Jak dokumentować sprzedaż o charakterze ciągłym

Przepisy ustawy o VAT dopuszczają możliwość dokumentowania dostaw o charakterze ciągłym raz w miesiącu, w terminie 7 dni po ich zakończeniu. Jednak dwukrotne fakturowanie dostaw w miesiącu nie powinno być kwestionowane, mimo braku takiego obowiązku.

Co do zasady fakturę podatnik ma obowiązek wystawić nie później niż siódmego dnia od dnia wykonania usługi lub z datą powstania obowiązku podatkowego od jej świadczenia.

W takiej sytuacji regułą jest podawanie na fakturze pełnej daty sprzedaży (dzień, miesiąc, rok).

Odstępstwem od zasady jest dokumentowanie sprzedaży o charakterze ciągłym. Przepisy zezwalają wówczas określić na fakturze tylko miesiąc i rok sprzedaży. Może być ona wystawiona zatem raz w miesiącu, w terminie nie późniejszym niż siódmego dnia od zakończenia miesiąca, w którym dokonano sprzedaży. Wystawienie faktury w tym terminie powoduje przesunięcie obowiązku podatkowego od sprzedaży na następny miesiąc. W wypadku sprzedaży o charakterze ciągłym za datę wydania towaru (wykonania usługi) uważa się bowiem ostatni dzień miesiąca, w którym sprzedaż miała miejsce. Obowiązek podatkowy powstanie natomiast nie w ostatnim dniu tego miesiąca, lecz w dniu wystawienia faktury, czyli w miesiącu następnym. Wprawdzie z przepisów nie wynika, że przy dokumentowaniu sprzedaży o charakterze ciągłym faktury mogą być wystawiane również wcześniej niż raz w miesiącu, jednak wydaje się, że taka sytuacja jest możliwa z tego powodu, że firma określa wówczas wcześniejszy moment powstania obowiązku podatkowego niż wynikałoby to z faktury wystawionej za cały miesiąc.

Z tego względu organy skarbowe nie powinny kwestionować przyjętego przez firmę sposobu dokumentowania. Firma może rozważyć również wystawianie zbiorczych faktur za okresy kilkudniowe, tj. nie dłuższe niż siedmiodniowe (maksymalny termin wystawienia faktury od dnia pierwszej dostawy towaru). Firma dokumentowałaby wówczas wszystkie dostawy na rzecz tego samego kontrahenta wykonane w okresie siedmiodniowym. Żaden przepis nie zabrania wystawienia zbiorczej faktury. Powinna ona spełniać wszelkie wymogi przewidziane dla faktur VAT, czyli zawierać m.in. jednostkę miary i liczbę sprzedawanych towarów.