REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak zaksięgować koszty używania samochodu prywatnego w jazdach lokalnych

Subskrybuj nas na Youtube

REKLAMA

Jak rozliczyć i zaksięgować jazdę lokalną odbytą prywatnym samochodem pracownika w celu służbowym?
RADA
W poprzednim „MONITORZE księgowego” (nr 14/2005) przedstawiliśmy jedną z form rozliczania jazd lokalnych odbywanych w celach służbowych, tj. ryczałt. Obok ryczałtu istnieje inna forma rozliczania jazd lokalnych – tzw. kilometrówka. Należy zwrócić uwagę, że dla zdecydowanej większości pracowników kwota rozliczanych jazd lokalnych nie korzysta ze zwolnienia z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Szczegóły wraz z ewidencją – w uzasadnieniu.
UZASADNIENIE
Gdy ilość zadań służbowych nie uzasadnia zawierania z pracownikiem umowy cywilnoprawnej i ustalania przez pracodawcę ryczałtu w granicach określonych przepisami rozporządzenia Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, wówczas pracodawca może dokonywać zwrotu takich wydatków na zasadzie tzw. kilometrówki.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Kwota wydatków zwracanych przez pracodawcę wynosi zatem 38,45 zł, zaś kwota opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych:
38,45 zł x 19% = 7,31 zł.
Ewidencja naliczenia kosztów za jazdy lokalne
– naliczenie kosztów jazd lokalnych
  Wn konto 409 „Pozostałe koszty” 38,45 zł
  Ma konto 234 „Inne rozrachunki z pracownikami” 38,45 zł
– odliczenie kwoty podatku dochodowego od ryczałtu i uregulowanie zobowiązania
  Wn konto 234 „Inne rozrachunki z pracownikami” 7,31 zł
  Ma konto 226 „Rozrachunki z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych” 7,31 zł
  oraz
  Wn konto 226 „Rozrachunki z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych” 7,31 zł
  Ma konto 131 „Bieżący rachunek bankowy” 7,31 zł
– kwota wypłacona pracownikowi z tytułu korzystania z prywatnego samochodu w celach służbowych
  Wn konto 234 „Inne rozrachunki z pracownikami” 31,14 zł
  Ma konto 131 „Bieżący rachunek bankowy” 31,14 zł
„Kilometrówka” w ustawach o podatku dochodowym
Nie uważa się za koszty uzyskania przychodu wydatków ponoszonych na rzecz pracowników w jazdach lokalnych w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu (art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych).
Jednocześnie należy zwrócić uwagę na regulacje podatku dochodowego od osób fizycznych, w których wskazuje się, że wolna od podatku dochodowego jest kwota będąca zwrotem kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw – do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika (art. 21 ust. 1 pkt 23b).
WAŻNE!
Zwolnienie z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych nie jest adresowane do wszystkich podatników otrzymujących zwrot kosztów poniesionych z tytułu używania prywatnych pojazdów. Warunkiem jego zastosowania jest istnienie przepisu zawartego w akcie prawnym rangi ustawowej, który nakazywałby wprost ponoszenie tego rodzaju wydatków przez pracodawcę lub wprost przyznawałby prawo do ich zwrotu.
Potwierdzeniem tego stanowiska jest interpretacja Urzędu Skarbowego w Kielcach (sygnatura: OG/005/341/PDII/66/2004, data: 2004.12.29), w której wskazuje się, że przepis cytowanego wcześniej art. 21 ust. 1 pkt 23b oznacza węższy zakres zwolnienia od tego, jaki obowiązywał do końca 2003 r., wynikający z uchylonego od 1.01.2004 r. art. 21 ust. 1 pkt 22 ustawy. Mianowicie, nieopodatkowane są tylko te świadczenia, wypłatę których przewidują przepisy ustawy – wyznaczając pracodawcy obowiązek ich wypłaty bądź wskazując jedynie możliwość zwrotu kosztów używania samochodu w pracy. W pozostałych przypadkach ryczałt samochodowy za tzw. jazdy lokalne jest opodatkowany. Uwzględniając powyższe, zwolnienie to dotyczy tylko niewielkich grup pracowników, to znaczy tylko tych, którym zwrot przysługuje na mocy ustawy. Natomiast pozostali otrzymujący tego typu należności muszą w dalszym ciągu płacić w trakcie roku również od tej kwoty należną zaliczkę na podatek dochodowy i wykazać ją z pozostałymi dochodami w zeznaniu rocznym.
W świetle przedstawionego stanu faktycznego i prawnego otrzymywane przez pracownika należności za używanie do celów służbowych w jazdach lokalnych samochodu niebędącego własnością pracodawcy nie korzystają ze zwolnienia z opodatkowania.
Należności te należy zaliczyć do przychodów ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 powyższej ustawy o podatku dochodowym, i opodatkować na zasadach ogólnych.
Nie można się zgodzić z wnioskodawcą, iż wypłacony zwrot kosztów nie stanowi należności pracownika z tytułu umowy o pracę, gdyż nie wynika on z zawartej umowy, ani też z jakichkolwiek dodatkowych umów zawartych pomiędzy pracodawcą a pracownikiem obok umowy o pracę.
W myśl art. 12 ust. 1 powołanej ustawy za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.
W świetle powyższego wypłacany pracownikom zwrot kosztów z tytułu używania własnych samochodów dla potrzeb zakładu pracy w jazdach lokalnych stanowi przychód ze stosunku pracy, choć nie zawarto na tę okoliczność umowy.
•  art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 102, poz. 852
•  art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych – j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 78, poz. 684
Paweł Muż
ekonomista, pracownik redakcji


Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Monitor Księgowego

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Fundacja rodzinna w strukturach transakcyjnych – ryzyko zakwestionowania przez KAS

Najnowsze stanowisko Szefa KAS (odmowa wydania opinii zabezpieczającej z 5 maja 2025 r., sygn. DKP16.8082.14.2024) pokazuje, że wykorzystanie fundacji rodzinnej jako pośrednika w sprzedaży udziałów może zostać uznane za unikanie opodatkowania. Mimo deklarowanych celów sukcesyjnych, KAS uznał działanie za sztuczne i sprzeczne z celem przepisów.

Webinar: KSeF – co nas czeka w praktyce? + certyfikat gwarantowany

Praktyczny webinar „KSeF – co nas czeka w praktyce?” poprowadzi Zbigniew Makowski, doradca podatkowy z ponad 15-letnim stażem. Ekspert wskaże, jakie szanse i zagrożenia dla firm i biur rachunkowych niesie ze sobą KSeF i jak się na nie przygotować.

Zmiany w podatku Belki już gotowe. Czekają tylko na ogłoszenie

Rozwiązania dotyczące zmian w podatku Belki zostały opracowane i są gotowe do wdrożenia – poinformował Dariusz Adamski z Instytutu Finansów. Jak podkreślił podczas Europejskiego Kongresu Finansowego w Sopocie, decyzja o ich ogłoszeniu leży teraz w rękach ministra Andrzeja Domańskiego.

Taryfa celna UE: kod, który decyduje o losie Twojej przesyłki

Niepozorny ciąg cyfr może przesądzić o powodzeniu lub porażce międzynarodowej transakcji. W świecie handlu zagranicznego poprawna klasyfikacja taryfowa towarów to nie wybór – to konieczność.

REKLAMA

Zmiany w zamówieniach publicznych w 2025 r. Co czeka zamawiających i wykonawców? Projekt UZP dot. udziału firm z państw trzecich w przetargach

W dniu 3 lutego 2025 r. do Sejmu wpłynął projekt w formie druku nr 1041 o zmianie ustawy ¬- Prawo zamówień publicznych, który miał przewidywać szereg istotnych zmian w systemie zamówień publicznych w Polsce, został on jednak wycofany. Urząd Zamówień Publicznych stworzył jednak własny projekt ustawy o zmianie ustawy Prawo zamówień publicznych oraz ustawy o umowie koncesji na roboty budowlane lub usługi, pod numerem UC88, w której poruszył istotną kwestię udziałów w przetargach firmy z państw trzecich, czyli pochodzących z krajów, z którymi Unia Europejska nie zawarła umowy międzynarodowej zapewniającej wzajemny i równy dostęp do unijnego rynku zamówień publicznych. Projekt ten został już przyjęty przez Radę Ministrów i przesłany do Sejmu.

PFR pozywa firmy na podstawie rekomendacji CBA. Co możesz zrobić, gdy żądają zwrotu subwencji z Tarczy Finansowej?

Polski Fundusz Rozwoju (PFR) pozywa przedsiębiorców, powołując się na tzw. rekomendacje CBA. Problem dotyczy już około 1900 firm, które – często bez żadnych wcześniejszych sygnałów – otrzymują wezwania a następnie pozwy o zwrot subwencji z Tarczy Finansowej. Zaskakuje nie tylko skala działań PFR, ale przede wszystkim brak rzetelnego uzasadnienia tych roszczeń.

Kawa z INFORLEX. Perspektywy zawodu księgowego

Kawa z INFORLEX wydanie EXTRA. Rozmowa z 3 cenionymi ekspertami: Żanetą Hejne – właścicielką biura rachunkowego, Piotrem Juszczykiem – doradcą podatkowym inFakt oraz Radosławem Kowalskim – doradcą podatkowym.

Webinar: Przekształcenie JDG klienta w spółkę w praktyce biura rachunkowego + certyfikat gwarantowany

Praktyczny webinar „Przekształcenie JDG klienta w spółkę w praktyce biura rachunkowego” poprowadzi Tomasz Rzepa, doradca podatkowy, ekspert INFORAKADEMII. Każdy z uczestników otrzyma imienny certyfikat i roczny nielimitowany dostęp do retransmisji webinaru wraz z materiałami dodatkowymi. Uczestnicy webinaru dowiedzą się, jak wygląda proces przekształcenia JDG w spółkę z perspektywy biura rachunkowego, ze wskazaniem kluczowych wyzwań, problemów oraz szans, jakie z tego faktu wynikają.

REKLAMA

Zatrudnianie cudzoziemców - zmiany od 1 czerwca 2025 r. Dodatkowe przesłanki odmowy wydania zezwolenia, rejestr umów o pracę, legalność pobytu obywateli Ukrainy, cyfrowe wnioski i wyższe kary

Nowe przepisy dotyczące zasad zatrudniania cudzoziemców w Polsce zaczną obowiązywać od 1 czerwca 2025 roku. Regulacje określają warunki, na jakich możliwe będzie legalne powierzenie pracy obcokrajowcom. Sprawdzamy, czy nowe przepisy wprowadzają ułatwienia i w jaki sposób zmieniają procedurę zatrudniania cudzoziemców.

Kary umowne a koszty podatkowe – korzystny wyrok dla podatników

W wyroku z 6 maja 2025 r., sygn. II FSK 1012/22 Naczelny Sąd Administracyjny zgodził się z stanowiskiem, że kary umowne mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodu, jeżeli niewykonanie dostawy - nie wynikało z winy spółki. Niepewność w tej sprawie wynikała z wykładni art. 16 ust 1 pkt 22 ustawy o CIT, w którym określono jakie kary umowne i odszkodowania nie mogą być uznane za koszty podatkowe. W orzecznictwie przepis ten jest interpretowany literalnie, uznając że pozostałe rodzaje wypłat odszkodowawczych niż wskazane w przepisie mogą być uznane za koszt podatkowy.

REKLAMA