REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak ująć w kosztach wydatki związane z używaniem samochodu wynajętego w firmie rent a car

Subskrybuj nas na Youtube

REKLAMA

Nasz pracownik podczas krajowej podróży służbowej wynajmuje, w celu dojazdu do klientów, samochód osobowy w firmie typu rent a car. Czy w związku z tym należy prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu?
Czy koszty najmu i benzyny są dla nas kosztem podatkowym w całości, czy może należy je ograniczyć? Czy mamy prawo odliczyć w całości VAT od najmu, czy też obowiązuje nas ograniczenie w wysokości 60%?

RADA
W tym przypadku pracownik powinien prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, potwierdzoną przez pracodawcę na koniec każdego miesiąca. Wydatki związane z używaniem samochodu będą stanowiły koszty uzyskania przychodów tylko do wysokości limitu wynikającego z ewidencji przebiegu. Prowadzenie ewidencji jest warunkiem zaliczenia do kosztów takich wydatków. Jeśli wynajmującym samochód jest spółka, wówczas przysługuje jej prawo do odliczenia podatku naliczonego w wysokości 60% kwoty podatku od czynszu lub innych płatności wynikających z zawartej umowy, udokumentowanych fakturą. Suma odliczenia nie może jednak przekroczyć 6000 zł. Limit ten odnosi się do jednego samochodu i dotyczy całego okresu użytkowania.

UZASADNIENIE
Z pytania niestety nie wynika, kto podpisał umowę z wypożyczalnią samochodów – pracownik czy spółka. Odpowiem więc na pytanie w obu wariantach.

Samochód wynajęty przez pracownika
Samochód osobowy jest wykorzystywany przez pracownika na potrzeby spółki. W związku z tym część wydatków ponoszonych na rzecz pracownika z tego tytułu będzie stanowiła koszty podatkowe. Spółka może w tym przypadku zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki związane z podróżą służbową – do wysokości kwoty nieprzekraczającej kwoty ustalonej z zastosowaniem stawek za 1 kilometr przebiegu (art. 23 ust. 1 pkt 36 updof).
Należy pamiętać, że przebieg pojazdu powinien być udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, którą pracodawca powinien potwierdzić na koniec każdego miesiąca. Przypomnijmy, że ewidencja ta powinna zawierać m.in. liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 kilometr przebiegu, a także kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów i stawki za 1 kilometr przebiegu. Wspomniany iloczyn określi limit kosztów podatkowych spółki. Jednak w razie braku tej ewidencji wydatki z tytułu używania samochodu nie będą kosztami uzyskania przychodów (art. 23 ust. 5 updof).

Samochód wynajęty przez spółkę
Samochód jest wynajmowany przez spółkę (na nią są wystawiane faktury). Również w tym wariancie mamy do czynienia z samochodem osobowym, który nie stanowi składnika majątku spółki, wykorzystywanym na potrzeby jej działalności. W takim przypadku kosztem uzyskania przychodów będą wydatki związane z używaniem takiego samochodu – do wysokości kwoty limitu wynikającego ze wspomnianej ewidencji przebiegu (art. 23 ust. 1 pkt 46 updof). Także w tej sytuacji ewidencja powinna być potwierdzona przez podatnika na koniec każdego miesiąca, a jej prowadzenie jest warunkiem zaliczenia wspomnianych wydatków do kosztów podatkowych.

WARTO ZAPAMIĘTAĆ
Zwrócone pracownikowi wydatki związane z używaniem samochodu na potrzeby spółki można zaliczyć do kosztów podatkowych tylko do wysokości limitu wynikającego z prowadzonej ewidencji przebiegu. Warunkiem zaliczenia ich do kosztów podatkowych jest prowadzenie tej ewidencji.

Należy zwrócić uwagę, że istnieją rozbieżne poglądy na temat tego, czy koszty wynajęcia samochodu powinny być uwzględniane w limicie kilometrówki. Część organów podatkowych uważa, że limit ten obejmuje całość wydatków ponoszonych na używanie samochodu niestanowiącego własności podatnika, czyli również czynsz najmu. Jednak uważam, że prawidłowy jest pogląd, iż czynsz najmu nie może być uznany za koszt używania samochodu, gdyż używanie go jest skutkiem wynajmu. Ponieważ poniesienie kosztów najmu „wyprzedza” używanie samochodu, nie mogą one być kosztami używania. Tym samym w ramach limitu kilometrów wynikającego z ewidencji przebiegu powinny być rozliczane jedynie wydatki na eksploatację samochodu.

Podatek od towarów i usług
Warunkiem skorzystania z odliczenia podatku naliczonego jest otrzymanie przez podatnika faktury VAT dokumentującej nabycie przez niego towarów i usług (art. 86 ust. 1 i 2 ustawy o VAT). Jeżeli faktura jest wystawiona na pracownika spółki, nie może ona odliczyć podatku naliczonego.
Przy założeniu, że pracownik jedynie „pośredniczy” w najmie samochodu, tj. wynajmuje go w imieniu pracodawcy, faktury związane z najmem będą wystawione na spółkę. Wówczas przysługuje jej prawo do odliczenia podatku naliczonego w wysokości 60% kwoty podatku od czynszu lub innych płatności wynikających z zawartej umowy, udokumentowanych fakturą. Suma odliczenia nie może jednak przekroczyć 6000 zł. Limit ten odnosi się do całego okresu użytkowania i dotyczy jednego samochodu (art. 86 ust. 7 ustawy o VAT).

Przykład
Pan Kowalski jest pracownikiem spółki jawnej. Został oddelegowany do Niemiec w celu przeprowadzenia negocjacji i zawarcia umowy z nowym kontrahentem. W podróż służbową udał się samochodem wynajętym w wypożyczalni samochodów. Po powrocie przedłożył pracodawcy fakturę za wynajem samochodu (wystawioną na spółkę) na kwotę 1220 zł brutto oraz ewidencję przebiegu pojazdu, z której wynikało, że wydatki na zakup paliwa do samochodu wyniosły 385,93 zł, natomiast limit wynikający z pomnożenia liczby przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu wynosi 539,92 zł. Spółka może zaliczyć do kosztów podatkowych kwotę czynszu najmu (tj. 1000 zł) oraz kwotę faktycznie poniesionych wydatków na eksploatację, tj. 385,93 zł, gdyż jest ona niższa od limitu kilometrów ustalonego na podstawie ewidencji przebiegu. Spółce przysługuje także prawo do odliczenia 60% podatku naliczonego z faktury dokumentującej najem samochodu, tj. 132 zł (VAT naliczony z faktur za paliwo nie podlega odliczeniu).

• art. 23 ust. 1 pkt 36 i 46 oraz ust. 5 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 107, poz. 723
• art. 86 ust. 1, 2 i 7 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług – Dz.U. Nr 54, poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 143, poz. 1028

Sławomir Liżewski
ekspert w zakresie podatków dochodowych
Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
KSeF 2.0: firmy będą miały tylko 4 miesiące na testy. Co trzeba zrobić już teraz?

W czerwcu 2025 r. – zgodnie z harmonogramem – Ministerstwo Finansów udostępniło dokumentację interfejsu API KSeF 2.0. Jest to jednak materiał dla integratorów systemów i dostawców oprogramowania. Firmy wciąż czekają na udostępnienie środowiska testowego, które zaplanowano na koniec września. Konkretne testy będą więc mogły zacząć się dopiero w październiku. Tymczasem obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur dla części firm wchodzi już w lutym – oznacza to niewiele czasu na przygotowanie.

Projekt ustawy wdrażającej obowiązkowy KSeF po pierwszym czytaniu w Sejmie. Co się zmienia a co pozostaje bez zmian [komentarz eksperta]

W dniu 9 lipca 2025 r., Sejm przeprowadził pierwsze czytanie i skierował do prac w komisji finansów projekt ustawy zakładającej wdrożenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Wszystkie kluby i koła poselskie zapowiedziały dalsze prace nad projektem. Prace legislacyjne wchodzą w końcową fazę. Z coraz większą pewnością możemy więc stwierdzić, że obowiązkowy KSeF będzie wdrażany w dwóch etapach - od 1 lutego 2026 i od 1 kwietnia 2026 r.

Podatek u źródła 2025: Objaśnienia podatkowe ministra finansów dot. statusu rzeczywistego właściciela. Praktyczne szanse i nieoczywiste zagrożenia

Po latach oczekiwań i licznych postulatach ze strony środowisk doradczych oraz biznesowych, Ministerstwo Finansów opublikowało długo zapowiadane objaśnienia dotyczące statusu rzeczywistego właściciela w kontekście podatku u źródła (WHT). Teraz nadszedł czas, by bardziej szczegółowo przyjrzeć się poszczególnym zagadnieniom. Dokument z 3 lipca 2025 r., opublikowany na stronie MF 9 lipca, ma na celu rozwianie wieloletnich wątpliwości dotyczących stosowania klauzuli „beneficial owner”. Choć sam fakt publikacji należy ocenić jako krok w stronę większej przejrzystości i przewidywalności, nie wszystkie zapisy spełniły oczekiwania.

Polski podatek cyfrowy jeszcze w tym roku? Rząd nie ogląda się na Brukselę

Choć Komisja Europejska wycofała się z planów nałożenia podatku cyfrowego, Polska idzie własną drogą. Minister cyfryzacji Krzysztof Gawkowski zapowiada, że projekt ustawy będzie gotowy do końca roku.

REKLAMA

KSeF 2026: koniec z papierowymi fakturami, zmiany w obiegu dokumentów i obsłudze procesu sprzedaży w firmie

W przyszłym roku w Polsce zostanie uruchomiony obowiązkowy system fakturowania za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Obowiązek ten wejdzie w życie na początku 2026 roku i wynika z procedowanego w Parlamencie projektu ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług. Aktualny postęp prac legislacyjnych nad projektem, oznaczonym numerem druku 1407, można śledzić na stronach Sejmu.

Składki ZUS dla małych firm w 2025 roku - preferencje: ulga na start, mały ZUS plus i wakacje składkowe

Ulga na start, preferencyjne składki, czy „Mały ZUS plus”, a także wakacje składkowe – to propozycje wsparcia dla małych przedsiębiorców. Korzyści to możliwość opłacania niższych składek lub ich brak. Warto też zwrócić uwagę na konsekwencje z tym związane. ZUS tłumaczy kto i z jakich ulg może skorzystać oraz jakie są zagrożenia z tym związane.

Zwracasz pracownikom wydatki na taksówki – czy musisz pobrać zaliczkę na podatek PIT? Najnowsze wyjaśnienia fiskusa (taksówki w podróży służbowej i w czasie wyjścia służbowego)

Pracodawcy mają wątpliwości, czy w przypadku zwracania pracownikom wydatków na taksówki (kiedy to pracownicy wykonują obowiązki służbowe – zarówno w podróży służbowej jak i w czasie tzw. wyjścia służbowego), trzeba od tych kwot pobierać zaliczki na podatek dochodowy? Pod koniec czerwca 2025 r. wyjaśnił to dokładnie Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej. Kilka miesięcy wcześniej odpowiedzi na to pytanie udzielił Minister Finansów.

Minister Majewska chce uproszczenia ZUS dla firm – konkretne propozycje zmian już na stole

Minister Agnieszka Majewska zaproponowała szereg zmian w przepisach dotyczących ubezpieczeń społecznych, które mają ułatwić życie mikro, małym i średnim przedsiębiorcom. Wśród postulatów znalazły się m.in. podniesienie limitu Małego ZUS Plus, likwidacja składki rentowej dla emerytów-przedsiębiorców, uproszczenia przy wakacjach składkowych oraz ułatwienia dla łączących biznes z rodzicielstwem.

REKLAMA

Miliardy z KPO usprawniają kolejową infrastrukturę

Prawie 11,5 mld zł warte są inwestycje realizowane ze środków Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększenia Odporności (KPO) przez PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. Zarządzająca infrastrukturą kolejową spółka, która jest największym beneficjentem KPO, zawarła już ponad 120 umów z wykonawcami na kwotę 8 mld zł. Przeszło 160 prowadzonych zadań ma przyczynić się do zwiększenia prędkości pociągów, a także zwiększenia przepustowości tras oraz usprawnienia zarządzania ruchem kolejowym. Inwestycje poprawiają bezpieczeństwo ruchu i komfort obsługi podróżnych. Na stacjach i przystankach budowany jest nowoczesny system informacji pasażerskiej, a ich infrastruktura - dopasowywana do potrzeb osób o ograniczonej mobilności.

Darowizna od brata ponad limit 36 120 zł. Jakie warunki muszą zostać spełnione, aby nie stracić prawa do zwolnienia podatkowego?

Co robić gdy darowizna przekazana przez brata przekracza limit kwoty wolnej w wysokości 36 120 zł? Czy podlegała zwolnieniu od podatku od spadków i darowizn, pomimo że jest dokonywana z majątku wspólnego brata i jego małżonki? Jakie warunki muszą zostać spełnione, żeby nie stracić prawa do zwolnienia?

REKLAMA