REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Czy faktura dostarczona klientowi pocztą elektroniczną jest dowodem księgowym

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Anna Welsyng
Anna Welsyng
Radca prawny i doradca podatkowy. Prowadzi swoją kancelarię w Warszawie, specjalizuje się w kompleksowej obsłudze podatkowo-księgowej firm i innych podatników. Autorka kilkuset publikacji o tematyce podatkowej.

REKLAMA

Czy faktura sprzedaży VAT dostarczona klientowi w formie elektronicznej w formacie PDF, przesłana e-mailem, jest pełnoprawnym dokumentem księgowym?


rada


Faktury generowane w formacie PDF, bez opatrzenia ich bezpiecznym podpisem elektronicznym, przesyłane za pośrednictwem poczty elektronicznej, nie mogą być traktowane jako prawidłowy dokument księgowy potwierdzający dokonanie transakcji. W ich przypadku nie są bowiem spełnione warunki wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej określone w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów.


uzasadnienie


Internet staje się obecnie coraz popularniejszym środkiem komunikacji. Wykorzystują go przedsiębiorcy w codziennych kontaktach z klientami. Ostatnio upowszechniła się praktyka wysyłania kontrahentom faktur pocztą elektroniczną. Odbiorca otrzymaną fakturę drukuje, a następnie wprowadza do swojej ewidencji. Takie postępowanie jest jednak niezgodne z przepisami, gdyż e-faktury muszą spełnić wymogi rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania tych faktur organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.


Z przepisów wynika, że forma elektroniczna wystawiania i przesyłania faktur jest dopuszczalna tylko wtedy, gdy wystawca uzyska uprzednio akceptację tej formy przez odbiorcę faktur. Ponadto musi zostać zagwarantowana autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści. Odbywa się to poprzez opatrzenie faktur bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, bądź poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI).


Faktury przesyłane pocztą elektroniczną, niespełniające powyższych warunków, nie są e-fakturami. Dlatego organy podatkowe uważają, że taka forma przekazania faktury odbiorcy nie pozwala uznać jej za prawidłowy dowód księgowy.


Tak uznał np. Naczelnik Pierwszego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie w postanowieniu z 16 października 2006 r., nr 1471/NUR2/443-294/06/ST, stwierdzając, że:

(...) samo wygenerowanie przez kontrahenta faktury w formacie PDF i przesłanie jej drogą e-mailową do Spółki nie będzie wystarczające, by potraktować taką fakturę za prawidłowy dokument potwierdzający dokonanie transakcji, bowiem muszą zostać spełnione odpowiednie warunki. (...)


Ten sam organ podatkowy w postanowieniu z 27 czerwca 2006 r., nr 1471/NTR1/443-129/06/AM, dodatkowo podkreślił:

(...) jeżeli (...) nie zostaną zachowane warunki określone w rozporządzeniu w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur, wówczas zastosowanie mają przepisy ww. § 21 ust. 1 i 2 i § 23 ust. 2 rozporządzenia w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, tj. określające zasady wystawiania i przechowywania faktur w postaci tradycyjnej (papierowej). (...)


Udowodnienie opisanych nieprawidłowości dotyczących sposobu wystawienia i przekazania faktury kontrahentowi jest jednak bardzo trudne, a czasem wręcz niemożliwe. Do momentu „przyznania się” podatnika do takich praktyk organ podatkowy jest bowiem bezsilny. Zwłaszcza gdy odbiorca wydrukuje fakturę niezwłocznie po jej otrzymaniu, usuwając równocześnie wiadomość z tym załącznikiem, a wystawca oprócz kopii faktury w formie papierowej dysponuje dowodami zakupu znaczków pocztowych i kopert.


Takim dowodem dostarczonym nieświadomie przez samego przedsiębiorcę może stać się zapis w umowie z kontrahentem bądź postanowienie zawarte w regulaminie świadczenia usług, wprost potwierdzające rezygnację z tradycyjnego sposobu wystawiania i przekazywania faktur przez ich wystawcę na rzecz drogi elektronicznej, jednak bez zachowania wymogów z rozporządzenia.


Trzeba pamiętać, że w skrajnych przypadkach organ podatkowy, który udowodni podatnikowi działanie niezgodne z prawem, może zakwestionować dokumentację firmy oraz dodatkowo nałożyć sankcje karne skarbowe przewidziane w art. 62 k.k.s.


PRZYKŁAD

Firma X zajmuje się sprzedażą domen internetowych. Klienci wybierając adres internetowy dla swojej strony www, wykupują roczny abonament, z opcją przedłużenia go na następny rok. W 2007 r. do regulaminu świadczenia usług wprowadzono zapis: „Klient upoważnia firmę X do wystawienia faktury VAT bez podpisu i wysłania e-mailem w formacie PDF”. Firma chciała w ten sposób wyeliminować koszty wysyłania faktur pocztą w formie papierowej. Przy średnim zysku z utrzymania jednej domeny rocznie na poziomie tylko 12 zł łączny koszt wysłania faktury pocztą w kwocie około 2 zł (znaczek, koperta, czas pracownika) stawał się znaczącą pozycją kosztową. Regulamin świadczenia usług był opublikowany na stronie www firmy X. Dzięki temu organy podatkowe uzyskały informację o przyjętej przez firmę X niezgodnej z przepisami formie przekazywania faktur klientom. Na tej podstawie zakwestionowały jej dokumentację podatkową. Kontrolę wszczęto również w stosunku do jej kontrahentów.


Podstawa prawna:
- § 3 i 4 rozporządzenia Ministra Finansów z 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur - Dz.U. Nr 133, poz. 1119


Anna Welsyng

radca prawny, doradca podatkowy

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Monitor Księgowego

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Obowiązkowy KSeF 2026: Prof. W. Modzelewski: Dlaczego trzeba wywrócić do góry nogami obecny system fakturowania? Sprzeczności w kolejnej wersji nowelizacji ustawy o VAT

Obecny system fakturowania w bólach rodził się przed trzydziestu laty – dlaczego teraz trzeba go wywrócić do góry nogami, wprowadzając obowiązkowy model KSeF? Pyta prof. dr hab. Witold Modzelewski. I jednocześnie zauważa, że po uważnej lekturze kolejnej wersji przepisów dot. obowiązkowego KSeF, można dojść do wniosku, że oczywiste sprzeczności w nich zawarte uniemożliwiają ich legalne zastosowanie.

Obowiązki podatkowe pracowników transgranicznych - zasady, terminy, reguła 183 dni, rezydencja podatkowa

W dobie rosnącej mobilności zawodowej coraz więcej osób podejmuje zatrudnienie poza granicami swojego kraju. W niniejszym artykule omawiamy kluczowe zagadnienia dotyczące obowiązków podatkowych pracowników transgranicznych, którzy zdecydowali się podjąć zatrudnienie w Polsce.

Jaka inflacja w Polsce w 2025, 2026 i 2027 roku - prognozy NBP

Inflacja CPI w Polsce z 50-proc. prawdopodobieństwem ukształtuje się w 2025 r. w przedziale 3,5-4,4 proc., w 2026 r. w przedziale 1,7-4,5 proc., a w 2027 r. w przedziale 0,9-3,8 proc. - tak wynika z najnowszej projekcji Departamentu Analiz Ekonomicznych NBP z lipca 2025 r. Projekcja ta uwzględnia dane dostępne do 9 czerwca br.

Podatek od prezentu ślubnego - kiedy trzeba zapłacić. Prawo rozróżnia 3 kategorie darczyńców i 3 limity wartości darowizn

Dla nowożeńców – prezent, dla Urzędu Skarbowego – podstawa opodatkowania. Fiskus przewidział dla darowizn konkretne przepisy prawa podatkowego i lepiej je znać, zanim wpędzimy się w kłopoty, zostawiając grube rysy na pięknych ślubnych wspomnieniach. Szczególnie kłopotliwa może być gotówka. Monika Piątkowska, doradca podatkowy w e-pity.pl i fillup.pl tłumaczy, co zrobić z weselnymi kopertami i kosztownymi podarunkami.

REKLAMA

Stopy procentowe NBP 2025: w lipcu obniżka o 0,25 pkt proc.

Rada Polityki Pieniężnej na posiedzeniu w dniach 1-2 lipca 2025 r. postanowiła obniżyć wszystkie stopy procentowe NBP o 0,25 punktu procentowego. Stopa referencyjna wynosić będzie od 3 lipca 2025 r. 5,00 proc. - poinformował w komunikacie Narodowy Bank Polski. Decyzja RPP była zaskoczeniem dla większości analityków finansowych i ekonomistów, którzy oczekiwali braku zmian w lipcu.

Jak legalnie wypłacić pieniądze ze spółki z o.o. Zasady i skutki podatkowe. Adwokat wyjaśnia wszystkie najważniejsze sposoby

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością to popularna forma prowadzenia biznesu w Polsce, ceniona za ograniczenie ryzyka osobistego wspólników. Niesie ona jednak ze sobą szczególną cechę – tzw. podwójne opodatkowanie zysków. Oznacza to, że najpierw sama spółka płaci podatek CIT od swojego dochodu (9% lub 19%), a następnie, gdy zysk jest wypłacany wspólnikom, wspólnik musi zapłacić podatek dochodowy PIT od otrzymanych środków. Dla wielu początkujących przedsiębiorców jest to duże zaskoczenie, ponieważ w jednoosobowej działalności gospodarczej można swobodnie dysponować zyskiem i płaci się podatek tylko raz. W spółce z o.o. majątek spółki jest odrębny od majątku prywatnego właścicieli, więc każda wypłata pieniędzy ze spółki na rzecz wspólnika lub członka zarządu musi mieć podstawę prawną. Poniżej przedstawiamy wszystkie legalne metody „wyjęcia” środków ze spółki z o.o., wraz z krótkim omówieniem zasad ich stosowania oraz konsekwencji podatkowych i ewentualnych ryzyk.

Odpowiedzialność członków zarządu za długi i niezapłacone podatki spółki z o.o. Kiedy powstaje i jakie są sankcje? Jak ograniczyć ryzyko?

W świadomości wielu przedsiębiorców panuje przekonanie, że założenie spółki z o.o. jest swoistym „bezpiecznikiem” – że prowadząc działalność w tej formie, nie odpowiadają oni osobiście za zobowiązania. I rzeczywiście – to spółka, jako osoba prawna, ponosi odpowiedzialność za swoje długi. Jednak ta zasada ma wyjątki. Najważniejszym z nich jest art. 299 Kodeksu spółek handlowych (k.s.h.), który otwiera drogę do pociągnięcia członków zarządu do odpowiedzialności osobistej za zobowiązania spółki.

Zakładanie spółki z o.o. w 2025 roku. Adwokat radzi jak to zrobić krok po kroku i bez błędów

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością pozostaje jednym z najczęściej wybieranych modeli prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. W 2025 roku proces rejestracji jest w pełni cyfrowy, a pozorne uproszczenie procedury sprawia, że wielu przedsiębiorców zakłada spółki „od ręki”, nie przewidując potencjalnych konsekwencji. Niestety, błędy popełnione na starcie mogą skutkować realnymi problemami organizacyjnymi, podatkowymi i prawnymi, które ujawniają się dopiero po miesiącach – lub latach.

REKLAMA

Faktury ustrukturyzowanej nie da się obiektywnie (w sensie prawnym) użyć ani udostępnić poza KSeF. Co zatem będzie przedmiotem opisu i dekretacji jako dowód księgowy?

Nie da się w sensie prawnym „użyć faktury ustrukturyzowanej poza KSeF” oraz jej „udostępnić” w innej formie niż poprzez bezpośredni dostęp do KSeF – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Obowiązkowy KSeF 2026: Ministerstwo Finansów publikuje harmonogram, dokumentację API KSeF 2.0 oraz strukturę logiczną FA(3)

W dniu 30 czerwca 2025 r. Ministerstwo Finansów opublikowało szczegółową dokumentację techniczną w zakresie implementacji Krajowego Systemu e-Faktur z narzędziami wspierającymi integrację. Od dziś firmy oraz dostawcy oprogramowania do wystawiania faktur mogą rozpocząć przygotowania do wdrożenia systemu w środowisku testowym. Materiały są dostępne pod adresem: ksef.podatki.gov.pl/ksef-na-okres-obligatoryjny/wsparcie-dla-integratorow. W przypadku pytań w zakresie udostępnionej dokumentacji API KSeF 2.0 Ministerstwo Finansów prosi o kontakt za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego: ksef.podatki.gov.pl/formularz.

REKLAMA