Czy można potwierdzić faksem odbiór faktury korygującej

RADA

UZASADNIENIE

W przypadku gdy po wystawieniu pierwotnej faktury udzielono rabatów, podwyższono cenę, stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w innej pozycji faktury, podatnik ma obowiązek wystawienia faktury korygującej.

W każdym z tych przypadków, a więc zarówno, kiedy korekta dotyczy zwiększenia, zmniejszenia lub pozostaje neutralna dla podatku należnego, sprzedawca ma obowiązek posiadania potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę (§ 16 ust. 4 i § 17 ust. 6 rozporządzenia z 25 maja 2005 r. w sprawie faktur). Tylko w niektórych przypadkach potwierdzenie to nie jest potrzebne (np. eksport towarów).

Przepisy rozporządzenia w sprawie faktur nie określają wprost, w jakiej formie nabywca ma obowiązek potwierdzić fakt otrzymania faktury korygującej. Mówi się jedynie, że potwierdzenie to stanowi podstawę do obniżenia lub podwyższenia kwoty podatku należnego.

W związku z powyższym nabywca, w tym przypadku Pani, ma prawo wykorzystać wszelkie dostępne środki, za pomocą których można przekazać sprzedawcy potwierdzenie otrzymania faktury korygującej.

Tak więc, jeżeli faktura korygująca została Pani przesłana w formie listu poleconego, dla sprzedawcy dowodem otrzymania przez Panią tej faktury może być potwierdzenie zwrotne odbioru tego listu. W przypadku gdy obie strony transakcji dysponują faksem (w tym przypadku Pani i kontrahent), dopuszczalne jest przesłanie podpisanej faktury korygującej za pomocą tego właśnie urządzenia. Takie rozwiązania znajdą zastosowanie w szczególności w przypadkach, gdy kontrahenci mają siedziby w różnych miejscowościach i nie mają możliwości bezpośredniego przekazania i odbioru faktury korygującej. Dzięki takim formom potwierdzenia odbioru faktury korygującej sprzedawca może dokonać korekty podatku należnego bez konieczności czekania, aż otrzyma z powrotem oryginalnie podpisaną kopię faktury korygującej.

Stanowisko takie potwierdzają również organy skarbowe. Jako przykład można wskazać pismo Naczelnika Urzędu Skarbowego w Nowej Soli z 15 grudnia 2004 r., nr IV/443/94/2004, w którym stwierdzono: (...) zawiadomienie o potwierdzeniu faktu otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towarów i usług może być dokonane w dowolnej formie. Może być to zwrotne potwierdzenie odbioru wysłanej pocztą, w formie listu poleconego, przesyłki zawierającej fakturę korygującą, może być to pisemne odrębne potwierdzenie faktu otrzymania takiej faktury korygującej, może być to przesłana zwrotnie kopia podpisanej faktury korygującej, może to być również fax podpisanej faktury korygującej. Żaden bowiem przepis nie stanowi, iż musi to nastąpić w specjalnej formie, np. oryginalne potwierdzenie podpisem faktury korygującej przez nabywcę (...).

Katarzyna Owczarek

specjalista w zakresie VAT