Sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych (Rb-27S) oraz wydatków budżetowych (Rb-28S) sporządza się jako sprawozdanie miesięczne za grudzień (w zakresie planu i wykonania) oraz za rok (w pełnym zakresie). W związku z tym, że w pewnych okolicznościach mogą nastąpić różnice w wartościach wykazanych w sprawozdaniu jednostkowym i zbiorczym, powstaje następujący problem: niewątpliwie w ewidencji księgowej należy ująć sprawozdanie roczne, ale co zrobić ze sprawozdaniem miesięcznym, jeżeli:- jest ono prawidłowe - czy zaznaczyć jedynie, iż zostało ono złożone?- jest ono nieprawidłowe - czy należy je wówczas skorygować, do stanu ze sprawozdania rocznego, i również zaznaczyć informację o złożeniu i jego, i korekty?
Sprawozdania budżetowe sporządzane są na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Sporządzając sprawozdania budżetowe należy pamiętać o podstawowych zasadach:
• sprawozdania jednostkowe sporządzane są na podstawie ksiąg rachunkowych i kwoty wykazane w sprawozdaniu powinny wykazywać zgodność z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej;
• sprawozdania zbiorcze sporządza się na podstawie sprawozdań jednostkowych jednostek im podległych oraz sprawozdania jednostkowego jednostki samorządu terytorialnego jako jednostki budżetowej i jako organu.
Z Państwa pytania wynika, że ewidencja prowadzona jest na podstawie sprawozdań. Nasuwa się pytanie, na podstawie czego sporządzane są sprawozdania.
Zaznaczono, że w pewnych okolicznościach mogą nastąpić różnice w wartościach wykazanych w sprawozdaniu jednostkowym i zbiorczym, nie wiem z czego miałyby one wynikać. Bo skoro w miesięcznych mamy plan po zmianach na 31 grudnia, to taki sam powinien być również w sprawozdaniu rocznym w przypadku wykonania: albo wydatek został poniesiony, albo nie. A jeżeli wystąpiła pomyłka w trakcie sporządzania sprawozdania, to należy sporządzić korektę.
Jak wynika z cytowanego rozporządzenia w przypadku ujawnienia nieprawidłowości, powinny one zostać usunięte przez kierownika jednostki sporządzającej sprawozdanie jednostkowe przed włączeniem danych do sprawozdań zbiorczych. Natomiast w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości po złożeniu sprawozdań jednostkowych i zbiorczych należy również sporządzić korekty sprawozdań. Zarządy jednostek samorządu terytorialnego przekazują je w ciągu 5 dni od dnia stwierdzenia nieprawidłowości do regionalnych izb obrachunkowych.
Należy pamiętać, że wykazanie w sprawozdaniach danych niezgodnych z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych.
