REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak ewidencjonować korzystanie przez pracownika z samochodu służbowego do celów prywatnych

Subskrybuj nas na Youtube

REKLAMA

Spółka chce udostępnić pracownikom samochody służbowe do ich celów prywatnych. Jaka powinna być forma tego udostępnienia? Czy możliwe jest obciążenie pracownika kosztami za używanie samochodu? Jak rozliczać wydatki ponoszone przez pracowników przy zakupie paliwa?

RADA
Udostępnianie pracownikom samochodów służbowych do celów prywatnych może mieć charakter odpłatny lub nieodpłatny – jako użyczenie. W pierwszym przypadku pracodawca obciąża pracownika kosztami – potrącając je np. z wynagrodzenia. W drugim wartość świadczenia stanowi przychód dla pracownika podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Zwiększa tym samym podstawę do naliczenia składek ZUS. W przypadku rozliczania wydatków ponoszonych przez pracowników na zakup paliwa możliwe jest zastosowanie kilku rozwiązań problemu. Najbardziej popularnym sposobem jest udzielanie pracownikom zaliczki stałej lub wyposażanie pracowników w karty płatnicze. Szczegóły ewidencji w uzasadnieniu.

UZASADNIENIE
W praktyce pracodawca udostępnia pracownikom (do celów prywatnych) samochody będące własnością firmy, przy czym świadczenie to może przybrać dwie formy:
•  udostępnienie odpłatne,
•  udostępnienie nieodpłatne (użyczenie).

Co to jest wartość rynkowa nieodpłatnego świadczenia i koszt wytworzenia świadczenia
Wartość rynkowa nieodpłatnego świadczenia ustalana jest na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług lub udostępnianiu rzeczy tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca udostępnienia. Ustalając koszt wytworzenia świadczenia należy wziąć pod uwagę m.in. koszt amortyzacji, koszty paliwa, koszty materiałów eksploatacyjnych, koszty usług serwisowych itp.

Nieodpłatne użyczenie na rzecz pracowników
1. Nieodpłatne przekazanie (użyczenie) pracownikom samochodów służbowych, na ich prywatne cele stanowi dla pracowników świadczenie w naturze ze stosunku pracy. W świetle przepisów podatkowych jest przychodem pracownika zwiększającym podstawę opodatkowania; w świetle przepisów o ubezpieczeniach społecznych i ubezpieczeniu zdrowotnym jest przychodem zwiększającym podstawę naliczenia składek ZUS.
2. Podstawę opodatkowania podatkiem dochodowym/naliczenia składek stanowi wartość rynkowa świadczenia.
3. Użyczanie samochodów służbowych pracownikom rodzi również skutki w VAT. Podstawą opodatkowania, zgodnie z art. 29 ust. 12 ustawy o VAT, jest koszt świadczenia tych usług poniesiony przez pracodawcę. Należy z tego tytułu wystawić fakturę wewnętrzną.
4. Wartość netto świadczenia wynikająca z faktury wewnętrznej nie jest dla pracodawcy przychodem księgowym ani podatkowym – co do zasady nie jest ewidencjonowana w księgach. Ewidencji księgowej podlega tylko wartość VAT należnego wynikająca z faktury wewnętrznej. Wartość ta nie stanowi kosztu uzyskania przychodu.
5. Koszt wytworzenia świadczenia oraz składki ZUS od świadczenia w części pokrywanej przez pracodawcę, jako koszt pracowniczy jest, kosztem podatkowym pracodawcy. Można jednak spotkać się z interpretacjami US, że koszt ten nie ma nawet pośredniego wpływu na przychody firmy. Przykładem może być decyzja Izby Skarbowej w Krakowie przedstawiona w piśmie z 18 kwietnia 2006 r. (nr PD-1/42180-6/06).
6. VAT należny z faktury wewnętrznej zwiększa koszty księgowe, ale nie stanowi kosztu podatkowego firmy.

UWAGA!
Wartość świadczenia nieodpłatnego dla celów podatku dochodowego od osób fizycznych i dla celów VAT nie jest identyczna. Podstawą opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych jest wartość rynkowa, natomiast podstawę opodatkowania w VAT stanowi koszt poniesiony przez pracodawcę.

Przykład 1
Naliczenie listy płac oraz wystawienie i ewidencja faktury wewnętrznej przy założeniu, że wynagrodzenie zasadnicze pracownika wynosi 3750 zł, premia uznaniowa – 420 zł, wartość rynkowa nieodpłatnego świadczenia – 646,60 zł, koszt wytworzenia świadczenia jest równy wartości rynkowej.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Ewidencja bilansowa faktury wewnętrznej
Wn „Podatki i opłaty” 116,60
Ma „VAT należny” 116,60
Ewidencja pozabilansowa
Wn „Koszty niestanowiące kosztów uzyskania przychodów” 116,60

Świadczenie odpłatne na rzecz pracowników
Samochód służbowy pracodawca może udostępnić pracownikowi odpłatnie.
Cechy charakteryzujące odpłatne udostępnianie samochodów służbowych na prywatne cele pracowników:
1. Odpłatne udostępnienie w świetle ustawy o VAT to odpłatne świadczenie usług. Nie ma znaczenia, że usługa świadczona jest na rzecz pracownika. Podstawę opodatkowania stanowi wartość rynkowa. Pracodawca może wystawić pracownikowi fakturę VAT.
2. Udostępnienie odpłatne wiąże się z obciążeniem pracownika wartością świadczenia. Pracownik jest zobowiązany zapłacić za usługę udostępnienia samochodu z własnych środków. Rozwiązaniem najczęściej stosowanym w praktyce jest potrącenie z wynagrodzenia za zgodą pracownika. Wartość świadczenia (kwota brutto z faktury VAT) u pracownika nie zwiększa podstawy opodatkowania ani podstawy naliczania składek ZUS jak w użyczeniu, lecz pomniejsza kwotę do wypłaty.
3. Kwota netto z faktury jest dla pracodawcy zarówno przychodem księgowym, jak i przychodem do opodatkowania; przy użyczeniu nie miała wpływu na przychody.
4. Koszty wytworzenia usługi stanowią koszty uzyskania przychodu dla celów podatkowych.
5. VAT należny jest rozliczany w deklaracji podatkowej VAT-7 w taki sam sposób, jak w przypadku użyczenia.

Przykład 2
Naliczenie i ewidencja listy płac przy założeniu, że wynagrodzenie zasadnicze pracownika wynosi 4396,60 zł, premia uznaniowa – 420 zł, wartość brutto świadczenia odpłatnego z tytułu używania samochodu – 646,60 zł. Pracownik wyraził zgodę na potrącanie z wynagrodzenia zobowiązań z tytułu używania do celów prywatnych samochodu służbowego.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Ewidencja księgowa
1. Wynagrodzenie zasadnicze:
Wn „Koszty wynagrodzeń” 4 396,60
Ma „Rozrachunki z pracownikami z tytułu wynagrodzeń” 4 396,60
2. Premia uznaniowa:
Wn „Koszty wynagrodzeń” 420,00
Ma „Rozrachunki z pracownikami z tytułu wynagrodzeń” 420,00
3. Składki ZUS płacone przez pracownika:
Wn „Rozrachunki z pracownikami z tytułu wynagrodzeń” 901,19
Ma „Rozrachunki z ZUS” 901,19
4. Podatek dochodowy od wynagrodzeń:
Wn „Rozrachunki z pracownikami z tytułu wynagrodzeń” 680,44
Ma „Rozrachunki z US – PIT-4” 680,44
5. Ubezpieczenie zdrowotne pokrywane przez pracownika:
Wn „Rozrachunki z pracownikami z tytułu wynagrodzeń” 39,15
Ma „Rozrachunki z US – PIT-4” 39,15
6. Ubezpieczenie zdrowotne rozliczane z podatkiem:
Wn „Rozrachunki z US – PIT-4” 303,44
Ma „Rozrachunki z ZUS” 303,44
7. Składka ZUS płacona przez pracodawcę:
Wn „Koszty ZUS” 992,71
Ma „Rozrachunki z ZUS” 992,71
8. Wystawienie faktury VAT za użytkowanie samochodu służbowego do celów prywatnych.
Dane z faktury:
a) wartość netto – 530 zł,
b) VAT – 116,60 zł,
c) wartość brutto – 646,60 zł.
Wn „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” 646,60
Ma „Pozostałe przychody operacyjne” 530,00
Ma „VAT należny” 116,60
9. Obciążenie pracownika kosztami używania samochodu:
Wn „Rozrachunki z pracownikami z tytułu wynagrodzeń” 646,60
Ma „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” 646,60
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Rozliczenie wydatków ponoszonych przez pracowników na zakup paliwa
W kwestii rozliczeń z pracownikiem wydatków ponoszonych na zakup paliwa możliwych jest kilka rozwiązań. Najprostsze do zastosowania są 2 sposoby finansowania zakupów ze środków spółki:
1. Na zakup paliwa udzielana jest pracownikowi zaliczka stała. Pracownik finansuje zakupy z zaliczki. Po rozliczeniu faktury pracodawca wyrównuje pracownikowi wykorzystane środki.
2. Pracownik dokonuje zakupu paliwa przy użyciu karty płatniczej.

Przykład 3
Pracownikowi X udzielono zaliczki stałej w wysokości 300 zł. Zaliczkę przelano na konto osobiste pracownika. Pracownik zakupił paliwo do samochodu osobowego za kwotę 183 zł (netto 150 zł, VAT 33 zł). Zakup rozliczył w komórce księgowości zgodnie z obowiązującymi w firmie zasadami. Zakład pracy przelał na konto osobiste pracownika rozliczoną kwotę w celu uzupełnienia zaliczki stałej.
Ewidencja księgowa
1. Przelew zaliczki stałej na konto osobiste pracownika:
Wn „Inne rozrachunki z pracownikami” 300
– w analityce „Zaliczki stałe – pracownik X” Ma „Rachunek bieżący” 300
2. Faktura VAT:
Wn „Koszty zużycia materiałów i energii” 150
– w analityce „Paliwo”
Wn „Koszty podatków i opłat” 33
– w analityce „VAT niepodlegający odliczeniu” Ma „Inne rozrachunki z pracownikami” 183
– w analityce „Zaliczki stałe – pracownik X”
3. Wyrównanie wydatków z zaliczki stałej:
Wn „Inne rozrachunki z pracownikami” 183
– w analityce „Zaliczki stałe – pracownik X”
Ma „Rachunek bieżący” 183
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Przykład 4
Pracownik Y dokonuje zakupów przy użyciu karty płatniczej pracodawcy. Zakupił paliwo do samochodu osobowego za kwotę 305 zł (netto 250 zł, VAT 55 zł). Bank obciążył konto karty płatniczej kwotą 305 zł. Pracownik rozliczył zakup w komórce księgowości zgodnie z obowiązującymi w firmie zasadami. Zakład pracy przelał z konta bieżącego na konto karty płatniczej rozliczoną kwotę.
Ewidencja księgowa
1. Obciążenie rachunku karty płatniczej:
Wn „Inne rozrachunki z pracownikami” 305
– w analityce „Rozliczenie kart płatniczych – pracownik Y”
Ma „Rachunek bankowy” 305
– w analityce „Karta płatnicza pracownika Y”
2. Faktura VAT za paliwo:
Wn „Koszty zużycia materiałów i energii” 250
– w analityce „Paliwo”
Wn „Koszty podatków i opłat” 55
– w analityce „VAT niepodlegający odliczeniu” Ma „Inne rozrachunki z pracownikami” 305
– w analityce „Rozliczenie kart płatniczych – pracownik Y”
3. Przelanie środków z rachunku bieżącego na rachunek karty płatniczej:
Wn „Rachunek bankowy”: 305
– w analityce „Karta płatnicza pracownika Y” Ma „Rachunek bieżący” 305
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

•  art. 11 ust. 2–2b, art. 12 ust. 1 i 3 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 157, poz. 1119
•  art. 29 ust. 3 i 12, art. 106 ust. 7 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług – Dz.U. Nr 54, poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 143, poz. 1029
•  § 1 i 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe – Dz.U. Nr 161, poz. 1106; ost.zm. Dz.U. z 2004 r. Nr 243, poz. 2434
•  art. 81 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych – Dz.U. Nr 210, poz. 2135; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 143, poz. 1030
•  art. 16 ust. 1 pkt 46 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych – j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 157, poz.1119

Anna Dyczkowska
księgowa z licencją MF
Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Biuletyn Rachunkowości

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
KSeF wchodzi na stałe – od 2026 roku faktury tylko elektroniczne. Szczegóły ustawy już znane!

KSeF wchodzi na stałe i już od 2026 roku każda faktura będzie musiała być wystawiona elektronicznie. Nowa ustawa całkowicie zmienia zasady rozliczeń i obejmie zarówno podatników czynnych, jak i zwolnionych z VAT. To największa rewolucja w fakturowaniu od lat.

Od kwietnia 2026 r. bez KSeF nie wystawisz żadnej faktury. To prosta droga do paraliżu firmy

Od 2026 r. KSeF stanie się obowiązkiem dla wszystkich przedsiębiorców w Polsce. System zmieni sposób wystawiania faktur, obieg dokumentów i współpracę z księgowością. W zamian przewidziano m.in. szybszy zwrot VAT. Eksperci podkreślają jednak, że firmy powinny rozpocząć przygotowania już teraz – zwlekanie może skończyć się paraliżem rozliczeń.

Rewolucja w fakturach: od 2026 KSeF obowiązkowy dla wszystkich! Firmy mają mniej czasu, niż myślą

Mamy już ustawę wprowadzającą obowiązkowy Krajowy System e-Faktur. Od lutego 2026 r. część przedsiębiorców straci możliwość wystawiania tradycyjnych faktur, a od kwietnia – wszyscy podatnicy VAT będą musieli korzystać wyłącznie z KSeF. Eksperci ostrzegają: realnego czasu na wdrożenie jest dużo mniej, niż się wydaje.

Rewolucja w interpretacjach podatkowych? Rząd planuje centralizację i zmiany w Ordynacji podatkowej – co to oznacza dla podatników i samorządów?

Rząd szykuje zmiany w Ordynacji podatkowej, które mają ułatwić dostęp do interpretacji podatkowych i uporządkować ich publikację. Zamiast rozproszenia na setkach stron samorządowych, wszystkie dokumenty trafią do jednej centralnej bazy – systemu EUREKA, co ma zwiększyć przejrzystość i przewidywalność prawa podatkowego.

REKLAMA

Krajowy System e-Faktur (KSeF). Prezydent podpisał ustawę

Prezydent Karol Nawrocki podpisał w środę zmianę ustawy o VAT, wprowadzającą Krajowy System e-Faktur (KSeF) - poinformowała kancelaria prezydenta. Co to oznacza dla firm?

Nierozwiązany problem ziemi po PGR-ach: czy minister Krajewski uratuje miejsca pracy i gospodarstwa indywidualne?

Nierozwiązane od lat kwestie zagospodarowania dzierżawionej ziemi państwowej powracają dziś z ogromną siłą. Na decyzje ministerstwa rolnictwa czekają zarówno pracownicy spółek gospodarujących na gruntach po dawnych PGR-ach, jak i rolnicy indywidualni, którzy chcą powiększać swoje gospodarstwa. W tle stoją dramatyczne obawy o przyszłość setek osób zatrudnionych w spółkach oraz widmo likwidacji stad bydła.

Dobra wiadomość dla rolników! Prezydent podpisał ustawę o przechowywaniu nawozów naturalnych – zmiany wejdą w życie błyskawicznie

Prezydent RP podpisał ustawę przygotowaną przez Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi, która wprowadza istotne zmiany dla rolników w zakresie przechowywania nawozów naturalnych. Nowe przepisy wydłużają terminy dostosowania gospodarstw, upraszczają procedury budowlane i zapewniają dodatkowe wsparcie administracyjne.

Pracujący studenci, a ubezpieczenie w ZUS. Umowy o pracę, o dzieło i zlecenia - składki i świadczenia

Nie tylko latem wielu studentów podejmuje pracę, na podstawie kilku rodzajów umów. Różnią się one obowiązkiem odprowadzania składek a co za tym idzie, również prawem do świadczeń. Wyjaśniamy jakie umowy są podpisywane i jak są oskładkowane.

REKLAMA

Rekord: Ponad 1,24 mln cudzoziemców pracuje legalnie w Polsce i płaci składki do ZUS

Na koniec I półrocza 2025 r. liczba cudzoziemców legalnie pracujących i objętych ubezpieczeniami społecznymi w ZUS przekroczyła 1,24 mln osób. W województwie kujawsko-pomorskim było ich ponad 48,3 tys.W porównaniu z końcem 2024 roku wzrost odnotowano zarówno w skali kraju, jak i w regionie - informuje Krystyna Michałek, regionalna rzeczniczka prasowa ZUS w województwie kujawsko-pomorskim.

Działalność nierejestrowana w 2025 roku - własny biznes bez składek ZUS i formalności [limit]. Kiedy rejestracja firmy jest już konieczna i jak to zrobić?

Rozpoczęcie działalności gospodarczej w Polsce może wydawać się skomplikowane – zwłaszcza dla osób, które dopiero testują swój pomysł na biznes. Dlatego działalność nierejestrowana (zwana też nieewidencjonowaną) to atrakcyjna forma dla początkujących przedsiębiorców. Jednak wraz z rozwojem działalności pojawia się pytanie: czy to już czas, by przejść na zarejestrowaną firmę? Przedstawiamy, kiedy warto podjąć ten krok, jakie są jego konsekwencje oraz jak się do tego przygotować.

REKLAMA