REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Na podstawie jakich dokumentów można dokonywać zapisów w pkpir

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Katarzyna Okuniewska

REKLAMA

Prowadzę działalność jako osoba fizyczna i rozliczam się na podstawie pkpir. Czy mogę zaksięgować zakup paliw z całego miesiąca jednym dokumentem zbiorczym ostatniego dnia miesiąca?

 


Czy mogę podobnie postąpić z księgowaniem umów zlecenia i o dzieło bądź też innych dokumentów księgowych typu paragon, kosztów obsługi banku i innych? Jeśli takie postępowanie jest nieprawidłowe, proszę o wskazanie, jak powinno się prawidłowo księgować te koszty.

 


rada


Tak, takie postępowanie jest nieprawidłowe. Przepisy dotyczące prowadzenia pkpir, w zakresie księgowania kosztów, bezpośrednio pozwalają na zbiorcze księgowanie tylko wydatków związanych z eksploatacją samochodu osobowego niebędącego środkiem trwałym. W uzasadnieniu wskazujemy prawidłowe dokumenty, które powinny być podstawą księgowania takich kosztów.


uzasadnienie


Aby odpowiedzieć na pytanie Czytelnika, należy sprawdzić, jaki katalog dokumentów, na podstawie których dokonuje się zapisów w księdze, wskazuje rozporządzenie w sprawie prowadzenia pkpir. Podstawowym dokumentem jest faktura VAT, ale oprócz niej również noty księgowe, dzienne zestawienia faktur sprzedaży, dowody przesunięć, dowody opłat pocztowych, bankowych i inne dowody opłat (również na podstawie książeczek opłat) oraz inne dokumenty oznaczone numerem lub w inny sposób, które zawierają co najmniej:

l dane wystawcy i nabywcy,

l datę wystawienia i datę operacji gospodarczej,

l przedmiot operacji określony co do ilości i wartości oraz

l podpisy osób uprawnionych.


Podatnik dodatkowo ma jeszcze możliwość wystawienia dokumentu księgowego zwanego dowodem wewnętrznym, z tym że to, co ma dokumentować dowód wewnętrzny, jest ściśle określone w przepisach i jest to lista zamknięta. Dowody te mogą dotyczyć wyłącznie:

l zakupu produktów roślinnych i zwierzęcych bezpośrednio od producenta lub hodowcy krajowego,

l zakupu od ludności zebranych surowców roślin zielarskich, ziół, jagód owoców leśnych i grzybów,

l wartości produktów roślinnych lub zwierzęcych z własnej uprawy podatnika,

l zakupu materiałów pomocniczych w jednostkach handlu detalicznego,

l kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowych,

l zakupu odpadów poużytkowych od ludności,

l wydatków na telefon, prąd, czynsz, wodę, gaz, centralne ogrzewanie w części przypadającej na działalność gospodarczą,

l opłat sądowych i notarialnych,

l wydatków związanych z parkowaniem samochodu (podstawą wystawienia dowodu jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu).

Paragonami można zaś udokumentować:

l zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i bhp oraz materiałów biurowych,

l zakup paliwa i olejów za granicą (w tym przypadku podstawą księgowania mogą być również dowody kasowe).


Jedne i drugie muszą zawierać dane wskazane w § 14 ust. 4 rozporządzenia.


Przepisy regulujące sposób prowadzenia księgi dopuszczają również możliwość sporządzania dokumentów zbiorczych i dokonywania na ich podstawie księgowań. Dokumenty, dla których można takie zestawienia sporządzać, to:

l zestawienie sprzedaży, czyli dzienne zestawienie faktur,

l zestawienie dziennej sprzedaży nieudokumentowanej na dowodzie wewnętrznym,

l miesięczne zestawienie raportów dobowych,

l miesięczne zestawienie sprzedaży na podstawie rejestru VAT,

l miesięczne zestawienie poniesionych wydatków z tytułu użytkowania samochodu osobowego niebędącego środkiem trwałym firmy.


Większość możliwości księgowania zestawionych dokumentów wskazanych w przepisach dotyczy sprzedaży. Odnośnie do kosztów przepisy bezpośrednio mówią tylko o zestawianiu wydatków ponoszonych na używanie samochodu osobowego.


W odpowiedzi na pytanie Czytelnika należałoby stwierdzić, że nie ma podstaw prawnych, aby księgować do kosztów dokumentem zbiorczym zakup paliwa, który prawdopodobnie jest udokumentowany fakturą VAT. Przepisy nie przewidują takiego dokumentu. Inaczej sprawa wygląda w przypadku kosztów bankowych - podstawą jest dokument potwierdzający ich poniesienie, czyli wyciąg bankowy. Podatnik powinien więc potraktować otrzymany z banku wyciąg bankowy jako podstawę do księgowania kosztów bankowych.

Z kolei księgowanie kosztów wynagrodzeń pracowniczych odbywa się na podstawie dowodu wypłaty wynagrodzenia w przypadku wynagrodzeń wypłacanych osobom zatrudnianym na umowę o pracę. Najczęściej dowodem jest pokwitowanie odbioru wynagrodzenia na liście płac, może to być również przelew bankowy. Ponieważ przepisy o księgowaniu w księdze umów zlecenia i o dzieło mówią tylko tyle, że należy je ewidencjonować w tej samej kolumnie co wynagrodzenia o pracę, należy uznać, że podstawą księgowania jest wypłacona i podpisana przez strony pojedyncza umowa zlecenia lub umowa o dzieło.


Podstawa prawna:
- § 12-14, § 19-24 rozporządzenia Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów - Dz.U. Nr 152, poz. 1475; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 36, poz. 229


Katarzyna Okuniewska

księgowa z wieloletnim doświadczeniem, ekonomista

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Monitor Księgowego

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Odpowiedzialność osobista członków zarządu za długi i podatki spółki. Co zrobić, by jej uniknąć?

Odpowiedzialność osobista członków zarządu bywa często bagatelizowana. Tymczasem kwestia ta może urosnąć do rangi rzeczywistego problemu na skutek zaniechania. Wystarczy zbyt długo zwlekać z oceną sytuacji finansowej spółki albo błędnie zinterpretować oznaki niewypłacalności, by otworzyć sobie drogę do realnej odpowiedzialności majątkiem prywatnym.

Czym jest faktura ustrukturyzowana? Czy jej papierowa wersja jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT?

Sejm już uchwalił nowelizację ustawy o VAT wprowadzającą obowiązek wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych za pomocą KSeF. To dla podatników jest bardzo ważna informacja: gdy zostaną wydane bardzo szczegółowe akty wykonawcze (są już opublikowane kolejne wersje projektów) oraz pojawi się zgodnie z tymi rozporządzeniami urzędowe oprogramowanie interfejsowe (dostęp na stronach resortu finansów) można będzie zacząć interesować się tym przedsięwzięciem.

Czy wadliwa forma faktury zakupu pozbawi prawa do odliczenia podatku naliczonego w 2026 roku?

To pytanie zadają sobie dziś podatnicy VAT czynni biorąc pod uwagę perspektywę przyszłego roku: jest bowiem rzeczą pewną, że miliony faktur będą na co dzień wystawiane w dotychczasowych formach (papierowej i elektronicznej), mimo że powinny być wystawione w formie ustrukturyzowanej – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

KSeF 2026. Jak dokumentować transakcje od 1 lutego? Prof. Modzelewski: Podstawą rozliczeń będzie dokument handlowy (nota obciążeniowa, faktura handlowa)

Jak od lutego 2026 roku będzie wyglądała rewolucja fakturowa w Polsce? Profesor Witold Modzelewski wskazuje dwa możliwe warianty dokumentowania i fakturowania transakcji. W obu tych wariantach – jak przewiduje prof. Modzelewski - podatnicy zrezygnują z kodowania faktur ustrukturyzowanych, a podstawą rozliczeń będzie dokument handlowy i on będzie dowodem rzeczywistości ekonomicznej. A jeśli treść faktury ustrukturyzowanej będzie inna, to jej wystawca będzie mieć problem, bo potwierdził nieprawdę na dokumencie i musi go poprawić.

REKLAMA

Fakturowanie od 1 lutego 2026 r. Prof. Modzelewski: Nie da się przerobić faktury ustrukturyzowanej na dokument handlowy

Faktura ustrukturyzowana kompletnie nie nadaje się do roli dokumentu handlowego, bo jest wysyłana do KSeF a nie do kontrahenta, czyli nie występuje tu kluczowy dla stosunków handlowych moment świadomego dla obu stron umowy doręczenia i akceptacji (albo braku akceptacji) tego dokumentu - pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Firma w Szwajcarii - przewidywalne, korzystne podatki i dobry klimat ... do prowadzenia biznesu

Kiedy myślimy o Szwajcarii w kontekście prowadzenia firmy, często pojawiają się utarte skojarzenia: kraj zarezerwowany dla globalnych korporacji, potentatów finansowych, wielkich struktur holdingowych. Tymczasem rzeczywistość wygląda inaczej. Szwajcaria jest przede wszystkim przestrzenią dla tych, którzy potrafią działać mądrze, przejrzyście i z wizją. To kraj, który działa w oparciu o pragmatyzm, dzięki czemu potrafi stworzyć szanse również dla debiutantów na arenie międzynarodowej.

Fundacje rodzinne w Polsce: Rewolucja w sukcesji czy podatkowa pułapka? 2500 zarejestrowanych, ale grozi im wielka zmiana!

Fundacji rodzinnych w Polsce już ponad 2500! To narzędzie chroni majątek i ułatwia przekazanie firm kolejnym pokoleniom. Ale uwaga — nadciągają rządowe zmiany, które mogą zakończyć okres ulg podatkowych i wywołać prawdziwą burzę w środowisku przedsiębiorców. Czy warto się jeszcze spieszyć? Sprawdź, co może oznaczać nowelizacja i jak uniknąć pułapek!

Cypryjskie spółki znikają z rejestru. Polscy przedsiębiorcy tracą milionowe aktywa

Cypr przez lata były synonimem niskich podatków i minimum formalności. Dziś staje się prawną bombą zegarową. Właściciele cypryjskich spółek – często nieświadomie – tracą nieruchomości, udziały i pieniądze. Wystarczy 350 euro zaległości, by stracić majątek wart miliony.

REKLAMA

Zwolnienie SD-Z2 przy darowiźnie. Czy zawsze trzeba składać formularz?

Zwolnienie z obowiązku składania formularza SD-Z2 przy darowiźnie budzi wiele pytań. Czy zawsze trzeba zgłaszać darowiznę urzędowi skarbowemu? Wyjaśniamy, kiedy zgłoszenie jest wymagane, a kiedy obowiązek ten jest wyłączony, zwłaszcza w przypadku najbliższej rodziny i darowizny w formie aktu notarialnego.

KSeF od 1 lutego 2026 r.: firmy bez przygotowania czeka paraliż. Ekspertka ostrzega przed pułapką „dwóch obiegów”

Już od 1 lutego 2026 wszystkie duże firmy w Polsce będą musiały wystawiać faktury w KSeF, a każdy ich kontrahent – także z sektora MŚP – odbierać je przez system. To oznacza, że nawet najmniejsze przedsiębiorstwa mają tylko pół roku, by przygotować się do cyfrowej rewolucji. Brak planu grozi chaosem, błędami i kosztownymi opóźnieniami.

REKLAMA