W księgach spółki z o.o. figuruje należność, z której zapłatą dłużnik zwleka od dwóch lat. Spółka regularnie przesyła mu wezwania do zapłaty, które pozostają bez odpowiedzi. Czy możemy tę wierzytelność zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?
Kiedy i jak ująć w księgach rachunkowych ewidencję wierzytelności nieściągalnej?
RADA
Wierzytelność nieściągalną można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów pod warunkiem, że:
• uprzednio została zarachowana jako przychód należny,
• jej nieściągalność została udokumentowana,
• nie uległa przedawnieniu.
Zasady ewidencji w uzasadnieniu.
UZASADNIENIE
Zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych do przychodów z działalności gospodarczej zalicza się m.in. wymagalne wierzytelności, choćby nie zostały otrzymane. Z kolei przepisy dotyczące kosztów uzyskania przychodów mówią, że nie stanowią kosztów uzyskania przychodów wierzytelności odpisane jako nieściągalne. Od tej zasady są pewne wyjątki. Wierzytelność nieściągalną można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, jeśli jednocześnie zostaną spełnione dwa warunki:
• wierzytelność została wcześniej zarachowana jako przychód należny,
• nieściągalność wierzytelności została udokumentowana.
Przedawnienie wierzytelności
Jeżeli wierzytelności nieściągalne ulegną przedawnieniu, zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, nie stanowią one kosztów uzyskania przychodu.
Zapis ten ustawodawca uzasadnia tym, że spółka nie przejawiała wystarczającej dbałości w wyegzekwowaniu własnych należności i nie ma znaczenia, że wcześniej dokonano odpisu aktualizującego. W przypadku przedawnienia wierzytelności nie jest również możliwe dokonanie korekty VAT należnego z tego tytułu.
Zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego przedawnienie roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej następuje po 3 latach.
Jak udowodnić nieściągalność wierzytelności
Dowodem nieściągalności wierzytelności jest:
• postanowienie o nieściągalności uznane przez wierzyciela za odpowiadające stanowi faktycznemu; postanowienie to jest wydawane przez właściwy organ postępowania egzekucyjnego,
• postanowienie sądu, które dotyczy:
– oddalenia wniosku o ogłoszenie upadłości, gdy majątek nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania upadłościowego,
– umorzenia postępowania upadłościowego, gdy majątek nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania upadłościowego,
• protokół sporządzony przez podatnika, który stwierdza, że przewidywane koszty procesowe i egzekucyjne związane z dochodzeniem wierzytelności byłyby równe lub wyższe od jej kwoty.
W przypadku gdy zapłata wierzytelności jest zagrożona, należy utworzyć odpis aktualizujący naliczany zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości. Wartość tego odpisu można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów pod warunkiem, że nieściągalność wierzytelności zostanie uprawdopodobniona.
Nieściągalność wierzytelności można uznać za uprawdopodobnioną m.in. wówczas, gdy:
• dłużnik zmarł, został wykreślony z ewidencji działalności gospodarczej, postawiony w stan likwidacji lub została ogłoszona jego upadłość,
• na wniosek dłużnika wszczęto postępowanie ugodowe albo postępowanie układowe,
• wierzytelność została potwierdzona prawomocnym orzeczeniem sądu i skierowana na drogę postępowania egzekucyjnego,
• dłużnik kwestionuje wierzytelność na drodze powództwa sądowego.
Jeśli zatem wierzytelność spółki została uprzednio zaliczona do przychodów, jej nieściągalność została udokumentowana zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz wierzytelność nie uległa przedawnieniu – można zaliczyć ją do kosztów uzyskania przychodów.
Wierzytelności nieściągalne a VAT
Odpisaniu w koszty podlega wartość netto wierzytelności, czyli kwota wynikająca z faktury sprzedaży, pomniejszona o VAT należny.
UWAGA!
W sytuacji uznania wierzytelności za nieściągalną, zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym, podatnik może dokonać korekty VAT należnego.
Zgodnie z przepisami ustawy o VAT podatek należny od omawianych wierzytelności można skorygować, gdy zostaną spełnione następujące warunki:
• dostawa towaru lub świadczenie usług zostały dokonane na rzecz podatnika zarejestrowanego jako podatnik VAT czynny, niebędącego w trakcie likwidacji lub postępowania upadłościowego,
• wierzytelności zostały uprzednio wykazane w deklaracji VAT jako obrót opodatkowany i podatek należny,
• wierzyciel i dłużnik na dzień dokonania korekty są podatnikami zarejestrowanymi jako podatnicy VAT czynni,
• wierzytelności nie zostały uregulowane w jakiejkolwiek formie ani nie zostały zbyte,
• od daty wystawienia faktury, będącej podstawą do odpisania wierzytelności, nie upłynęło 5 lat, licząc od początku roku, w którym została ona wystawiona,
• wierzyciel zawiadomił dłużnika o odpisaniu wierzytelności jako nieściągalnych, a dłużnik w ciągu 28 dni od dnia otrzymania zawiadomienia nie uregulował należności w jakiejkolwiek formie.
Po spełnieniu wymienionych warunków podatnik może skorygować VAT należny.
UWAGA!
Korekty dokonujemy w miesiącu (kwartale) następującym po miesiącu, w którym dłużnik otrzymał zawiadomienie o odpisaniu wierzytelności jako nieściągalnych.
Ewidencja księgowa
W księgach rachunkowych wierzytelności nieściągalne ewidencjonujemy w następujący sposób:
Wn „Pozostałe koszty operacyjne”,
Ma „Rozrachunki z odbiorcami”.
Jeśli wcześniej utworzono odpis aktualizujący, to w momencie uznania wierzytelności za nieściągalną dokonujemy jedynie rozwiązania odpisu:
