REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak ewidencjonować korzystanie przez pracownika z samochodu służbowego do celów prywatnych

Subskrybuj nas na Youtube

REKLAMA

Spółka chce udostępnić pracownikom samochody służbowe do ich celów prywatnych. Jaka powinna być forma tego udostępnienia? Czy możliwe jest obciążenie pracownika kosztami za używanie samochodu? Jak rozliczać wydatki ponoszone przez pracowników przy zakupie paliwa?

RADA
Udostępnianie pracownikom samochodów służbowych do celów prywatnych może mieć charakter odpłatny lub nieodpłatny – jako użyczenie. W pierwszym przypadku pracodawca obciąża pracownika kosztami – potrącając je np. z wynagrodzenia. W drugim wartość świadczenia stanowi przychód dla pracownika podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Zwiększa tym samym podstawę do naliczenia składek ZUS. W przypadku rozliczania wydatków ponoszonych przez pracowników na zakup paliwa możliwe jest zastosowanie kilku rozwiązań problemu. Najbardziej popularnym sposobem jest udzielanie pracownikom zaliczki stałej lub wyposażanie pracowników w karty płatnicze. Szczegóły ewidencji w uzasadnieniu.

UZASADNIENIE
W praktyce pracodawca udostępnia pracownikom (do celów prywatnych) samochody będące własnością firmy, przy czym świadczenie to może przybrać dwie formy:
•  udostępnienie odpłatne,
•  udostępnienie nieodpłatne (użyczenie).

Co to jest wartość rynkowa nieodpłatnego świadczenia i koszt wytworzenia świadczenia
Wartość rynkowa nieodpłatnego świadczenia ustalana jest na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług lub udostępnianiu rzeczy tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca udostępnienia. Ustalając koszt wytworzenia świadczenia należy wziąć pod uwagę m.in. koszt amortyzacji, koszty paliwa, koszty materiałów eksploatacyjnych, koszty usług serwisowych itp.

Nieodpłatne użyczenie na rzecz pracowników
1. Nieodpłatne przekazanie (użyczenie) pracownikom samochodów służbowych, na ich prywatne cele stanowi dla pracowników świadczenie w naturze ze stosunku pracy. W świetle przepisów podatkowych jest przychodem pracownika zwiększającym podstawę opodatkowania; w świetle przepisów o ubezpieczeniach społecznych i ubezpieczeniu zdrowotnym jest przychodem zwiększającym podstawę naliczenia składek ZUS.
2. Podstawę opodatkowania podatkiem dochodowym/naliczenia składek stanowi wartość rynkowa świadczenia.
3. Użyczanie samochodów służbowych pracownikom rodzi również skutki w VAT. Podstawą opodatkowania, zgodnie z art. 29 ust. 12 ustawy o VAT, jest koszt świadczenia tych usług poniesiony przez pracodawcę. Należy z tego tytułu wystawić fakturę wewnętrzną.
4. Wartość netto świadczenia wynikająca z faktury wewnętrznej nie jest dla pracodawcy przychodem księgowym ani podatkowym – co do zasady nie jest ewidencjonowana w księgach. Ewidencji księgowej podlega tylko wartość VAT należnego wynikająca z faktury wewnętrznej. Wartość ta nie stanowi kosztu uzyskania przychodu.
5. Koszt wytworzenia świadczenia oraz składki ZUS od świadczenia w części pokrywanej przez pracodawcę, jako koszt pracowniczy jest, kosztem podatkowym pracodawcy. Można jednak spotkać się z interpretacjami US, że koszt ten nie ma nawet pośredniego wpływu na przychody firmy. Przykładem może być decyzja Izby Skarbowej w Krakowie przedstawiona w piśmie z 18 kwietnia 2006 r. (nr PD-1/42180-6/06).
6. VAT należny z faktury wewnętrznej zwiększa koszty księgowe, ale nie stanowi kosztu podatkowego firmy.

UWAGA!
Wartość świadczenia nieodpłatnego dla celów podatku dochodowego od osób fizycznych i dla celów VAT nie jest identyczna. Podstawą opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych jest wartość rynkowa, natomiast podstawę opodatkowania w VAT stanowi koszt poniesiony przez pracodawcę.

Przykład 1
Naliczenie listy płac oraz wystawienie i ewidencja faktury wewnętrznej przy założeniu, że wynagrodzenie zasadnicze pracownika wynosi 3750 zł, premia uznaniowa – 420 zł, wartość rynkowa nieodpłatnego świadczenia – 646,60 zł, koszt wytworzenia świadczenia jest równy wartości rynkowej.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Ewidencja bilansowa faktury wewnętrznej
Wn „Podatki i opłaty” 116,60
Ma „VAT należny” 116,60
Ewidencja pozabilansowa
Wn „Koszty niestanowiące kosztów uzyskania przychodów” 116,60

Świadczenie odpłatne na rzecz pracowników
Samochód służbowy pracodawca może udostępnić pracownikowi odpłatnie.
Cechy charakteryzujące odpłatne udostępnianie samochodów służbowych na prywatne cele pracowników:
1. Odpłatne udostępnienie w świetle ustawy o VAT to odpłatne świadczenie usług. Nie ma znaczenia, że usługa świadczona jest na rzecz pracownika. Podstawę opodatkowania stanowi wartość rynkowa. Pracodawca może wystawić pracownikowi fakturę VAT.
2. Udostępnienie odpłatne wiąże się z obciążeniem pracownika wartością świadczenia. Pracownik jest zobowiązany zapłacić za usługę udostępnienia samochodu z własnych środków. Rozwiązaniem najczęściej stosowanym w praktyce jest potrącenie z wynagrodzenia za zgodą pracownika. Wartość świadczenia (kwota brutto z faktury VAT) u pracownika nie zwiększa podstawy opodatkowania ani podstawy naliczania składek ZUS jak w użyczeniu, lecz pomniejsza kwotę do wypłaty.
3. Kwota netto z faktury jest dla pracodawcy zarówno przychodem księgowym, jak i przychodem do opodatkowania; przy użyczeniu nie miała wpływu na przychody.
4. Koszty wytworzenia usługi stanowią koszty uzyskania przychodu dla celów podatkowych.
5. VAT należny jest rozliczany w deklaracji podatkowej VAT-7 w taki sam sposób, jak w przypadku użyczenia.

Przykład 2
Naliczenie i ewidencja listy płac przy założeniu, że wynagrodzenie zasadnicze pracownika wynosi 4396,60 zł, premia uznaniowa – 420 zł, wartość brutto świadczenia odpłatnego z tytułu używania samochodu – 646,60 zł. Pracownik wyraził zgodę na potrącanie z wynagrodzenia zobowiązań z tytułu używania do celów prywatnych samochodu służbowego.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Ewidencja księgowa
1. Wynagrodzenie zasadnicze:
Wn „Koszty wynagrodzeń” 4 396,60
Ma „Rozrachunki z pracownikami z tytułu wynagrodzeń” 4 396,60
2. Premia uznaniowa:
Wn „Koszty wynagrodzeń” 420,00
Ma „Rozrachunki z pracownikami z tytułu wynagrodzeń” 420,00
3. Składki ZUS płacone przez pracownika:
Wn „Rozrachunki z pracownikami z tytułu wynagrodzeń” 901,19
Ma „Rozrachunki z ZUS” 901,19
4. Podatek dochodowy od wynagrodzeń:
Wn „Rozrachunki z pracownikami z tytułu wynagrodzeń” 680,44
Ma „Rozrachunki z US – PIT-4” 680,44
5. Ubezpieczenie zdrowotne pokrywane przez pracownika:
Wn „Rozrachunki z pracownikami z tytułu wynagrodzeń” 39,15
Ma „Rozrachunki z US – PIT-4” 39,15
6. Ubezpieczenie zdrowotne rozliczane z podatkiem:
Wn „Rozrachunki z US – PIT-4” 303,44
Ma „Rozrachunki z ZUS” 303,44
7. Składka ZUS płacona przez pracodawcę:
Wn „Koszty ZUS” 992,71
Ma „Rozrachunki z ZUS” 992,71
8. Wystawienie faktury VAT za użytkowanie samochodu służbowego do celów prywatnych.
Dane z faktury:
a) wartość netto – 530 zł,
b) VAT – 116,60 zł,
c) wartość brutto – 646,60 zł.
Wn „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” 646,60
Ma „Pozostałe przychody operacyjne” 530,00
Ma „VAT należny” 116,60
9. Obciążenie pracownika kosztami używania samochodu:
Wn „Rozrachunki z pracownikami z tytułu wynagrodzeń” 646,60
Ma „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” 646,60
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Rozliczenie wydatków ponoszonych przez pracowników na zakup paliwa
W kwestii rozliczeń z pracownikiem wydatków ponoszonych na zakup paliwa możliwych jest kilka rozwiązań. Najprostsze do zastosowania są 2 sposoby finansowania zakupów ze środków spółki:
1. Na zakup paliwa udzielana jest pracownikowi zaliczka stała. Pracownik finansuje zakupy z zaliczki. Po rozliczeniu faktury pracodawca wyrównuje pracownikowi wykorzystane środki.
2. Pracownik dokonuje zakupu paliwa przy użyciu karty płatniczej.

Przykład 3
Pracownikowi X udzielono zaliczki stałej w wysokości 300 zł. Zaliczkę przelano na konto osobiste pracownika. Pracownik zakupił paliwo do samochodu osobowego za kwotę 183 zł (netto 150 zł, VAT 33 zł). Zakup rozliczył w komórce księgowości zgodnie z obowiązującymi w firmie zasadami. Zakład pracy przelał na konto osobiste pracownika rozliczoną kwotę w celu uzupełnienia zaliczki stałej.
Ewidencja księgowa
1. Przelew zaliczki stałej na konto osobiste pracownika:
Wn „Inne rozrachunki z pracownikami” 300
– w analityce „Zaliczki stałe – pracownik X” Ma „Rachunek bieżący” 300
2. Faktura VAT:
Wn „Koszty zużycia materiałów i energii” 150
– w analityce „Paliwo”
Wn „Koszty podatków i opłat” 33
– w analityce „VAT niepodlegający odliczeniu” Ma „Inne rozrachunki z pracownikami” 183
– w analityce „Zaliczki stałe – pracownik X”
3. Wyrównanie wydatków z zaliczki stałej:
Wn „Inne rozrachunki z pracownikami” 183
– w analityce „Zaliczki stałe – pracownik X”
Ma „Rachunek bieżący” 183
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Przykład 4
Pracownik Y dokonuje zakupów przy użyciu karty płatniczej pracodawcy. Zakupił paliwo do samochodu osobowego za kwotę 305 zł (netto 250 zł, VAT 55 zł). Bank obciążył konto karty płatniczej kwotą 305 zł. Pracownik rozliczył zakup w komórce księgowości zgodnie z obowiązującymi w firmie zasadami. Zakład pracy przelał z konta bieżącego na konto karty płatniczej rozliczoną kwotę.
Ewidencja księgowa
1. Obciążenie rachunku karty płatniczej:
Wn „Inne rozrachunki z pracownikami” 305
– w analityce „Rozliczenie kart płatniczych – pracownik Y”
Ma „Rachunek bankowy” 305
– w analityce „Karta płatnicza pracownika Y”
2. Faktura VAT za paliwo:
Wn „Koszty zużycia materiałów i energii” 250
– w analityce „Paliwo”
Wn „Koszty podatków i opłat” 55
– w analityce „VAT niepodlegający odliczeniu” Ma „Inne rozrachunki z pracownikami” 305
– w analityce „Rozliczenie kart płatniczych – pracownik Y”
3. Przelanie środków z rachunku bieżącego na rachunek karty płatniczej:
Wn „Rachunek bankowy”: 305
– w analityce „Karta płatnicza pracownika Y” Ma „Rachunek bieżący” 305
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

•  art. 11 ust. 2–2b, art. 12 ust. 1 i 3 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 157, poz. 1119
•  art. 29 ust. 3 i 12, art. 106 ust. 7 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług – Dz.U. Nr 54, poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 143, poz. 1029
•  § 1 i 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe – Dz.U. Nr 161, poz. 1106; ost.zm. Dz.U. z 2004 r. Nr 243, poz. 2434
•  art. 81 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych – Dz.U. Nr 210, poz. 2135; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 143, poz. 1030
•  art. 16 ust. 1 pkt 46 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych – j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 157, poz.1119

Anna Dyczkowska
księgowa z licencją MF
Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Biuletyn Rachunkowości

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Czego najczęściej dotyczą kontrole z urzędu skarbowego i ZUS-u?

Przedsiębiorcy mają szereg obowiązków wobec państwa - jako podatnicy muszą przestrzegać przepisów podatkowych, a jako płatnicy stosować normy z zakresu ubezpieczeń społecznych. W obu tych sferach często dochodzi do uchybień. Dlatego upoważnione organy sprawdzają, czy firmy przestrzegają obowiązujących przepisów. W naszym artykule przedstawiamy najczęstsze obszary, które podlegają kontroli organów podatkowych lub Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Pozwani przez PFR – jak program pomocy dla firm stał się przyczyną tysięcy pozwów? Sprawdź, jak się bronić

Ponad 16 tysięcy firm już otrzymało pozew z Polskiego Funduszu Rozwoju [i]. Kolejne są w drodze. Choć Tarcza Finansowa miała być tarczą – dla wielu stała się źródłem wieloletnich problemów prawnych.

Kawa z INFORLEX. Nowy plan wdrożenia KSeF

Spotkania odbywają się w formule „na żywo” o godzinie 9.00. Przy porannej kawie poruszamy najbardziej aktualne tematy, które stanowią także zasób kompleksowej bazy wiedzy INFORLEX. Rozmawiamy o podatkach, księgowości, rachunkowości, kadrach, płacach oraz HR. 15 maja br. tematem spotkania będzie nowy plan wdrożenia KSeF.

Zatrudnianie osób z niepełnosprawnościami w 2025 r. Jak i ile można zaoszczędzić na wpłatach do PFRON? Case study i obliczenia dla pracodawcy

Dlaczego 5 maja to ważna data w kontekście integracji i równości? Co powstrzymuje pracodawców przed zatrudnianiem osób z niepełnosprawnościami? Jakie są obowiązki pracodawcy wobec PFRON? Wyjaśniają eksperci z HRQ Ability Sp. z o.o. Sp. k. I pokazują na przykładzie ile może zaoszczędzić firma na zatrudnieniu osób z niepełnosprawnościami.

REKLAMA

Koszty NKUP w księgach rachunkowych - klasyfikacja i księgowanie

– W praktyce rachunkowej i podatkowej przedsiębiorcy często napotykają na wydatki, które - mimo że wpływają na wynik finansowy jednostki - to jednak nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów (tzw. NKUP) – zauważa Beata Tęgowska, ekspertka ds. księgowości i płac z Systim.pl i wyjaśnia jak je prawidłowo klasyfikować i księgować?

Zmiany w podatku od spadków darowizn w 2025 r. Likwidacja obowiązku uzyskiwania zaświadczenia z urzędu skarbowego i określenie wartości nieodpłatnej renty [projekt]

W dniu 28 kwietnia 2025 r. w Wykazie prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów opublikowano założenia nowelizacji ustawy o zmianie ustawy o podatku od spadków i darowizn. Ta nowelizacja ma dwa cele. Likwidację obowiązku uzyskiwania zaświadczenia naczelnika urzędu skarbowego potwierdzającego zwolnienie z podatku od spadków i darowizn

na celu ograniczenie formalności i zmniejszenie barier administracyjnych wynikających ze stosowania ustawy o podatku od spadków i darowizn, związanych z dokonywaniem obrotu majątkiem nabytym tytułem spadku lub inny nieodpłatny sposób objęty zakresem ustawy o podatku od spadków i darowizn, od osób z kręgu najbliższej rodziny, a także uproszczenie rozliczania podatku z tytułu nabycia nieodpłatnej renty.

Co zmieni unijne rozporządzenie w sprawie maszyn od 2027 roku. Nowe wymogi prawne cyberbezpieczeństwa przemysłu w UE

Szybko zachodząca cyfrowa transformacja, automatyzacja, integracja środowisk IT i OT oraz Przemysł 4.0 na nowo definiują krajobraz branży przemysłowej, przynosząc nowe wyzwania i możliwości. Odpowiedzią na ten fakt jest m.in. przygotowane przez Komisję Europejską Rozporządzenie 2023/1230 w sprawie maszyn. Firmy działające na terenie UE muszą dołożyć starań, aby sprostać nowym, wynikającym z tego dokumentu standardom przed 14 stycznia 2027 roku.

Skarbówka kontra przedsiębiorcy. Firmy odzyskują miliardy, walcząc z niesprawiedliwymi decyzjami

Tysiące polskich firm zostało oskarżonych o udział w karuzelach VAT - często niesłusznie. Ale coraz więcej z nich mówi "dość" i wygrywa w sądach. Tylko w ostatnich latach odzyskali aż 2,8 miliarda złotych! Sprawdź, dlaczego warto walczyć i jak nie dać się wciągnąć w urzędniczy absurd.

REKLAMA

Krajowy System e-Faktur – czas na konkrety. Przygotowania nie powinny czekać. Firmy muszą dziś świadomie zarządzać dostępnością zasobów, priorytetami i ryzykiem "przeciążenia projektowego"

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) przeszło z etapu spekulacji do fazy przygotowań wymagających konkretnego działania. Ministerstwo Finansów ogłosiło nowy projekt ustawy, który wprowadza obowiązek korzystania z KSeF, a 25 kwietnia skończył się okres konsultacji publicznych. Dla wszystkich zainteresowanych oznacza to jedno: czas, w którym można było czekać na „ostateczny kształt przepisów”, dobiegł końca. Dziś wiemy już wystarczająco dużo, by prowadzić rzeczywiste przygotowania – bez odkładania na później. Ekspert komisji podatkowej BCC, radca prawny, doradca podatkowy Tomasz Groszyk o wdrożeniu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Wdrożenie KSeF i JPK_CIT to nie lada wyzwanie dla firm w 2025 r. [KOMENTARZ EKSPERCKI]

Rok 2025 będzie się przełomowy dla większości działów finansowych polskich firm. Wynika to z obowiązków podatkowych nałożonych na przedsiębiorców w zakresie konieczności wdrożenia obligatoryjnego e-fakturowania (KSeF) oraz raportowania danych księgowo- podatkowych w formie nowej schemy JPK_CIT.

REKLAMA