Jak rozliczać i dokumentować koszty mediów, jeśli biuro jest prowadzone w mieszkaniu podatnika

Przepisy nie przewidują metody rozliczania kosztów w związku z wydzieleniem części pomieszczeń mieszkalnych na działalność gospodarczą. W praktyce najczęściej stosowanym sposobem ich podziału w przypadku opłat za eksploatację jest podział proporcjonalny kosztów według metrażu używanego na potrzeby prywatne i potrzeby działalności gospodarczej. Nie jest to jednak reguła i nie dotyczy wszystkich kosztów. Szczegóły – w uzasadnieniu.

Jak wiadomo, do kosztów uzyskania przychodów zalicza się wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 updof. Zatem zalicza się do nich wszelkie poniesione przez podatnika wydatki, jeżeli są bezpośrednio związane z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. O możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatków dotyczących pomieszczeń wykorzystywanych w działalności gospodarczej decyduje również właściwe określenie siedziby oraz miejsca wykonywania działalności, tzn. spełnienie wymogów formalnych związanych z rejestracją działalności.

Jednak w zakresie rozliczania wydatków związanych z wydzieleniem części pomieszczeń mieszkalnych na działalność gospodarczą nie ma w ustawie reguł określających prawidłowy sposób postępowania podatnika. W praktyce najczęściej stosowanym sposobem w przypadku opłat za eksploatację jest podział proporcjonalny kosztów według metrażu używanego na potrzeby prywatne i potrzeby działalności gospodarczej. Podatnik powinien jednak w sposób racjonalny i zgodny z faktycznym używaniem określić wielkość powierzchni mieszkalnej wydzielonej na potrzeby działalności. Nie można ustalić minimalnej ani maksymalnej powierzchni możliwej do używania w ramach prowadzonej działalności dla wszystkich podatników.

Przykładowo, podatnik może wydzielić jeden pokój, i tak pewnie będzie w przypadku osoby pytającej, gdyż świadczenie usług pośrednictwa finansowego wymaga nie tylko korzystania z komputera czy faksu, lecz również miejsca do spotkań z klientem. Natomiast w przypadku podatnika zajmującego się handlem obwoźnym i składującego niesprzedany towar w mieszkaniu można przyjąć, że rzeczywista powierzchnia mieszkania używana na działalność będzie wynosiła tyle, ile podatnik potrzebuje miejsca na przechowywany towar. Podane przykłady nie stanowią jednak żadnej sztywnej reguły. Podkreślają tylko, że należy zwrócić uwagę na rzeczywistą powierzchnię użytkową oraz rodzaj prowadzonej działalności.