REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak ująć w kosztach wydatki związane z używaniem samochodu wynajętego w firmie rent a car

Subskrybuj nas na Youtube

REKLAMA

Nasz pracownik podczas krajowej podróży służbowej wynajmuje, w celu dojazdu do klientów, samochód osobowy w firmie typu rent a car. Czy w związku z tym należy prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu?
Czy koszty najmu i benzyny są dla nas kosztem podatkowym w całości, czy może należy je ograniczyć? Czy mamy prawo odliczyć w całości VAT od najmu, czy też obowiązuje nas ograniczenie w wysokości 60%?

RADA
W tym przypadku pracownik powinien prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, potwierdzoną przez pracodawcę na koniec każdego miesiąca. Wydatki związane z używaniem samochodu będą stanowiły koszty uzyskania przychodów tylko do wysokości limitu wynikającego z ewidencji przebiegu. Prowadzenie ewidencji jest warunkiem zaliczenia do kosztów takich wydatków. Jeśli wynajmującym samochód jest spółka, wówczas przysługuje jej prawo do odliczenia podatku naliczonego w wysokości 60% kwoty podatku od czynszu lub innych płatności wynikających z zawartej umowy, udokumentowanych fakturą. Suma odliczenia nie może jednak przekroczyć 6000 zł. Limit ten odnosi się do jednego samochodu i dotyczy całego okresu użytkowania.

UZASADNIENIE
Z pytania niestety nie wynika, kto podpisał umowę z wypożyczalnią samochodów – pracownik czy spółka. Odpowiem więc na pytanie w obu wariantach.

Samochód wynajęty przez pracownika
Samochód osobowy jest wykorzystywany przez pracownika na potrzeby spółki. W związku z tym część wydatków ponoszonych na rzecz pracownika z tego tytułu będzie stanowiła koszty podatkowe. Spółka może w tym przypadku zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki związane z podróżą służbową – do wysokości kwoty nieprzekraczającej kwoty ustalonej z zastosowaniem stawek za 1 kilometr przebiegu (art. 23 ust. 1 pkt 36 updof).
Należy pamiętać, że przebieg pojazdu powinien być udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, którą pracodawca powinien potwierdzić na koniec każdego miesiąca. Przypomnijmy, że ewidencja ta powinna zawierać m.in. liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 kilometr przebiegu, a także kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów i stawki za 1 kilometr przebiegu. Wspomniany iloczyn określi limit kosztów podatkowych spółki. Jednak w razie braku tej ewidencji wydatki z tytułu używania samochodu nie będą kosztami uzyskania przychodów (art. 23 ust. 5 updof).

Samochód wynajęty przez spółkę
Samochód jest wynajmowany przez spółkę (na nią są wystawiane faktury). Również w tym wariancie mamy do czynienia z samochodem osobowym, który nie stanowi składnika majątku spółki, wykorzystywanym na potrzeby jej działalności. W takim przypadku kosztem uzyskania przychodów będą wydatki związane z używaniem takiego samochodu – do wysokości kwoty limitu wynikającego ze wspomnianej ewidencji przebiegu (art. 23 ust. 1 pkt 46 updof). Także w tej sytuacji ewidencja powinna być potwierdzona przez podatnika na koniec każdego miesiąca, a jej prowadzenie jest warunkiem zaliczenia wspomnianych wydatków do kosztów podatkowych.

WARTO ZAPAMIĘTAĆ
Zwrócone pracownikowi wydatki związane z używaniem samochodu na potrzeby spółki można zaliczyć do kosztów podatkowych tylko do wysokości limitu wynikającego z prowadzonej ewidencji przebiegu. Warunkiem zaliczenia ich do kosztów podatkowych jest prowadzenie tej ewidencji.

Należy zwrócić uwagę, że istnieją rozbieżne poglądy na temat tego, czy koszty wynajęcia samochodu powinny być uwzględniane w limicie kilometrówki. Część organów podatkowych uważa, że limit ten obejmuje całość wydatków ponoszonych na używanie samochodu niestanowiącego własności podatnika, czyli również czynsz najmu. Jednak uważam, że prawidłowy jest pogląd, iż czynsz najmu nie może być uznany za koszt używania samochodu, gdyż używanie go jest skutkiem wynajmu. Ponieważ poniesienie kosztów najmu „wyprzedza” używanie samochodu, nie mogą one być kosztami używania. Tym samym w ramach limitu kilometrów wynikającego z ewidencji przebiegu powinny być rozliczane jedynie wydatki na eksploatację samochodu.

Podatek od towarów i usług
Warunkiem skorzystania z odliczenia podatku naliczonego jest otrzymanie przez podatnika faktury VAT dokumentującej nabycie przez niego towarów i usług (art. 86 ust. 1 i 2 ustawy o VAT). Jeżeli faktura jest wystawiona na pracownika spółki, nie może ona odliczyć podatku naliczonego.
Przy założeniu, że pracownik jedynie „pośredniczy” w najmie samochodu, tj. wynajmuje go w imieniu pracodawcy, faktury związane z najmem będą wystawione na spółkę. Wówczas przysługuje jej prawo do odliczenia podatku naliczonego w wysokości 60% kwoty podatku od czynszu lub innych płatności wynikających z zawartej umowy, udokumentowanych fakturą. Suma odliczenia nie może jednak przekroczyć 6000 zł. Limit ten odnosi się do całego okresu użytkowania i dotyczy jednego samochodu (art. 86 ust. 7 ustawy o VAT).

Przykład
Pan Kowalski jest pracownikiem spółki jawnej. Został oddelegowany do Niemiec w celu przeprowadzenia negocjacji i zawarcia umowy z nowym kontrahentem. W podróż służbową udał się samochodem wynajętym w wypożyczalni samochodów. Po powrocie przedłożył pracodawcy fakturę za wynajem samochodu (wystawioną na spółkę) na kwotę 1220 zł brutto oraz ewidencję przebiegu pojazdu, z której wynikało, że wydatki na zakup paliwa do samochodu wyniosły 385,93 zł, natomiast limit wynikający z pomnożenia liczby przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu wynosi 539,92 zł. Spółka może zaliczyć do kosztów podatkowych kwotę czynszu najmu (tj. 1000 zł) oraz kwotę faktycznie poniesionych wydatków na eksploatację, tj. 385,93 zł, gdyż jest ona niższa od limitu kilometrów ustalonego na podstawie ewidencji przebiegu. Spółce przysługuje także prawo do odliczenia 60% podatku naliczonego z faktury dokumentującej najem samochodu, tj. 132 zł (VAT naliczony z faktur za paliwo nie podlega odliczeniu).

• art. 23 ust. 1 pkt 36 i 46 oraz ust. 5 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 107, poz. 723
• art. 86 ust. 1, 2 i 7 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług – Dz.U. Nr 54, poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 143, poz. 1028

Sławomir Liżewski
ekspert w zakresie podatków dochodowych
Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Co zmieni unijne rozporządzenie w sprawie maszyn od 2027 roku. Nowe wymogi prawne cyberbezpieczeństwa przemysłu w UE

Szybko zachodząca cyfrowa transformacja, automatyzacja, integracja środowisk IT i OT oraz Przemysł 4.0 na nowo definiują krajobraz branży przemysłowej, przynosząc nowe wyzwania i możliwości. Odpowiedzią na ten fakt jest m.in. przygotowane przez Komisję Europejską Rozporządzenie 2023/1230 w sprawie maszyn. Firmy działające na terenie UE muszą dołożyć starań, aby sprostać nowym, wynikającym z tego dokumentu standardom przed 14 stycznia 2027 roku.

Skarbówka kontra przedsiębiorcy. Firmy odzyskują miliardy, walcząc z niesprawiedliwymi decyzjami

Tysiące polskich firm zostało oskarżonych o udział w karuzelach VAT - często niesłusznie. Ale coraz więcej z nich mówi "dość" i wygrywa w sądach. Tylko w ostatnich latach odzyskali aż 2,8 miliarda złotych! Sprawdź, dlaczego warto walczyć i jak nie dać się wciągnąć w urzędniczy absurd.

Sprzedałeś 30 rzeczy w sieci przez rok? Twoje dane ma już urząd skarbowy. Co z nimi zrobi? MF i KAS walczą z szarą strefą w handlu internetowym i unikaniem płacenia podatków

Ministerstwo Finansów (MF) i Krajowa Administracja Skarbowa (KAS) wdrożyły unijną dyrektywę (DAC7), która nakłada na operatorów platform handlu internetowego obowiązki sprawozdawcze. Dyrektywa jest kolejnym elementem uszczelnienia systemów podatkowych państw członkowskich UE. Dyrektywa nie wprowadza nowych podatków. Do 31 stycznia 2025 r. operatorzy platform mieli obowiązek składać raporty do Szefa KAS za lata 2023 i 2024. 82 operatorów platform przekazało za ten okres informacje o ponad 177 tys. unikalnych osobach fizycznych oraz ponad 115 tys. unikalnych podmiotach.

2 miliony firm czeka na podpis prezydenta. Stawką jest niższa składka zdrowotna

To może być przełom dla mikroprzedsiębiorców: Rada Przedsiębiorców apeluje do Andrzeja Dudy o podpisanie ustawy, która ulży milionom firm dotkniętym Polskim Ładem. "To test, czy naprawdę zależy nam na polskich firmach" – mówią organizatorzy pikiety zaplanowanej na 6 maja.

REKLAMA

Obowiązkowe ubezpieczenie OC księgowych nie obejmuje skutków błędów w deklaracjach podatkowych. Ochrona dopiero po wykupieniu rozszerzonej polisy OC

Księgowi w biurach rachunkowych mają coraz mniej czasu na złożenie deklaracji podatkowych swoich klientów – termin składania m.in. PIT-36, PIT-37 i PIT-28 mija 30 kwietnia. Pod presją czasu księgowym zdarzają się pomyłki, np. błędne rozliczenie ulg, nieuwzględnienie wszystkich przychodów czy pomyłki w zaliczkach na podatek. W jednej z takich spraw nieprawidłowe wykazanie zaliczek w PIT-36L zakończyło się naliczonymi przez Urząd Skarbowy odsetkami w wysokości ponad 7000 zł. Obowiązkowe ubezpieczenie OC księgowych nie obejmuje błędów w deklaracjach podatkowych – ochronę zapewnia dopiero wykupienie rozszerzonej polisy.

Rewolucja płacowa w całej UE od 2026 r. Pracodawcy będą musieli ujawniać kwoty wynagrodzenia pracownikom i kandydatom do pracy

Wynagrodzenia przestaną być tematem tabu. Od czerwca 2026 roku pracodawcy będą mieli obowiązek ujawniania informacji o płacach, zarówno kandydatom do pracy, jak i zatrudnionym pracownikom. Czy to koniec nierówności i początek nowego rozdania na rynku pracy?

Kryzys zaufania do KSeF? Niewiele przedsiębiorstw gotowych na e-fakturowanie

Choć obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur wejdzie w życie za 9 miesięcy, zaledwie 5230 firm zdecydowało się na dobrowolne wdrożenie systemu. Eksperci biją na alarm – to ostatni moment na przygotowania. Firmy nie tylko ryzykują chaos, ale też muszą zmierzyć się z brakiem środowiska testowego, napiętym harmonogramem i rosnącą liczbą innych zmian w przepisach.

Spółka komandytowa bez VAT od dywidendy – ważna interpretacja skarbówki

Dywidenda wypłacana komplementariuszowi nie podlega VAT – potwierdził to Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej. Oznacza to, że spółki komandytowe, w których wspólnicy prowadzą sprawy spółki bez wynagrodzenia, nie muszą obawiać się dodatkowego obciążenia podatkowego. To dobra wiadomość dla przedsiębiorców poszukujących efektywnych i bezpiecznych rozwiązań podatkowych.

REKLAMA

Fiskus wlepi kary za niezapłacony podatek od sprzedaży ubrań i zabawek w internecie? MF analizuje informacje o 300 tys. osób i podmiotów handlujących na platformach internetowych

Operatorzy platform, za pośrednictwem których dokonywane są transakcje w internecie, przekazali MF dane ponad 177 tys. osób fizycznych i 115 tys. podmiotów – poinformowała PAP rzeczniczka szefa KAS Justyna Pasieczyńska. Dane te są teraz analizowane.

Katastrofa fakturowa w 2026 roku? Kto odważy się wdrożyć obowiązek stosowania KSeF i faktur ustrukturyzowanych?

Niedawno opublikowano kolejną wersję projektu „nowelizacji nowelizacji” ustaw na temat faktur ustrukturyzowanych i KSeF, które mają być niezwłocznie uchwalone. Ich jakość woła o pomstę do nieba. Co prawda zaproponowane zmiany świadczą o tym, że twórcy przepisów chcą pozostawić tym, którzy połapią się w tych zawiłościach, jakieś możliwości unikania tej katastrofy, zachowując fakturowanie w dotychczasowej formie przynajmniej do końca 2026 r. Pytanie, tylko po co to całe zamieszanie i dezorganizacja obrotu gospodarczego – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

REKLAMA