REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Czy faktura dostarczona klientowi pocztą elektroniczną jest dowodem księgowym

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Anna Welsyng
Anna Welsyng
Radca prawny i doradca podatkowy. Prowadzi swoją kancelarię w Warszawie, specjalizuje się w kompleksowej obsłudze podatkowo-księgowej firm i innych podatników. Autorka kilkuset publikacji o tematyce podatkowej.

REKLAMA

Czy faktura sprzedaży VAT dostarczona klientowi w formie elektronicznej w formacie PDF, przesłana e-mailem, jest pełnoprawnym dokumentem księgowym?


rada


Faktury generowane w formacie PDF, bez opatrzenia ich bezpiecznym podpisem elektronicznym, przesyłane za pośrednictwem poczty elektronicznej, nie mogą być traktowane jako prawidłowy dokument księgowy potwierdzający dokonanie transakcji. W ich przypadku nie są bowiem spełnione warunki wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej określone w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów.


uzasadnienie


Internet staje się obecnie coraz popularniejszym środkiem komunikacji. Wykorzystują go przedsiębiorcy w codziennych kontaktach z klientami. Ostatnio upowszechniła się praktyka wysyłania kontrahentom faktur pocztą elektroniczną. Odbiorca otrzymaną fakturę drukuje, a następnie wprowadza do swojej ewidencji. Takie postępowanie jest jednak niezgodne z przepisami, gdyż e-faktury muszą spełnić wymogi rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania tych faktur organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.


Z przepisów wynika, że forma elektroniczna wystawiania i przesyłania faktur jest dopuszczalna tylko wtedy, gdy wystawca uzyska uprzednio akceptację tej formy przez odbiorcę faktur. Ponadto musi zostać zagwarantowana autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści. Odbywa się to poprzez opatrzenie faktur bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, bądź poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI).


Faktury przesyłane pocztą elektroniczną, niespełniające powyższych warunków, nie są e-fakturami. Dlatego organy podatkowe uważają, że taka forma przekazania faktury odbiorcy nie pozwala uznać jej za prawidłowy dowód księgowy.


Tak uznał np. Naczelnik Pierwszego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie w postanowieniu z 16 października 2006 r., nr 1471/NUR2/443-294/06/ST, stwierdzając, że:

(...) samo wygenerowanie przez kontrahenta faktury w formacie PDF i przesłanie jej drogą e-mailową do Spółki nie będzie wystarczające, by potraktować taką fakturę za prawidłowy dokument potwierdzający dokonanie transakcji, bowiem muszą zostać spełnione odpowiednie warunki. (...)


Ten sam organ podatkowy w postanowieniu z 27 czerwca 2006 r., nr 1471/NTR1/443-129/06/AM, dodatkowo podkreślił:

(...) jeżeli (...) nie zostaną zachowane warunki określone w rozporządzeniu w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur, wówczas zastosowanie mają przepisy ww. § 21 ust. 1 i 2 i § 23 ust. 2 rozporządzenia w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, tj. określające zasady wystawiania i przechowywania faktur w postaci tradycyjnej (papierowej). (...)


Udowodnienie opisanych nieprawidłowości dotyczących sposobu wystawienia i przekazania faktury kontrahentowi jest jednak bardzo trudne, a czasem wręcz niemożliwe. Do momentu „przyznania się” podatnika do takich praktyk organ podatkowy jest bowiem bezsilny. Zwłaszcza gdy odbiorca wydrukuje fakturę niezwłocznie po jej otrzymaniu, usuwając równocześnie wiadomość z tym załącznikiem, a wystawca oprócz kopii faktury w formie papierowej dysponuje dowodami zakupu znaczków pocztowych i kopert.


Takim dowodem dostarczonym nieświadomie przez samego przedsiębiorcę może stać się zapis w umowie z kontrahentem bądź postanowienie zawarte w regulaminie świadczenia usług, wprost potwierdzające rezygnację z tradycyjnego sposobu wystawiania i przekazywania faktur przez ich wystawcę na rzecz drogi elektronicznej, jednak bez zachowania wymogów z rozporządzenia.


Trzeba pamiętać, że w skrajnych przypadkach organ podatkowy, który udowodni podatnikowi działanie niezgodne z prawem, może zakwestionować dokumentację firmy oraz dodatkowo nałożyć sankcje karne skarbowe przewidziane w art. 62 k.k.s.


PRZYKŁAD

Firma X zajmuje się sprzedażą domen internetowych. Klienci wybierając adres internetowy dla swojej strony www, wykupują roczny abonament, z opcją przedłużenia go na następny rok. W 2007 r. do regulaminu świadczenia usług wprowadzono zapis: „Klient upoważnia firmę X do wystawienia faktury VAT bez podpisu i wysłania e-mailem w formacie PDF”. Firma chciała w ten sposób wyeliminować koszty wysyłania faktur pocztą w formie papierowej. Przy średnim zysku z utrzymania jednej domeny rocznie na poziomie tylko 12 zł łączny koszt wysłania faktury pocztą w kwocie około 2 zł (znaczek, koperta, czas pracownika) stawał się znaczącą pozycją kosztową. Regulamin świadczenia usług był opublikowany na stronie www firmy X. Dzięki temu organy podatkowe uzyskały informację o przyjętej przez firmę X niezgodnej z przepisami formie przekazywania faktur klientom. Na tej podstawie zakwestionowały jej dokumentację podatkową. Kontrolę wszczęto również w stosunku do jej kontrahentów.


Podstawa prawna:
- § 3 i 4 rozporządzenia Ministra Finansów z 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur - Dz.U. Nr 133, poz. 1119


Anna Welsyng

radca prawny, doradca podatkowy

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Monitor Księgowego

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Załączniki w KSeF tylko dla wybranych? Nowa funkcja może wykluczyć małych przedsiębiorców

Nowa funkcja w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) pozwala na dodawanie załączników do faktur, ale wyłącznie w ściśle określonej formie i po wcześniejszym zgłoszeniu. Eksperci ostrzegają, że rozwiązanie dostępne będzie głównie dla dużych firm, a mali przedsiębiorcy mogą zostać z dodatkowymi obowiązkami i bez realnej możliwości skorzystania z tej opcji.

Kontrola podatkowa - fiskus ma 98% skuteczności. Adwokat radzi jak się przygotować i ograniczyć ryzyko kary

Choć liczba kontroli podatkowych w Polsce od 2023 roku spada, ich skuteczność jest wyższa niż kiedykolwiek. W 2024 roku aż 98,1% kontroli podatkowych oraz 94% kontroli celno-skarbowych zakończyło się wykryciem nieprawidłowości. Urzędy skarbowe, dzięki wykorzystaniu narzędzi analitycznych takich jak STIR, JPK czy big data, trafnie typują podmioty do weryfikacji, skupiając się na firmach obecnych na rynku i rzeczywiście dostępnych dla egzekucji zobowiązań. W efekcie kontrola może spotkać każdego podatnika, który nieświadomie popełnił błąd lub padł ofiarą nieuczciwego kontrahenta.

Rewolucja w podatkach i inwestycjach! Sejm przegłosował pakiet deregulacyjny – VAT do 240 tys. zł, łatwiejszy dostęp do kapitału dla MŚP

Sejm uchwalił przełomowy pakiet ustaw deregulacyjnych. Wyższy limit zwolnienia z VAT (do 240 tys. zł), tańszy dostęp do kapitału dla małych firm, koniec obowiązkowego pośrednictwa inwestycyjnego przy ofertach do 1 mln euro i uproszczenia w kontrolach celno-skarbowych – wszystko to z myślą o przedsiębiorcach i podatnikach. Sprawdź, co się zmienia od 2026 roku!

Sejm zdecydował. Fundamentalna zmiana w ustawie o podatku od spadków i darowizn

Sejm uchwalił właśnie nowelizację ustawy o podatku od spadków i darowizn. Celem nowych regulacji jest ograniczenie obowiązków biurokratycznych m.in. przy sprzedaży rzeczy uzyskanych w drodze spadku.

REKLAMA

Fiskus przegrał przez własny błąd. Podatnik uniknął 84 tys. zł podatku, bo urzędnicy nie znali terminu przedawnienia

Fundacja wygrała przed WSA w Gliwicach spór o 84 tys. zł podatku, bo fiskus nie zdążył przed upływem terminu przedawnienia. Kontrola trwała ponad 5 lat, a urzędnicy nie przestrzegali procedur. Sprawa pokazuje, że przepisy podatkowe działają w obie strony – także na korzyść podatnika.

W 2026 r. wdrożenie obowiązkowego KSeF - czy pamiętamy o VIDA? Czym jest VIDA i jakie zmiany wprowadza?

W 2026 roku wdrożymy w końcu w Polsce Krajowy System e-Faktur (KSeF) w wersji obowiązkowej. Prace nad KSeF trwają od wielu lat. Na początku tych prac Polska była w awangardzie państw unijnych pod względem e-fakturowania, wyprzedzaliśmy rozmachem i pomysłem inne państwa, jedni z pierwszych wnioskowaliśmy w 2021 r. o pozwolenie na obowiązkowy KSeF dla wszystkich podatników i transakcji. Administracja utknęła jednak w realizacji swojego pomysłu, reszta jest historią. W międzyczasie pojawiły się nowe, niezwykle istotne okoliczności, a więc VIDA (VAT in the Digital Age). Pojawia się zatem fundamentalne pytanie: czy obecne wdrożenie KSeF nie powinno już dziś uwzględniać przyszłych wymogów VIDA?

Minister finansów zapowiada nowy podatek: W kogo uderzy?

Ministerstwo Finansów pracuje nad podatkiem dotyczącym odsetek od rezerwy obowiązkowej utrzymywanej przez banki w Narodowym Banku Polskim - poinformował minister finansów Andrzej Domański. Dodał, że przychody do budżetu w 2026 r. z tego tytułu mogłyby sięgnąć 1,5-2 mld zł.

Zwrot VAT: Tylko organ I instancji może przedłużyć termin – przełomowy wyrok WSA

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi orzekł, że termin zwrotu VAT może zostać przedłużony wyłącznie przez organ I instancji i tylko w trakcie trwającego postępowania. Przedłużenie nie jest dopuszczalne po uchyleniu decyzji i przekazaniu sprawy do ponownego rozpatrzenia.

REKLAMA

Prowizja w kryptowalutach bez podatku – do chwili wymiany? Ważny wyrok WSA

Rynek kryptowalut wciąż działa w cieniu nie zawsze jednoznacznych regulacji podatkowych. Zdarza się, że firmy technologiczne muszą podejmować decyzje biznesowe bez jasnych odpowiedzi na pytania o moment powstania przychodu, zasady wyceny aktywów czy klasyfikację źródeł dochodu. Wiele osób sądzi, że rozporządzenie MICA kompleksowo reguluje cały rynek kryptoaktywów, podczas gdy w rzeczywistości nie dotyczy kwestii podatkowych. Wydawałoby się, że postępująca legislacja europejska rozwiązuje obecnie więcej problemów niż dotychczas, ale niestety nadal jeszcze pozostają pewne niejasne strefy. Jednym z takich obszarów jest rozliczanie prowizji pobieranych w kryptowalutach, szczególnie gdy nie towarzyszy im bezpośrednia płatność. Właśnie ten problem trafił pod ocenę Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (WSA) w Gdańsku.

Obowiązkowy KSeF: podatnicy zwolnieni z VAT nie będą chcieli faktur ustrukturyzowanych?

Podatnicy zwolnieni od VAT nie będą zainteresowani ”udostępnianiem” im w KSeF faktur ustrukturyzowanych – pisze profesor Witold Modzelewski. I wyjaśnia dlaczego.

REKLAMA