Jak zaksięgować karę pieniężną potrąconą pracownikowi z wypłaty oraz inne potrącenia niewymagające zgody pracownika?
RADA
Kodeks pracy przewiduje dwa rodzaje kar porządkowych: kary niemajątkowe (upomnienie, nagana) oraz kary majątkowe (pieniężne).
Z uwagi na szczególną dotkliwość kar pieniężnych Kodeks pracy reguluje zasady ich wymierzania oraz przeznaczanie wpływów z tych kar.
Ukaranie pracownika przez pracodawcę karą pieniężną nie powoduje zmniejszenia należnego pracownikowi wynagrodzenia, ewidencjonowanego jako koszty wynagrodzeń w księgach rachunkowych przedsiębiorcy (konto 404).
Potrącenie kary pieniężnej „dokonane” na liście wynagrodzeń stanowi przychód pracodawcy (podatkowy), który powinien zostać zaewidencjonowany na koncie pozostałych przychodów operacyjnych zapisem:
• Wn konto 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”,
• Ma konto 764 „Pozostałe przychody operacyjne”.
Przykład ewidencjonowania w księgach rachunkowych potrącenia z wynagrodzenia kar pieniężnych oraz potrąceń z innych tytułów – w uzasadnieniu.
UZASADNIENIE
Kary porządkowe wymierzane są w postępowaniu wewnątrzzakładowym. Pracodawca nie musi zwracać się do sądu lub innego organu (np. inspekcji pracy) z wnioskiem o stwierdzenie popełnienia wykroczenia.
Karę majątkową pracodawca może wymierzyć pracownikowi wyłącznie za:
• nieprzestrzeganie przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy,
• nieprzestrzeganie przepisów przeciwpożarowych,
• opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia,
• stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości,
• spożywanie alkoholu w czasie pracy.
Jak powinna wyglądać procedura wymierzenia kary
Pierwszym etapem postępowania zmierzającego do ukarania pracownika jest wysłuchanie, co pracownik ma do powiedzenia w kwestii zarzucanego mu wykroczenia. W drugim etapie podejmuje się decyzję o zastosowaniu lub odstąpieniu od kary. Trzeci etap to zawiadomienie pracownika na piśmie o zastosowanej karze wraz ze wskazaniem rodzaju naruszenia obowiązku pracowniczego i daty jego popełnienia oraz pouczeniem o możliwości zgłoszenia sprzeciwu.
Od nałożonej kary pracownik może wnieść do pracodawcy sprzeciw w ciągu 7 dni od dnia zawiadomienia go o ukaraniu. Przesłanką wniesienia sprzeciwu jest zastosowanie kary z naruszeniem prawa. Pracownik, który wniósł sprzeciw, może w ciągu 14 dni od dnia zawiadomienia go o odrzuceniu sprzeciwu wystąpić do sądu pracy o uchylenie zastosowanej wobec niego kary.
Na co można przeznaczyć karę pieniężną
Wpływy z kar pieniężnych przeznacza się na poprawę warunków bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 108 § 4 Kodeksu pracy).
Co można jeszcze potrącić z wynagrodzenia
Możliwość potrącenia z wynagrodzenia netto, tzn. po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, kary pieniężnej wymierzonej przez pracodawcę – wynika z art. 87 § 1 Kodeksu pracy.
Przepis ten pozwala na potrącenie z wynagrodzenia wyłącznie:
• sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych,
• sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne,
• kar pieniężnych przewidzianych w art. 108 Kodeksu pracy.
Przy zbiegu „egzekucji” z kilku tytułów potrąceń dokonuje się w przedstawionej wyżej kolejności, stosując ograniczenia wynikające z przepisów Kodeksu pracy.
Jaka kwota może być potrącona
W celu zapewnienia pracownikowi podstaw egzystencji ustawodawca przewidział dwa rodzaje ograniczeń dotyczących wysokości potrąceń dokonywanych z wynagrodzenia za pracę. Po pierwsze – w art. 87 § 3–5 Kodeksu pracy przewidział granice potrąceń, po drugie – w art. 871 k.p. wskazał kwoty wolne od potrąceń z wynagrodzenia.
Niezależnie od tego kary pieniężne, o których mowa w art. 87 § 1 pkt 4 k.p., stosuje się w granicach przewidzianych w art. 108, czyli nie mogą one przewyższać dziennego wynagrodzenia za jedno wykrocznie lub opuszczony bez usprawiedliwienia dzień pracy oraz sumarycznie dziesiątej części wynagrodzenia przypadającego pracownikowi do wypłaty, po dokonaniu potrąceń, o których mowa w art. 87 § 1 pkt 1–3 k.p. (alimenty, inne tytuły wykonawcze oraz nierozliczone zaliczki).
Jak zaewidencjonować karę pieniężną
Ukaranie pracownika przez pracodawcę karą pieniężną nie powoduje zmniejszenia należnego pracownikowi wynagrodzenia, ewidencjonowanego jako koszty wynagrodzeń w księgach rachunkowych przedsiębiorcy (konto 404).
Potrącenie kary pieniężnej, „dokonane” na liście wynagrodzeń, stanowi przychód pracodawcy (podatkowy), który powinien zostać zaewidencjonowany na koncie pozostałych przychodów operacyjnych zapisem:
Wn konto 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”,
Ma konto 764 „Pozostałe przychody operacyjne”.
Jak wskazaliśmy wcześniej, wpływy z kar pieniężnych (zgodnie z Kodeksem pracy) przeznacza się na poprawę warunków bezpieczeństwa i higieny pracy. Nie oznacza to jednak, że kwotę potrąconych kar pieniężnych należy wyodrębniać w księgach rachunkowych jako „specjalny fundusz” – przeznaczony na poprawę BHP. Przepisy nie narzucają terminu wydatkowania potrąconych kwot. Przeznaczenie kar pieniężnych na poprawę warunków pracy może zostać udokumentowane wydatkami, ewidencjonowanymi na koncie 405 – „Świadczenia na rzecz pracowników” – w analityce: „wydatki z tytułu BHP”.
Przy ewidencjonowaniu kar pieniężnych należy pamiętać, że kara może zostać anulowana przez pracodawcę na skutek wniesionego przez pracownika sprzeciwu lub uchylenia kary pieniężnej przez sąd pracy. W takich przypadkach pracodawca jest obowiązany zwrócić niezwłocznie pracownikowi równowartość pobranej kwoty, co pociąga za sobą następujące zapisy:
1. Anulowanie kary pieniężnej w wyniku uwzględnienia sprzeciwu pracownika lub uchylenie kary przez sąd pracy:
Wn konto 764 „Pozostałe przychody operacyjne”,
Ma konto 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”.
2. Zwrot potrąconej kwoty:
Wn konto 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”,
Ma konto 131 „Bieżący rachunek bankowy” lub konto 101 „Kasa krajowych środków pieniężnych”.
PRZYKŁAD
Założenia:
Pracownik K. otrzymuje stałe miesięczne wynagrodzenie w wysokości 3200 zł brutto. W czerwcu 2006 r. pracodawca otrzymał tytuł wykonawczy, zgodnie z którym został zobowiązany do potrącania z wynagrodzenia pracownika kwoty 500 zł miesięcznie z tytułu alimentów. W tym samym miesiącu pracodawca otrzymał także od komornika tytuł wykonawczy, zobowiązujący do potrącenia z wynagrodzenia pracownika kwoty 600 zł z tytułu niespłaconego kredytu konsumpcyjnego.
Niezależnie od tego, w lutym 2006 r. pracownik pobrał zaliczkę w wysokości 200 zł na zakup biletów kolejowych na potrzeby firmy, z których firma zrezygnowała. Ponieważ termin rozliczenia zaliczki minął, pracodawca postanowił potrącić należność z tego tytułu z wynagrodzenia za czerwiec.
Dodatkowo pracodawca ukarał pracownika K. za spożywanie alkoholu w pracy karą pieniężną w maksymalnej wysokości.
Rozwiązanie:
Przy wynagrodzeniu w wysokości 3200 zł brutto, po odliczeniu obowiązkowych składek na ubezpieczenie społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy, wynagrodzenie netto wynosi 2144,67 zł.
Przy jednoczesnym potrącaniu sum egzekwowanych z mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne oraz kwot nierozliczonych zaliczek pieniężnych udzielonych pracownikowi, potrącenia nie mogą w sumie przekroczyć połowy wynagrodzenia, natomiast łącznie z potrąceniami świadczeń alimentacyjnych 3/5 wynagrodzenia netto.
Z kwoty 2144,67 zł pracodawca może w omawianym przypadku potrącić 1286,80 zł. Zgodnie z kolejnością potrąceń przewidzianą w art. 87 § 1 k.p. w pierwszej kolejności potrąca się zobowiązanie pracownika z tytułu świadczenia alimentacyjnego (1286,80 zł – 500,00 zł = = 786,80 zł), następnie z tytułu niespłaconego kredytu konsumpcyjnego (786,80 zł – 600,00 zł = = 186,80 zł), a dopiero w trzeciej kolejności należność pracodawcy z tytułu nierozliczonej zaliczki. Oznacza to, że w czerwcu pracodawca z tytułu nierozliczonej zaliczki będzie mógł potrącić jedynie 186,80 zł. Reszta należności (200,00 zł – 186,80 zł = 13,20 zł) będzie mogła zostać potrącona z wynagrodzenia należnego pracownikowi w kolejnym miesiącu pracy.
Po dokonaniu tych potrąceń pracownikowi pozostałaby do wypłaty kwota 857,87 zł (2144,67 zł – 1286,80 zł).
Przypomnijmy, kara pieniężna za jedno przekroczenie, jak też za każdy dzień nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy nie może być wyższa od jednodniowego wynagrodzenia pracownika, natomiast łącznie kary pieniężne nie mogą przewyższać dziesiątej części wynagrodzenia przypadającego pracownikowi do wypłaty po dokonaniu potrąceń, o których mowa w art. 87 § 1 pkt 1–3 k.p.
Przy uwzględnieniu pierwszego warunku kara pieniężna za picie alkoholu w pracy nie może być wyższa niż 2144,67 zł : 22 dni = 97,50 zł, natomiast drugie ograniczenie obniża maksymalny wymiar kary do kwoty 85,79 zł.
Ustalając możliwość dokonania potrąceń z wynagrodzenia w danym miesiącu, należy wziąć pod uwagę również postanowienia art. 871 k.p. Zgodnie z tym przepisem wolna od potrąceń jest kwota wynagrodzenia w wysokości:
• minimalnego wynagrodzenia za pracę, ustalonego na podstawie odrębnych przepisów, przysługującego pracownikom zatrudnionym w pełnym wymiarze czasu pracy, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne i zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, co obowiązuje przy potrącaniu sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie innych należności niż świadczenia alimentacyjne. Należy zauważyć, że przy zapłacie alimentów powyższego ograniczenia nie ma,
• 90% kwoty podstawowej – przy potrącaniu kar pieniężnych, przewidzianych w Kodeksie pracy.
Przy minimalnym (ustawowym) wynagrodzeniu, wynoszącym w 2006 r. 899,10 zł (brutto), podstawowa kwota wolna od potrąceń (100%) wynosiła 655,24 zł. Należy dodać, że w przypadku pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze pracy kwoty wolne ulegają zmniejszeniu proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy, co oznacza, że dla „półetatowca” podstawowa kwota wynagrodzenia niepodlegająca potrąceniu wynosiła w tym czasie 327,62 zł.
Po przeprowadzeniu powyższych wyliczeń pracodawca ukarał pracownika kwotą 85 zł. Ze względu na ewidentne przewinienie pracownik nie wniósł sprzeciwu. Zastosowana kara pieniężna może zostać potrącona w całości z wynagrodzenia za czerwiec, ponieważ kwota wolna od potrąceń przy pobraniu kary pieniężnej – w przypadku pracownika zatrudnionego na pełnym etacie – wynosiła 589,72 zł, więcej niż pozostało z wynagrodzenia netto, po dokonaniu potrąceń.
Sporządzono listę płacy, na której dokonano potrąceń obciążających wynagrodzenie pracownika K. Poniżej podajemy istotne pozycje z listy wynagrodzeń, niezbędne do zaksięgowania dokonanych potrąceń z wynagrodzenia. Dane odnoszą się wyłącznie do wynagrodzenia pracownika K.
W przykładzie pominięte zostały księgowania składek obciążających pracodawcę oraz zapłata powstałych zobowiązań.
Przy okazji należy zwrócić uwagę na fakt, że wypłacone wynagrodzenia stanowią koszt uzyskania przychodu – z chwilą wypłaty. Dlatego należy dokonać, pod datą zapłaty, przeksięgowania kosztów wynagrodzenia na konto analityczne kosztów stanowiących koszt uzyskania przychodu, zapisem:
Wn konto 404-02 „Wynagrodzenia” (wypłacone, stanowiące koszt uzyskania przychodów),
Ma konto 404-01 „Wynagrodzenia” (naliczone – niestanowiące kosztu uzyskania przychodów).
Analogiczne rozwiązania analityczne można stosować przy ewidencji kosztów (księgowych i podatkowych) na koncie 405 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia na rzecz pracowników”.
• art. 871, art. 87 § 1 pkt 1–4, art. 108 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 133, poz. 935
