REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Czy faktura dostarczona klientowi pocztą elektroniczną jest dowodem księgowym

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Anna Welsyng
Anna Welsyng
Radca prawny i doradca podatkowy. Prowadzi swoją kancelarię w Warszawie, specjalizuje się w kompleksowej obsłudze podatkowo-księgowej firm i innych podatników. Autorka kilkuset publikacji o tematyce podatkowej.

REKLAMA

Czy faktura sprzedaży VAT dostarczona klientowi w formie elektronicznej w formacie PDF, przesłana e-mailem, jest pełnoprawnym dokumentem księgowym?


rada


Faktury generowane w formacie PDF, bez opatrzenia ich bezpiecznym podpisem elektronicznym, przesyłane za pośrednictwem poczty elektronicznej, nie mogą być traktowane jako prawidłowy dokument księgowy potwierdzający dokonanie transakcji. W ich przypadku nie są bowiem spełnione warunki wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej określone w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów.


uzasadnienie


Internet staje się obecnie coraz popularniejszym środkiem komunikacji. Wykorzystują go przedsiębiorcy w codziennych kontaktach z klientami. Ostatnio upowszechniła się praktyka wysyłania kontrahentom faktur pocztą elektroniczną. Odbiorca otrzymaną fakturę drukuje, a następnie wprowadza do swojej ewidencji. Takie postępowanie jest jednak niezgodne z przepisami, gdyż e-faktury muszą spełnić wymogi rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania tych faktur organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.


Z przepisów wynika, że forma elektroniczna wystawiania i przesyłania faktur jest dopuszczalna tylko wtedy, gdy wystawca uzyska uprzednio akceptację tej formy przez odbiorcę faktur. Ponadto musi zostać zagwarantowana autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści. Odbywa się to poprzez opatrzenie faktur bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, bądź poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI).


Faktury przesyłane pocztą elektroniczną, niespełniające powyższych warunków, nie są e-fakturami. Dlatego organy podatkowe uważają, że taka forma przekazania faktury odbiorcy nie pozwala uznać jej za prawidłowy dowód księgowy.


Tak uznał np. Naczelnik Pierwszego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie w postanowieniu z 16 października 2006 r., nr 1471/NUR2/443-294/06/ST, stwierdzając, że:

(...) samo wygenerowanie przez kontrahenta faktury w formacie PDF i przesłanie jej drogą e-mailową do Spółki nie będzie wystarczające, by potraktować taką fakturę za prawidłowy dokument potwierdzający dokonanie transakcji, bowiem muszą zostać spełnione odpowiednie warunki. (...)


Ten sam organ podatkowy w postanowieniu z 27 czerwca 2006 r., nr 1471/NTR1/443-129/06/AM, dodatkowo podkreślił:

(...) jeżeli (...) nie zostaną zachowane warunki określone w rozporządzeniu w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur, wówczas zastosowanie mają przepisy ww. § 21 ust. 1 i 2 i § 23 ust. 2 rozporządzenia w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, tj. określające zasady wystawiania i przechowywania faktur w postaci tradycyjnej (papierowej). (...)


Udowodnienie opisanych nieprawidłowości dotyczących sposobu wystawienia i przekazania faktury kontrahentowi jest jednak bardzo trudne, a czasem wręcz niemożliwe. Do momentu „przyznania się” podatnika do takich praktyk organ podatkowy jest bowiem bezsilny. Zwłaszcza gdy odbiorca wydrukuje fakturę niezwłocznie po jej otrzymaniu, usuwając równocześnie wiadomość z tym załącznikiem, a wystawca oprócz kopii faktury w formie papierowej dysponuje dowodami zakupu znaczków pocztowych i kopert.


Takim dowodem dostarczonym nieświadomie przez samego przedsiębiorcę może stać się zapis w umowie z kontrahentem bądź postanowienie zawarte w regulaminie świadczenia usług, wprost potwierdzające rezygnację z tradycyjnego sposobu wystawiania i przekazywania faktur przez ich wystawcę na rzecz drogi elektronicznej, jednak bez zachowania wymogów z rozporządzenia.


Trzeba pamiętać, że w skrajnych przypadkach organ podatkowy, który udowodni podatnikowi działanie niezgodne z prawem, może zakwestionować dokumentację firmy oraz dodatkowo nałożyć sankcje karne skarbowe przewidziane w art. 62 k.k.s.


PRZYKŁAD

Firma X zajmuje się sprzedażą domen internetowych. Klienci wybierając adres internetowy dla swojej strony www, wykupują roczny abonament, z opcją przedłużenia go na następny rok. W 2007 r. do regulaminu świadczenia usług wprowadzono zapis: „Klient upoważnia firmę X do wystawienia faktury VAT bez podpisu i wysłania e-mailem w formacie PDF”. Firma chciała w ten sposób wyeliminować koszty wysyłania faktur pocztą w formie papierowej. Przy średnim zysku z utrzymania jednej domeny rocznie na poziomie tylko 12 zł łączny koszt wysłania faktury pocztą w kwocie około 2 zł (znaczek, koperta, czas pracownika) stawał się znaczącą pozycją kosztową. Regulamin świadczenia usług był opublikowany na stronie www firmy X. Dzięki temu organy podatkowe uzyskały informację o przyjętej przez firmę X niezgodnej z przepisami formie przekazywania faktur klientom. Na tej podstawie zakwestionowały jej dokumentację podatkową. Kontrolę wszczęto również w stosunku do jej kontrahentów.


Podstawa prawna:
- § 3 i 4 rozporządzenia Ministra Finansów z 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur - Dz.U. Nr 133, poz. 1119


Anna Welsyng

radca prawny, doradca podatkowy

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Monitor Księgowego

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Najczęstsze błędy w zarządzaniu finansami firmowymi: co możesz zmienić nawet od jutra

Wielu przedsiębiorców zaczyna swoją działalność z pasją i determinacją, szybko zdobywając pierwszych klientów. Jednak po kilku miesiącach pojawia się rozczarowanie: są przychody, ale brakuje gotówki. To nie przypadek – to efekt powtarzalnych błędów w zarządzaniu finansami, które można wyeliminować, jeśli tylko się je rozpozna i zrozumie.

Decyzja RPP w sprawie stóp procentowych

Rada Polityki Pieniężnej obniżyła w środę stopy procentowe o 25 pkt. bazowych; stopa referencyjna wyniesie 4,5 proc. w skali rocznej. To czwarta obniżka stóp procentowych w tym roku.

Umowy o dzieło mniej popularne. ZUS pokazał statystyki

Umowy o dzieło w Polsce pozostają domeną krótkich zleceń – aż 28 proc. trwa jeden dzień, a najwięcej wykonawców tych umów to osoby w wieku 30–39 lat. Dane ZUS za pierwsze półrocze wskazują na rosnący udział sektorów kreatywnych, takich jak informacja i komunikacja.

Reeksport po nieudanej dostawie – jak prawidłowo postąpić?

Eksport towarów poza Unię Europejską jest procesem wieloetapowym i wymaga zarówno sprawnej logistyki, jak i poprawnego dopełnienia obowiązków celnych oraz podatkowych. Pomimo starannego przygotowania, czasami zdarzają się sytuacje, w których kontrakt handlowy nie zostaje zrealizowany – odbiorca w kraju trzecim z różnych powodów nie przyjmuje przesyłki. W rezultacie towar wraca na teren Unii, co rodzi szereg pytań: jak ująć taki zwrot w dokumentacji? czy trzeba korygować rozliczenia podatkowe? jak ponownie wysłać towar zgodnie z przepisami?

REKLAMA

Księgowość influencerów i twórców internetowych. Rozliczanie: barterów, donejtów, kosztów. Kiedy trzeba zarejestrować działalność?

Jak rozliczać nowoczesne źródła dochodu i jakie wyzwania stoją przed księgowymi obsługującymi branżę kreatywną? Influencerzy i twórcy internetowi przestali być ciekawostką świata popkultury, a stali się pełnoprawnymi przedsiębiorcami. Generują znaczące przychody z reklam, współpracy z markami, sprzedaży własnych produktów czy kursów online. Obsługa księgowa tej specyficznej branży stawia przed biurami rachunkowymi nowe wyzwania. Nietypowe źródła przychodów, różnorodne formy rozliczeń, a także niejednoznaczne interpretacje podatkowe to tylko część tematów, z którymi mierzą się księgowi influencerów. Jak poprawnie rozliczać tę branżę? Na co zwrócić uwagę, by nie narazić klienta na błędy podatkowe?

KSeF w jednostkach budżetowych – wyzwania i szanse. Wywiad z dr Małgorzatą Rzeszutek

Jak wdrożenie KSeF wpłynie na funkcjonowanie jednostek sektora finansów publicznych? Jakie zagrożenia i korzyści niesie cyfrowa rewolucja w fakturowaniu? O tym rozmawiamy z dr Małgorzatą Rzeszutek, doradcą podatkowym i specjalistką w zakresie prawa podatkowego.

Pieniądze dla dziecka: Ile razy można dać bez podatku? Jest jeden kluczowy warunek przy darowiznach

Pieniądze dziecku bez podatku można przekazać wielokrotnie, gdyż nie jest istotne ile razy, ale trzeba uważać, aby po przekroczeniu limitu kwoty wolnej od podatku od darowizn dokonać niezbędnych formalności urzędowych. Sprawdź, jakie aktualnie obowiązują kwoty wolne od podatku.

Skuteczna windykacja: 5 mitów – dlaczego nie warto w nie wierzyć. Terminy przedawnienia roszczeń (branża TSL)

Wśród polskich przedsiębiorców, w tym także w branży TSL (transport, spedycja i logistyka) temat windykacji należności powraca jak bumerang. Z jednej strony przedsiębiorcy zmagają się z chronicznymi zatorami płatniczymi, z drugiej – wciąż krążą liczne stereotypy, które sprawiają, że wiele firm reaguje zbyt późno albo unika działań windykacyjnych. W efekcie przedsiębiorcy narażają się na utratę płynności finansowej i problemy z dalszym rozwojem.

REKLAMA

Podatek od nieruchomości - stawki maksymalne w 2026 roku. 1,25 zł za 1 m2 mieszkania lub domu, 35,53 zł za 1 m2 biura, magazynu, sklepu

Stawki maksymalne podatku od nieruchomości będą w 2026 roku wyższe o ok. 4,5% od obowiązujących w 2025 roku. Przykładowo stawka maksymalna podatku od budynków mieszkalnych i samych mieszkań wyniesie w 2026 roku 1,25 zł od 1 m2 powierzchni użytkowej, a od budynków (także mieszkalnych) używanych do prowadzenia działalności gospodarczej: 35,53 zł za 1 m2 powierzchni użytkowej. Faktyczne stawki podatku od nieruchomości na dany rok ustalają rady gmin w formie uchwały ale stawki te nie mogą być wyższe od maksymalnych stawek określonych przez Ministra Finansów i Gospodarki.

Limit poniżej 10 000 zł - najczęściej zadawane pytania o KSeF

Czy przedsiębiorca z obrotami poniżej 10 tys. zł miesięcznie musi korzystać z KSeF? Jak długo można jeszcze wystawiać faktury papierowe? Ministerstwo Finansów wyjaśnia szczegóły nowych zasad, które wejdą w życie od lutego 2026 roku.

REKLAMA