REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

KSeF. Rewolucja w fakturach już niebawem [kompendium]

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Kancelaria Mentzen
Doradztwo podatkowe, prawne oraz księgowość
ksef kompendium
ksef kompendium
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur ma zapewnić bezpieczeństwo i ułatwić rozliczenia. Zmiana jest rewolucyjna, przedsiębiorcy muszą się przygotować.
rozwiń >

KSeF – od kiedy?

Z systemu KSeF teoretycznie można korzystać już od 1 stycznia 2022 r. Jednak Rada Unii Europejskiej wyraziła zgodę na elektroniczne fakturowanie od 1 stycznia 2024 r.

REKLAMA

W Krajowym Systemie e-Faktur będzie można wystawić fakturę ustrukturyzowaną, która posiadać będzie numer identyfikujący. Jest ona wystawiana i otrzymywana przy użyciu KSeF w postaci elektronicznej zgodnie ze wzorem dokumentu elektronicznego. Dokument ten (wyłącznie w formacie xml) jest zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury, która opublikowana jest w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP.  W miejscu tym mamy możliwość „wizualizacji” faktury za pomocą np. PDF, ale to NIE będzie faktura. Podsumowując plik xml nie będzie równał się fakturze.

Co to jest KSeF? Jakie zastosowania?

KSeF to system teleinformatyczny Ministerstwa Finansów który służy do:

  • wystawiania,
  • otrzymywania,
  • przechowywania faktur ustrukturyzowanych,
  • dostępu do faktur ustrukturyzowanych
  • nadawania fakturom ustrukturyzowanym numeru identyfikującego

O czym informuje KSeF?

  • dacie i czasie wystawienia faktury ustrukturyzowanej, a także o numerze identyfikującym fakturę ustrukturyzowaną przydzielonym w systemie oraz dacie i czasie jego przydzielenia,
  • dacie i czasie odrzucenia faktury, w przypadku jej niezgodności ze wzorem faktury ustrukturyzowanej,
  • braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej, w przypadku niedostępności KSeF.

Dzięki KSeF możemy także uwierzytelniać wystawione faktury oraz nadawać uprawnienia, odbierać je i dokonywać zmian dotyczących uprawnień do korzystania z systemu.

Jak wystawić faktury ustrukturyzowane?

Można będzie wystawiać je bezpośrednio przy użyciu komercyjnych programów finansowo-księgowych posiadanych przez podatnika. Faktury te będą przesyłane do KSeF przez API, czyli interfejs programowania aplikacji. Innymi słowy, to zestaw reguł umożliwiających przesyłanie danych między aplikacjami. Ministerstwo Finansów ma udostępnić także bezpłatne narzędzia, dzięki którym każdy będzie miał możliwość wystawienia faktury ustrukturyzowanej.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Czy obecnie można korzystać z KSeF?

REKLAMA

Do 2024 wymagana jest zgoda kontrahenta. W momencie, gdy odbiorca faktury ustrukturyzowanej nie wyrazi zgody na jej otrzymanie przy użyciu KSeF, sprzedawca, czyli wystawca, może wystawić fakturę w systemie. Jednak przekazać ją musi odbiorcy w inny, dogodny dla odbiorcy sposób, tzn. mailem lub w formie papierowej. Co do zasady taka faktura spełnia wszystkie warunki faktury ustrukturyzowanej, ponieważ posiada jej cechy.

Jeżeli odbiorca wyrazi zgodę na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych i faktura została wystawiona w Krajowym Systemie e-Faktur, nie ma przeciwskazań, aby wystawca dodatkowo po uprzednim przesłaniu faktury do KSeF przekazał klientowi dokument np. w formacie pdf.

KSeF – weryfikacja faktur

Przed przyjęciem dokument poddany zostanie walidacji, która będzie obejmować poprawność techniczną danego pliku. System zweryfikuje, czy dane są kompletne oraz czy wszystkie pola zostały wypełnione. Po poprawnej walidacji faktura otrzyma numer identyfikujący ją w KSeF z nadaną datą i godziną jej przetworzenia przez Krajowy System e-Faktur. W przypadku nieprawidłowej walidacji tj., kiedy wystąpią błędy na fakturze, system ten odrzuci dokument i nie zostanie on uznany za wystawiony. Taki dokument nie otrzyma numeru identyfikującego. Przedsiębiorca będzie musiał wystawić fakturę ponownie – jeżeli dane będą poprawne dokument będzie miał nadany numer identyfikujący fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur

Jakich dokumentów nie można wystawić przez KSeF?

  • Duplikaty faktur;
  • Noty korygujące;
  • Faktury wystawiane przy użyciu kasy rejestrującej;
  • Faktury niezgodne ze wzorem faktury ustrukturyzowanej np. dokumenty bez NIP nabywcy, które są traktowane jak faktura;
  • Faktury VAT RR i faktury pro forma;
  • Faktury ustrukturyzowane w zamówieniach publicznych (PEF).

Faktury ustrukturyzowane będą przechowywane w Krajowy System e-Faktur 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Plusem jest to, że podatnicy, którzy wystawiać będą faktury ustrukturyzowane nie muszą już przesyłać na prośbę urzędów skarbowych plików JPK_FA. Nie wolno poprawiać faktur w systemie KSeF, można je jedynie skorygować poprzez fakturę korygującą. Dokument ten musi zawierać numer referencyjny KSeF faktury korygowanej.

Wystawianie faktur a KSeF. Podmiot upoważniony

System wymaga uwierzytelnienia i prosi o autoryzację danej osoby w systemie. Po przejściu tego etapu przedsiębiorca będzie mógł wystawiać, przeglądać i otrzymywać faktury ustrukturyzowane. Poza przedsiębiorcą z systemu może korzystać podmiot upoważniony przez tego przedsiębiorcę. Podatnik może nadać uprawnienia do korzystania z KSeF dla biura rachunkowego lub podanej osoby fizycznej.

Kto posiada uprawnienia w KSeF?

Uprawnienia nadaje podatnik, czyli sprzedawca. Przedsiębiorca może nadać dostęp osobie fizycznej i podmiotowi upoważnionemu przez podatnika w celu nadawania uprawnień.

E-faktury uwierzytelnia się poprzez:

  • Profil Zaufany;
  • Podpis kwalifikowany;
  • Elektroniczną pieczęć kwalifikowana, tylko dla podmiotów niebędących osobami fizycznymi.

Numer identyfikacji który zostanie nadany fakturze w KSeF przechowywać będzie musiał podatnik. Nie ma obowiązku umieszczania numeru KSeF na fakturze poza fakturą korygującą. Data wprowadzenia faktury do systemu będzie jednocześnie jej datą wystawienia. Bez znaczenia będzie data wystawienia wskazana w pliku xml. Data „wprowadzenia” będzie równoznaczna z datą odebrania faktury przez nabywcę.

Faktury zakupowe będzie można pobrać z systemu, a następnie zobaczyć wizualizację jej treści i zweryfikować pod względem merytorycznym.

Jakie są zalety KSeF?

REKLAMA

Podatnik nie zgubi już faktury, ponieważ będzie ona cały czas w systemie, w każdym momencie będzie dostępny wgląd do dokumentacji, przedsiębiorca będzie mógł zaoszczędzić z uwagi na brak konieczności drukowania faktur, odejdzie obowiązek archiwizacji, ponieważ będzie on spoczywał na Ministerstwie. Urzędy skarbowe będą miały zdecydowanie bardziej uproszczony proces przeprowadzania czynności kontrolnych. Ważnym dla przedsiębiorców faktem będzie także skrócenie terminu zwrotu VAT z 60 do 40 dni (do kwoty 3000 zł).

Ale czy tylko zalety ma ten system? Nie wszystkie dokumenty będą mogły zostać wystawione przez KSeF, następuje ryzyko nieuiszczenia zapłaty za fakturę oraz niewystawienia dokumentu z uwagi na błędy i niezaakceptowanie przez system, co rodzić będzie odpowiedzialność karno-skarbową.

Wioletta Rudewicz, Kancelaria Mentzen

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Źródło zewnętrzne

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Jak uzyskać dofinansowanie z urzędu pracy do zatrudnienia pracownika - zasady w 2025 roku

Zatrudnienie pracownika przeważnie wiążę się z dużymi kosztami. Trudno się dziwić, że przedsiębiorcy szukają oszczędności i szukają rozwiązań, aby móc zapłacić jak najmniej. Istnieją różne formy wsparcia przedsiębiorców, np. dofinansowanie na zatrudnienie pracownika z Urzędu Pracy. Jak wygląda proces ubiegania się o takie dofinansowanie? Poniżej opiszę kilka możliwych dofinansowań, o które może się starać przedsiębiorca.

KSeF już za rogiem. Tysiące firm nieprzygotowanych – cyfrowe wykluczenie może kosztować fortunę

Cyfrowy obowiązek, który może zaskoczyć wielu przedsiębiorców – od 2026 r. e-fakturowanie stanie się przymusem. Problem? Rząd uznał, że „wykluczenie cyfrowe” dotyczy wyłącznie najmniejszych firm. W praktyce zagrożeni są także starsi przedsiębiorcy, mikrofirmy bez dostępu do IT, a nawet ci, którzy nie mają stabilnego internetu. Brak przygotowania oznacza paraliż działalności, karne odsetki i utratę klientów. Czas ucieka – a system nie wybacza błędów.

ZUS: Przedsiębiorcy z niepełnosprawnościami z niższą roczną składką zdrowotną. Trzeba spełnić 4 warunki

Przedsiębiorcy, którzy mają orzeczenie o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności mogą korzystać z ulgi i obniżyć roczną składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Krzysztof Cieszyński, Regionalny Rzecznik Prasowy województwa pomorskiego wyjaśnia jakie warunki trzeba spełnić, by skorzystać z tej ulgi.

Prawa autorskie do treści biznesowych publikowanych w social mediach. Kiedy można legalnie wykorzystać zdjęcie lub wideo? Co każda firma wiedzieć powinna

W erze cyfrowej, gdzie granice między komunikacją osobistą a firmową coraz bardziej się zacierają, prawa autorskie w social mediach stają się kluczową kwestią dla każdego biznesu. Generowanie własności intelektualnej przestało być domeną wyłącznie branż kreatywnych — dziś dotyczy praktycznie każdej firmy, która promuje swoje produkty lub usługi w internecie.

REKLAMA

Zwierzęta w firmie a koszty uzyskania przychodu. Jak argumentować przed urzędem skarbowym? Interpretacje fiskusa: pies, akwarium i inne przypadki

Czy pies w firmie może być kosztem uzyskania przychodu? A akwarium – elementem budującym wizerunek? Coraz więcej przedsiębiorców zadaje sobie te pytania, zwłaszcza w czasach, gdy granica między przestrzenią zawodową a prywatną bywa płynna. Praktyka i interpretacje podatkowe pokazują, że... to zależy.

Będzie likwidacja JPK VAT? Prof. Modzelewski: nieoficjalnie mówi się o redukcji obowiązków

Od samego początku (można sprawdzić) byłem krytykiem wprowadzenia powszechnych „jotpeków”, czyli zmuszania ogółu podatników do systematycznego wysyłania urzędom skarbowym ich ewidencji podatkowych. Po co zaśmiecać archiwa tych organów bilionami zbędnych informacji, do których nigdy nie sięgnie i nie można ich racjonalnie zinterpretować?

Księgowi nie spodziewają się w najbliższej przyszłości wielkich rewolucji w wynagrodzeniu i systemie swojej pracy

Co księgowi naprawdę myślą o kondycji swojej branży? Ukazał się pierwszy w Polsce barometr nastrojów księgowych. Jak oceniają oni miniony rok, czego oczekują po 2025. Odpowiedzi badanych księgowych pokazują prawdziwy obraz branży.

Zasada wielokrotności opodatkowania wyrobów akcyzowych w przypadku wtórnego obowiązku podatkowego a zmiana podatkowego przeznaczenia wyrobu akcyzowego

Istotnym problemem prawnym i praktycznym jest możliwość wielokrotnego opodatkowania tego samego wyrobu akcyzowego na etapie wtórnego obowiązku podatkowego (zwanego również obowiązkiem podatkowym drugiego stopnia.) – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

REKLAMA

Ulga na ekspansje a koszty marketingowe – jak szeroki jest katalog wydatków?

Niedawna interpretacja podatkowa (sygn. 0111-KDIB2-1.4010.66.2025.2.ED) dla producenta opakowań z tworzyw sztucznych rozstrzyga tę kwestię, wskazując, które wydatki targowe i promocyjne podlegają odliczeniu, a które - mimo argumentacji podatnika - pozostają poza zakresem ulgi. Organ zastosował ścisłą wykładnię językową, potwierdzając kwalifikowalność jedynie części ponoszonych przez przedsiębiorców kosztów.

KSeF 2026: Pożegnanie z papierowymi fakturami. Jak przygotować się na rewolucję w rozliczeniach VAT i uniknąć kar i problemów z fiskusem [branża TSL]

Niecały rok dzieli podatników VAT (w tym branżę transportową) od księgowej rewolucji. Ministerstwo Finansów potwierdziło w komunikacie z kwietnia 2025 r., że początek 2026 roku to ostateczny termin wejścia w życie Krajowego Systemu e-Faktur dla większości przedsiębiorców. Oznacza to, że już niedługo sektor TSL, zdominowany przez rozliczenia papierowe, musi stać się cyfrowy. To wyzwanie zwłaszcza dla spedycji, które rozliczają się z wieloma podmiotami równocześnie. Jak przygotować się do wdrożenia KSeF, by uniknąć problemów i kar?

REKLAMA