REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak rozliczać delegacje zagraniczne pracowników

Subskrybuj nas na Youtube

REKLAMA

Nie posiadamy rachunku dewizowego i zaliczki na delegacje zagraniczne wypłacamy pracownikom w złotych. Według jakiego kursu rozliczać poniesione w związku z delegacjami koszty podróży służbowych (diety, noclegi)?

RADA

W przypadku gdy pracodawca nie posiada rachunku walutowego najlepszym rozwiązaniem wydaje się stosowanie tego samego kursu, tj. kursu sprzedaży banku zarówno do wyceny wypłaty, jak i do rozliczenia zaliczki.

UZASADNIENIE

Kodeks pracy stanowi, że pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. Rozporządzenie określa, że z tytułu podróży, odbywanej w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:
1) diety,
2) zwrot kosztów:
a) przejazdów i dojazdów,
b) noclegów,
c) innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Warunki wypłacania należności należy ustalić w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę. W przypadku gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera zasad wypłacania należności z tytułu podróży służbowej, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej ustalone na podstawie przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej.

W przypadku wyjazdu zagranicznego pracownik otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży i pobytu poza granicami kraju. Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej.

Rozliczenie kosztów podróży jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży.

UWAGA!
Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki.
Nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.
Rozporządzenie nie precyzuje, według jakiego kursu walut obcych należy rozliczać poniesione koszty w związku z delegacją zagraniczną.

Jeżeli jednostka nie posiada rachunku walutowego, musi zakupić walutę obcą do wypłaty zaliczki lub wypłacić ją pracownikowi w polskich złotych. W tym przypadku to pracownik musi wymienić otrzymane środki.

Jeżeli wymiany dokonuje pracodawca, wypłata następuje według kursu sprzedaży banku, z którego usług korzysta jednostka. Przy rozliczaniu pracownika należy pamiętać, że pracownik nie może ponieść straty. Oznacza to, że rozliczenie zaliczki podróży służbowej powinno nastąpić po tym samym kursie, po którym dokonano jej wypłaty.
Ta sama zasada dotyczy wypłaty zaliczek w walucie polskiej.

Przykład
Jednostka wypłaciła pracownikowi zaliczkę na niezbędne koszty podróży służbowej do Włoch. Pracownik złożył oświadczenie na piśmie, że wyraża zgodę na wypłatę zaliczki w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej. Rozliczając się z delegacji pracownik przedłożył rachunki za noclegi w kwocie przekraczającej wysokość limitu ustalonego w załączniku do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej.
Ewidencja księgowa
1. Pobranie środków pieniężnych do kasy:
Wn „Kasa” 5 000
Ma „Rachunek bankowy” 5 000
2. Wypłata zaliczki:
Kurs sprzedaży euro z dnia pobrania środków pieniężnych stosowany w banku, z którego usług korzysta jednostka, wynosi 3,7810 PLN/EUR:
a) 12 diet × 42 euro × 3,7810 PLN/EUR = 1905,62 zł
Wn „Rozrachunki z pracownikami” 1 905,62
– w analityce „Koszty diety”
Ma „Kasa” 1 905,62
b) 9 ryczałtów za noclegi × 105 EUR × 25% × 3,7810 PLN/EUR = 893,26 zł
Wn „Rozrachunki z pracownikami” 893,26
Ma „Kasa” 893,26
3. Rozliczenie z zaliczki:
Poniesiony przez pracownika koszt wynosi 1000 zł, z kwoty której pracodawca na podstawie przedstawionych faktur refunduje kwotę określoną w rozporządzeniu, tj. 9 × 105 euro = 945 euro
Wypłacono: 9 ryczałtów za noclegi × 105 euro × 25% = 236,25 euro.
Różnica: 945 euro – 236,25 euro = 708,75 euro.
Kurs sprzedaży euro stosowany przez bank w dniu wypłaty zaliczki wynosi 3,7810 PLN/EUR.
Kwota do wypłaty dla pracownika: 708,75 euro × 3,7810 PLN/EUR = 2679,78 zł.
a) rozliczenie diety
Wn „Koszty podróży służbowej” 1 905,62
– w analityce „Koszty diety”
Ma „Rozrachunki z pracownikami” 1 905,62
b) rozlicznie wypłaconej części ryczałtu
Wn „Koszty podróży służbowych” 893,26
– w analityce „Koszty noclegów”
Ma „Rozrachunki z pracownikami” 893,26
c) rozliczenie niepokrytej części kosztów noclegu
Wn „Koszty podróży służbowych” 2 676,78
– w analityce „Koszty noclegów”
Ma „Kasa” 2 679,78

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.


•  art. 77 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 133, poz. 935
•  § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju – Dz.U. Nr 236, poz. 1991; ost.zm. Dz.U. z 2005 Nr 186, poz. 1555

Marianna Sobolewska
biegły rewident, właścicielka Zakładu Usług Rachunkowych „Buchalter” w Augustowie
Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Biuletyn Rachunkowości

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Podatek od prezentów komunijnych - kiedy trzeba zapłacić. Są 3 limity kwotowe

Mamy maj, a więc i sezon komunijny – czas uroczystości, rodzinnych spotkań i… (często bardzo drogich) prezentów. Ale czy wręczone dzieciom upominki mogą wiązać się z obowiązkiem podatkowym? Wyjaśniamy, kiedy komunijny prezent staje się darowizną, którą trzeba zgłosić fiskusowi.

Webinar: KSeF – na co warto przygotować firmę? + certyfikat gwarantowany

Ekspert wyjaśni, jak przygotować firmę na nadchodzący obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur i oraz na co zwrócić uwagę, aby proces przejścia na nowy system fakturowania przebiegł sprawnie i bez zbędnych trudności. Każdy z uczestników webinaru otrzyma certyfikat, dostęp do retransmisji oraz materiały dodatkowe.

Obowiązku stosowania KSeF można uniknąć. Jest kilka sposobów. Jednym jest uzyskanie statusu podatnika zagranicznego działającego w Polsce wyłącznie na podstawie rejestracji

Obowiązkowy model Krajowego Systemu e-Faktur nie będzie obowiązywał zagraniczne firmy działające jako podatnicy VAT na polskim rynku wyłącznie na podstawie rejestracji. Profesor Witold Modzelewski pyta dlaczego wprowadza się taki przywilej dla zagranicznych konkurentów polskich firm. Wskazuje ponadto kilka innych legalnych sposobów uniknięcia obowiązkowego KSeF, wynikających z projektu nowych przepisów.

Naliczanie odsetek za zwłokę a czas trwania kontroli podatkowej, celno-skarbowej lub postępowania podatkowego – zmiany w Ordynacji podatkowej jeszcze w 2025 r.

Ministerstwo Finansów przygotowało projekt nowelizacji Ordynacji podatkowej, która ma m.in. na celu zmobilizowanie organów podatkowych do zakończenia kontroli podatkowej i kontroli celno-skarbowej w terminie nie dłuższym niż 6 miesięcy od dnia jej wszczęcia. Jeżeli to się nie stanie, to nie będzie można podatnikowi naliczyć odsetek od zaległości podatkowych (odsetek za zwłokę) stwierdzonych w toku kontroli.

REKLAMA

Zarządzanie finansami i procesami finansowo-księgowymi w rosnącym przedsiębiorstwie

W dzisiejszej gospodarce efektywne zarządzanie finansami i procesami finansowymi stanowi kluczowy czynnik sukcesu dla rozwijających się przedsiębiorstw. Praktyka biznesowa pokazuje, że sam wzrost obrotów nie zawsze przekłada się na poprawę kondycji finansowej firmy. Nieumiejętnie zarządzany rozwój może prowadzić do paradoksalnej sytuacji, w której zwiększającym się przychodom towarzyszą spadająca rentowność i problemy z płynnością finansową.

Rozliczenie składki zdrowotnej w 2025 roku. Księgowa wyjaśnia jak to zrobić

Termin złożenia w ZUS deklaracji zawierającej rozliczenie wpłaconych składek zdrowotnych za 2024 rok upływa 20 maja 2025 r. Obowiązek ten dotyczy większości przedsiębiorców prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą. Jedynie ci rozliczający się na karcie podatkowej są z niego zwolnieni. W pozostałych przypadkach wysokość należnych składek wylicza się na podstawie przychodów bądź dochodów osiągniętych w poprzednim roku. Na co zwrócić uwagę przygotowując roczne rozliczenie składek? Wyjaśnia to Paulina Chwil, Księgowa Prowadząca oraz Ekspert ds. ZUS i Prawa Pracy w CashDirector S.A.

Trump 2.0. Rewolucja chorego rozsądku. Prof. Kołodko recenzuje politykę (nie tylko gospodarczą) obecnego prezydenta USA

W kwietniu 2025 r. nakładem Wydawnictwa Naukowego PWN ukazała się najnowsza książka prof. Grzegorza W. Kołodki zatytułowana „Trump 2.0. Rewolucja chorego rozsądku”. Grzegorz W. Kołodko, wybitny ekonomista i były wicepremier, w swoim bezkompromisowym stylu analizuje trumponomikę i trumpizm, populizm, nowy nacjonalizm, publiczne kłamstwa i brutalną grę interesów. Profesor poświęca szczególną uwagę kwestiom manipulacji opinią publiczną, polityce sojuszy, a także wpływowi wojny w Ukrainie na kształt geopolityki. Zastanawia się również, jakie zagrożenia dla NATO i Unii Europejskiej niesie ze sobą „America First” – i co to wszystko oznacza dla współczesnego świata.

Zmiany w rachunkowości w 2025 r. Sprawozdawczość ESG przesunięta o 2 lata

Minister Finansów przygotował 5 maja 2025 r. projekt nowelizacji ustawy wdrażającej dyrektywę CRSD do ustawy o rachunkowości, a także ustawy o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym oraz niektórych innych ustaw. Ta nowelizacja ma na celu wdrożenie unijnej dyrektywy 2025/794, przesuwającej wdrożenie obowiązku sprawozdawczości ESG o 2 lata.

REKLAMA

Większość podatników VAT może uniknąć w 2026 r. obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF. Prof. Modzelewski wyjaśnia jak to możliwe

Zdaniem profesora Witolda Modzelewskiego, gdyby uchwalono projekt przepisów wprowadzających obowiązkowy KSeF w przedłożonym niedawno kształcie, to większość podatników VAT nie będzie musiała wystawiać faktur ustrukturyzowanych w 2026 r.

Stopy procentowe NBP 2025: w maju obniżka o 0,5 pkt proc.

Rada Polityki Pieniężnej na posiedzeniu w dniach 6-7 maja 2025 r. postanowiła obniżyć wszystkie stopy procentowe NBP o 0,5 punktu procentowego. Stopa referencyjna wynosi od 8 maja 2025 r. 5,25 proc. - poinformował w komunikacie Narodowy Bank Polski. Decyzja RPP była zgodna z oczekiwaniami większości analityków finansowych i ekonomistów. Stopy NBP zmieniły się pierwszy raz od 3 października 2023 r.

REKLAMA