REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak zaksięgować koszty używania samochodu prywatnego w jazdach lokalnych

Subskrybuj nas na Youtube

REKLAMA

Jak rozliczyć i zaksięgować jazdę lokalną odbytą prywatnym samochodem pracownika w celu służbowym?
RADA
W poprzednim „MONITORZE księgowego” (nr 14/2005) przedstawiliśmy jedną z form rozliczania jazd lokalnych odbywanych w celach służbowych, tj. ryczałt. Obok ryczałtu istnieje inna forma rozliczania jazd lokalnych – tzw. kilometrówka. Należy zwrócić uwagę, że dla zdecydowanej większości pracowników kwota rozliczanych jazd lokalnych nie korzysta ze zwolnienia z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Szczegóły wraz z ewidencją – w uzasadnieniu.
UZASADNIENIE
Gdy ilość zadań służbowych nie uzasadnia zawierania z pracownikiem umowy cywilnoprawnej i ustalania przez pracodawcę ryczałtu w granicach określonych przepisami rozporządzenia Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, wówczas pracodawca może dokonywać zwrotu takich wydatków na zasadzie tzw. kilometrówki.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Kwota wydatków zwracanych przez pracodawcę wynosi zatem 38,45 zł, zaś kwota opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych:
38,45 zł x 19% = 7,31 zł.
Ewidencja naliczenia kosztów za jazdy lokalne
– naliczenie kosztów jazd lokalnych
  Wn konto 409 „Pozostałe koszty” 38,45 zł
  Ma konto 234 „Inne rozrachunki z pracownikami” 38,45 zł
– odliczenie kwoty podatku dochodowego od ryczałtu i uregulowanie zobowiązania
  Wn konto 234 „Inne rozrachunki z pracownikami” 7,31 zł
  Ma konto 226 „Rozrachunki z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych” 7,31 zł
  oraz
  Wn konto 226 „Rozrachunki z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych” 7,31 zł
  Ma konto 131 „Bieżący rachunek bankowy” 7,31 zł
– kwota wypłacona pracownikowi z tytułu korzystania z prywatnego samochodu w celach służbowych
  Wn konto 234 „Inne rozrachunki z pracownikami” 31,14 zł
  Ma konto 131 „Bieżący rachunek bankowy” 31,14 zł
„Kilometrówka” w ustawach o podatku dochodowym
Nie uważa się za koszty uzyskania przychodu wydatków ponoszonych na rzecz pracowników w jazdach lokalnych w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu (art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych).
Jednocześnie należy zwrócić uwagę na regulacje podatku dochodowego od osób fizycznych, w których wskazuje się, że wolna od podatku dochodowego jest kwota będąca zwrotem kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw – do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika (art. 21 ust. 1 pkt 23b).
WAŻNE!
Zwolnienie z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych nie jest adresowane do wszystkich podatników otrzymujących zwrot kosztów poniesionych z tytułu używania prywatnych pojazdów. Warunkiem jego zastosowania jest istnienie przepisu zawartego w akcie prawnym rangi ustawowej, który nakazywałby wprost ponoszenie tego rodzaju wydatków przez pracodawcę lub wprost przyznawałby prawo do ich zwrotu.
Potwierdzeniem tego stanowiska jest interpretacja Urzędu Skarbowego w Kielcach (sygnatura: OG/005/341/PDII/66/2004, data: 2004.12.29), w której wskazuje się, że przepis cytowanego wcześniej art. 21 ust. 1 pkt 23b oznacza węższy zakres zwolnienia od tego, jaki obowiązywał do końca 2003 r., wynikający z uchylonego od 1.01.2004 r. art. 21 ust. 1 pkt 22 ustawy. Mianowicie, nieopodatkowane są tylko te świadczenia, wypłatę których przewidują przepisy ustawy – wyznaczając pracodawcy obowiązek ich wypłaty bądź wskazując jedynie możliwość zwrotu kosztów używania samochodu w pracy. W pozostałych przypadkach ryczałt samochodowy za tzw. jazdy lokalne jest opodatkowany. Uwzględniając powyższe, zwolnienie to dotyczy tylko niewielkich grup pracowników, to znaczy tylko tych, którym zwrot przysługuje na mocy ustawy. Natomiast pozostali otrzymujący tego typu należności muszą w dalszym ciągu płacić w trakcie roku również od tej kwoty należną zaliczkę na podatek dochodowy i wykazać ją z pozostałymi dochodami w zeznaniu rocznym.
W świetle przedstawionego stanu faktycznego i prawnego otrzymywane przez pracownika należności za używanie do celów służbowych w jazdach lokalnych samochodu niebędącego własnością pracodawcy nie korzystają ze zwolnienia z opodatkowania.
Należności te należy zaliczyć do przychodów ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 powyższej ustawy o podatku dochodowym, i opodatkować na zasadach ogólnych.
Nie można się zgodzić z wnioskodawcą, iż wypłacony zwrot kosztów nie stanowi należności pracownika z tytułu umowy o pracę, gdyż nie wynika on z zawartej umowy, ani też z jakichkolwiek dodatkowych umów zawartych pomiędzy pracodawcą a pracownikiem obok umowy o pracę.
W myśl art. 12 ust. 1 powołanej ustawy za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.
W świetle powyższego wypłacany pracownikom zwrot kosztów z tytułu używania własnych samochodów dla potrzeb zakładu pracy w jazdach lokalnych stanowi przychód ze stosunku pracy, choć nie zawarto na tę okoliczność umowy.
•  art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 102, poz. 852
•  art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych – j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 78, poz. 684
Paweł Muż
ekonomista, pracownik redakcji


Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Monitor Księgowego

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Samochód osobowy w firmie - zmiany w limitach od 1 stycznia 2026 r. Co z samochodami zakupionymi do końca 2025 roku?

Zmiany w prawie podatkowym potrafią zaskakiwać. Szczególnie wtedy, gdy istotne przepisy wprowadzane są niejako „tylnymi drzwiami”. Tym razem mamy do czynienia z modyfikacją, która znacząco wpłynie na sposób rozliczania kosztów związanych z nabyciem samochodów osobowych.

Rezerwa finansowa w firmie to nie luksus - to konieczność. Jak wyliczyć i budować rezerwę na nagłe sytuacje

Wielu właścicieli firm mówi: „Nie mam z czego odkładać, wszystko idzie na bieżące wydatki.” Inni: „Jak będą wolne środki, to coś odłożę.” Problem w tym, że te wolne środki rzadko kiedy się pojawiają. Albo jeśli już są – szybko znikają. A potem przychodzi miesiąc bez wpłat od klientów, niespodziewany wydatek albo gorszy sezon. I nagle z dnia na dzień zaczyna brakować nie tylko pieniędzy, ale też spokoju, decyzyjności, kontroli. To nie pech. To brak bufora.

100 dni do KSeF – co zmieni się od lutego 2026 roku?

Od 1 lutego 2026 r. duże firmy będą wystawiać wyłącznie e‑faktury w KSeF, a wszyscy podatnicy będą je odbierać elektronicznie. Od kwietnia obowiązek rozszerzy się na pozostałych przedsiębiorców, wprowadzając jednolity, ustandaryzowany obieg faktur i koniec papierowych dokumentów.

Skarbówka potwierdza: darowizny od rodzeństwa zwolnione z podatku nawet przy wspólności majątkowej

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził, że darowizny pieniężne od rodzeństwa są zwolnione z podatku, nawet jeśli darczyńcy mają wspólność majątkową. Kluczowe jest jedynie terminowe zgłoszenie darowizny i udokumentowanie przelewu. To dobra wiadomość dla wszystkich, którzy otrzymują wsparcie finansowe od bliskich.

REKLAMA

Nowa opłata cukrowa uderzy w małe firmy? Minister ostrzega przed katastrofą dla MŚP

Minister Agnieszka Majewska, Rzecznik MŚP, ostrzega przed skutkami nowelizacji „podatku cukrowego”. Zwraca uwagę, że projekt zmian w ustawie o zdrowiu publicznym przygotowany przez Ministerstwo Finansów może nadmiernie obciążyć najmniejsze firmy. Nowe przepisy dotyczące opłaty cukrowej mają – wbrew intencjom resortu – rozszerzyć obowiązki sprawozdawcze i podatkowe także na mikro i małych przedsiębiorców.

Najważniejsze zmiany przepisów dla firm 2025/2026. Jakie nowe obowiązki i wyzwania dla biznesu?

Trzeci kwartał 2025 roku przyniósł przedsiębiorcom aż 13 istotnych zmian regulacyjnych. Powszechne oburzenie przedsiębiorców wzbudza jednak krótsze od obiecywanego 6-miesięcznego vacatio legis. Z jednej strony postępuje cyfryzacja i deregulacja procesów, z drugiej – rosną obciążenia fiskalne i kontrolne. Z najnowszego Barometru TMF Group obejmującego trzeci kwartał 2025 roku wynika, że równowaga między ułatwieniami a restrykcjami została zachwiana kosztem zmian wymagających dla prowadzenia biznesu.

Jak uwierzytelnić się w KSeF? Pieczęć elektroniczna to jedna z metod - zgłoszenie w ZAW-FA, API KSeF 2.0 lub przy użyciu Aplikacji Podatnika KSeF

Aby korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), nie trzeba zakładać konta, ale konieczne jest potwierdzenie tożsamości i uprawnień. Jednym z bezpiecznych sposobów uwierzytelnienia – szczególnie dla spółek i innych podmiotów niebędących osobami fizycznymi – jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna. Sprawdź, jak działa i jak jej użyć w KSeF.

Faktury korygujące w KSeF: Jak powinny być wystawiane od lutego 2026 roku?

Pytanie dotyczy zawartości pliku xml, za pomocą którego będzie wczytywana do KSeF faktura korygująca. Czy w związku ze zmianą struktury logicznej FA(3) w przypadku faktur korygujących podstawę opodatkowania i podatek będzie niezbędne zawarcie w pliku xml wartości „przed korektą” i „po korekcie”? Jeżeli będzie możliwy import na podstawie samej różnicy faktury korygującej (co wynikałoby z zamieszczonego na stronie MF pliku FA_3_Przykład_3 (Przykładowe pliki dla struktury logicznej e-Faktury FA(3)), to czy ta możliwość obejmuje fakturę korygującą do faktury pierwotnej już wcześniej skorygowanej (ponowną korektę)?

REKLAMA

Rezygnacja członka zarządu w spółce z o.o. – jak to zrobić prawidłowo (zasady, dokumentacja, odpowiedzialność)

W realiach obrotu gospodarczego zdarzają się sytuacje, w których członek zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością decyduje się na złożenie rezygnacji z pełnionej funkcji. Powody mogą być różne – osobiste, zdrowotne, biznesowe czy organizacyjne – ale decyzja ta zawsze powinna być świadoma i przemyślana, zwłaszcza z perspektywy konsekwencji prawnych i finansowych.

Nieujawnione operacje gospodarcze – jak uniknąć sankcyjnego opodatkowania CIT

Od kilku lat coraz więcej spółek korzysta z możliwości opodatkowania tzw. ryczałtem od dochodów spółek. To sposób opodatkowania dochodów spółki, który może przynieść realne korzyści podatkowe. Jednak korzystanie z estońskiego CIT-u wiąże się również z określonymi obowiązkami – szczególnie w zakresie prawidłowego ujmowania operacji gospodarczych w księgach rachunkowych. W tym artykule wyjaśnimy, czym są nieujawnione operacje gospodarcze i kiedy mogą prowadzić do powstania dodatkowego zobowiązania podatkowego.

REKLAMA