REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Czy faktura dostarczona klientowi pocztą elektroniczną jest dowodem księgowym

Anna Welsyng
Anna Welsyng
Radca prawny i doradca podatkowy. Prowadzi swoją kancelarię w Warszawie, specjalizuje się w kompleksowej obsłudze podatkowo-księgowej firm i innych podatników. Autorka kilkuset publikacji o tematyce podatkowej.

REKLAMA

Czy faktura sprzedaży VAT dostarczona klientowi w formie elektronicznej w formacie PDF, przesłana e-mailem, jest pełnoprawnym dokumentem księgowym?


rada


Faktury generowane w formacie PDF, bez opatrzenia ich bezpiecznym podpisem elektronicznym, przesyłane za pośrednictwem poczty elektronicznej, nie mogą być traktowane jako prawidłowy dokument księgowy potwierdzający dokonanie transakcji. W ich przypadku nie są bowiem spełnione warunki wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej określone w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów.


uzasadnienie


Internet staje się obecnie coraz popularniejszym środkiem komunikacji. Wykorzystują go przedsiębiorcy w codziennych kontaktach z klientami. Ostatnio upowszechniła się praktyka wysyłania kontrahentom faktur pocztą elektroniczną. Odbiorca otrzymaną fakturę drukuje, a następnie wprowadza do swojej ewidencji. Takie postępowanie jest jednak niezgodne z przepisami, gdyż e-faktury muszą spełnić wymogi rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania tych faktur organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.


Z przepisów wynika, że forma elektroniczna wystawiania i przesyłania faktur jest dopuszczalna tylko wtedy, gdy wystawca uzyska uprzednio akceptację tej formy przez odbiorcę faktur. Ponadto musi zostać zagwarantowana autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści. Odbywa się to poprzez opatrzenie faktur bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, bądź poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI).


Faktury przesyłane pocztą elektroniczną, niespełniające powyższych warunków, nie są e-fakturami. Dlatego organy podatkowe uważają, że taka forma przekazania faktury odbiorcy nie pozwala uznać jej za prawidłowy dowód księgowy.


Tak uznał np. Naczelnik Pierwszego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie w postanowieniu z 16 października 2006 r., nr 1471/NUR2/443-294/06/ST, stwierdzając, że:

(...) samo wygenerowanie przez kontrahenta faktury w formacie PDF i przesłanie jej drogą e-mailową do Spółki nie będzie wystarczające, by potraktować taką fakturę za prawidłowy dokument potwierdzający dokonanie transakcji, bowiem muszą zostać spełnione odpowiednie warunki. (...)


Ten sam organ podatkowy w postanowieniu z 27 czerwca 2006 r., nr 1471/NTR1/443-129/06/AM, dodatkowo podkreślił:

(...) jeżeli (...) nie zostaną zachowane warunki określone w rozporządzeniu w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur, wówczas zastosowanie mają przepisy ww. § 21 ust. 1 i 2 i § 23 ust. 2 rozporządzenia w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, tj. określające zasady wystawiania i przechowywania faktur w postaci tradycyjnej (papierowej). (...)


Udowodnienie opisanych nieprawidłowości dotyczących sposobu wystawienia i przekazania faktury kontrahentowi jest jednak bardzo trudne, a czasem wręcz niemożliwe. Do momentu „przyznania się” podatnika do takich praktyk organ podatkowy jest bowiem bezsilny. Zwłaszcza gdy odbiorca wydrukuje fakturę niezwłocznie po jej otrzymaniu, usuwając równocześnie wiadomość z tym załącznikiem, a wystawca oprócz kopii faktury w formie papierowej dysponuje dowodami zakupu znaczków pocztowych i kopert.


Takim dowodem dostarczonym nieświadomie przez samego przedsiębiorcę może stać się zapis w umowie z kontrahentem bądź postanowienie zawarte w regulaminie świadczenia usług, wprost potwierdzające rezygnację z tradycyjnego sposobu wystawiania i przekazywania faktur przez ich wystawcę na rzecz drogi elektronicznej, jednak bez zachowania wymogów z rozporządzenia.


Trzeba pamiętać, że w skrajnych przypadkach organ podatkowy, który udowodni podatnikowi działanie niezgodne z prawem, może zakwestionować dokumentację firmy oraz dodatkowo nałożyć sankcje karne skarbowe przewidziane w art. 62 k.k.s.


PRZYKŁAD

Firma X zajmuje się sprzedażą domen internetowych. Klienci wybierając adres internetowy dla swojej strony www, wykupują roczny abonament, z opcją przedłużenia go na następny rok. W 2007 r. do regulaminu świadczenia usług wprowadzono zapis: „Klient upoważnia firmę X do wystawienia faktury VAT bez podpisu i wysłania e-mailem w formacie PDF”. Firma chciała w ten sposób wyeliminować koszty wysyłania faktur pocztą w formie papierowej. Przy średnim zysku z utrzymania jednej domeny rocznie na poziomie tylko 12 zł łączny koszt wysłania faktury pocztą w kwocie około 2 zł (znaczek, koperta, czas pracownika) stawał się znaczącą pozycją kosztową. Regulamin świadczenia usług był opublikowany na stronie www firmy X. Dzięki temu organy podatkowe uzyskały informację o przyjętej przez firmę X niezgodnej z przepisami formie przekazywania faktur klientom. Na tej podstawie zakwestionowały jej dokumentację podatkową. Kontrolę wszczęto również w stosunku do jej kontrahentów.


Podstawa prawna:
- § 3 i 4 rozporządzenia Ministra Finansów z 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur - Dz.U. Nr 133, poz. 1119


Anna Welsyng

radca prawny, doradca podatkowy

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Monitor Księgowego

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Podatek PIT - część 2
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
    30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
    2 maja 2023 r. (wtorek)
    4 maja 2023 r. (czwartek)
    29 kwietnia 2023 r. (sobota)
    Następne
    Księgowość
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Opłaty za jednorazowe opakowania plastikowe do żywności - rozliczenia VAT, CIT i PIT w 2024 roku [wyjaśnienia Ministerstwa Finansów]

    W komunikacie z 28 marca 2024 r. Ministerstwo Finansów udzieliło wyjaśnień odnośnie zasad rozliczania opłat pobieranych z tytułu sprzedaży opakowań jednorazowego użytku z tworzyw sztucznych na napoje lub żywność na gruncie VAT oraz podatków dochodowych. Komunikat ten nie ma formalnego statusu interpretacji podatkowej ani objaśnień podatkowych.

    Tabela kursów średnich NBP z 29 marca 2024 roku [nr 064/A/NBP/2024]

    Tabela kursów średnich waluty krajowej w stosunku do walut obcych ogłoszona przez NBP 29 marca 2024 roku [nr 064/A/NBP/2024]. Jaki dzisiaj kurs euro? Jakie zmiany w kursach walut?

    Dostęp hurtowy do sieci zbudowanej ze środków KPO/FERC

    Rok 2023 upłynął pod znakiem śledzenia działań Centrum Projektów Polska Cyfrowa (dalej jako „CPPC”), planowaniem zasięgów sieci możliwych do zrealizowania w ramach dofinansowania z budżetu Unii Europejskiej, wzmożoną pracą nad przygotowaniem wniosków o dofinansowanie, cierpliwym oczekiwaniem na ogłoszenie wyników naboru, żeby w końcu – dotrwać do etapu podpisania umowy o dofinansowanie i rozpocząć budowę nowej infrastruktury telekomunikacyjnej. Dla wielu operatorów emocje towarzyszące tym wydarzeniom, jak również powodzenie inwestycji nadal spędzają sen z powiek. Natomiast przed operatorami, którzy sami nie stawali w blokach startowych do konkursu o środki na budowę nowej infrastruktury telekomunikacyjnej, pojawia się pytanie jak będzie wyglądać wspólne funkcjonowanie obu grup w przyszłości.

    Polska ustawa o kryptoaktywach od 30 czerwca 2024 r. Założenia i cel nowych przepisów [omówienie projektu]

    Projekt ustawy o kryptoaktywach ma zaimplementować do krajowych przepisów rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/1114 z dnia 31 maja 2023 r. w sprawie rynków kryptoaktywów oraz zmiany rozporządzeń (UE) nr 1093/2010 i (UE) nr 1095/2010 oraz dyrektyw 2013/36/UE i (UE) 2019/1937 (Dz. U. UE. L. z 2023 r. Nr 150, str. 40 z późn. zm.) (dalej: MiCA) określające zasady regulacji i nadzoru emisji, handlu i świadczenia usług związanych z kryptowalutami. Rozporządzenie obowiązuje już od 29 czerwca 2023 r., ale w pełni zacznie być stosowane dopiero w grudniu 2024 r. Projekt ustawy przewiduje wprowadzenie nowych rozwiązań w obszarze sektora rynku kryptoaktywów, mających na celu realizację zadań wynikających z rozporządzenia MiCA, w szczególności w zakresie skutecznego nadzoru i ochrony inwestorów. Według ustawodawcy podjęcie działań zmierzających do realizacji ww. celów zapewni rozwój rynku w perspektywie wieloletniej oraz bezpieczeństwo przez rozszerzenie kompetencji nadzorczych. Za projekt ustawy odpowiada Podsekretarz Stanu Ministerstwa Finansów. 

    Eksport usług do Turcji na nowych zasadach od stycznia 2024

    Eksport usług występuje wówczas, gdy za miejsce świadczenia usług, czyli faktycznego opodatkowania, jest terytorium innego państwa. O miejscu opodatkowania danej usługi decyduje nie miejsce jej faktycznego wykonania, ale wskazane przepisami ustawy o VAT „miejsce jej świadczenia”. Charakterystyką usługi wykonanej poza granice terytorium kraju to takie świadczenie, od którego zobowiązanym do rozliczenia VAT jest zagraniczny nabywca tej usługi. Dla polskiego usługodawcy jest ona wówczas czynnością niepodlegającą opodatkowaniu (NP) w VAT.

    Rozlicz się przez internet. Dzięki usłudze Twój e-PIT szybko i łatwo rozliczysz swój PIT

    Okres rozliczeń rocznych PIT trwa do końca kwietnia. Dzięki usłudze Twój e-PIT udostępnionej przez Ministerstwo Finansów w e-Urzędzie Skarbowym (e-US) możesz szybko i wygodnie rozliczyć swój PIT. Zwłaszcza jeśli masz Profil Zaufany. Jeśli nie masz – założysz go od ręki.

    PIT 2024. Czy można rozliczyć podatki bez Profilu Zaufanego?

    Sezon rozliczeń podatkowych jest w pełni. Dzięki usłudze e-PIT dostępnej na stronie Ministerstwa Finansów, możesz  szybko rozliczyć swój PIT. Resort zaleca, aby z rozliczeniem nie zwlekać.

    Co można sobie odliczyć od podatku 2024? Z jakich ulg podatkowych można skorzystać w rozliczeniu PIT?

    Co można odliczyć z podatku PIT? Z jakich ulg podatkowych można skorzystać w rozliczeniu w 2024 roku?

    Kto może wyjechać do sanatorium z ZUS-em w 2024 roku? Jak uzyskać skierowanie? Ile trzeba czekać?

    Nie tylko Narodowy Fundusz Zdrowia kieruje do miejscowości uzdrowiskowych, ale także Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Z leczenia może skorzystać każdy ubezpieczony, który jest zagrożony utratą zdolności do pracy. Warunkiem jest jednak, by rehabilitacja poprawiła rokowania stanu zdrowia i przyczyniła się do powrotu do aktywności zawodowej.

    Limit pomocy de minimis dla MŚP 2024 - podwyżka od 1 maja

    Ministerstwo Finansów przygotowało projekt rozporządzenia, na podstawie którego MŚP nadal udzielana będzie pomoc de minimis w formie gwarancji BGK spłaty kredytu lub innego zobowiązania - napisał resort w OSR do projektu. Rozporządzenie wdroży w życie unijne przepisy wprowadzające nowy wyższy limit takiej pomocy dla jednego przedsiębiorstwa w ciągu 3 lat.

    REKLAMA