W jaki sposób ewidencjonujemy zaliczki

Otrzymaną zaliczkę należy ująć w księgach rachunkowych na koncie „Rozliczenia międzyokresowe przychodów”. W momencie dostarczenia (wydania) towaru stanie się ona przychodem podatkowym. Ponadto w chwili otrzymania zaliczki powstaje obowiązek podatkowy w VAT.

Przepisy dotyczące ewidencji zaliczek znajdziemy w ustawie o rachunkowości. Ustawy podatkowe natomiast określają moment powstania obowiązku podatkowego. Moment ten jest inny z punktu widzenia ustawy o VAT, a inny z punktu widzenia ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Zaliczki otrzymane od kontrahentów na poczet przyszłych dostaw kwalifikuje się jako rozliczenia międzyokresowe przychodów. W chwili dostarczenia (wydania) towaru następuje ich przeniesienie na konto „Przychody ze sprzedaży”.

Zaliczki wpłacane kontrahentom z tytułu przyszłych dostaw powinno się przeprowadzić przez konto „Rozliczenie zakupu – zaliczki”, a w dniu dostawy towaru i przyjęcia go do magazynu dokonać przeksięgowania na konto „Towary”.

W przypadku otrzymania zaliczki w walucie obcej należy ją wycenić według kursu kupna banku obowiązującego w dniu wpływu zaliczki. Otrzymanie zaliczki rodzi obowiązek wystawienia faktury VAT. Według przepisów ustawy o rachunkowości do wyceny należności wyrażonej w walucie obcej stosujemy kurs średni NBP z dnia wystawienia dokumentu.

Wpłatę zaliczki kontrahentowi zagranicznemu wyceniamy po kursie sprzedaży banku obowiązującym w dniu dokonania przelewu. W chwili otrzymania faktury następuje wycena zobowiązania zagranicznego według kursu średniego NBP z dnia wystawienia faktury.

Na dzień bilansowy wartość otrzymanych i przekazanych zaliczek w walutach obcych jest wyceniana po kursie średnim NBP obowiązującym w tym dniu.

Według przepisów ustawy o podatku od towarów i usług obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wydania towaru lub wykonania usługi. Jeżeli czynności te powinny być potwierdzone fakturą, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury, nie później jednak niż w 7. dniu, licząc od dnia wydania towaru lub wykonania usługi.

W sytuacji gdy przed wydaniem towaru (wykonaniem usługi) dostawca otrzymał całość lub część należności, w szczególności: przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w tej części. Oznacza to, że otrzymujący przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę powinien wystawić fakturę na otrzymaną sumę. Wartość otrzymanej zaliczki stanowi zawsze kwotę brutto.