REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak rozliczać i dokumentować koszty mediów, jeśli biuro jest prowadzone w mieszkaniu podatnika

Subskrybuj nas na Youtube

REKLAMA

Przedmiotem mojej działalności gospodarczej jest pośrednictwo finansowe. Działalność jest prowadzona w dwóch biurach. Siedziba jest określona w mieszkaniu. Jak rozliczać koszty wody, ogrzewania oraz prądu i telefonu? Jaki największy metraż domu może być przeznaczony na biuro? Co mogę odliczać i w jakiej wysokości? Mam fakturę za ogrzewanie na olej. Jak to rozliczyć?
RADA
Przepisy nie przewidują metody rozliczania kosztów w związku z wydzieleniem części pomieszczeń mieszkalnych na działalność gospodarczą. W praktyce najczęściej stosowanym sposobem ich podziału w przypadku opłat za eksploatację jest podział proporcjonalny kosztów według metrażu używanego na potrzeby prywatne i potrzeby działalności gospodarczej. Nie jest to jednak reguła i nie dotyczy wszystkich kosztów. Szczegóły – w uzasadnieniu.

UZASADNIENIE
Jak wiadomo, do kosztów uzyskania przychodów zalicza się wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 updof. Zatem zalicza się do nich wszelkie poniesione przez podatnika wydatki, jeżeli są bezpośrednio związane z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. O możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatków dotyczących pomieszczeń wykorzystywanych w działalności gospodarczej decyduje również właściwe określenie siedziby oraz miejsca wykonywania działalności, tzn. spełnienie wymogów formalnych związanych z rejestracją działalności.
WAŻNE!
Zarejestrowanie działalności w miejscu zamieszkania umożliwia zaliczenie kosztów związanych z eksploatacją i ubezpieczeniem pomieszczeń, kosztów utrzymania czystości oraz opłat za energię elektryczną, gaz, wodę, centralne ogrzewanie, wywóz śmieci, telefon do kosztów uzyskania przychodu.
Jednak w zakresie rozliczania wydatków związanych z wydzieleniem części pomieszczeń mieszkalnych na działalność gospodarczą nie ma w ustawie reguł określających prawidłowy sposób postępowania podatnika. W praktyce najczęściej stosowanym sposobem w przypadku opłat za eksploatację jest podział proporcjonalny kosztów według metrażu używanego na potrzeby prywatne i potrzeby działalności gospodarczej. Podatnik powinien jednak w sposób racjonalny i zgodny z faktycznym używaniem określić wielkość powierzchni mieszkalnej wydzielonej na potrzeby działalności. Nie można ustalić minimalnej ani maksymalnej powierzchni możliwej do używania w ramach prowadzonej działalności dla wszystkich podatników.
Przykładowo, podatnik może wydzielić jeden pokój, i tak pewnie będzie w przypadku osoby pytającej, gdyż świadczenie usług pośrednictwa finansowego wymaga nie tylko korzystania z komputera czy faksu, lecz również miejsca do spotkań z klientem. Natomiast w przypadku podatnika zajmującego się handlem obwoźnym i składującego niesprzedany towar w mieszkaniu można przyjąć, że rzeczywista powierzchnia mieszkania używana na działalność będzie wynosiła tyle, ile podatnik potrzebuje miejsca na przechowywany towar. Podane przykłady nie stanowią jednak żadnej sztywnej reguły. Podkreślają tylko, że należy zwrócić uwagę na rzeczywistą powierzchnię użytkową oraz rodzaj prowadzonej działalności.
WAŻNE!
Zużycie prądu w pomieszczeniu, w którym prowadzona jest działalność, może być np. większe niż w pozostałej części mieszkania. Dlatego ograniczanie się w takim przypadku do rozliczenia kosztów proporcjonalnie do zajmowanej na działalność powierzchni jest niekorzystne. W takim przypadku można sporządzić oświadczenie, że w związku z działaniem urządzeń biurowych zużycie energii jest znacznie większe, niż to wynika z proporcji, i podatnik w związku z tym zalicza do kosztów np. 55% ogólnego kosztu energii.
To samo może dotyczyć także kosztów ogrzewania w związku z całodniowym przebywaniem w pomieszczeniu, w którym prowadzona jest działalność. Należy pamiętać, że w przypadku kontroli podatnik ma obowiązek udowodnienia przyjętego sposobu rozliczania kosztów biura prowadzonego w mieszkaniu.

PRZYKŁAD
Podatnik otrzymał fakturę na kwotę 350 zł za energię elektryczną w lokalu mieszkalnym o powierzchni 80 m2, w którym zamieszkuje 4-osobowa rodzina podatnika oraz którego część, czyli 10 m2 (jeden pokój), została przeznaczona na działalność gospodarczą – usługi pośrednictwa finansowego. Fakturę można rozliczyć w sposób następujący:
80 m2 mieszkanie = 70 m2 powierzchnia mieszkalna rodziny (87,50%) + 10 m2 pokój gospodarczy (12,50%).
350 zł x 12,50% = 43,75 zł.
Do kosztów można zaliczyć 43,75 zł.

W przypadku rozliczania kosztów telefonu,
które można łatwo przypisać poprzez kontrolę bilingu do działalności lub kosztów prywatnych, najlepszym sposobem rozliczania jest identyfikacja rozmów. Natomiast można przyjąć, że abonament nie obciąża kosztów działalności, ponieważ telefon i tak byłby w domu, gdyby nie prowadzono w nim działalności. Jednak w zależności od rodzaju działalności można także przyjąć ustaloną zasadę proporcji, która wcale nie musi być zgodna z proporcją przyjętą np. za czynsz. Może się bowiem zdarzyć, że proporcja za czynsz wyniesie 20%, a proporcja za abonament 70%, np. w przypadku działalności telemarketingowej prowadzonej w domu. Inna sytuacja byłaby, gdyby telefon był zarejestrowany na firmę. Wówczas cały abonament można byłoby zaliczyć do kosztów.
Dodam, że wydatki związane z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą, zalicza się do kosztów i wpisuje do pkpir na podstawie dowodu wewnętrznego. Umieszcza się na nim datę i podpis osoby prowadzącej działalność gospodarczą, określa rodzaj wydatku i jego wysokość. Podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na wymienione cele. W tym przypadku będą to faktury VAT, rachunki, książeczki czynszowe.

• art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 183, poz. 1538
• § 14 ust. 2 pkt 7 rozporządzenia Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów – Dz.U. Nr 152, poz. 1475; ost.zm. Dz.U. z 2004 r. Nr 282, poz. 2807

Anna Wyrzykowska
doradca podatkowy
Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Monitor Księgowego

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Jaka inflacja w Polsce w 2025, 2026 i 2027 roku - prognozy NBP

Inflacja CPI w Polsce z 50-proc. prawdopodobieństwem ukształtuje się w 2025 r. w przedziale 3,5-4,4 proc., w 2026 r. w przedziale 1,7-4,5 proc., a w 2027 r. w przedziale 0,9-3,8 proc. - tak wynika z najnowszej projekcji Departamentu Analiz Ekonomicznych NBP z lipca 2025 r. Projekcja ta uwzględnia dane dostępne do 9 czerwca br.

Podatek od prezentu ślubnego - kiedy trzeba zapłacić. Prawo rozróżnia 3 kategorie darczyńców i 3 limity wartości darowizn

Dla nowożeńców – prezent, dla Urzędu Skarbowego – podstawa opodatkowania. Fiskus przewidział dla darowizn konkretne przepisy prawa podatkowego i lepiej je znać, zanim wpędzimy się w kłopoty, zostawiając grube rysy na pięknych ślubnych wspomnieniach. Szczególnie kłopotliwa może być gotówka. Monika Piątkowska, doradca podatkowy w e-pity.pl i fillup.pl tłumaczy, co zrobić z weselnymi kopertami i kosztownymi podarunkami.

Stopy procentowe NBP 2025: w lipcu obniżka o 0,25 pkt proc.

Rada Polityki Pieniężnej na posiedzeniu w dniach 1-2 lipca 2025 r. postanowiła obniżyć wszystkie stopy procentowe NBP o 0,25 punktu procentowego. Stopa referencyjna wynosić będzie od 3 lipca 2025 r. 5,00 proc. - poinformował w komunikacie Narodowy Bank Polski. Decyzja RPP była zaskoczeniem dla większości analityków finansowych i ekonomistów, którzy oczekiwali braku zmian w lipcu.

Jak legalnie wypłacić pieniądze ze spółki z o.o. Zasady i skutki podatkowe. Adwokat wyjaśnia wszystkie najważniejsze sposoby

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością to popularna forma prowadzenia biznesu w Polsce, ceniona za ograniczenie ryzyka osobistego wspólników. Niesie ona jednak ze sobą szczególną cechę – tzw. podwójne opodatkowanie zysków. Oznacza to, że najpierw sama spółka płaci podatek CIT od swojego dochodu (9% lub 19%), a następnie, gdy zysk jest wypłacany wspólnikom, wspólnik musi zapłacić podatek dochodowy PIT od otrzymanych środków. Dla wielu początkujących przedsiębiorców jest to duże zaskoczenie, ponieważ w jednoosobowej działalności gospodarczej można swobodnie dysponować zyskiem i płaci się podatek tylko raz. W spółce z o.o. majątek spółki jest odrębny od majątku prywatnego właścicieli, więc każda wypłata pieniędzy ze spółki na rzecz wspólnika lub członka zarządu musi mieć podstawę prawną. Poniżej przedstawiamy wszystkie legalne metody „wyjęcia” środków ze spółki z o.o., wraz z krótkim omówieniem zasad ich stosowania oraz konsekwencji podatkowych i ewentualnych ryzyk.

REKLAMA

Odpowiedzialność członków zarządu za długi i niezapłacone podatki spółki z o.o. Kiedy powstaje i jakie są sankcje? Jak ograniczyć ryzyko?

W świadomości wielu przedsiębiorców panuje przekonanie, że założenie spółki z o.o. jest swoistym „bezpiecznikiem” – że prowadząc działalność w tej formie, nie odpowiadają oni osobiście za zobowiązania. I rzeczywiście – to spółka, jako osoba prawna, ponosi odpowiedzialność za swoje długi. Jednak ta zasada ma wyjątki. Najważniejszym z nich jest art. 299 Kodeksu spółek handlowych (k.s.h.), który otwiera drogę do pociągnięcia członków zarządu do odpowiedzialności osobistej za zobowiązania spółki.

Zakładanie spółki z o.o. w 2025 roku. Adwokat radzi jak to zrobić krok po kroku i bez błędów

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością pozostaje jednym z najczęściej wybieranych modeli prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. W 2025 roku proces rejestracji jest w pełni cyfrowy, a pozorne uproszczenie procedury sprawia, że wielu przedsiębiorców zakłada spółki „od ręki”, nie przewidując potencjalnych konsekwencji. Niestety, błędy popełnione na starcie mogą skutkować realnymi problemami organizacyjnymi, podatkowymi i prawnymi, które ujawniają się dopiero po miesiącach – lub latach.

Faktury ustrukturyzowanej nie da się obiektywnie (w sensie prawnym) użyć ani udostępnić poza KSeF. Co zatem będzie przedmiotem opisu i dekretacji jako dowód księgowy?

Nie da się w sensie prawnym „użyć faktury ustrukturyzowanej poza KSeF” oraz jej „udostępnić” w innej formie niż poprzez bezpośredni dostęp do KSeF – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Obowiązkowy KSeF 2026: Ministerstwo Finansów publikuje harmonogram, dokumentację API KSeF 2.0 oraz strukturę logiczną FA(3)

W dniu 30 czerwca 2025 r. Ministerstwo Finansów opublikowało szczegółową dokumentację techniczną w zakresie implementacji Krajowego Systemu e-Faktur z narzędziami wspierającymi integrację. Od dziś firmy oraz dostawcy oprogramowania do wystawiania faktur mogą rozpocząć przygotowania do wdrożenia systemu w środowisku testowym. Materiały są dostępne pod adresem: ksef.podatki.gov.pl/ksef-na-okres-obligatoryjny/wsparcie-dla-integratorow. W przypadku pytań w zakresie udostępnionej dokumentacji API KSeF 2.0 Ministerstwo Finansów prosi o kontakt za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego: ksef.podatki.gov.pl/formularz.

REKLAMA

Załączniki w KSeF tylko dla wybranych? Nowa funkcja może wykluczyć małych przedsiębiorców

Nowa funkcja w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) pozwala na dodawanie załączników do faktur, ale wyłącznie w ściśle określonej formie i po wcześniejszym zgłoszeniu. Eksperci ostrzegają, że rozwiązanie dostępne będzie głównie dla dużych firm, a mali przedsiębiorcy mogą zostać z dodatkowymi obowiązkami i bez realnej możliwości skorzystania z tej opcji.

Kontrola podatkowa - fiskus ma 98% skuteczności. Adwokat radzi jak się przygotować i ograniczyć ryzyko kary

Choć liczba kontroli podatkowych w Polsce od 2023 roku spada, ich skuteczność jest wyższa niż kiedykolwiek. W 2024 roku aż 98,1% kontroli podatkowych oraz 94% kontroli celno-skarbowych zakończyło się wykryciem nieprawidłowości. Urzędy skarbowe, dzięki wykorzystaniu narzędzi analitycznych takich jak STIR, JPK czy big data, trafnie typują podmioty do weryfikacji, skupiając się na firmach obecnych na rynku i rzeczywiście dostępnych dla egzekucji zobowiązań. W efekcie kontrola może spotkać każdego podatnika, który nieświadomie popełnił błąd lub padł ofiarą nieuczciwego kontrahenta.

REKLAMA