PUK.
Słyszałem o możliwości przesłania deklaracji podatkowej drogą elektroniczną. Czy w takim razie mogę przesłać deklarację VAT-7 e-mailem do urzędu skarbowego? Jeśli tak, to na jaki adres przesłać wypełnioną deklarację?
NIE. Nie ma możliwości przesłania deklaracji podatkowej e-mailem. Wymogi dotyczące przesłania e-deklaracji zostały określone w Ordynacji podatkowej, w rozporządzeniu ministra finansów w sprawie struktury logicznej deklaracji i podań, sposobu ich przesyłania oraz rodzajów podpisu elektronicznego, którymi powinny być opatrzone, a także w ustawie o podpisie elektronicznym. Z przepisów tych wynika, że deklaracje podatkowe mogą być przesyłane m.in. za pomocą interaktywnych formularzy przygotowanych przez Ministerstwo Finansów oraz za pomocą systemów wykorzystujących kod XML określony w rozporządzeniach ministra finansów (struktura logiczna deklaracji). Ponadto e-deklaracje muszą być podpisane bezpiecznym e-podpisem. W związku z tym nie ma możliwości przesłania deklaracji za pomocą e-maila.
W naszej firmie wiele dokumentów przesyłamy za pomocą PDF. Czy w ten sposób można przesłać również e-deklarację? PDF gwarantuje zachowanie integralności danych i jest dość bezpiecznym sposobem przesyłania dokumentów.
NIE. Firmy nie mogą przesyłać e-deklaracji we własnym pliku PDF, chyba że spełnia on wymogi przewidziane prawem. Przepisy jasno określają, w jakiej formie może być przesyłana deklaracja drogą elektroniczną. Obecnie dopuszczalne jest wypełnianie formularzy interaktywnych, które przygotował resort finansów, oraz za pomocą aplikacji dostarczonych przez producentów oprogramowania. Formularze interaktywne to również pliki PDF, ale przygotowane przez resort finansów i zawierające wskazówki dotyczące wypełniania. Po wypełnieniu przygotowanego formularza w formie pliku PDF trzeba go jeszcze podpisać e-podpisem. Trzeba pamiętać, że oba sposoby dopuszczone prawem zakładają wykorzystanie podpisu elektronicznego z kwalifikowanym certyfikatem.
Czy formularze interaktywne służą jedynie do weryfikacji wpisanych danych przez podatnika, czy mogą także obliczyć podatek?
ERNEST FRANKOWSKI
doradca podatkowy PricewaterhouseCoopers
Nie
Podatnicy powinni obliczyć odpowiedni podatek w posiadanym przez nich programie lub w systemie finansowo-księgowym, a następnie odpowiednie wartości przepisać do formularza XML deklaracji podatkowej.
Podatnik, który spełni wszystkie, liczne, warunki wstępne w zakresie wysyłania e-deklaracji, musi mieć świadomość zasad funkcjonowania portalu Ministerstwa Finansów służącego systemowi e-Deklaracje. Mianowicie system ten (portal) oparty jest na interaktywnych formularzach XML (zdefiniowanych w odpowiednich rozporządzeniach wykonawczych). Formularzy tych nie należy jednak mylić z popularnymi programami do obliczania podatku (przede wszystkim PIT) i wypełniania odpowiednich deklaracji/zeznań podatkowych. W system e-Deklaracje Ministerstwa Finansów nie został wbudowany żaden mechanizm wspierający samo obliczenie zobowiązania podatkowego. W praktyce podatnicy powinni obliczyć odpowiedni podatek w posiadanym przez nich programie (w przypadku PIT takie programy co roku są dostępne w internecie oraz w popularnych czasopismach i dziennikach) lub w systemie finansowo-księgowym (często oznacza to MS Excel). A następnie odpowiednie wartości przepisać do formularza XML deklaracji podatkowej, udostępnionego na stronie systemu e-Deklaracje. Po uzupełnieniu odpowiednich pól w interaktywnym formularzu należy go zapisać, podpisać elektronicznym podpisem i wysłać do urzędu skarbowego (oczywiście wszystkich tych czynności dokonuje się elektronicznie z poziomu portalu E-Deklaracji).
Powyższe ograniczenie systemu e-Deklaracje (tzn. brak wsparcia dla funkcji obliczania podatku) ma uzasadnienie w konstrukcji polskiego (i nie tylko polskiego) systemu podatkowego. Co do zasady bowiem, polski system podatkowy opiera się na zasadzie samoobliczenia podatku przez podatników. Dodatkowo udostępnienie przez władze podatkowe narzędzia elektronicznego do obliczenia podatku wywołałaby dyskusję nad odpowiedzialnością fiskusa za prawidłowość tych wyliczeń.
(ŁZ)
PODSTAWA PRAWNA
• Ustawa z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 z późn. zm.).
Jesteśmy średniej wielkości firmą. Zamierzamy w przyszłości przesyłać deklaracje podatkowe drogą elektroniczną. Chcielibyśmy wykorzystać do przesyłania e-deklaracji nasz program do rozliczeń finansowo-księgowych. Czy możemy wykorzystać program?
MAŁGORZATA NAPIÓRKOWSKA-KUBICKA
doradca podatkowy w Accreo Taxand
Tak
Jest to możliwe dzięki opublikowaniu przez resort finansów otwartego kodu. Jednak oferowane obecnie na rynku programy finansowo-księgowe nie zostały jak dotąd wyposażone w moduły niezbędne do wysyłania e-deklaracji bezpośrednio z systemu księgowego.
Od 1 stycznia 2008 r. każdy podatnik (płatnik) jest uprawniony do składania deklaracji podatkowych drogą elektroniczną. Aby skorzystać z możliwości rozliczania się z aparatem skarbowym w takiej formie, należy zaopatrzyć się w kwalifikowany podpis elektroniczny lub upoważnić osobę, która taki podpis posiada, do składania deklaracji w naszym imieniu oraz zgłosić w urzędzie skarbowym zamiar składania e-deklaracji.
Warunkiem koniecznym dla przesłania deklaracji podatkowej drogą elektroniczną jest posiadanie bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą kwalifikowanego certyfikatu. Aby uzyskać podpis elektroniczny, trzeba zgłosić się do jednego z trzech kwalifikowanych centrów certyfikacji (Certum, Sigillum, KIR). Formularz zgłoszenia certyfikacyjnego najczęściej można przesłać zarówno e-mailem, jak i złożyć osobiście w punkcie rejestracyjnym danego centrum. Szczegółowe procedury związane z uzyskaniem podpisu ustalają poszczególne centra certyfikacji.
Zgodnie z założeniami Ministerstwa Finansów, docelowo mają istnieć dwa sposoby przesyłania deklaracji podatkowych drogą elektroniczną:
1) za pomocą interaktywnego formularza PDF konkretnej deklaracji podatkowej, który po wypełnieniu i opatrzeniu podpisem elektronicznym można wysłać do systemu, oraz
2) z wykorzystaniem aplikacji dostarczonych przez producentów oprogramowania finansowo-księgowego, dzięki którym można przesyłać deklaracje podatkowe bezpośrednio z systemów finansowo-księgowych podatnika. Takie rozwiązanie jest możliwe dzięki opublikowaniu przez MF otwartego standardu dokumentu podatkowego. Producenci oprogramowania mogą dostosować swoje aplikacje tak, by mogły one bezpośrednio obsługiwać proces składania deklaracji podatkowych bez konieczności pobierania deklaracji w formie plików PDF.
W praktyce, w pierwszej fazie wdrożenia e-deklaracji, podatnicy mogą przesyłać deklaracje podatkowe przy użyciu zestawu interaktywnych formularzy dostępnych na www.e-deklaracje.gov.pl. Oferowane na rynku programy finansowo-księgowe nie zostały jak dotąd wyposażone w nowe moduły niezbędne do wysyłania e-deklaracji bezpośrednio z systemu księgowego. Większość programów w dalszym ciągu wyposażona jest tylko w aplikacje, które pozwalają wydrukować wybrane deklaracje podatkowe, przede wszystkim związane z rozliczeniami w zakresie VAT i podatków dochodowych. Termin wprowadzenia w życie drugiej opcji zależy od tego, kiedy producenci oprogramowania księgowego wzbogacą swoją ofertę o odpowiednie nakładki umożliwiające przesyłanie deklaracji bezpośrednio z systemu finansowo-księgowego. Dopóki programy księgowe nie zostaną w tym zakresie zaktualizowane, e-deklaracje można składać przy użyciu komputera, na którym zainstalowana jest przeglądarka internetowa oraz program Adobe Reader.
(ŁZ)
PODSTAWA PRAWNA
• Ustawa z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 z późn. zm.).
Czy podatnik, który nie prześle e-deklaracji podatkowej w terminie, podlega takiej odpowiedzialności jak w przypadku niezłożenia w terminie deklaracji papierowej?
EWELINA STAMBLEWSKA
doradca podatkowy w Ernst & Young
Tak
Podatnik, który nie złoży deklaracji podatkowej w terminie, może zostać ukarany na podstawie przepisów kodeksu karnego skarbowego.
Od 1 stycznia 2008 r. system e-Deklaracje umożliwia każdemu podatnikowi VAT posiadającemu zaświadczenie ZAS-E składanie deklaracji VAT-7 drogą elektroniczną. W momencie wysłania poprawnej deklaracji system powinien wyświetlić komunikat, że dokument został wstępnie przetworzony, oraz identyfikator, który jest niezbędny w celu pobrania urzędowego poświadczenia odbioru. Jeżeli w momencie wysłania komunikat taki się nie pojawi, wówczas podatnik powinien powtórzyć wysłanie deklaracji.
Natomiast Urzędowe Poświadczenie Odbioru stanowiące oficjalny dokument potwierdzający złożenie deklaracji podatnik będzie mógł pobrać w przeciągu 24 godzin w zależności od polityki centrum certyfikacji, z którego podatnik posiada certyfikat. Należy pamiętać, że w myśl regulacji rozporządzenia prezesa Rady Ministrów w sprawie warunków organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym (t.j. Dz.U. z 2005 r. nr 200, poz. 1651), takie poświadczenie jest niezbędne w celu uznania, że deklaracja została skutecznie złożona.
Jeżeli system e-Deklaracje nie daje podatnikowi możliwości wyświetlenia Urzędowego Poświadczenia Odbioru, wówczas podatnik powinien otrzymać komunikat o statusie przetworzenia złożonego dokumentu.
Jednak wyłącznie w przypadku komunikatu: Przetwarzanie dokumentu zakończone poprawnie możliwe jest wyświetlenie Urzędowego Poświadczenia Odbioru.
Biorąc pod uwagę przedział czasowy między złożeniem deklaracji a uzyskaniem Urzędowego Poświadczenia Odbioru, istotne jest, żeby podatnik wysłał deklarację w takim czasie, aby mógł uzyskać potwierdzenie odbioru przed upływem ustawowego terminu na złożenie deklaracji. Podatnik, który nie złoży deklaracji podatkowej w terminie, może zostać ukarany na podstawie przepisów kodeksu karnego skarbowego.
Do e-deklaracji stosuje się bowiem takie same przepisy jak do deklaracji papierowych. Oznacza to, że niezłożenie e-deklaracji w terminie jest sankcjonowane w ten sam sposób jak niezłożenie deklaracji tradycyjnej.
W praktyce może się jednak zdarzyć, że po upływie 24 godzin podatnik nie otrzyma Urzędowego Poświadczenia Odbioru przesłanego dokumentu. Będzie to oznaczało, że deklaracja nie trafiła do systemu i podatnik powinien ponownie wysłać deklarację. Przy czym system nie pozwoli na kilkakrotne przyjęcie tego samego dokumentu. Alternatywnie, jeżeli istnieje ryzyko, że podatnik nie zdąży otrzymać Urzędowego Poświadczenia Odbioru przed upływem terminu na złożenie deklaracji, wskazane jest, aby złożył deklarację w formie tradycyjnej. Podatnik ma bowiem nadal prawo do składania deklaracji w formie papierowej, pomimo otrzymania zaświadczenia ZAS-E. Trzeba jednak pamiętać, aby tej samej deklaracji nie wysłać w obu formach.
(ŁZ)
PODSTAWA PRAWNA
• Ustawa z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 z późn. zm.).
• Ustawa z 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy (Dz.U. z 2007 r. nr 111, poz. 765 z późn. zm.).
REKLAMA
REKLAMA
© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.
- Czytaj artykuły
- Rozwiązuj testy
- Zdobądź certyfikat