Jak ewidencjonować wierzytelności nieściągalne

Wierzytelność nieściągalną można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów pod warunkiem, że:

• uprzednio została zarachowana jako przychód należny,

• jej nieściągalność została udokumentowana,

• nie uległa przedawnieniu.

Zasady ewidencji w uzasadnieniu.

Zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych do przychodów z działalności gospodarczej zalicza się m.in. wymagalne wierzytelności, choćby nie zostały otrzymane. Z kolei przepisy dotyczące kosztów uzyskania przychodów mówią, że nie stanowią kosztów uzyskania przychodów wierzytelności odpisane jako nieściągalne. Od tej zasady są pewne wyjątki. Wierzytelność nieściągalną można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, jeśli jednocześnie zostaną spełnione dwa warunki:

• wierzytelność została wcześniej zarachowana jako przychód należny,

• nieściągalność wierzytelności została udokumentowana.

Jeżeli wierzytelności nieściągalne ulegną przedawnieniu, zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, nie stanowią one kosztów uzyskania przychodu.

Zapis ten ustawodawca uzasadnia tym, że spółka nie przejawiała wystarczającej dbałości w wyegzekwowaniu własnych należności i nie ma znaczenia, że wcześniej dokonano odpisu aktualizującego. W przypadku przedawnienia wierzytelności nie jest również możliwe dokonanie korekty VAT należnego z tego tytułu.

Zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego przedawnienie roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej następuje po 3 latach.

Dowodem nieściągalności wierzytelności jest:

• postanowienie o nieściągalności uznane przez wierzyciela za odpowiadające stanowi faktycznemu; postanowienie to jest wydawane przez właściwy organ postępowania egzekucyjnego,

• postanowienie sądu, które dotyczy:

– oddalenia wniosku o ogłoszenie upadłości, gdy majątek nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania upadłościowego,

– umorzenia postępowania upadłościowego, gdy majątek nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania upadłościowego,

– ukończenia postępowania upadłościowego, obejmującego likwidację majątku,

• protokół sporządzony przez podatnika, który stwierdza, że przewidywane koszty procesowe i egzekucyjne związane z dochodzeniem wierzytelności byłyby równe lub wyższe od jej kwoty.