REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Czy faktura dostarczona klientowi pocztą elektroniczną jest dowodem księgowym

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Anna Welsyng
Anna Welsyng
Radca prawny i doradca podatkowy. Prowadzi swoją kancelarię w Warszawie, specjalizuje się w kompleksowej obsłudze podatkowo-księgowej firm i innych podatników. Autorka kilkuset publikacji o tematyce podatkowej.

REKLAMA

Czy faktura sprzedaży VAT dostarczona klientowi w formie elektronicznej w formacie PDF, przesłana e-mailem, jest pełnoprawnym dokumentem księgowym?


rada


Faktury generowane w formacie PDF, bez opatrzenia ich bezpiecznym podpisem elektronicznym, przesyłane za pośrednictwem poczty elektronicznej, nie mogą być traktowane jako prawidłowy dokument księgowy potwierdzający dokonanie transakcji. W ich przypadku nie są bowiem spełnione warunki wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej określone w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów.


uzasadnienie


Internet staje się obecnie coraz popularniejszym środkiem komunikacji. Wykorzystują go przedsiębiorcy w codziennych kontaktach z klientami. Ostatnio upowszechniła się praktyka wysyłania kontrahentom faktur pocztą elektroniczną. Odbiorca otrzymaną fakturę drukuje, a następnie wprowadza do swojej ewidencji. Takie postępowanie jest jednak niezgodne z przepisami, gdyż e-faktury muszą spełnić wymogi rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania tych faktur organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.


Z przepisów wynika, że forma elektroniczna wystawiania i przesyłania faktur jest dopuszczalna tylko wtedy, gdy wystawca uzyska uprzednio akceptację tej formy przez odbiorcę faktur. Ponadto musi zostać zagwarantowana autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści. Odbywa się to poprzez opatrzenie faktur bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, bądź poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI).


Faktury przesyłane pocztą elektroniczną, niespełniające powyższych warunków, nie są e-fakturami. Dlatego organy podatkowe uważają, że taka forma przekazania faktury odbiorcy nie pozwala uznać jej za prawidłowy dowód księgowy.


Tak uznał np. Naczelnik Pierwszego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie w postanowieniu z 16 października 2006 r., nr 1471/NUR2/443-294/06/ST, stwierdzając, że:

(...) samo wygenerowanie przez kontrahenta faktury w formacie PDF i przesłanie jej drogą e-mailową do Spółki nie będzie wystarczające, by potraktować taką fakturę za prawidłowy dokument potwierdzający dokonanie transakcji, bowiem muszą zostać spełnione odpowiednie warunki. (...)


Ten sam organ podatkowy w postanowieniu z 27 czerwca 2006 r., nr 1471/NTR1/443-129/06/AM, dodatkowo podkreślił:

(...) jeżeli (...) nie zostaną zachowane warunki określone w rozporządzeniu w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur, wówczas zastosowanie mają przepisy ww. § 21 ust. 1 i 2 i § 23 ust. 2 rozporządzenia w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, tj. określające zasady wystawiania i przechowywania faktur w postaci tradycyjnej (papierowej). (...)


Udowodnienie opisanych nieprawidłowości dotyczących sposobu wystawienia i przekazania faktury kontrahentowi jest jednak bardzo trudne, a czasem wręcz niemożliwe. Do momentu „przyznania się” podatnika do takich praktyk organ podatkowy jest bowiem bezsilny. Zwłaszcza gdy odbiorca wydrukuje fakturę niezwłocznie po jej otrzymaniu, usuwając równocześnie wiadomość z tym załącznikiem, a wystawca oprócz kopii faktury w formie papierowej dysponuje dowodami zakupu znaczków pocztowych i kopert.


Takim dowodem dostarczonym nieświadomie przez samego przedsiębiorcę może stać się zapis w umowie z kontrahentem bądź postanowienie zawarte w regulaminie świadczenia usług, wprost potwierdzające rezygnację z tradycyjnego sposobu wystawiania i przekazywania faktur przez ich wystawcę na rzecz drogi elektronicznej, jednak bez zachowania wymogów z rozporządzenia.


Trzeba pamiętać, że w skrajnych przypadkach organ podatkowy, który udowodni podatnikowi działanie niezgodne z prawem, może zakwestionować dokumentację firmy oraz dodatkowo nałożyć sankcje karne skarbowe przewidziane w art. 62 k.k.s.


PRZYKŁAD

Firma X zajmuje się sprzedażą domen internetowych. Klienci wybierając adres internetowy dla swojej strony www, wykupują roczny abonament, z opcją przedłużenia go na następny rok. W 2007 r. do regulaminu świadczenia usług wprowadzono zapis: „Klient upoważnia firmę X do wystawienia faktury VAT bez podpisu i wysłania e-mailem w formacie PDF”. Firma chciała w ten sposób wyeliminować koszty wysyłania faktur pocztą w formie papierowej. Przy średnim zysku z utrzymania jednej domeny rocznie na poziomie tylko 12 zł łączny koszt wysłania faktury pocztą w kwocie około 2 zł (znaczek, koperta, czas pracownika) stawał się znaczącą pozycją kosztową. Regulamin świadczenia usług był opublikowany na stronie www firmy X. Dzięki temu organy podatkowe uzyskały informację o przyjętej przez firmę X niezgodnej z przepisami formie przekazywania faktur klientom. Na tej podstawie zakwestionowały jej dokumentację podatkową. Kontrolę wszczęto również w stosunku do jej kontrahentów.


Podstawa prawna:
- § 3 i 4 rozporządzenia Ministra Finansów z 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur - Dz.U. Nr 133, poz. 1119


Anna Welsyng

radca prawny, doradca podatkowy

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Monitor Księgowego

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Wystawienie faktury VAT (ustrukturyzowanej) w KSeF może naruszać tajemnicę handlową lub zawodową

Czy wystawienie faktury ustrukturyzowanej może naruszać tajemnicę handlową lub zawodową? Na to pytanie odpowiada na prof. dr hab. Witold Modzelewski.

TSUE: Sąd ma ocenić, czy klauzula WIBOR szkodzi konsumentowi ale nie może oceniać samego wskaźnika

Sąd krajowy ma obowiązek dokonania oceny, czy warunek umowny dotyczący zmiennej stopy oprocentowania opartej o WIBOR, powoduje znaczącą nierównowagę ze szkodą dla konsumenta - oceniła Rzeczniczka Generalna TSUE w opinii opublikowanej 11 września 2025 r. (sprawa C‑471/24 - J.J. przeciwko PKO BP S.A.) Dodała, że ocena ta nie może jednak odnosić się do wskaźnika WIBOR jako takiego ani do metody jego ustalania.

Kiedy ZUS może przejąć wypłatę świadczeń od przedsiębiorcy? Konieczny wniosek od płatnika lub ubezpieczonego

Brak płynności finansowej płatnika składek, zatrudniającego powyżej 20 osób, może utrudniać mu regulowanie świadczeń na rzecz pracowników, takich jak zasiłek chorobowy, zasiłek macierzyński czy świadczenie rehabilitacyjne. ZUS może pomóc w takiej sytuacji i przejąć wypłatę świadczeń. Potrzebny jest jednak wniosek płatnika lub ubezpieczonego.

W 2026 roku 2,8 mln firm musi zmienić sposób fakturowania. Im szybciej się przygotują, tym większą przewagę zyskają nad konkurencją

W 2026 roku ponad 2,8 mln przedsiębiorstw w Polsce zostanie objętych obowiązkiem korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Dla wielu z nich będzie to największa zmiana technologiczna od czasu cyfryzacji JPK. Choć Ministerstwo Finansów zapowiada tę transformację jako krok ku nowoczesności, dla MŚP może oznaczać konieczność głębokiej reorganizacji sposobu działania. Eksperci radzą przedsiębiorcom: czas wdrożenia KSeF potraktujcie jako inwestycję.

REKLAMA

Środowisko testowe KSeF 2.0 (dot. API) od 30 września, Moduł Certyfikatów i Uprawnień do KSeF 2.0 od 1 listopada 2025 r. MF: API KSeF 1.0 nie jest kompatybilne z API KSeF 2.0

Ministerstwo Finansów poinformowało w komunikacie z 10 września 2025 r., że wprowadzone zostały nowe funkcjonalności wcześniej niedostępne w API KSeF1.0 (m.in. FA(3) z węzłem Zalacznik, tryby offline24 czy certyfikaty KSeF). W związku z wprowadzonymi zmianami konieczna jest integracja ze środowiskiem testowym KSeF 2.0., które zostanie udostępnione 30 września.

KSeF 2.0 już nadchodzi: Wszystko, co musisz wiedzieć o rewolucji w e-fakturowaniu

Już od 1 lutego 2026 r. w Polsce zacznie obowiązywać nowy, obligatoryjny KSeF 2.0. Ministerstwo Finansów ogłosiło, że wersja produkcyjna KSeF 1.0 zostaje „zamrożona” i nie będzie dalej rozwijana, a przedsiębiorcy muszą przygotować się do pełnej migracji. Ważne terminy nadchodzą szybko – środowisko testowe wystartuje 30 września 2025 r., a od 1 listopada ruszy Moduł Certyfikatów i Uprawnień. To oznacza prawdziwą rewolucję w e-fakturowaniu, której nie można przespać.

Te czynności w księgowości można wykonać automatycznie. Czy księgowi muszą się bać utraty pracy?

Automatyzacja procesów księgowych to kolejny krok w rozwoju tej branży. Dzięki możliwościom systemów, księgowi mogą pracować szybciej i wydajniej. Era ręcznego wprowadzania danych dobiega końca, a digitalizacja pracy biur rachunkowych i konieczność dostosowania oferty do potrzeb XXI wieku to konsekwencje cyfrowej rewolucji, której jesteśmy świadkami. Czy zmiany te niosą wyłącznie korzyści, czy również pewne zagrożenia?

4 mln zł zaległego podatku. Skarbówka wykryła nieprawidłowości: spółka zawyżyła koszty uzyskania przychodów o 186 mln zł

Firma musi zapłacić aż 4 mln zł zaległego podatku CIT. Funkcjonariusze podlaskiej skarbówki wykryli nieprawidłowości w stosowaniu cen transferowych przez jedną ze spółek.

REKLAMA

Wystawianie faktur w KSeF w 2026 roku. Wyjaśnienia Ministerstwa Finansów

Wydział Prasowy Biura Komunikacji i Promocji Ministerstwa Finansów przesłał 9 września br do naszej redakcji wyjaśnienia do artykułu "KSeF 2026. Jak dokumentować transakcje od 1 lutego? Prof. Modzelewski: Podstawą rozliczeń będzie dokument handlowy (nota obciążeniowa, faktura handlowa)" z prośbą o sprostowanie. Publikujemy poniżej w całości wyjaśnienia Ministerstwa.

Zmiany w ustawie o doradztwie podatkowym od 2026 roku: doprecyzowanie kompetencji i strój urzędowy doradców podatkowych, nowości w egzaminach

W dniu 9 września 2025 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy zmieniającej ustawę o doradztwie podatkowym oraz ustawę – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi. Przepisy dotyczące doradztwa podatkowego zostają dostosowane do współczesnych realiów prawnych, technologicznych i rynkowych. Nowe rozwiązania mają poprawić funkcjonowanie samorządu zawodowego doradców podatkowych.

REKLAMA