REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak rozliczać i dokumentować koszty mediów, jeśli biuro jest prowadzone w mieszkaniu podatnika

Subskrybuj nas na Youtube

REKLAMA

Przedmiotem mojej działalności gospodarczej jest pośrednictwo finansowe. Działalność jest prowadzona w dwóch biurach. Siedziba jest określona w mieszkaniu. Jak rozliczać koszty wody, ogrzewania oraz prądu i telefonu? Jaki największy metraż domu może być przeznaczony na biuro? Co mogę odliczać i w jakiej wysokości? Mam fakturę za ogrzewanie na olej. Jak to rozliczyć?
RADA
Przepisy nie przewidują metody rozliczania kosztów w związku z wydzieleniem części pomieszczeń mieszkalnych na działalność gospodarczą. W praktyce najczęściej stosowanym sposobem ich podziału w przypadku opłat za eksploatację jest podział proporcjonalny kosztów według metrażu używanego na potrzeby prywatne i potrzeby działalności gospodarczej. Nie jest to jednak reguła i nie dotyczy wszystkich kosztów. Szczegóły – w uzasadnieniu.

UZASADNIENIE
Jak wiadomo, do kosztów uzyskania przychodów zalicza się wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 updof. Zatem zalicza się do nich wszelkie poniesione przez podatnika wydatki, jeżeli są bezpośrednio związane z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. O możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatków dotyczących pomieszczeń wykorzystywanych w działalności gospodarczej decyduje również właściwe określenie siedziby oraz miejsca wykonywania działalności, tzn. spełnienie wymogów formalnych związanych z rejestracją działalności.
WAŻNE!
Zarejestrowanie działalności w miejscu zamieszkania umożliwia zaliczenie kosztów związanych z eksploatacją i ubezpieczeniem pomieszczeń, kosztów utrzymania czystości oraz opłat za energię elektryczną, gaz, wodę, centralne ogrzewanie, wywóz śmieci, telefon do kosztów uzyskania przychodu.
Jednak w zakresie rozliczania wydatków związanych z wydzieleniem części pomieszczeń mieszkalnych na działalność gospodarczą nie ma w ustawie reguł określających prawidłowy sposób postępowania podatnika. W praktyce najczęściej stosowanym sposobem w przypadku opłat za eksploatację jest podział proporcjonalny kosztów według metrażu używanego na potrzeby prywatne i potrzeby działalności gospodarczej. Podatnik powinien jednak w sposób racjonalny i zgodny z faktycznym używaniem określić wielkość powierzchni mieszkalnej wydzielonej na potrzeby działalności. Nie można ustalić minimalnej ani maksymalnej powierzchni możliwej do używania w ramach prowadzonej działalności dla wszystkich podatników.
Przykładowo, podatnik może wydzielić jeden pokój, i tak pewnie będzie w przypadku osoby pytającej, gdyż świadczenie usług pośrednictwa finansowego wymaga nie tylko korzystania z komputera czy faksu, lecz również miejsca do spotkań z klientem. Natomiast w przypadku podatnika zajmującego się handlem obwoźnym i składującego niesprzedany towar w mieszkaniu można przyjąć, że rzeczywista powierzchnia mieszkania używana na działalność będzie wynosiła tyle, ile podatnik potrzebuje miejsca na przechowywany towar. Podane przykłady nie stanowią jednak żadnej sztywnej reguły. Podkreślają tylko, że należy zwrócić uwagę na rzeczywistą powierzchnię użytkową oraz rodzaj prowadzonej działalności.
WAŻNE!
Zużycie prądu w pomieszczeniu, w którym prowadzona jest działalność, może być np. większe niż w pozostałej części mieszkania. Dlatego ograniczanie się w takim przypadku do rozliczenia kosztów proporcjonalnie do zajmowanej na działalność powierzchni jest niekorzystne. W takim przypadku można sporządzić oświadczenie, że w związku z działaniem urządzeń biurowych zużycie energii jest znacznie większe, niż to wynika z proporcji, i podatnik w związku z tym zalicza do kosztów np. 55% ogólnego kosztu energii.
To samo może dotyczyć także kosztów ogrzewania w związku z całodniowym przebywaniem w pomieszczeniu, w którym prowadzona jest działalność. Należy pamiętać, że w przypadku kontroli podatnik ma obowiązek udowodnienia przyjętego sposobu rozliczania kosztów biura prowadzonego w mieszkaniu.

PRZYKŁAD
Podatnik otrzymał fakturę na kwotę 350 zł za energię elektryczną w lokalu mieszkalnym o powierzchni 80 m2, w którym zamieszkuje 4-osobowa rodzina podatnika oraz którego część, czyli 10 m2 (jeden pokój), została przeznaczona na działalność gospodarczą – usługi pośrednictwa finansowego. Fakturę można rozliczyć w sposób następujący:
80 m2 mieszkanie = 70 m2 powierzchnia mieszkalna rodziny (87,50%) + 10 m2 pokój gospodarczy (12,50%).
350 zł x 12,50% = 43,75 zł.
Do kosztów można zaliczyć 43,75 zł.

W przypadku rozliczania kosztów telefonu,
które można łatwo przypisać poprzez kontrolę bilingu do działalności lub kosztów prywatnych, najlepszym sposobem rozliczania jest identyfikacja rozmów. Natomiast można przyjąć, że abonament nie obciąża kosztów działalności, ponieważ telefon i tak byłby w domu, gdyby nie prowadzono w nim działalności. Jednak w zależności od rodzaju działalności można także przyjąć ustaloną zasadę proporcji, która wcale nie musi być zgodna z proporcją przyjętą np. za czynsz. Może się bowiem zdarzyć, że proporcja za czynsz wyniesie 20%, a proporcja za abonament 70%, np. w przypadku działalności telemarketingowej prowadzonej w domu. Inna sytuacja byłaby, gdyby telefon był zarejestrowany na firmę. Wówczas cały abonament można byłoby zaliczyć do kosztów.
Dodam, że wydatki związane z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą, zalicza się do kosztów i wpisuje do pkpir na podstawie dowodu wewnętrznego. Umieszcza się na nim datę i podpis osoby prowadzącej działalność gospodarczą, określa rodzaj wydatku i jego wysokość. Podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na wymienione cele. W tym przypadku będą to faktury VAT, rachunki, książeczki czynszowe.

• art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 183, poz. 1538
• § 14 ust. 2 pkt 7 rozporządzenia Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów – Dz.U. Nr 152, poz. 1475; ost.zm. Dz.U. z 2004 r. Nr 282, poz. 2807

Anna Wyrzykowska
doradca podatkowy
Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Monitor Księgowego

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Geopolityka zaczyna sterować światowym handlem i logistyką

OECD ostrzega, że masowy reshoring może kosztować świat 18 proc. spadku w handlu i 5 proc. ubytku w PKB. Coraz więcej managerów zarządzających logistyką deklaruje jednocześnie, że szuka nowych źródeł zaopatrzenia i alternatywnych wobec Chin lokalizacji dla produkcji i inwestycji. Nie ma już żadnych wątpliwości, że globalne łańcuchy dostaw ulegają transformacji, niestety nie widać tego w Polsce, choć mamy pewne przewagi, które stawiają nas w uprzywilejowanej pozycji w Europie.

KSeF 2026: obowiązek kodowania faktur ustrukturyzowanych. Dlaczego nie uprawnienie?

Obowiązek kodowania faktur ustrukturyzowanych oraz ich elektronicznych „zastępników” nie ma obiektywnie większego sensu – twierdzi prof. dr hab. Witold Modzelewski. I postuluje nowelizację przepisów, która powinna zamienić ten obowiązek na zwykłe uprawnienie podatnika.

Prof. Modzelewski: Przepisy regulujące KSeF są sprzeczne z prawem UE

Jak twierdzi prof. dr hab. Witold Modzelewski, przepisy o KSeF są sprzeczne z art. 90 dyrektywy 2006/112/UE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej, która nakazuje określić państwom członkowskim m.in. warunki zmniejszenia podstawy opodatkowania w przypadku anulowania faktur.

Najczęstsze błędy w zarządzaniu finansami firmowymi: co możesz zmienić nawet od jutra

Wielu przedsiębiorców zaczyna swoją działalność z pasją i determinacją, szybko zdobywając pierwszych klientów. Jednak po kilku miesiącach pojawia się rozczarowanie: są przychody, ale brakuje gotówki. To nie przypadek – to efekt powtarzalnych błędów w zarządzaniu finansami, które można wyeliminować, jeśli tylko się je rozpozna i zrozumie.

REKLAMA

Decyzja RPP w sprawie stóp procentowych

Rada Polityki Pieniężnej obniżyła w środę stopy procentowe o 25 pkt. bazowych; stopa referencyjna wyniesie 4,5 proc. w skali rocznej. To czwarta obniżka stóp procentowych w tym roku.

Umowy o dzieło mniej popularne. ZUS pokazał statystyki

Umowy o dzieło w Polsce pozostają domeną krótkich zleceń – aż 28 proc. trwa jeden dzień, a najwięcej wykonawców tych umów to osoby w wieku 30–39 lat. Dane ZUS za pierwsze półrocze wskazują na rosnący udział sektorów kreatywnych, takich jak informacja i komunikacja.

Reeksport po nieudanej dostawie – jak prawidłowo postąpić?

Eksport towarów poza Unię Europejską jest procesem wieloetapowym i wymaga zarówno sprawnej logistyki, jak i poprawnego dopełnienia obowiązków celnych oraz podatkowych. Pomimo starannego przygotowania, czasami zdarzają się sytuacje, w których kontrakt handlowy nie zostaje zrealizowany – odbiorca w kraju trzecim z różnych powodów nie przyjmuje przesyłki. W rezultacie towar wraca na teren Unii, co rodzi szereg pytań: jak ująć taki zwrot w dokumentacji? czy trzeba korygować rozliczenia podatkowe? jak ponownie wysłać towar zgodnie z przepisami?

Księgowość influencerów i twórców internetowych. Rozliczanie: barterów, donejtów, kosztów. Kiedy trzeba zarejestrować działalność?

Jak rozliczać nowoczesne źródła dochodu i jakie wyzwania stoją przed księgowymi obsługującymi branżę kreatywną? Influencerzy i twórcy internetowi przestali być ciekawostką świata popkultury, a stali się pełnoprawnymi przedsiębiorcami. Generują znaczące przychody z reklam, współpracy z markami, sprzedaży własnych produktów czy kursów online. Obsługa księgowa tej specyficznej branży stawia przed biurami rachunkowymi nowe wyzwania. Nietypowe źródła przychodów, różnorodne formy rozliczeń, a także niejednoznaczne interpretacje podatkowe to tylko część tematów, z którymi mierzą się księgowi influencerów. Jak poprawnie rozliczać tę branżę? Na co zwrócić uwagę, by nie narazić klienta na błędy podatkowe?

REKLAMA

KSeF w jednostkach budżetowych – wyzwania i szanse. Wywiad z dr Małgorzatą Rzeszutek

Jak wdrożenie KSeF wpłynie na funkcjonowanie jednostek sektora finansów publicznych? Jakie zagrożenia i korzyści niesie cyfrowa rewolucja w fakturowaniu? O tym rozmawiamy z dr Małgorzatą Rzeszutek, doradcą podatkowym i specjalistką w zakresie prawa podatkowego.

Pieniądze dla dziecka: Ile razy można dać bez podatku? Jest jeden kluczowy warunek przy darowiznach

Pieniądze dziecku bez podatku można przekazać wielokrotnie, gdyż nie jest istotne ile razy, ale trzeba uważać, aby po przekroczeniu limitu kwoty wolnej od podatku od darowizn dokonać niezbędnych formalności urzędowych. Sprawdź, jakie aktualnie obowiązują kwoty wolne od podatku.

REKLAMA