REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak ewidencjonować korzystanie przez pracownika z samochodu służbowego do celów prywatnych

REKLAMA

Spółka chce udostępnić pracownikom samochody służbowe do ich celów prywatnych. Jaka powinna być forma tego udostępnienia? Czy możliwe jest obciążenie pracownika kosztami za używanie samochodu? Jak rozliczać wydatki ponoszone przez pracowników przy zakupie paliwa?

RADA
Udostępnianie pracownikom samochodów służbowych do celów prywatnych może mieć charakter odpłatny lub nieodpłatny – jako użyczenie. W pierwszym przypadku pracodawca obciąża pracownika kosztami – potrącając je np. z wynagrodzenia. W drugim wartość świadczenia stanowi przychód dla pracownika podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Zwiększa tym samym podstawę do naliczenia składek ZUS. W przypadku rozliczania wydatków ponoszonych przez pracowników na zakup paliwa możliwe jest zastosowanie kilku rozwiązań problemu. Najbardziej popularnym sposobem jest udzielanie pracownikom zaliczki stałej lub wyposażanie pracowników w karty płatnicze. Szczegóły ewidencji w uzasadnieniu.

UZASADNIENIE
W praktyce pracodawca udostępnia pracownikom (do celów prywatnych) samochody będące własnością firmy, przy czym świadczenie to może przybrać dwie formy:
•  udostępnienie odpłatne,
•  udostępnienie nieodpłatne (użyczenie).

Co to jest wartość rynkowa nieodpłatnego świadczenia i koszt wytworzenia świadczenia
Wartość rynkowa nieodpłatnego świadczenia ustalana jest na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług lub udostępnianiu rzeczy tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca udostępnienia. Ustalając koszt wytworzenia świadczenia należy wziąć pod uwagę m.in. koszt amortyzacji, koszty paliwa, koszty materiałów eksploatacyjnych, koszty usług serwisowych itp.

Nieodpłatne użyczenie na rzecz pracowników
1. Nieodpłatne przekazanie (użyczenie) pracownikom samochodów służbowych, na ich prywatne cele stanowi dla pracowników świadczenie w naturze ze stosunku pracy. W świetle przepisów podatkowych jest przychodem pracownika zwiększającym podstawę opodatkowania; w świetle przepisów o ubezpieczeniach społecznych i ubezpieczeniu zdrowotnym jest przychodem zwiększającym podstawę naliczenia składek ZUS.
2. Podstawę opodatkowania podatkiem dochodowym/naliczenia składek stanowi wartość rynkowa świadczenia.
3. Użyczanie samochodów służbowych pracownikom rodzi również skutki w VAT. Podstawą opodatkowania, zgodnie z art. 29 ust. 12 ustawy o VAT, jest koszt świadczenia tych usług poniesiony przez pracodawcę. Należy z tego tytułu wystawić fakturę wewnętrzną.
4. Wartość netto świadczenia wynikająca z faktury wewnętrznej nie jest dla pracodawcy przychodem księgowym ani podatkowym – co do zasady nie jest ewidencjonowana w księgach. Ewidencji księgowej podlega tylko wartość VAT należnego wynikająca z faktury wewnętrznej. Wartość ta nie stanowi kosztu uzyskania przychodu.
5. Koszt wytworzenia świadczenia oraz składki ZUS od świadczenia w części pokrywanej przez pracodawcę, jako koszt pracowniczy jest, kosztem podatkowym pracodawcy. Można jednak spotkać się z interpretacjami US, że koszt ten nie ma nawet pośredniego wpływu na przychody firmy. Przykładem może być decyzja Izby Skarbowej w Krakowie przedstawiona w piśmie z 18 kwietnia 2006 r. (nr PD-1/42180-6/06).
6. VAT należny z faktury wewnętrznej zwiększa koszty księgowe, ale nie stanowi kosztu podatkowego firmy.

UWAGA!
Wartość świadczenia nieodpłatnego dla celów podatku dochodowego od osób fizycznych i dla celów VAT nie jest identyczna. Podstawą opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych jest wartość rynkowa, natomiast podstawę opodatkowania w VAT stanowi koszt poniesiony przez pracodawcę.

Przykład 1
Naliczenie listy płac oraz wystawienie i ewidencja faktury wewnętrznej przy założeniu, że wynagrodzenie zasadnicze pracownika wynosi 3750 zł, premia uznaniowa – 420 zł, wartość rynkowa nieodpłatnego świadczenia – 646,60 zł, koszt wytworzenia świadczenia jest równy wartości rynkowej.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Ewidencja bilansowa faktury wewnętrznej
Wn „Podatki i opłaty” 116,60
Ma „VAT należny” 116,60
Ewidencja pozabilansowa
Wn „Koszty niestanowiące kosztów uzyskania przychodów” 116,60

Świadczenie odpłatne na rzecz pracowników
Samochód służbowy pracodawca może udostępnić pracownikowi odpłatnie.
Cechy charakteryzujące odpłatne udostępnianie samochodów służbowych na prywatne cele pracowników:
1. Odpłatne udostępnienie w świetle ustawy o VAT to odpłatne świadczenie usług. Nie ma znaczenia, że usługa świadczona jest na rzecz pracownika. Podstawę opodatkowania stanowi wartość rynkowa. Pracodawca może wystawić pracownikowi fakturę VAT.
2. Udostępnienie odpłatne wiąże się z obciążeniem pracownika wartością świadczenia. Pracownik jest zobowiązany zapłacić za usługę udostępnienia samochodu z własnych środków. Rozwiązaniem najczęściej stosowanym w praktyce jest potrącenie z wynagrodzenia za zgodą pracownika. Wartość świadczenia (kwota brutto z faktury VAT) u pracownika nie zwiększa podstawy opodatkowania ani podstawy naliczania składek ZUS jak w użyczeniu, lecz pomniejsza kwotę do wypłaty.
3. Kwota netto z faktury jest dla pracodawcy zarówno przychodem księgowym, jak i przychodem do opodatkowania; przy użyczeniu nie miała wpływu na przychody.
4. Koszty wytworzenia usługi stanowią koszty uzyskania przychodu dla celów podatkowych.
5. VAT należny jest rozliczany w deklaracji podatkowej VAT-7 w taki sam sposób, jak w przypadku użyczenia.

Przykład 2
Naliczenie i ewidencja listy płac przy założeniu, że wynagrodzenie zasadnicze pracownika wynosi 4396,60 zł, premia uznaniowa – 420 zł, wartość brutto świadczenia odpłatnego z tytułu używania samochodu – 646,60 zł. Pracownik wyraził zgodę na potrącanie z wynagrodzenia zobowiązań z tytułu używania do celów prywatnych samochodu służbowego.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Ewidencja księgowa
1. Wynagrodzenie zasadnicze:
Wn „Koszty wynagrodzeń” 4 396,60
Ma „Rozrachunki z pracownikami z tytułu wynagrodzeń” 4 396,60
2. Premia uznaniowa:
Wn „Koszty wynagrodzeń” 420,00
Ma „Rozrachunki z pracownikami z tytułu wynagrodzeń” 420,00
3. Składki ZUS płacone przez pracownika:
Wn „Rozrachunki z pracownikami z tytułu wynagrodzeń” 901,19
Ma „Rozrachunki z ZUS” 901,19
4. Podatek dochodowy od wynagrodzeń:
Wn „Rozrachunki z pracownikami z tytułu wynagrodzeń” 680,44
Ma „Rozrachunki z US – PIT-4” 680,44
5. Ubezpieczenie zdrowotne pokrywane przez pracownika:
Wn „Rozrachunki z pracownikami z tytułu wynagrodzeń” 39,15
Ma „Rozrachunki z US – PIT-4” 39,15
6. Ubezpieczenie zdrowotne rozliczane z podatkiem:
Wn „Rozrachunki z US – PIT-4” 303,44
Ma „Rozrachunki z ZUS” 303,44
7. Składka ZUS płacona przez pracodawcę:
Wn „Koszty ZUS” 992,71
Ma „Rozrachunki z ZUS” 992,71
8. Wystawienie faktury VAT za użytkowanie samochodu służbowego do celów prywatnych.
Dane z faktury:
a) wartość netto – 530 zł,
b) VAT – 116,60 zł,
c) wartość brutto – 646,60 zł.
Wn „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” 646,60
Ma „Pozostałe przychody operacyjne” 530,00
Ma „VAT należny” 116,60
9. Obciążenie pracownika kosztami używania samochodu:
Wn „Rozrachunki z pracownikami z tytułu wynagrodzeń” 646,60
Ma „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” 646,60
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Rozliczenie wydatków ponoszonych przez pracowników na zakup paliwa
W kwestii rozliczeń z pracownikiem wydatków ponoszonych na zakup paliwa możliwych jest kilka rozwiązań. Najprostsze do zastosowania są 2 sposoby finansowania zakupów ze środków spółki:
1. Na zakup paliwa udzielana jest pracownikowi zaliczka stała. Pracownik finansuje zakupy z zaliczki. Po rozliczeniu faktury pracodawca wyrównuje pracownikowi wykorzystane środki.
2. Pracownik dokonuje zakupu paliwa przy użyciu karty płatniczej.

Przykład 3
Pracownikowi X udzielono zaliczki stałej w wysokości 300 zł. Zaliczkę przelano na konto osobiste pracownika. Pracownik zakupił paliwo do samochodu osobowego za kwotę 183 zł (netto 150 zł, VAT 33 zł). Zakup rozliczył w komórce księgowości zgodnie z obowiązującymi w firmie zasadami. Zakład pracy przelał na konto osobiste pracownika rozliczoną kwotę w celu uzupełnienia zaliczki stałej.
Ewidencja księgowa
1. Przelew zaliczki stałej na konto osobiste pracownika:
Wn „Inne rozrachunki z pracownikami” 300
– w analityce „Zaliczki stałe – pracownik X” Ma „Rachunek bieżący” 300
2. Faktura VAT:
Wn „Koszty zużycia materiałów i energii” 150
– w analityce „Paliwo”
Wn „Koszty podatków i opłat” 33
– w analityce „VAT niepodlegający odliczeniu” Ma „Inne rozrachunki z pracownikami” 183
– w analityce „Zaliczki stałe – pracownik X”
3. Wyrównanie wydatków z zaliczki stałej:
Wn „Inne rozrachunki z pracownikami” 183
– w analityce „Zaliczki stałe – pracownik X”
Ma „Rachunek bieżący” 183
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Przykład 4
Pracownik Y dokonuje zakupów przy użyciu karty płatniczej pracodawcy. Zakupił paliwo do samochodu osobowego za kwotę 305 zł (netto 250 zł, VAT 55 zł). Bank obciążył konto karty płatniczej kwotą 305 zł. Pracownik rozliczył zakup w komórce księgowości zgodnie z obowiązującymi w firmie zasadami. Zakład pracy przelał z konta bieżącego na konto karty płatniczej rozliczoną kwotę.
Ewidencja księgowa
1. Obciążenie rachunku karty płatniczej:
Wn „Inne rozrachunki z pracownikami” 305
– w analityce „Rozliczenie kart płatniczych – pracownik Y”
Ma „Rachunek bankowy” 305
– w analityce „Karta płatnicza pracownika Y”
2. Faktura VAT za paliwo:
Wn „Koszty zużycia materiałów i energii” 250
– w analityce „Paliwo”
Wn „Koszty podatków i opłat” 55
– w analityce „VAT niepodlegający odliczeniu” Ma „Inne rozrachunki z pracownikami” 305
– w analityce „Rozliczenie kart płatniczych – pracownik Y”
3. Przelanie środków z rachunku bieżącego na rachunek karty płatniczej:
Wn „Rachunek bankowy”: 305
– w analityce „Karta płatnicza pracownika Y” Ma „Rachunek bieżący” 305
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

•  art. 11 ust. 2–2b, art. 12 ust. 1 i 3 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 157, poz. 1119
•  art. 29 ust. 3 i 12, art. 106 ust. 7 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług – Dz.U. Nr 54, poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 143, poz. 1029
•  § 1 i 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe – Dz.U. Nr 161, poz. 1106; ost.zm. Dz.U. z 2004 r. Nr 243, poz. 2434
•  art. 81 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych – Dz.U. Nr 210, poz. 2135; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 143, poz. 1030
•  art. 16 ust. 1 pkt 46 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych – j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 157, poz.1119

Anna Dyczkowska
księgowa z licencją MF
Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Biuletyn Rachunkowości

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Podatek PIT - część 2
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
    30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
    2 maja 2023 r. (wtorek)
    4 maja 2023 r. (czwartek)
    29 kwietnia 2023 r. (sobota)
    Następne
    Księgowość
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Polska ustawa o kryptoaktywach od 30 czerwca 2024 r. Założenia i cel nowych przepisów [omówienie projektu]

    Projekt ustawy o kryptoaktywach ma zaimplementować do krajowych przepisów rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/1114 z dnia 31 maja 2023 r. w sprawie rynków kryptoaktywów oraz zmiany rozporządzeń (UE) nr 1093/2010 i (UE) nr 1095/2010 oraz dyrektyw 2013/36/UE i (UE) 2019/1937 (Dz. U. UE. L. z 2023 r. Nr 150, str. 40 z późn. zm.) (dalej: MiCA) określające zasady regulacji i nadzoru emisji, handlu i świadczenia usług związanych z kryptowalutami. Rozporządzenie obowiązuje już od 29 czerwca 2023 r., ale w pełni zacznie być stosowane dopiero w grudniu 2024 r. Projekt ustawy przewiduje wprowadzenie nowych rozwiązań w obszarze sektora rynku kryptoaktywów, mających na celu realizację zadań wynikających z rozporządzenia MiCA, w szczególności w zakresie skutecznego nadzoru i ochrony inwestorów. Według ustawodawcy podjęcie działań zmierzających do realizacji ww. celów zapewni rozwój rynku w perspektywie wieloletniej oraz bezpieczeństwo przez rozszerzenie kompetencji nadzorczych. Za projekt ustawy odpowiada Podsekretarz Stanu Ministerstwa Finansów. 

    Rozlicz się przez internet. Dzięki usłudze Twój e-PIT szybko i łatwo rozliczysz swój PIT

    Okres rozliczeń rocznych PIT trwa do końca kwietnia. Dzięki usłudze Twój e-PIT udostępnionej przez Ministerstwo Finansów w e-Urzędzie Skarbowym (e-US) możesz szybko i wygodnie rozliczyć swój PIT. Zwłaszcza jeśli masz Profil Zaufany. Jeśli nie masz – założysz go od ręki.

    PIT 2024. Czy można rozliczyć podatki bez Profilu Zaufanego?

    Sezon rozliczeń podatkowych jest w pełni. Dzięki usłudze e-PIT dostępnej na stronie Ministerstwa Finansów, możesz  szybko rozliczyć swój PIT. Resort zaleca, aby z rozliczeniem nie zwlekać.

    Co można sobie odliczyć od podatku 2024? Z jakich ulg podatkowych można skorzystać w rozliczeniu PIT?

    Co można odliczyć z podatku PIT? Z jakich ulg podatkowych można skorzystać w rozliczeniu w 2024 roku?

    Kto może wyjechać do sanatorium z ZUS-em w 2024 roku? Jak uzyskać skierowanie? Ile trzeba czekać?

    Nie tylko Narodowy Fundusz Zdrowia kieruje do miejscowości uzdrowiskowych, ale także Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Z leczenia może skorzystać każdy ubezpieczony, który jest zagrożony utratą zdolności do pracy. Warunkiem jest jednak, by rehabilitacja poprawiła rokowania stanu zdrowia i przyczyniła się do powrotu do aktywności zawodowej.

    Limit pomocy de minimis dla MŚP 2024 - podwyżka od 1 maja

    Ministerstwo Finansów przygotowało projekt rozporządzenia, na podstawie którego MŚP nadal udzielana będzie pomoc de minimis w formie gwarancji BGK spłaty kredytu lub innego zobowiązania - napisał resort w OSR do projektu. Rozporządzenie wdroży w życie unijne przepisy wprowadzające nowy wyższy limit takiej pomocy dla jednego przedsiębiorstwa w ciągu 3 lat.

    Ulga sponsoringowa a koszty uzyskania przychodów z zysków kapitałowych

    Po koniec 2023 roku Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie uznał, że podmioty osiągające przychody z zysków kapitałowych również mogą odliczać koszty wspierania sportu, edukacji i kultury, na podstawie art. 18ee, niezależnie od tego czy koszty te zostaną przyporządkowane do przychodów z zysków kapitałowych czy pozostałych przychodów.

    Rozrachunki w księgowości wsparte sztuczną inteligencją. Nadchodzi nowe

    Czy sztuczna inteligencja może wspomóc księgowym w rozrachunkach? Dzięki wykorzystaniu mechanizmów sztucznej inteligencji programy księgowe pozwalają na dużą automatyzację procesów w tym zakresie.

    Jak rozpoznać pellet dobrej jakości? Jak sprawdzić samemu?

    Jakość pelletu jest kluczowym czynnikiem decydującym o jego efektywności i bezpieczeństwie użytkowania. Niezależnie od tego, czy wykorzystujemy go do ogrzewania domu, czy jako surowiec w przemyśle, istnieją cechy, na które warto zwrócić uwagę, aby mieć pewność, że wybieramy produkt najwyższej jakości.

    Składki ZUS wspólników spółki z o.o. (jednoosobowej i wieloosobowej). Kto i kiedy nie zapłaci składek?

    Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych oraz ustawa o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych różnicują pozycję wspólników spółki z o.o. w zakresie podlegania ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu w zależności od tego, czy spółka jest jednoosobowa czy wieloosobowa.

    REKLAMA