REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Ewidencja należności niezapłaconych w terminie

Subskrybuj nas na Youtube

REKLAMA

Jako spółdzielnia mieszkaniowa otrzymujemy co miesiąc od swoich członków opłaty czynszowe za korzystanie z zajmowanych przez nich mieszkań. W naszej ewidencji widnieje wiele należności, które nie zostały uregulowane w terminie. Prosimy o odpowiedź, jak mamy zorganizować ewidencję księgową takich należności, aby zachować bieżącą kontrolę nad rozrachunkami oraz nie dopuścić do przedawniania naszych roszczeń?
Organizacja ksiąg rachunkowych: Okres przedawnienia dla roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej wynosi 3 lata. Aby nie dopuścić do przedawniania się roszczeń, warto pomyśleć o takim zorganizowaniu księgowości, aby łatwo można było ustalić roszczenia bliskie przedawnieniu. Ważną rolę odgrywa tu szczegółowa ewidencja analityczna.
W prawie cywilnym przyjęto zasadę, że roszczenia majątkowe ulegają prze-dawnieniu (art. 117 Kodeksu cywilnego). Jeżeli przepis szczególny nie stanowi inaczej, termin przedawnienia wynosi 10 lat, a dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej – 3 lata (art. 118 k.c.).
Przez świadczenia okresowe rozumie się takie świadczenia, których istotą jest powtarzający się obowiązek płatniczy w okresach z góry oznaczonych. Opłaty czynszowe za lokale mieszkalne są zatem zaliczane do świadczeń okresowych.
Do przerwania biegu przedawnienia dochodzi wskutek (art. 123 k.c):
1) każdej czynności przed sądem lub innym organem powołanym do rozpoznawania spraw lub egzekwowania roszczeń danego rodzaju albo przed sądem polubownym, przedsięwziętej bezpośrednio w celu dochodzenia lub ustalenia albo zaspokojenia lub zabezpieczenia roszczenia,
2) uznania roszczenia przez osobę, przeciwko której roszczenie przysługuje.
Rozrachunki z członkami i najemcami z tytułu czynszu są prowadzone na kontach ksiąg pomocniczych (art. 17 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości).
Ewidencja czynszów za lokale mieszkalne powinna być prowadzona na bieżąco (art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy o rachunkowości), na kontach pomocniczych w sposób następujący:
1) należne czynsze za lokal mieszkalny księgowane w dacie naliczenia czynszu za okresy miesięczne,
2) poszczególne wpłaty (przelewy i wpłaty gotówką) księgowane w dacie wpływu należności.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Bieżące wpłaty należności są zaliczane na poczet długów najdłużej wymagalnych. Wynika to z zapisu art. 451 § 3 k.c., gdzie wskazano, że w braku oświadczenia dłużnika lub wierzyciela spełnione świadczenie zalicza się przede wszystkim na poczet długu wymagalnego, a jeżeli jest kilka długów wymagalnych – na poczet najdalej wymagalnego.
Przy ewidencji rozrachunków z tytułu świadczeń okresowych należy zwrócić szczególną uwagę na to, że dłużnik mający względem tego samego wierzyciela kilka długów tego samego rodzaju może przy spełnieniu świadczenia wskazać, który dług chce zaspokoić (art. 451 § 1 k.c.).
Przykład 2
Założenia z przykładu 1. We wrześniu 2004 r. spółdzielnia mieszkaniowa wysłała do najemcy X wezwanie do zapłaty należności na kwotę 12 800 zł, z zamiarem skierowania sprawy na drogę postępowania sądowego.
Dłużnik nie uznał zobowiązania, ponieważ stwierdził, że część zobowiązania (kwota 6400 zł) uległa przedawnieniu. Spółdzielnia po przeanalizowaniu kartoteki dłużnika oraz dokumentów źródłowych przyznała najemcy rację.
Dowody wpłaty czynszu najemcy X zawierały wskazania, jakiego okresu dotyczy wpłata. Należności z 2001 r. za styczeń–sierpień – w kwocie 6400 zł – uległy przedawnieniu (upłynął okres 3 lat).
W przypadku gdy należności są opłacane nieterminowo, a dowody wpłaty zawierają oznaczenia, jakiego okresu dotyczą, to celowe jest rozwinięcie analityki rozrachunków z najemcami w podziale na kolejne lata (lub nawet miesiąca) i księgowanie wpłat na wskazane okresy.
Przedstawiony sposób ewidencji usprawni analizę stanu należności w poszczególnych okresach.
Przykład 3
Ewidencja rozrachunków z najemcami z podziałem na roczne okresy rozliczeniowe
Operacje gospodarcze:
1) naliczenie należnego czynszu,
2) wpłata należnego czynszu.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Przedawnienie należności powoduje w księgach rachunkowych:
• zmniejszenie odpisu aktualizującego dokonanego uprzednio na tę należność – jeżeli jednostka go utworzyła,
• zwiększenie pozostałych kosztów operacyjnych – jeżeli jednostka nie dokonywała odpisu aktualizującego.
W myśl przepisów podatkowych (art. 23 ust. 1 pkt 17 updof i art. 16 ust. 1 pkt 20 updop) nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wierzytelności odpisanych jako przedawnione.
Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wierzytelności odpisanych jako przedawnione.
W podatku dochodowym przedawnienie należności:
• nie wpłynie na podstawę opodatkowania – jeżeli wcześniej wierzytelność nie była objęta odpisem aktualizującym, nieuznanym za koszty uzyskania przychodów,
• zwiększy podstawę opodatkowania w kwocie pomniejszonej o VAT – jeżeli wierzytelność była wcześniej objęta odpisem aktualizującym uznanym za koszt uzyskania przychodów.
Marianna Sobolewska
biegły rewident, właścicielka Zakładu Usług Rachunkowych „Buchalter” w Augustowie
Podstawy prawne
• ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości – j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2004 r. Nr 213, poz. 2155
• ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2004 r. Nr 210, poz. 2135
• ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych – j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2004 r. Nr 210, poz. 2135
• ustawa z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny – Dz.U. Nr 16, poz. 93; ost.zm. Dz.U. z 2004 r. Nr 172, poz. 1804


Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Serwis Finansowo-Księgowy

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Faktury w zamówieniach publicznych – integracja PEF z KSeF od 2026 r.

Od 1 lutego 2026 r. wchodzi w życie pełna integracja Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) z Platformą Elektronicznego Fakturowania (PEF). Zmiany te obejmą m.in. zamówienia publiczne, a także relacje B2G (Business-to-Government). Oznacza to, że przedsiębiorcy realizujący kontrakty z administracją publiczną będą zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF. Ministerstwo Finansów w Podręczniku KSeF 2.0 wyjaśnia, jakie zasady będą obowiązywać i jakie rodzaje faktur z PEF będą przyjmowane w KSeF.

Testy otwarte API KSeF 2.0 właśnie ruszyły – sprawdź, co zmienia się w systemie e-Faktur, dlaczego integracja jest konieczna i jakie etapy czekają podatników w najbliższych miesiącach

30 września Ministerstwo Finansów uruchomiło testy otwarte API KSeF 2.0, które pozwalają sprawdzić, jak systemy finansowo-księgowe współpracują z nową wersją Krajowego Systemu e-Faktur. To kluczowy etap przygotowań do obowiązkowego wdrożenia KSeF 2.0, który już od lutego 2025 roku stanie się codziennością przedsiębiorców i księgowych.

Miliony do odzyskania! Spółki Skarbu Państwa mogą uniknąć podatku PCC dzięki zasadzie stand-still

Wyrok WSA w Gdańsku otwiera drogę spółkom pośrednio kontrolowanym przez Skarb Państwa do zwolnienia z podatku od czynności cywilnoprawnych przy strategicznych operacjach kapitałowych. Choć decyzja nie jest jeszcze prawomocna, firmy mogą liczyć na milionowe oszczędności i odzyskanie wcześniej pobranych podatków.

Rezerwa na zaległe urlopy pracowników - koszt, który może zaskoczyć na zamknięciu roku

Zaległe dni urlopowe stanowią realne i narastające ryzyko finansowe dla firm — szczególnie w sektorze MŚP. W mniejszych przedsiębiorstwach, gdzie często brakuje dedykowanych działów HR czy zespołów płacowych, łatwiej o kumulację niewykorzystanych dni. Z mojego doświadczenia jako CFO na godziny wynika, że problem jest niedoszacowany. Firmy często nie uświadamiają sobie skali zobowiązania. - tłumaczy Marta Kobińska, CEO Create the Flow, dyrektor finansowa, CFO na godziny.

REKLAMA

Tryb awaryjny w KSeF – jak działa i kiedy z niego skorzystać?

Obowiązkowy KSeF od 2026 r. budzi emocje, a jedną z najczęściej zadawanych obaw jest: co stanie się, gdy system po prostu przestanie działać?Odpowiedzią ustawodawcy jest tryb awaryjny. Jest to rozwiązanie, które ma zabezpieczyć przedsiębiorców przed paraliżem działalności w razie oficjalnie ogłoszonej awarii KSeF.

Ruszyły masowe kontrole kart lunchowych. Co sprawdza ZUS?

Karty lunchowe od kilku lat są jednym z najczęściej wybieranych pozapłacowych benefitów pracowniczych. Do września 2023 r. karty mogły być wykorzystywane wyłącznie w restauracjach i innych punktach gastronomicznych. Od tego momentu ich popularność dodatkowo wzrosła – z uwagi na możliwość korzystania z nich również w sklepach spożywczych i supermarketach. Ta zmiana, choć dla pracowników korzystna, wywołała lawinę kontroli Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, który coraz uważniej przygląda się temu, w jaki sposób firmy stosują zwolnienie ze składek.

30.09.2025: ważny dzień dla KSeF - Krajowego Systemu eFaktur. Ministerstwo Finansów udostępnia testową wersję systemu

30 września Ministerstwo Finansów udostępnia testową wersję Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF 2.0). To sygnał dla firm, że czas intensywnych przygotowań właśnie się rozpoczął. Jak ten czas na testowanie należy optymalnie wykorzystać?

Rewolucja nie mniej ważna niż KSeF. Nowy obowiązek dla firm sektora MŚP

Cyfryzacja rozliczeń podatkowych w Polsce wchodzi w kolejny etap. Podczas gdy uwaga przedsiębiorców skupia się dziś na KSeF, równie istotna zmiana dotknie ich jeszcze wcześniej. Od 1 stycznia 2026 roku prowadzenie KPiR możliwe będzie wyłącznie w formie cyfrowej. MF przekonuje, że to krok w stronę uproszczenia, automatyzacji oraz zwiększenia transparentności biznesu. Dla sektora MŚP oznacza on również nowe formalności, konieczność inwestycji w systemy IT oraz kary za nieterminowe raporty.

REKLAMA

Samochód w JDG – zakup, leasing, VAT, koszty (100%, 75%, czy 50%), sprzedaż. To przedsiębiorca musi wiedzieć koniecznie

Mobilność to często klucz do efektywnego działania przedsiębiorcy, zwłaszcza w usługach, handlu czy transporcie. Prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą (JDG) mogą skorzystać z licznych udogodnień podatkowych, które umożliwiają nie tylko częściowe odliczenie kosztów zakupu pojazdu, ale także rozliczanie wydatków związanych z jego użytkowaniem i eksploatacją. Bierzemy pod lupę najpopularniejsze ulgi i odliczenia samochodowe przysługujące od momentu zakupu, poprzez jego użytkowanie aż po sprzedaż.

KSeF zmienia zasady gry. Jak biura rachunkowe mogą zabezpieczyć siebie i klientów?

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zautomatyzuje obieg dokumentów, ale jednocześnie zrodzi fundamentalne pytanie o odpowiedzialność za kwalifikację kosztów. Obowiązek ten spoczywa na przedsiębiorcy, jednak w praktyce to biura rachunkowe znajdą się na pierwszej linii jeśli idzie o nowe wyzwanie. Niewdrożenie odpowiednich procedur może prowadzić do chaosu komunikacyjnego, sporów z klientami, a nawet do procesów sądowych.

REKLAMA