REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak rozliczać i dokumentować koszty mediów, jeśli biuro jest prowadzone w mieszkaniu podatnika

Subskrybuj nas na Youtube

REKLAMA

Przedmiotem mojej działalności gospodarczej jest pośrednictwo finansowe. Działalność jest prowadzona w dwóch biurach. Siedziba jest określona w mieszkaniu. Jak rozliczać koszty wody, ogrzewania oraz prądu i telefonu? Jaki największy metraż domu może być przeznaczony na biuro? Co mogę odliczać i w jakiej wysokości? Mam fakturę za ogrzewanie na olej. Jak to rozliczyć?
RADA
Przepisy nie przewidują metody rozliczania kosztów w związku z wydzieleniem części pomieszczeń mieszkalnych na działalność gospodarczą. W praktyce najczęściej stosowanym sposobem ich podziału w przypadku opłat za eksploatację jest podział proporcjonalny kosztów według metrażu używanego na potrzeby prywatne i potrzeby działalności gospodarczej. Nie jest to jednak reguła i nie dotyczy wszystkich kosztów. Szczegóły – w uzasadnieniu.

UZASADNIENIE
Jak wiadomo, do kosztów uzyskania przychodów zalicza się wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 updof. Zatem zalicza się do nich wszelkie poniesione przez podatnika wydatki, jeżeli są bezpośrednio związane z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. O możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatków dotyczących pomieszczeń wykorzystywanych w działalności gospodarczej decyduje również właściwe określenie siedziby oraz miejsca wykonywania działalności, tzn. spełnienie wymogów formalnych związanych z rejestracją działalności.
WAŻNE!
Zarejestrowanie działalności w miejscu zamieszkania umożliwia zaliczenie kosztów związanych z eksploatacją i ubezpieczeniem pomieszczeń, kosztów utrzymania czystości oraz opłat za energię elektryczną, gaz, wodę, centralne ogrzewanie, wywóz śmieci, telefon do kosztów uzyskania przychodu.
Jednak w zakresie rozliczania wydatków związanych z wydzieleniem części pomieszczeń mieszkalnych na działalność gospodarczą nie ma w ustawie reguł określających prawidłowy sposób postępowania podatnika. W praktyce najczęściej stosowanym sposobem w przypadku opłat za eksploatację jest podział proporcjonalny kosztów według metrażu używanego na potrzeby prywatne i potrzeby działalności gospodarczej. Podatnik powinien jednak w sposób racjonalny i zgodny z faktycznym używaniem określić wielkość powierzchni mieszkalnej wydzielonej na potrzeby działalności. Nie można ustalić minimalnej ani maksymalnej powierzchni możliwej do używania w ramach prowadzonej działalności dla wszystkich podatników.
Przykładowo, podatnik może wydzielić jeden pokój, i tak pewnie będzie w przypadku osoby pytającej, gdyż świadczenie usług pośrednictwa finansowego wymaga nie tylko korzystania z komputera czy faksu, lecz również miejsca do spotkań z klientem. Natomiast w przypadku podatnika zajmującego się handlem obwoźnym i składującego niesprzedany towar w mieszkaniu można przyjąć, że rzeczywista powierzchnia mieszkania używana na działalność będzie wynosiła tyle, ile podatnik potrzebuje miejsca na przechowywany towar. Podane przykłady nie stanowią jednak żadnej sztywnej reguły. Podkreślają tylko, że należy zwrócić uwagę na rzeczywistą powierzchnię użytkową oraz rodzaj prowadzonej działalności.
WAŻNE!
Zużycie prądu w pomieszczeniu, w którym prowadzona jest działalność, może być np. większe niż w pozostałej części mieszkania. Dlatego ograniczanie się w takim przypadku do rozliczenia kosztów proporcjonalnie do zajmowanej na działalność powierzchni jest niekorzystne. W takim przypadku można sporządzić oświadczenie, że w związku z działaniem urządzeń biurowych zużycie energii jest znacznie większe, niż to wynika z proporcji, i podatnik w związku z tym zalicza do kosztów np. 55% ogólnego kosztu energii.
To samo może dotyczyć także kosztów ogrzewania w związku z całodniowym przebywaniem w pomieszczeniu, w którym prowadzona jest działalność. Należy pamiętać, że w przypadku kontroli podatnik ma obowiązek udowodnienia przyjętego sposobu rozliczania kosztów biura prowadzonego w mieszkaniu.

PRZYKŁAD
Podatnik otrzymał fakturę na kwotę 350 zł za energię elektryczną w lokalu mieszkalnym o powierzchni 80 m2, w którym zamieszkuje 4-osobowa rodzina podatnika oraz którego część, czyli 10 m2 (jeden pokój), została przeznaczona na działalność gospodarczą – usługi pośrednictwa finansowego. Fakturę można rozliczyć w sposób następujący:
80 m2 mieszkanie = 70 m2 powierzchnia mieszkalna rodziny (87,50%) + 10 m2 pokój gospodarczy (12,50%).
350 zł x 12,50% = 43,75 zł.
Do kosztów można zaliczyć 43,75 zł.

W przypadku rozliczania kosztów telefonu,
które można łatwo przypisać poprzez kontrolę bilingu do działalności lub kosztów prywatnych, najlepszym sposobem rozliczania jest identyfikacja rozmów. Natomiast można przyjąć, że abonament nie obciąża kosztów działalności, ponieważ telefon i tak byłby w domu, gdyby nie prowadzono w nim działalności. Jednak w zależności od rodzaju działalności można także przyjąć ustaloną zasadę proporcji, która wcale nie musi być zgodna z proporcją przyjętą np. za czynsz. Może się bowiem zdarzyć, że proporcja za czynsz wyniesie 20%, a proporcja za abonament 70%, np. w przypadku działalności telemarketingowej prowadzonej w domu. Inna sytuacja byłaby, gdyby telefon był zarejestrowany na firmę. Wówczas cały abonament można byłoby zaliczyć do kosztów.
Dodam, że wydatki związane z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą, zalicza się do kosztów i wpisuje do pkpir na podstawie dowodu wewnętrznego. Umieszcza się na nim datę i podpis osoby prowadzącej działalność gospodarczą, określa rodzaj wydatku i jego wysokość. Podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na wymienione cele. W tym przypadku będą to faktury VAT, rachunki, książeczki czynszowe.

• art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 183, poz. 1538
• § 14 ust. 2 pkt 7 rozporządzenia Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów – Dz.U. Nr 152, poz. 1475; ost.zm. Dz.U. z 2004 r. Nr 282, poz. 2807

Anna Wyrzykowska
doradca podatkowy
Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Monitor Księgowego

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Podatek od prezentów komunijnych - kiedy trzeba zapłacić. Są 3 limity kwotowe

Mamy maj, a więc i sezon komunijny – czas uroczystości, rodzinnych spotkań i… (często bardzo drogich) prezentów. Ale czy wręczone dzieciom upominki mogą wiązać się z obowiązkiem podatkowym? Wyjaśniamy, kiedy komunijny prezent staje się darowizną, którą trzeba zgłosić fiskusowi.

Webinar: KSeF – na co warto przygotować firmę? + certyfikat gwarantowany

Ekspert wyjaśni, jak przygotować firmę na nadchodzący obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur i oraz na co zwrócić uwagę, aby proces przejścia na nowy system fakturowania przebiegł sprawnie i bez zbędnych trudności. Każdy z uczestników webinaru otrzyma certyfikat, dostęp do retransmisji oraz materiały dodatkowe.

Obowiązku stosowania KSeF można uniknąć. Jest kilka sposobów. Jednym jest uzyskanie statusu podatnika zagranicznego działającego w Polsce wyłącznie na podstawie rejestracji

Obowiązkowy model Krajowego Systemu e-Faktur nie będzie obowiązywał zagraniczne firmy działające jako podatnicy VAT na polskim rynku wyłącznie na podstawie rejestracji. Profesor Witold Modzelewski pyta dlaczego wprowadza się taki przywilej dla zagranicznych konkurentów polskich firm. Wskazuje ponadto kilka innych legalnych sposobów uniknięcia obowiązkowego KSeF, wynikających z projektu nowych przepisów.

Naliczanie odsetek za zwłokę a czas trwania kontroli podatkowej, celno-skarbowej lub postępowania podatkowego – zmiany w Ordynacji podatkowej jeszcze w 2025 r.

Ministerstwo Finansów przygotowało projekt nowelizacji Ordynacji podatkowej, która ma m.in. na celu zmobilizowanie organów podatkowych do zakończenia kontroli podatkowej i kontroli celno-skarbowej w terminie nie dłuższym niż 6 miesięcy od dnia jej wszczęcia. Jeżeli to się nie stanie, to nie będzie można podatnikowi naliczyć odsetek od zaległości podatkowych (odsetek za zwłokę) stwierdzonych w toku kontroli.

REKLAMA

Zarządzanie finansami i procesami finansowo-księgowymi w rosnącym przedsiębiorstwie

W dzisiejszej gospodarce efektywne zarządzanie finansami i procesami finansowymi stanowi kluczowy czynnik sukcesu dla rozwijających się przedsiębiorstw. Praktyka biznesowa pokazuje, że sam wzrost obrotów nie zawsze przekłada się na poprawę kondycji finansowej firmy. Nieumiejętnie zarządzany rozwój może prowadzić do paradoksalnej sytuacji, w której zwiększającym się przychodom towarzyszą spadająca rentowność i problemy z płynnością finansową.

Rozliczenie składki zdrowotnej w 2025 roku. Księgowa wyjaśnia jak to zrobić

Termin złożenia w ZUS deklaracji zawierającej rozliczenie wpłaconych składek zdrowotnych za 2024 rok upływa 20 maja 2025 r. Obowiązek ten dotyczy większości przedsiębiorców prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą. Jedynie ci rozliczający się na karcie podatkowej są z niego zwolnieni. W pozostałych przypadkach wysokość należnych składek wylicza się na podstawie przychodów bądź dochodów osiągniętych w poprzednim roku. Na co zwrócić uwagę przygotowując roczne rozliczenie składek? Wyjaśnia to Paulina Chwil, Księgowa Prowadząca oraz Ekspert ds. ZUS i Prawa Pracy w CashDirector S.A.

Trump 2.0. Rewolucja chorego rozsądku. Prof. Kołodko recenzuje politykę (nie tylko gospodarczą) obecnego prezydenta USA

W kwietniu 2025 r. nakładem Wydawnictwa Naukowego PWN ukazała się najnowsza książka prof. Grzegorza W. Kołodki zatytułowana „Trump 2.0. Rewolucja chorego rozsądku”. Grzegorz W. Kołodko, wybitny ekonomista i były wicepremier, w swoim bezkompromisowym stylu analizuje trumponomikę i trumpizm, populizm, nowy nacjonalizm, publiczne kłamstwa i brutalną grę interesów. Profesor poświęca szczególną uwagę kwestiom manipulacji opinią publiczną, polityce sojuszy, a także wpływowi wojny w Ukrainie na kształt geopolityki. Zastanawia się również, jakie zagrożenia dla NATO i Unii Europejskiej niesie ze sobą „America First” – i co to wszystko oznacza dla współczesnego świata.

Zmiany w rachunkowości w 2025 r. Sprawozdawczość ESG przesunięta o 2 lata

Minister Finansów przygotował 5 maja 2025 r. projekt nowelizacji ustawy wdrażającej dyrektywę CRSD do ustawy o rachunkowości, a także ustawy o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym oraz niektórych innych ustaw. Ta nowelizacja ma na celu wdrożenie unijnej dyrektywy 2025/794, przesuwającej wdrożenie obowiązku sprawozdawczości ESG o 2 lata.

REKLAMA

Większość podatników VAT może uniknąć w 2026 r. obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF. Prof. Modzelewski wyjaśnia jak to możliwe

Zdaniem profesora Witolda Modzelewskiego, gdyby uchwalono projekt przepisów wprowadzających obowiązkowy KSeF w przedłożonym niedawno kształcie, to większość podatników VAT nie będzie musiała wystawiać faktur ustrukturyzowanych w 2026 r.

Stopy procentowe NBP 2025: w maju obniżka o 0,5 pkt proc.

Rada Polityki Pieniężnej na posiedzeniu w dniach 6-7 maja 2025 r. postanowiła obniżyć wszystkie stopy procentowe NBP o 0,5 punktu procentowego. Stopa referencyjna wynosi od 8 maja 2025 r. 5,25 proc. - poinformował w komunikacie Narodowy Bank Polski. Decyzja RPP była zgodna z oczekiwaniami większości analityków finansowych i ekonomistów. Stopy NBP zmieniły się pierwszy raz od 3 października 2023 r.

REKLAMA