Czy wydatki na używanie samochodu na podstawie umowy najmu i użyczenia są kosztem podatkowym

Tak, ze względu na brak ewidencji przebiegu pojazdu. Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu dla jednorazowo wynajętego czy użyczonego samochodu wydaje się formalistyczne i nieracjonalne. Jednakże w przypadku samochodów użyczonych ryzyko zakwestionowania przez organy skarbowe zaliczenia kosztu wydatku na ten samochód do kosztów uzyskania przychodów jest bardzo duże. Dlatego w tym przypadku sugerowałabym niezaliczanie tego wydatku do kosztów podatkowych. Natomiast zdecydowanie mniejszym ryzykiem obarczone jest zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z wynajętym samochodem w trakcie podróży zagranicznej.

Kosztu uzyskania przychodów nie stanowią koszty używania, na potrzeby działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika – w części przekraczającej kwotę wynikającą z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu dla celów podatnika oraz stawki za 1 kilometr przebiegu.

Do kosztów uzyskania przychodów nie zalicza się:

• w jazdach zamiejscowych – wydatków w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną z zastosowaniem stawek za 1 km przebiegu pojazdu,

• w jazdach lokalnych – kosztów w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za 1 kilometr przebiegu.

Wydatek poniesiony w związku z używaniem samochodu osobowego niestanowiącego składnika majątku podatnika może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodu pod warunkiem, iż pracownik będzie prowadził ewidencję przebiegu pojazdu, którą pracodawca powinien potwierdzić na koniec każdego miesiąca.

Jak rozumiem, spółka stosuje powyższe ograniczenie do samochodów używanych przez pracowników, które wzięte są w leasing. Natomiast w sytuacji gdy samochody te znajdują się w serwisie, otrzymują Państwo do użytkowania samochody zastępcze na podstawie umowy użyczenia, a wydatki poniesione w związku z ich używaniem (także paliwo) zaliczają Państwo do kosztów uzyskania przychodów bez prowadzenia ewidencji. Postępowanie takie może zostać zakwestionowane przez organy skarbowe. Również w przypadku umów użyczenia obowiązują ograniczenia. W związku z tym organy skarbowe mogą orzec, iż również w tym przypadku podstawą zaliczenia kosztów benzyny powinna być prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu użytkowanego na podstawie umowy użyczenia.

Natomiast odnośnie do podróży służbowej to należy zauważyć, iż pracownikowi z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju przysługują:

• diety;

• zwrot kosztów:

– przejazdów i dojazdów,

– noclegów,

– innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Pracodawca może ustalić inne koszty, które będą podlegały zwrotowi w pełnej wysokości, jeżeli ich poniesienie jest konieczne dla realizacji celu podróży służbowej. Wszystkie niezbędne koszty poniesione za zgodą pracodawcy przez pracownika w związku z podróżą służbową obciążają pracodawcę. Zaliczenie przez pracodawcę do kosztów uzyskania przychodu tych wydatków uzależnione jest od tego, czy podróż służbowa jest związana z możliwością uzyskania przychodu i działalnością gospodarczą pracodawcy, czy wydatek nie został zawarty w katalogu art. 16 ust. 1 updop oraz czy został on należycie udokumentowany.

W interpretacji z 15 listopada 2004 r. Opolski Urząd Skarbowy (nr PDP-423-31/GC/2004) stwierdził, iż: (...) Jak wynika z podanego wyżej stanu prawnego, ograniczenie określone w art. 16 ust. 1 pkt 30 dotyczy wyłącznie wysokości zwrotu kosztów przejazdu. Nie ma ono natomiast zastosowania do innych udokumentowanych wydatków, których zwrot jest możliwy na podstawie przepisów rozporządzenia. Rozporządzenie nie wymienia, o jakie wydatki chodzi, jak również nie ogranicza ich wysokości, pozostawiając to pracodawcy. Tak więc to pracodawca decyduje o zwrocie innych, faktycznie poniesionych wydatków przez pracownika odbywającego podróż służbową (np. opłaty za parking, opłaty za przejazdy płatnymi autostradami) i jeżeli wydatki te będą prawidłowo udokumentowane i będą miały związek z odbytą podróżą, wówczas będą one stanowić dla pracodawcy koszt uzyskania przychodu.

Zatem niewątpliwie sam koszt najmu, jak też innych opłat stanowi koszt uzyskania przychodu. Bardziej kontrowersyjne jest stwierdzenie, czy takim kosztem będzie koszt paliwa.

W interpretacji z 17 marca 2005 r. Drugi Urząd Skarbowy w Białymstoku (nr IIUSpbIA/1/415-8/27a/10/05/ /BB) stwierdził, iż: (…) poniesione za granicą wydatki w związku z podróżą służbową pracowników na wynajem samochodu osobowego i na zużyte w czasie korzystania z tego samochodu paliwo w całości stanowią koszt uzyskania przychodów.

Przykład

Pracownicy spółki X wyjeżdżają w delegację zagraniczną, gdzie wynajmują samochód w celu swobodnego przemieszczania się. Wydatki poniesione w związku z używaniem tego samochodu można rozpatrywać jako koszt podróży zagranicznej i zaliczyć w całości do kosztów uzyskania przychodów.

Marta Balcer

specjalista w zakresie podatków