Jak dokumentować usługi doradcze

O możliwości zaliczenia wydatków tego typu do kosztów uzyskania przychodu decydują zasady ogólne, które przedstawiamy w uzasadnieniu. Ponieważ same faktury za usługi doradcze mogą zostać uznane przez władze skarbowe za niewystarczające dowody ich wykonania, należy gromadzić wszelkie dowody korzystania z nich z datą ich wykonania i podpisem świadczącego.

Dla ustalenia, czy mamy do czynienia z wydatkiem stanowiącym koszt podatkowy, niezbędne jest udowodnienie związku tego wydatku z uzyskiwanym przychodem. Oznacza to, że powinni mieć Państwo możliwość udowodnienia, że zakupiona usługa doradcza wpływa lub przynajmniej może wpłynąć na osiągnięcie przychodu. Konieczne jest zatem udokumentowanie jej efektu.

Aby dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, niezbędne jest, aby został on poniesiony przez tego podatnika, który następnie ma zaliczyć go do kategorii kosztów. Za poniesienie wydatku należy uznać sytuację, w której pokrycie kosztów następuje z własnego majątku. Co więcej, koszt musi zostać poniesiony definitywnie. Nie jest bowiem wystarczające dla zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów, gdy podatnik poniesie koszt, pokrywając go z własnego majątku, ale następnie wydatki te zostaną mu zwrócone w jakiejkolwiek postaci. W przypadku usług doradczych pokrywanych z pomocy publicznej nie ma możliwości zaliczenia ich do kosztów podatkowych.

W praktyce funkcjonowania przedsiębiorstw usługi doradztwa nie zawsze są jednoznacznie związane z uzyskaniem konkretnego przychodu. Dzieje się tak, gdyż usługi doradcze mają często charakter ciągły. W takim przypadku momentem uznania wydatków na doradztwo za koszt będzie moment ich faktycznego poniesienia.

Co do zasady, koszty uzyskania przychodów są potrącalne w tym roku, którego dotyczą. W przypadku usług doradczych, które często nie mogą być powiązane z konkretnym przychodem, jednak niewątpliwie wiążą się z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą, wydatki takie podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów z chwilą ich faktycznego poniesienia (pismo MF z 10 czerwca 2002 r., nr PB3/GM-8214-127/02).

Oddzielną sprawą pozostaje kwestia momentu zaliczenia do kosztów usług doradztwa związanego np. z nabyciem akcji, udziałów innej spółki czy papierów wartościowych. Przypomnijmy, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków na objęcie lub nabycie udziałów albo wkładów w spółdzielni, udziałów (akcji) w spółce oraz innych papierów wartościowych (art. 16 ust. 1 pkt 8 updop). Wydatki takie są jednak kosztem uzyskania przychodu przy ustalaniu dochodu z odpłatnego zbycia tych udziałów (akcji), wkładów oraz innych papierów wartościowych. Powstaje więc pytanie, czy za wydatki na ich nabycie należy także uznać koszty usług doradczych związanych z podjęciem decyzji o zakupie.

W interpretacji Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego z 17 maja 2005 r. (sygn. 1472/ROP1/423-86-99/05/AJ) stwierdza się:

Jak wskazano na wstępie, po wykonanej usłudze doradczej nie pozostaje często w przedsiębiorstwie ślad. Usługi takie często przybierają postać spotkań, telefonicznych konsultacji, e-maili, faksów czy przekazywanych w e-mailach opinii. Wszystko to sprawia, że uwidocznienie efektu zawartej umowy o usługi doradcze jest wyjątkowo trudne. Oznacza to dla korzystającego z tych usług ryzyko podatkowe.

W wyroku NSA z 17 lutego 1999 r. (sygn. akt I SA/Gd 259/97) stwierdzono: Aby organ podatkowy mógł stwierdzić, że wydatek został poniesiony w celu uzyskania przychodu, musi być uwidoczniony efekt (wynik) zawartych umów. Ogólnikowe przywoływanie, że podmioty zagraniczne świadczyły doradztwo i usługi marketingowe bez materialnego odzwierciedlenia, na czym te usługi polegały, nie może być uznane za wystarczające dla przyjęcia, że usługi te miały lub mogły mieć wpływ na uzyskane przychody. O ile nawet owo doradztwo było świadczone ustnie, to widoczny powinien być efekt „sprzedaży myśli” kontrahentowi skarżącej. Tymczasem skarżąca nie wykazała, jakie zmiany w zakresie działania spółki były wynikiem pracy usługodawców zagranicznych.

W przypadku wydatków na usługi konsultingowe NSA w wyroku z 8 grudnia 2005 r. (sygn. akt III FSK 618/05) stwierdził:Jeżeli firma chce zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu wydatki na tego rodzaju usługi, powinna być w stanie wykazać, że zostały one wykonane. Najlepiej, aby miała pisemne dokumenty z datą i podpisem.

Praktyczne wnioski wynikające z orzecznictwa to:

• konieczność gromadzenia przez służby księgowe korespondencji, także e-maili, opinii, notatek ze spotkań i rozmów z doradcą – koniecznie z podpisami i datami,

• przekazywanie do służb księgowych informacji o zakupionych usługach doradczych i ich efektach, które mogą znaleźć odzwierciedlenie w przychodach firmy, przez inne działy przedsiębiorstwa.

Warto przy tym podkreślić, iż nie jest konieczne istnienie efektu pracy doradców w postaci np. zmiany organizacji przedsiębiorstwa bądź zasad produkcji – wystarczy istnienie dokumentów, w których zostały zawarte wskazania doradcze dla przedsiębiorcy.

Sławomir Biliński

specjalista w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych