Jak przygotować się do zamknięcia roku obrotowego

Sporządzenie sprawozdania finansowego wymaga wielu czynności przygotowawczych. Celem tych czynności jest doprowadzenie danych zawartych w księgach rachunkowych do takiego stanu, aby odpowiadały zasadzie wiernego i rzetelnego obrazu.

Aby prawidłowo wyliczyć wynik finansowy i zamknąć księgi w firmie osoby fizycznej (spółki osobowej) konieczne jest wykonanie następujących prac:

1. Inwentaryzacja aktywów

2. Wycena aktywów i pasywów

3. Naliczenie rezerw i rozliczeń międzyokresowych

4. Wycena kontraktów

5. Sprawdzenie kompletności zapisów

6. Czynności specyficzne dla ksiąg osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą i spółek osobowych

6.1. Rozrachunki z właścicielami

6.2. Przychody / koszty nieuwzględniane do podatku

6.3. Rozliczenie podatku dochodowego

6.4. Porównanie danych

W punktach 1–5 prezentujemy spis typowych czynności wykonywanych przed zamknięciem ksiąg. Punkt 6 zawiera opis czynności typowych dla ksiąg osób fizycznych (spółek osobowych).

a) przeprowadzenie inwentaryzacji,

b) porównanie wyników inwentaryzacji z danymi z ksiąg rachunkowych,

c) wyjaśnienie i rozliczenie ewentualnych różnic pomiędzy stanem rzeczywistym ujawnionym w toku inwentaryzacji a stanem wynikającym z ksiąg rachunkowych,

d) ustalenie, czy nie nastąpiła trwała utrata aktywów trwałych, zapasów lub inwestycji krótkoterminowych,

e) ustalenie należności zagrożonych, wątpliwych, nieściągalnych i przedawnionych,

f) ustalenie, które z przeterminowanych należności będą skutkować obciążeniem odsetkami za zwłokę.

a) naliczenie ewentualnych odpisów aktualizujących w przypadku stwierdzenia trwałej utraty wartości aktywów określonych w punkcie 1d,

b) naliczenie odpisów aktualizujących od należności zagrożonych i wątpliwych, spisanie należności przedawnionych,

c) naliczenie odsetek od należności przeterminowanych,

d) naliczenie nieskapitalizowanych odsetek od zobowiązań finansowych,

e) naliczenie odsetek od zobowiązań przeterminowanych, spisanie zobowiązań przedawnionych,

f) naliczenie różnic kursowych od aktywów i pasywów wyrażonych w walutach obcych.

3. Naliczenie rezerw i rozliczeń międzyokresowych

a) naliczenie rezerw na przyszłe zobowiązania z tytułu:

• operacji gospodarczych w toku,

• udzielonych gwarancji, poręczeń itp.,

b) aktywacja kosztów dotyczących przyszłych okresów – rozliczenia międzyokresowe czynne,

c) naliczenie biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów:

• wynikających ze świadczeń wykonanych na rzecz jednostki, jeżeli zobowiązanie z tego tytułu da się wiarygodnie oszacować (np. wykonane usługi obce, niewypłacone wynagrodzenia),

• dających się oszacować zobowiązań dotyczących działalności bieżącego okresu (np. naprawy gwarancyjne).

4. Wycena kontraktów

a) ustalenie kosztów niezakończonych usług, w tym budowlanych,

b) ustalenie przychodów z tytułu usług określonych w punkcie 4a.

a) ustalenie i zaksięgowanie dochodów dotyczących roku bieżącego, które zostaną zafakturowane w roku następnym,

b) sprawdzenie, czy w księgach ujęto wszystkie koszty dotyczące bieżącego roku określone w punkcie 3c,

c) sprawdzenie, czy rozliczono wszystkie dotyczące bieżącego roku rozrachunki, w szczególności rozrachunki z pracownikami (np. udzielone zaliczki, delegacje) i transakcje dokonane z użyciem kart płatniczych.

6.1. Rozrachunki z właścicielami

a) ustalenie rozrachunków z właścicielem/wspólnikami;

b) jeżeli saldo rozrachunku z właścicielem/wspólnikami wykazuje saldo kredytowe oznacza to, że właściciel/wspólnicy zasilili firmę dodatkowym kapitałem. W księgach firmy jednoosobowej saldo rozliczeń właściciela można przeksięgować na kapitał. W przypadku spółek osobowych decyzje co do sposobu rozliczenia powinni podjąć wspólnicy;

c) jeżeli saldo rozrachunku z właścicielem/wspólnikami wykazuje saldo debetowe, oznacza to, że właściciel/wspólnicy dokonali zaliczkowych wypłat na poczet zysku. Saldo to należy wykazać w bilansie jako odpisy z zysku netto w ciągu roku obrotowego. Gdyby jednak saldo było wyższe od osiągniętego zysku, oznaczałoby to, że właściciel/wspólnicy wycofali z firmy część kapitału. Decyzja co do tego, jaką część salda rozliczyć z zyskiem, a jaką z kapitałem należy do właściciela/wspólników.

6.2. Przychody/koszty nieuwzględniane do podatku

Analizy przychodów/kosztów nieuwzględnianych przy wyliczaniu podatku właścicieli/wspólników należy dokonać z uwzględnieniem zapisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

6.3. Rozliczenie podatku dochodowego