Czy można refakturować koszty eksploatacji przy oddaniu samochodu w użytkowanie

Refakturowanie w Państwa przypadku nie powinno mieć miejsca. Jest ono dopuszczalne. Przede wszystkim, gdy jego przedmiotem są usługi. W przedstawionej sytuacji w skład poniesionych kosztów wchodzi zakup paliwa (towaru, a nie usługi) oraz amortyzacja, która również nie jest usługą.

Przepisy ustawy o VAT nie regulują kwestii możliwości refakturowania nabytych uprzednio usług. Przedmiotem opodatkowania jest zasadniczo dostawa towarów i świadczenie usług. W praktyce jednak forma przenoszenia kosztów poprzez ich refakturowanie jest stosowana sporadycznie. Możliwość jego stosowania wypracowało w zasadzie orzecznictwo sądowe. W obecnym stanie prawnym organy podatkowe dopuszczają tę formę przenoszenia poniesionych kosztów na ostatecznego odbiorcę, ale tylko w sytuacji, gdy zaistnieją jednocześnie następujące przesłanki:

• przedmiotem refakturowania są usługi,

• z usług korzysta wyłącznie podmiot, na który są one refakturowane; z usług nie korzysta natomiast podmiot, który dokonuje refakturowania,

• z zawartej między stronami umowy wynika możliwość refakturowania usług w określonym zakresie, np. w umowie najmu określono, że koszty usług za media ponosi najemca,

• refakturowanie dokonywane jest bez naliczania marży, ani żadnego podobnego wynagrodzenia,

• faktura (refaktura) wystawiana jest z taką samą stawką opodatkowania, jaka została zastosowana w fakturze pierwotnej.

Czynność refakturowania zrównana została na potrzeby VAT z odprzedażą usług. Dzieje się tak, gdy podmiot, na który wystawiona jest faktura pierwotna dokumentująca usługę, nie jest jej ostatecznym odbiorcą. Jest nim podmiot, na który przenoszony jest koszt tego świadczenia.

Z przedstawionej w pytaniu sytuacji wynika, że refakturowanie nie powinno mieć miejsca. Przede wszystkim w skład kosztów wchodzą: zakup paliwa i amortyzacja, które nie są czynnościami uznanymi za świadczenie usług na potrzeby VAT. Usługą jest to, co nie stanowi dostawy towarów. Dlatego oddanie w użytkowanie samochodu firmy podmiotowi, który jest odrębnym podatnikiem VAT, należy zaliczyć do świadczenia usługi na potrzeby VAT. Firma powinna kosztami użytkowania obciążyć przedstawiciela fakturą VAT, uwzględniając przedstawione elementy kosztów przy kalkulacji ceny tego użytkowania (lub najmu), i opodatkować je łącznie stawką VAT w wysokości 22%.

Marcin Darecki

ekspert w zakresie VAT