Kiedy zaksięgować koszty z duplikatu faktury

rada

Koszty materiałów i koszty usług wynikające z duplikatu faktury VAT należy ująć odrębnie. Koszt zakupu materiałów należy ująć w księdze w 2006 r., korygując koszty. Podstawą księgowania będzie opis dostawy lub specyfikacja dostawcy. Koszty usług należy ująć w 2007 r. pod datą wystawienia duplikatu faktury.

uzasadnienie

W przypadku przedstawionym przez Czytelnika odrębnie należy rozważyć moment ujęcia towarów i materiałów, a inaczej usług wynikających z otrzymanego duplikatu faktury.

Zakup materiałów

Zakup materiałów, które zaliczają się do materiałów podstawowych w myśl przepisów o pkpir, należy ująć w dacie ich otrzymania, mimo iż faktura została wystawiona i przekazana podatnikowi w późniejszym czasie. W takiej sytuacji, do czasu otrzymania faktury, podstawą ujęcia nabytych materiałów podstawowych jest opis dostawy sporządzony przez podatnika (nabywcę) albo specyfikacja dostawcy. Podobnie należy udokumentować nabycie materiałów pomocniczych, chociaż w tym przypadku ustawodawca nie wymaga, aby były one księgowane od razu w dniu otrzymania. Niemniej dysponując właściwym dokumentem księgowym, którym w tym przypadku powinien być opis dostawy albo specyfikacja dostawcy, należało również na ich podstawie ująć materiały pomocnicze w pkpir za 2006 r.

Wobec tego, w przypadku gdy materiały otrzymane w czerwcu 2006 r. były materiałami podstawowymi lub pomocniczymi, należy dokonać korekty kosztów z tytułu zakupu tych materiałów i uwzględnić je w kosztach 2006 r. Oczywiście podlegają one również spisowi z natury na 31 grudnia 2006 r. Oznacza to także korektę zeznania rocznego za 2006 r., jeśli zostało ono już złożone.

Jeżeli chodzi o techniczną stronę dokonania korekty w pkpir, to wobec braku możliwości cofnięcia się do okresu, w którym otrzymano materiały (tj. czerwca 2006 r.), należy ich zakup ująć jako ostatnią pozycję w księdze za 2006 r., uwzględniając w ten sposób w sumie kosztów za ten rok.

W kolumnie „uwagi” należy natomiast zaznaczyć, jaka była faktyczna data otrzymania materiałów, i dopisać dane dotyczące duplikatu faktury otrzymanego już w 2007 r.

Zakup usług

Natomiast inne koszty (np. nabycia usług), które zostały udokumentowane duplikatem faktury, należy ująć w dacie wystawienia tego duplikatu. Wcześniej bowiem nie było podstaw (brak właściwego dokumentu księgowego) do uwzględnienia tego rodzaju kosztu w zapisach pkpir. Takim dokumentem jest dopiero duplikat faktury VAT. Ponadto takie są zasady rozliczania kosztów w czasie wynikające z ustawy (art. 22 ust. 5b updof), a mianowicie w przypadku gdy nie można ująć kosztu w okresie, którego dotyczy (a jednocześnie jest to koszt bezpośredni), należy rozliczyć go w dacie poniesienia. Za datę tę należy uznać datę wystawienia dokumentu potwierdzającego koszt. W tym przypadku będzie to data wystawienia duplikatu faktury VAT. Należy tak postąpić zwłaszcza wtedy, gdy dotyczy to kosztu pośredniego, a także gdy podatnik ujmuje koszty, co do zasady, w dacie poniesienia (art. 22 ust. 4 updof).

Podstawa prawna:
- art. 22 ust. 5-6b ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 35, poz. 219

- § 12 ust. 2 pkt 2, § 16-17, § 27 rozporządzenia Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów - Dz.U. Nr 152, poz. 1475; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 36, poz. 229

Joanna Krawczyk

doradca podatkowy,

właścicielka kancelarii podatkowej