REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak zaksięgować koszty używania samochodu prywatnego w jazdach lokalnych

Subskrybuj nas na Youtube

REKLAMA

Jak rozliczyć i zaksięgować jazdę lokalną odbytą prywatnym samochodem pracownika w celu służbowym?
RADA
W poprzednim „MONITORZE księgowego” (nr 14/2005) przedstawiliśmy jedną z form rozliczania jazd lokalnych odbywanych w celach służbowych, tj. ryczałt. Obok ryczałtu istnieje inna forma rozliczania jazd lokalnych – tzw. kilometrówka. Należy zwrócić uwagę, że dla zdecydowanej większości pracowników kwota rozliczanych jazd lokalnych nie korzysta ze zwolnienia z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Szczegóły wraz z ewidencją – w uzasadnieniu.
UZASADNIENIE
Gdy ilość zadań służbowych nie uzasadnia zawierania z pracownikiem umowy cywilnoprawnej i ustalania przez pracodawcę ryczałtu w granicach określonych przepisami rozporządzenia Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, wówczas pracodawca może dokonywać zwrotu takich wydatków na zasadzie tzw. kilometrówki.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Kwota wydatków zwracanych przez pracodawcę wynosi zatem 38,45 zł, zaś kwota opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych:
38,45 zł x 19% = 7,31 zł.
Ewidencja naliczenia kosztów za jazdy lokalne
– naliczenie kosztów jazd lokalnych
  Wn konto 409 „Pozostałe koszty” 38,45 zł
  Ma konto 234 „Inne rozrachunki z pracownikami” 38,45 zł
– odliczenie kwoty podatku dochodowego od ryczałtu i uregulowanie zobowiązania
  Wn konto 234 „Inne rozrachunki z pracownikami” 7,31 zł
  Ma konto 226 „Rozrachunki z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych” 7,31 zł
  oraz
  Wn konto 226 „Rozrachunki z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych” 7,31 zł
  Ma konto 131 „Bieżący rachunek bankowy” 7,31 zł
– kwota wypłacona pracownikowi z tytułu korzystania z prywatnego samochodu w celach służbowych
  Wn konto 234 „Inne rozrachunki z pracownikami” 31,14 zł
  Ma konto 131 „Bieżący rachunek bankowy” 31,14 zł
„Kilometrówka” w ustawach o podatku dochodowym
Nie uważa się za koszty uzyskania przychodu wydatków ponoszonych na rzecz pracowników w jazdach lokalnych w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu (art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych).
Jednocześnie należy zwrócić uwagę na regulacje podatku dochodowego od osób fizycznych, w których wskazuje się, że wolna od podatku dochodowego jest kwota będąca zwrotem kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw – do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika (art. 21 ust. 1 pkt 23b).
WAŻNE!
Zwolnienie z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych nie jest adresowane do wszystkich podatników otrzymujących zwrot kosztów poniesionych z tytułu używania prywatnych pojazdów. Warunkiem jego zastosowania jest istnienie przepisu zawartego w akcie prawnym rangi ustawowej, który nakazywałby wprost ponoszenie tego rodzaju wydatków przez pracodawcę lub wprost przyznawałby prawo do ich zwrotu.
Potwierdzeniem tego stanowiska jest interpretacja Urzędu Skarbowego w Kielcach (sygnatura: OG/005/341/PDII/66/2004, data: 2004.12.29), w której wskazuje się, że przepis cytowanego wcześniej art. 21 ust. 1 pkt 23b oznacza węższy zakres zwolnienia od tego, jaki obowiązywał do końca 2003 r., wynikający z uchylonego od 1.01.2004 r. art. 21 ust. 1 pkt 22 ustawy. Mianowicie, nieopodatkowane są tylko te świadczenia, wypłatę których przewidują przepisy ustawy – wyznaczając pracodawcy obowiązek ich wypłaty bądź wskazując jedynie możliwość zwrotu kosztów używania samochodu w pracy. W pozostałych przypadkach ryczałt samochodowy za tzw. jazdy lokalne jest opodatkowany. Uwzględniając powyższe, zwolnienie to dotyczy tylko niewielkich grup pracowników, to znaczy tylko tych, którym zwrot przysługuje na mocy ustawy. Natomiast pozostali otrzymujący tego typu należności muszą w dalszym ciągu płacić w trakcie roku również od tej kwoty należną zaliczkę na podatek dochodowy i wykazać ją z pozostałymi dochodami w zeznaniu rocznym.
W świetle przedstawionego stanu faktycznego i prawnego otrzymywane przez pracownika należności za używanie do celów służbowych w jazdach lokalnych samochodu niebędącego własnością pracodawcy nie korzystają ze zwolnienia z opodatkowania.
Należności te należy zaliczyć do przychodów ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 powyższej ustawy o podatku dochodowym, i opodatkować na zasadach ogólnych.
Nie można się zgodzić z wnioskodawcą, iż wypłacony zwrot kosztów nie stanowi należności pracownika z tytułu umowy o pracę, gdyż nie wynika on z zawartej umowy, ani też z jakichkolwiek dodatkowych umów zawartych pomiędzy pracodawcą a pracownikiem obok umowy o pracę.
W myśl art. 12 ust. 1 powołanej ustawy za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.
W świetle powyższego wypłacany pracownikom zwrot kosztów z tytułu używania własnych samochodów dla potrzeb zakładu pracy w jazdach lokalnych stanowi przychód ze stosunku pracy, choć nie zawarto na tę okoliczność umowy.
•  art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 102, poz. 852
•  art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych – j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 78, poz. 684
Paweł Muż
ekonomista, pracownik redakcji


Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Monitor Księgowego

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Nowe limity podatkowe na 2026 rok - co musisz wiedzieć już dziś? Wyliczenia i konsekwencje

Rok 2026 przyniesie przedsiębiorcom realne zmiany – limity podatkowe zostaną obniżone w wyniku przeliczenia według niższego kursu euro. Granica przychodów dla małego podatnika spadnie do 8 517 000 zł, a limit jednorazowej amortyzacji do 212 930 zł. To pozornie drobna korekta, która w praktyce może zdecydować o utracie ulg, uproszczeń i korzystnych form rozliczeń.

Samofakturowanie w KSeF – jakie warunki trzeba spełnić i jak przebiega cały proces?

Samofakturowanie pozwala nabywcy wystawiać faktury w imieniu sprzedawcy, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Dowiedz się, jakie warunki trzeba spełnić i jak przebiega cały proces w systemie KSeF.

SmartKSeF – jak bezpiecznie wystawiać e-faktury

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zmienia sposób dokumentowania transakcji w Polsce. Od 2026 r. e-faktura stanie się obowiązkowa, a przedsiębiorcy muszą przygotować się na różne scenariusze działania systemu. W praktyce oznacza to, że kluczowe staje się korzystanie z rozwiązań, które automatyzują proces i minimalizują ryzyka. Jednym z nich jest SmartKSeF – narzędzie wspierające firmy w bezpiecznym i zgodnym z prawem wystawianiu faktur ustrukturyzowanych.

Integracja KSeF z PEF, czyli faktury w zamówieniach publicznych. Wyjaśnienia MF

Od 1 lutego 2026 r. wchodzi w życie pełna integracja Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) z Platformą Elektronicznego Fakturowania (PEF). Zmiany te obejmą m.in. zamówienia publiczne, a także relacje B2G (Business-to-Government). Oznacza to, że przedsiębiorcy realizujący kontrakty z administracją publiczną będą zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF. Ministerstwo Finansów w Podręczniku KSeF 2.0 wyjaśnia, jakie zasady będą obowiązywać i jakie rodzaje faktur z PEF będą przyjmowane w KSeF.

REKLAMA

Testy otwarte API KSeF 2.0 właśnie ruszyły – sprawdź, co zmienia się w systemie e-Faktur, dlaczego integracja jest konieczna i jakie etapy czekają podatników w najbliższych miesiącach

30 września Ministerstwo Finansów uruchomiło testy otwarte API KSeF 2.0, które pozwalają sprawdzić, jak systemy finansowo-księgowe współpracują z nową wersją Krajowego Systemu e-Faktur. To kluczowy etap przygotowań do obowiązkowego wdrożenia KSeF 2.0, który już od lutego 2025 roku stanie się codziennością przedsiębiorców i księgowych.

Miliony do odzyskania! Spółki Skarbu Państwa mogą uniknąć podatku PCC dzięki zasadzie stand-still

Wyrok WSA w Gdańsku otwiera drogę spółkom pośrednio kontrolowanym przez Skarb Państwa do zwolnienia z podatku od czynności cywilnoprawnych przy strategicznych operacjach kapitałowych. Choć decyzja nie jest jeszcze prawomocna, firmy mogą liczyć na milionowe oszczędności i odzyskanie wcześniej pobranych podatków.

Rezerwa na zaległe urlopy pracowników - koszt, który może zaskoczyć na zamknięciu roku

Zaległe dni urlopowe stanowią realne i narastające ryzyko finansowe dla firm — szczególnie w sektorze MŚP. W mniejszych przedsiębiorstwach, gdzie często brakuje dedykowanych działów HR czy zespołów płacowych, łatwiej o kumulację niewykorzystanych dni. Z mojego doświadczenia jako CFO na godziny wynika, że problem jest niedoszacowany. Firmy często nie uświadamiają sobie skali zobowiązania. - tłumaczy Marta Kobińska, CEO Create the Flow, dyrektor finansowa, CFO na godziny.

Tryb awaryjny w KSeF – jak działa i kiedy z niego skorzystać?

Obowiązkowy KSeF od 2026 r. budzi emocje, a jedną z najczęściej zadawanych obaw jest: co stanie się, gdy system po prostu przestanie działać?Odpowiedzią ustawodawcy jest tryb awaryjny. Jest to rozwiązanie, które ma zabezpieczyć przedsiębiorców przed paraliżem działalności w razie oficjalnie ogłoszonej awarii KSeF.

REKLAMA

Ruszyły masowe kontrole kart lunchowych. Co sprawdza ZUS?

Karty lunchowe od kilku lat są jednym z najczęściej wybieranych pozapłacowych benefitów pracowniczych. Do września 2023 r. karty mogły być wykorzystywane wyłącznie w restauracjach i innych punktach gastronomicznych. Od tego momentu ich popularność dodatkowo wzrosła – z uwagi na możliwość korzystania z nich również w sklepach spożywczych i supermarketach. Ta zmiana, choć dla pracowników korzystna, wywołała lawinę kontroli Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, który coraz uważniej przygląda się temu, w jaki sposób firmy stosują zwolnienie ze składek.

30.09.2025: ważny dzień dla KSeF - Krajowego Systemu eFaktur. Ministerstwo Finansów udostępnia testową wersję systemu

30 września Ministerstwo Finansów udostępnia testową wersję Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF 2.0). To sygnał dla firm, że czas intensywnych przygotowań właśnie się rozpoczął. Jak ten czas na testowanie należy optymalnie wykorzystać?

REKLAMA