REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Na podstawie jakich dokumentów można dokonywać zapisów w pkpir

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Katarzyna Okuniewska

REKLAMA

Prowadzę działalność jako osoba fizyczna i rozliczam się na podstawie pkpir. Czy mogę zaksięgować zakup paliw z całego miesiąca jednym dokumentem zbiorczym ostatniego dnia miesiąca?

 


Czy mogę podobnie postąpić z księgowaniem umów zlecenia i o dzieło bądź też innych dokumentów księgowych typu paragon, kosztów obsługi banku i innych? Jeśli takie postępowanie jest nieprawidłowe, proszę o wskazanie, jak powinno się prawidłowo księgować te koszty.

 


rada


Tak, takie postępowanie jest nieprawidłowe. Przepisy dotyczące prowadzenia pkpir, w zakresie księgowania kosztów, bezpośrednio pozwalają na zbiorcze księgowanie tylko wydatków związanych z eksploatacją samochodu osobowego niebędącego środkiem trwałym. W uzasadnieniu wskazujemy prawidłowe dokumenty, które powinny być podstawą księgowania takich kosztów.


uzasadnienie


Aby odpowiedzieć na pytanie Czytelnika, należy sprawdzić, jaki katalog dokumentów, na podstawie których dokonuje się zapisów w księdze, wskazuje rozporządzenie w sprawie prowadzenia pkpir. Podstawowym dokumentem jest faktura VAT, ale oprócz niej również noty księgowe, dzienne zestawienia faktur sprzedaży, dowody przesunięć, dowody opłat pocztowych, bankowych i inne dowody opłat (również na podstawie książeczek opłat) oraz inne dokumenty oznaczone numerem lub w inny sposób, które zawierają co najmniej:

l dane wystawcy i nabywcy,

l datę wystawienia i datę operacji gospodarczej,

l przedmiot operacji określony co do ilości i wartości oraz

l podpisy osób uprawnionych.


Podatnik dodatkowo ma jeszcze możliwość wystawienia dokumentu księgowego zwanego dowodem wewnętrznym, z tym że to, co ma dokumentować dowód wewnętrzny, jest ściśle określone w przepisach i jest to lista zamknięta. Dowody te mogą dotyczyć wyłącznie:

l zakupu produktów roślinnych i zwierzęcych bezpośrednio od producenta lub hodowcy krajowego,

l zakupu od ludności zebranych surowców roślin zielarskich, ziół, jagód owoców leśnych i grzybów,

l wartości produktów roślinnych lub zwierzęcych z własnej uprawy podatnika,

l zakupu materiałów pomocniczych w jednostkach handlu detalicznego,

l kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowych,

l zakupu odpadów poużytkowych od ludności,

l wydatków na telefon, prąd, czynsz, wodę, gaz, centralne ogrzewanie w części przypadającej na działalność gospodarczą,

l opłat sądowych i notarialnych,

l wydatków związanych z parkowaniem samochodu (podstawą wystawienia dowodu jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu).

Paragonami można zaś udokumentować:

l zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i bhp oraz materiałów biurowych,

l zakup paliwa i olejów za granicą (w tym przypadku podstawą księgowania mogą być również dowody kasowe).


Jedne i drugie muszą zawierać dane wskazane w § 14 ust. 4 rozporządzenia.


Przepisy regulujące sposób prowadzenia księgi dopuszczają również możliwość sporządzania dokumentów zbiorczych i dokonywania na ich podstawie księgowań. Dokumenty, dla których można takie zestawienia sporządzać, to:

l zestawienie sprzedaży, czyli dzienne zestawienie faktur,

l zestawienie dziennej sprzedaży nieudokumentowanej na dowodzie wewnętrznym,

l miesięczne zestawienie raportów dobowych,

l miesięczne zestawienie sprzedaży na podstawie rejestru VAT,

l miesięczne zestawienie poniesionych wydatków z tytułu użytkowania samochodu osobowego niebędącego środkiem trwałym firmy.


Większość możliwości księgowania zestawionych dokumentów wskazanych w przepisach dotyczy sprzedaży. Odnośnie do kosztów przepisy bezpośrednio mówią tylko o zestawianiu wydatków ponoszonych na używanie samochodu osobowego.


W odpowiedzi na pytanie Czytelnika należałoby stwierdzić, że nie ma podstaw prawnych, aby księgować do kosztów dokumentem zbiorczym zakup paliwa, który prawdopodobnie jest udokumentowany fakturą VAT. Przepisy nie przewidują takiego dokumentu. Inaczej sprawa wygląda w przypadku kosztów bankowych - podstawą jest dokument potwierdzający ich poniesienie, czyli wyciąg bankowy. Podatnik powinien więc potraktować otrzymany z banku wyciąg bankowy jako podstawę do księgowania kosztów bankowych.

Z kolei księgowanie kosztów wynagrodzeń pracowniczych odbywa się na podstawie dowodu wypłaty wynagrodzenia w przypadku wynagrodzeń wypłacanych osobom zatrudnianym na umowę o pracę. Najczęściej dowodem jest pokwitowanie odbioru wynagrodzenia na liście płac, może to być również przelew bankowy. Ponieważ przepisy o księgowaniu w księdze umów zlecenia i o dzieło mówią tylko tyle, że należy je ewidencjonować w tej samej kolumnie co wynagrodzenia o pracę, należy uznać, że podstawą księgowania jest wypłacona i podpisana przez strony pojedyncza umowa zlecenia lub umowa o dzieło.


Podstawa prawna:
- § 12-14, § 19-24 rozporządzenia Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów - Dz.U. Nr 152, poz. 1475; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 36, poz. 229


Katarzyna Okuniewska

księgowa z wieloletnim doświadczeniem, ekonomista

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Monitor Księgowego

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
KSeF 2026 - Jeszcze można uniknąć katastrofy. Prof. Modzelewski polemizuje z Ministerstwem Finansów

Niniejsza publikacja jest polemiką prof. Witolda Modzelewskiego z tezami i argumentacją resortu finansów zaprezentowanymi w artykule: „Wystawianie faktur w KSeF w 2026 roku. Wyjaśnienia Ministerstwa Finansów”. Śródtytuły pochodzą od redakcji portalu infor.pl.

Rolnicy i rybacy muszą szykować się na zmiany – nowe przepisy o pomocy de minimis już w drodze!

Rolnicy i rybacy w całej Polsce powinni przygotować się na nadchodzące zmiany w systemie wsparcia publicznego. Rządowy projekt rozporządzenia wprowadza nowe obowiązki dotyczące informacji, które trzeba będzie składać, ubiegając się o pomoc de minimis. Nowe przepisy mają ujednolicić formularze, zwiększyć przejrzystość oraz zapewnić pełną kontrolę nad dotychczas otrzymanym wsparciem.

Wystawienie faktury VAT (ustrukturyzowanej) w KSeF może naruszać tajemnicę handlową lub zawodową

Czy wystawienie faktury ustrukturyzowanej może naruszać tajemnicę handlową lub zawodową? Na to pytanie odpowiada na prof. dr hab. Witold Modzelewski.

TSUE: Sąd ma ocenić, czy klauzula WIBOR szkodzi konsumentowi ale nie może oceniać samego wskaźnika

Sąd krajowy ma obowiązek dokonania oceny, czy warunek umowny dotyczący zmiennej stopy oprocentowania opartej o WIBOR, powoduje znaczącą nierównowagę ze szkodą dla konsumenta - oceniła Rzeczniczka Generalna TSUE w opinii opublikowanej 11 września 2025 r. (sprawa C‑471/24 - J.J. przeciwko PKO BP S.A.) Dodała, że ocena ta nie może jednak odnosić się do wskaźnika WIBOR jako takiego ani do metody jego ustalania.

REKLAMA

Kiedy ZUS może przejąć wypłatę świadczeń od przedsiębiorcy? Konieczny wniosek od płatnika lub ubezpieczonego

Brak płynności finansowej płatnika składek, zatrudniającego powyżej 20 osób, może utrudniać mu regulowanie świadczeń na rzecz pracowników, takich jak zasiłek chorobowy, zasiłek macierzyński czy świadczenie rehabilitacyjne. ZUS może pomóc w takiej sytuacji i przejąć wypłatę świadczeń. Potrzebny jest jednak wniosek płatnika lub ubezpieczonego.

W 2026 roku 2,8 mln firm musi zmienić sposób fakturowania. Im szybciej się przygotują, tym większą przewagę zyskają nad konkurencją

W 2026 roku ponad 2,8 mln przedsiębiorstw w Polsce zostanie objętych obowiązkiem korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Dla wielu z nich będzie to największa zmiana technologiczna od czasu cyfryzacji JPK. Choć Ministerstwo Finansów zapowiada tę transformację jako krok ku nowoczesności, dla MŚP może oznaczać konieczność głębokiej reorganizacji sposobu działania. Eksperci radzą przedsiębiorcom: czas wdrożenia KSeF potraktujcie jako inwestycję.

Środowisko testowe KSeF 2.0 (dot. API) od 30 września, Moduł Certyfikatów i Uprawnień do KSeF 2.0 od 1 listopada 2025 r. MF: API KSeF 1.0 nie jest kompatybilne z API KSeF 2.0

Ministerstwo Finansów poinformowało w komunikacie z 10 września 2025 r., że wprowadzone zostały nowe funkcjonalności wcześniej niedostępne w API KSeF1.0 (m.in. FA(3) z węzłem Zalacznik, tryby offline24 czy certyfikaty KSeF). W związku z wprowadzonymi zmianami konieczna jest integracja ze środowiskiem testowym KSeF 2.0., które zostanie udostępnione 30 września.

KSeF 2.0 już nadchodzi: Wszystko, co musisz wiedzieć o rewolucji w e-fakturowaniu

Już od 1 lutego 2026 r. w Polsce zacznie obowiązywać nowy, obligatoryjny KSeF 2.0. Ministerstwo Finansów ogłosiło, że wersja produkcyjna KSeF 1.0 zostaje „zamrożona” i nie będzie dalej rozwijana, a przedsiębiorcy muszą przygotować się do pełnej migracji. Ważne terminy nadchodzą szybko – środowisko testowe wystartuje 30 września 2025 r., a od 1 listopada ruszy Moduł Certyfikatów i Uprawnień. To oznacza prawdziwą rewolucję w e-fakturowaniu, której nie można przespać.

REKLAMA

Te czynności w księgowości można wykonać automatycznie. Czy księgowi powinni się bać utraty pracy?

Automatyzacja procesów księgowych to kolejny krok w rozwoju tej branży. Dzięki możliwościom systemów, księgowi mogą pracować szybciej i wydajniej. Era ręcznego wprowadzania danych dobiega końca, a digitalizacja pracy biur rachunkowych i konieczność dostosowania oferty do potrzeb XXI wieku to konsekwencje cyfrowej rewolucji, której jesteśmy świadkami. Czy zmiany te niosą wyłącznie korzyści, czy również pewne zagrożenia?

4 mln zł zaległego podatku. Skarbówka wykryła nieprawidłowości: spółka zawyżyła koszty uzyskania przychodów o 186 mln zł

Firma musi zapłacić aż 4 mln zł zaległego podatku CIT. Funkcjonariusze podlaskiej skarbówki wykryli nieprawidłowości w stosowaniu cen transferowych przez jedną ze spółek.

REKLAMA