Jak zaksięgować koszty używania samochodu prywatnego w jazdach lokalnych

RADA

W poprzednim „MONITORZE księgowego” (nr 14/2005) przedstawiliśmy jedną z form rozliczania jazd lokalnych odbywanych w celach służbowych, tj. ryczałt. Obok ryczałtu istnieje inna forma rozliczania jazd lokalnych – tzw. kilometrówka. Należy zwrócić uwagę, że dla zdecydowanej większości pracowników kwota rozliczanych jazd lokalnych nie korzysta ze zwolnienia z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Szczegóły wraz z ewidencją – w uzasadnieniu.

Gdy ilość zadań służbowych nie uzasadnia zawierania z pracownikiem umowy cywilnoprawnej i ustalania przez pracodawcę ryczałtu w granicach określonych przepisami rozporządzenia Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, wówczas pracodawca może dokonywać zwrotu takich wydatków na zasadzie tzw. kilometrówki.

Kwota wydatków zwracanych przez pracodawcę wynosi zatem 38,45 zł, zaś kwota opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych:

38,45 zł x 19% = 7,31 zł.

– naliczenie kosztów jazd lokalnych

  Wn konto 409 „Pozostałe koszty” 38,45 zł

  Ma konto 234 „Inne rozrachunki z pracownikami” 38,45 zł

– odliczenie kwoty podatku dochodowego od ryczałtu i uregulowanie zobowiązania

  Wn konto 234 „Inne rozrachunki z pracownikami” 7,31 zł

  Ma konto 226 „Rozrachunki z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych” 7,31 zł

  oraz

  Wn konto 226 „Rozrachunki z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych” 7,31 zł

  Ma konto 131 „Bieżący rachunek bankowy” 7,31 zł

– kwota wypłacona pracownikowi z tytułu korzystania z prywatnego samochodu w celach służbowych

  Wn konto 234 „Inne rozrachunki z pracownikami” 31,14 zł

  Ma konto 131 „Bieżący rachunek bankowy” 31,14 zł

Nie uważa się za koszty uzyskania przychodu wydatków ponoszonych na rzecz pracowników w jazdach lokalnych w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu (art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych).

Jednocześnie należy zwrócić uwagę na regulacje podatku dochodowego od osób fizycznych, w których wskazuje się, że wolna od podatku dochodowego jest kwota będąca zwrotem kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw – do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika (art. 21 ust. 1 pkt 23b).