Strona główna » Księgowość » Porady prawne » W jaki sposób ewidencjonujemy zaliczki

W jaki sposób ewidencjonujemy zaliczki

02 października 2006, 07:00

REKLAMA

Spółka z o.o. otrzymała zaliczkę na poczet przyszłych dostaw. W jaki sposób zaewidencjonować ten fakt w księgach rachunkowych? Czy powstanie w związku z tym zobowiązanie podatkowe?

RADA

Otrzymaną zaliczkę należy ująć w księgach rachunkowych na koncie „Rozliczenia międzyokresowe przychodów”. W momencie dostarczenia (wydania) towaru stanie się ona przychodem podatkowym. Ponadto w chwili otrzymania zaliczki powstaje obowiązek podatkowy w VAT.

UZASADNIENIE

Przepisy dotyczące ewidencji zaliczek znajdziemy w ustawie o rachunkowości. Ustawy podatkowe natomiast określają moment powstania obowiązku podatkowego. Moment ten jest inny z punktu widzenia ustawy o VAT, a inny z punktu widzenia ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Ewidencja zaliczek w księgach rachunkowych

Zaliczki otrzymane od kontrahentów na poczet przyszłych dostaw kwalifikuje się jako rozliczenia międzyokresowe przychodów. W chwili dostarczenia (wydania) towaru następuje ich przeniesienie na konto „Przychody ze sprzedaży”.

Zaliczki wpłacane kontrahentom z tytułu przyszłych dostaw powinno się przeprowadzić przez konto „Rozliczenie zakupu – zaliczki”, a w dniu dostawy towaru i przyjęcia go do magazynu dokonać przeksięgowania na konto „Towary”.

W przypadku otrzymania zaliczki w walucie obcej należy ją wycenić według kursu kupna banku obowiązującego w dniu wpływu zaliczki. Otrzymanie zaliczki rodzi obowiązek wystawienia faktury VAT. Według przepisów ustawy o rachunkowości do wyceny należności wyrażonej w walucie obcej stosujemy kurs średni NBP z dnia wystawienia dokumentu.

Wpłatę zaliczki kontrahentowi zagranicznemu wyceniamy po kursie sprzedaży banku obowiązującym w dniu dokonania przelewu. W chwili otrzymania faktury następuje wycena zobowiązania zagranicznego według kursu średniego NBP z dnia wystawienia faktury.

Na dzień bilansowy wartość otrzymanych i przekazanych zaliczek w walutach obcych jest wyceniana po kursie średnim NBP obowiązującym w tym dniu.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Zaliczki według prawa podatkowego

Według przepisów ustawy o podatku od towarów i usług obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wydania towaru lub wykonania usługi. Jeżeli czynności te powinny być potwierdzone fakturą, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury, nie później jednak niż w 7. dniu, licząc od dnia wydania towaru lub wykonania usługi.

W sytuacji gdy przed wydaniem towaru (wykonaniem usługi) dostawca otrzymał całość lub część należności, w szczególności: przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w tej części. Oznacza to, że otrzymujący przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę powinien wystawić fakturę na otrzymaną sumę. Wartość otrzymanej zaliczki stanowi zawsze kwotę brutto.

Fakturę wystawia się nie później niż w 7. dniu, licząc od dnia, w którym otrzymano całość lub część należności.

UWAGA!

Jeśli zaliczkę otrzymano ostatniego dnia miesiąca, a fakturę wystawiono w miesiącu następnym (licząc 7 dni od daty otrzymania zaliczki), obowiązek podatkowy u otrzymującego powstaje w miesiącu, w którym zaliczka wpłynęła na konto.

U wpłacającego zaliczkę prawo do odliczenia VAT naliczonego powstaje w momencie otrzymania faktury od dostawcy.

W przypadku eksportu towarów obowiązek podatkowy powstanie, jeżeli wywóz towarów nastąpi w ciągu 6 miesięcy, licząc od dnia otrzymania części należności.

Z kolei otrzymanie zaliczki na poczet wewnątrzwspólnotowej dostawy powoduje powstanie obowiązku podatkowego z chwilą wystawienia faktury potwierdzającej otrzymanie całości lub części ceny.

Dokonanie przedpłaty z tytułu importu towarów nie powoduje u polskiego nabywcy powstania obowiązku podatkowego z tego tytułu. Natomiast w imporcie usług obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania przedpłaty przez polskiego nabywcę na rzecz kontrahenta zagranicznego.

Jeśli otrzymana zaliczka (przedpłata, zadatek, rata), udokumentowana fakturą VAT, nie stanowi całej należności, należy po wydaniu towaru (wykonaniu usługi) wystawić fakturę końcową. Wartość faktury końcowej powinna być pomniejszona o dotychczas zafakturowane zaliczki. Pomniejszona powinna być również wartość podatku VAT należnego wykazana w fakturze końcowej. W treści tej faktury powinny się znaleźć numery faktur dokumentujących dotychczas otrzymane zaliczki.

Zafakturowane zaliczki wyrażone w walucie obcej przelicza się do celów VAT według kursu średniego NBP:

• z dnia wystawienia faktury, jeśli została wystawiona w odpowiednim terminie, lub

• z dnia powstania obowiązku podatkowego, jeśli faktury nie wystawiono w odpowiednim terminie.

W przypadku gdy nabywca rezygnuje z dostawy, na poczet której wpłacił zaliczkę, należy w momencie otrzymania rezygnacji wystawić fakturę korygującą.

UWAGA!

Rozliczenia podatku należnego wynikającego z faktury korygującej można dokonać w miesiącu, w którym otrzymano od nabywcy potwierdzenie odbioru faktury korygującej.

Z punktu widzenia ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych otrzymane zaliczki nie stanowią przychodu. W myśl art. 12 ust. 4 pkt 1 updop do przychodów nie zalicza się pobranych wpłat lub zarachowanych należności na poczet dostaw towarów i usług, które zostaną wykonane w następnych okresach sprawozdawczych. Przychód podatkowy z tego tytułu powstanie w chwili dostarczenia towaru lub wykonania usługi.

• art. 30 ust. 2 pkt 1, art. 41 ust. 1 pkt 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości – j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 157, poz. 1119

• art. 19 ust. 1, ust. 11, ust. 12, art. 20 ust. 3, art. 29 ust. 2 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług – Dz.U. Nr 54, poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 143, poz. 1029

• art. 12 ust. 4 pkt 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych – j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 107 poz. 723

• rozporządzenie Ministra Finansów z 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług – Dz.U. Nr 95, poz. 798; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 102, poz. 860

• rozporządzenie Ministra Finansów z 27 kwietnia 2004 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług – Dz.U. Nr 97, poz. 970; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 73, poz. 504

Wioletta Chaczykowska

księgowa z licencją MF

Zapisz się na newsletter

Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.