REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

KSeF. Rewolucja w fakturach już niebawem [kompendium]

Kancelaria Mentzen
Doradztwo podatkowe, prawne oraz księgowość
ksef kompendium
ksef kompendium
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur ma zapewnić bezpieczeństwo i ułatwić rozliczenia. Zmiana jest rewolucyjna, przedsiębiorcy muszą się przygotować.
rozwiń >

KSeF – od kiedy?

Z systemu KSeF teoretycznie można korzystać już od 1 stycznia 2022 r. Jednak Rada Unii Europejskiej wyraziła zgodę na elektroniczne fakturowanie od 1 stycznia 2024 r.

REKLAMA

Autopromocja

W Krajowym Systemie e-Faktur będzie można wystawić fakturę ustrukturyzowaną, która posiadać będzie numer identyfikujący. Jest ona wystawiana i otrzymywana przy użyciu KSeF w postaci elektronicznej zgodnie ze wzorem dokumentu elektronicznego. Dokument ten (wyłącznie w formacie xml) jest zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury, która opublikowana jest w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP.  W miejscu tym mamy możliwość „wizualizacji” faktury za pomocą np. PDF, ale to NIE będzie faktura. Podsumowując plik xml nie będzie równał się fakturze.

Co to jest KSeF? Jakie zastosowania?

KSeF to system teleinformatyczny Ministerstwa Finansów który służy do:

  • wystawiania,
  • otrzymywania,
  • przechowywania faktur ustrukturyzowanych,
  • dostępu do faktur ustrukturyzowanych
  • nadawania fakturom ustrukturyzowanym numeru identyfikującego

O czym informuje KSeF?

  • dacie i czasie wystawienia faktury ustrukturyzowanej, a także o numerze identyfikującym fakturę ustrukturyzowaną przydzielonym w systemie oraz dacie i czasie jego przydzielenia,
  • dacie i czasie odrzucenia faktury, w przypadku jej niezgodności ze wzorem faktury ustrukturyzowanej,
  • braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej, w przypadku niedostępności KSeF.

Dzięki KSeF możemy także uwierzytelniać wystawione faktury oraz nadawać uprawnienia, odbierać je i dokonywać zmian dotyczących uprawnień do korzystania z systemu.

Jak wystawić faktury ustrukturyzowane?

Można będzie wystawiać je bezpośrednio przy użyciu komercyjnych programów finansowo-księgowych posiadanych przez podatnika. Faktury te będą przesyłane do KSeF przez API, czyli interfejs programowania aplikacji. Innymi słowy, to zestaw reguł umożliwiających przesyłanie danych między aplikacjami. Ministerstwo Finansów ma udostępnić także bezpłatne narzędzia, dzięki którym każdy będzie miał możliwość wystawienia faktury ustrukturyzowanej.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Czy obecnie można korzystać z KSeF?

Do 2024 wymagana jest zgoda kontrahenta. W momencie, gdy odbiorca faktury ustrukturyzowanej nie wyrazi zgody na jej otrzymanie przy użyciu KSeF, sprzedawca, czyli wystawca, może wystawić fakturę w systemie. Jednak przekazać ją musi odbiorcy w inny, dogodny dla odbiorcy sposób, tzn. mailem lub w formie papierowej. Co do zasady taka faktura spełnia wszystkie warunki faktury ustrukturyzowanej, ponieważ posiada jej cechy.

Jeżeli odbiorca wyrazi zgodę na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych i faktura została wystawiona w Krajowym Systemie e-Faktur, nie ma przeciwskazań, aby wystawca dodatkowo po uprzednim przesłaniu faktury do KSeF przekazał klientowi dokument np. w formacie pdf.

KSeF – weryfikacja faktur

Przed przyjęciem dokument poddany zostanie walidacji, która będzie obejmować poprawność techniczną danego pliku. System zweryfikuje, czy dane są kompletne oraz czy wszystkie pola zostały wypełnione. Po poprawnej walidacji faktura otrzyma numer identyfikujący ją w KSeF z nadaną datą i godziną jej przetworzenia przez Krajowy System e-Faktur. W przypadku nieprawidłowej walidacji tj., kiedy wystąpią błędy na fakturze, system ten odrzuci dokument i nie zostanie on uznany za wystawiony. Taki dokument nie otrzyma numeru identyfikującego. Przedsiębiorca będzie musiał wystawić fakturę ponownie – jeżeli dane będą poprawne dokument będzie miał nadany numer identyfikujący fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur

Jakich dokumentów nie można wystawić przez KSeF?

  • Duplikaty faktur;
  • Noty korygujące;
  • Faktury wystawiane przy użyciu kasy rejestrującej;
  • Faktury niezgodne ze wzorem faktury ustrukturyzowanej np. dokumenty bez NIP nabywcy, które są traktowane jak faktura;
  • Faktury VAT RR i faktury pro forma;
  • Faktury ustrukturyzowane w zamówieniach publicznych (PEF).

Faktury ustrukturyzowane będą przechowywane w Krajowy System e-Faktur 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Plusem jest to, że podatnicy, którzy wystawiać będą faktury ustrukturyzowane nie muszą już przesyłać na prośbę urzędów skarbowych plików JPK_FA. Nie wolno poprawiać faktur w systemie KSeF, można je jedynie skorygować poprzez fakturę korygującą. Dokument ten musi zawierać numer referencyjny KSeF faktury korygowanej.

Wystawianie faktur a KSeF. Podmiot upoważniony

System wymaga uwierzytelnienia i prosi o autoryzację danej osoby w systemie. Po przejściu tego etapu przedsiębiorca będzie mógł wystawiać, przeglądać i otrzymywać faktury ustrukturyzowane. Poza przedsiębiorcą z systemu może korzystać podmiot upoważniony przez tego przedsiębiorcę. Podatnik może nadać uprawnienia do korzystania z KSeF dla biura rachunkowego lub podanej osoby fizycznej.

Kto posiada uprawnienia w KSeF?

Uprawnienia nadaje podatnik, czyli sprzedawca. Przedsiębiorca może nadać dostęp osobie fizycznej i podmiotowi upoważnionemu przez podatnika w celu nadawania uprawnień.

E-faktury uwierzytelnia się poprzez:

  • Profil Zaufany;
  • Podpis kwalifikowany;
  • Elektroniczną pieczęć kwalifikowana, tylko dla podmiotów niebędących osobami fizycznymi.

Numer identyfikacji który zostanie nadany fakturze w KSeF przechowywać będzie musiał podatnik. Nie ma obowiązku umieszczania numeru KSeF na fakturze poza fakturą korygującą. Data wprowadzenia faktury do systemu będzie jednocześnie jej datą wystawienia. Bez znaczenia będzie data wystawienia wskazana w pliku xml. Data „wprowadzenia” będzie równoznaczna z datą odebrania faktury przez nabywcę.

Faktury zakupowe będzie można pobrać z systemu, a następnie zobaczyć wizualizację jej treści i zweryfikować pod względem merytorycznym.

Jakie są zalety KSeF?

REKLAMA

Podatnik nie zgubi już faktury, ponieważ będzie ona cały czas w systemie, w każdym momencie będzie dostępny wgląd do dokumentacji, przedsiębiorca będzie mógł zaoszczędzić z uwagi na brak konieczności drukowania faktur, odejdzie obowiązek archiwizacji, ponieważ będzie on spoczywał na Ministerstwie. Urzędy skarbowe będą miały zdecydowanie bardziej uproszczony proces przeprowadzania czynności kontrolnych. Ważnym dla przedsiębiorców faktem będzie także skrócenie terminu zwrotu VAT z 60 do 40 dni (do kwoty 3000 zł).

Ale czy tylko zalety ma ten system? Nie wszystkie dokumenty będą mogły zostać wystawione przez KSeF, następuje ryzyko nieuiszczenia zapłaty za fakturę oraz niewystawienia dokumentu z uwagi na błędy i niezaakceptowanie przez system, co rodzić będzie odpowiedzialność karno-skarbową.

Wioletta Rudewicz, Kancelaria Mentzen

Źródło: Źródło zewnętrzne

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Ceny energii elektrycznej dla firm w 2025 roku. Aktualna sytuacja i prognozy

W 2025 roku polski rynek energii elektrycznej dla firm stoi przed szeregiem wyzwań i możliwości. Zrozumienie obecnej sytuacji cenowej oraz dostępnych form dofinansowania, zwłaszcza w kontekście inwestycji w fotowoltaikę, jest kluczowe dla przedsiębiorstw planujących optymalizację kosztów energetycznych.

Program do rozliczeń rocznych PIT

Rozlicz deklaracje roczne z programem polecanym przez tysiące firm i księgowych. Zawiera wszystkie typy deklaracji PIT, komplet załączników oraz formularzy NIP.

ETS 2: Na czym polega nowy system handlu emisjami w UE. Założenia, harmonogram i skutki wdrożenia. Czy jest szansa na rezygnację z ETS 2?

Unijny system handlu uprawnieniami do emisji (EU ETS) odgrywa kluczową rolę w polityce klimatycznej UE, jednak jego rozszerzenie na nowe sektory gospodarki w ramach ETS 2 budzi kontrowersje. W artykule przedstawione zostały założenia systemu ETS 2, jego harmonogram wdrożenia oraz potencjalne skutki ekonomiczne i społeczne. Przeanalizowano również możliwości opóźnienia lub rezygnacji z wdrożenia ETS 2 w kontekście polityki klimatycznej oraz nacisków gospodarczych i społecznych.

Samotny rodzic, ulga podatkowa i 800+. Komu skarbówka pozwoli skorzystać, a kto zostanie z niczym?

Ulga prorodzinna to temat, który każdego roku podczas rozliczeń PIT budzi wiele emocji, zwłaszcza wśród rozwiedzionych lub żyjących w separacji rodziców. Czy opieka naprzemienna oznacza równe prawa do ulgi? Czy ten rodzaj opieki daje możliwość rozliczenia PIT jako samotny rodzic? Ministerstwo Finansów rozwiewa wątpliwości.

REKLAMA

Rozliczenie podatkowe 2025: Logowanie do Twój e-PIT. Dane autoryzujące, bankowość elektroniczna, Profil Zaufany, mObywatel, e-Dowód

W ramach usługi Twój e-PIT przygotowanej przez Ministerstwo Finansów i Krajową Administrację Skarbową w 2025 roku, można złożyć elektronicznie zeznania podatkowe: PIT-28, PIT-36, PIT-36L, PIT-37 i PIT-38 a także oświadczenie PIT-OP i informację PIT-DZ. Czas na to rozliczenie jest do 30 kwietnia 2025 r. Najpierw jednak trzeba się zalogować do e-US (e-Urząd Skarbowy - urzadskarbowy.gov.pl). Jak to zrobić?

Księgowy, biuro rachunkowe czy samodzielna księgowość? Jeden błąd może kosztować Cię fortunę!

Prowadzenie księgowości to obowiązek każdego przedsiębiorcy, ale sposób jego realizacji zależy od wielu czynników. Zatrudnienie księgowego, współpraca z biurem rachunkowym czy samodzielne rozliczenia – każda opcja ma swoje plusy i minusy. Źle dobrane rozwiązanie może prowadzić do kosztownych błędów, kar i niepotrzebnego stresu. Sprawdź, komu najlepiej powierzyć finanse swojej firmy i uniknij pułapek, które mogą Cię słono kosztować!

Czym są przychody pasywne, wykluczające z Estońskiego CIT? Sądy odpowiadają niejednoznacznie

Przychody pasywne w Estońskim CIT. Czy w przypadku gdy firma informatyczna sprzedaje prawa do gier jako licencje, są to przychody pasywne, wykluczające z Estońskiego CIT? Na pytanie, czy limit do 50% przychodów z wierzytelności dla podatników na Estońskim CIT powinien być liczony z uwzględnieniem zbywania własnych wierzytelności w ramach faktoringu, sądy odpowiadają niejednoznacznie.

Dość biurokratycznych absurdów! 14 kluczowych zmian, które uwolnią firmy od zbędnych ograniczeń

Mikro, małe i średnie firmy od lat duszą się pod ciężarem skomplikowanych przepisów i biurokratycznych wymagań. Rzecznik MŚP, Agnieszka Majewska, przekazała premierowi Donaldowi Tuskowi listę 14 postulatów, które mogą zrewolucjonizować prowadzenie działalności gospodarczej w Polsce. Uproszczenia podatkowe, ograniczenie kontroli, mniej biurokracji i szybsze procedury inwestycyjne – te zmiany mogą zdecydować o przyszłości setek tysięcy przedsiębiorstw. Czy rząd odpowie na ten apel?

REKLAMA

Odliczenie w PIT zakupu smartfona, smartwatcha i tabletu jest możliwe. Kto ma takie prawo? [Ulga rehabilitacyjna 2025]

Wydatki poniesione przez podatnika z orzeczoną niepełnosprawnością na zakup telefonu komórkowego (smartfona), smartwatcha i tabletu oraz oprogramowania i baterii do tych urządzeń (a także na naprawy tych urządzeń), można uznać za wydatki, podlegające odliczeniu w ramach ulgi rehabilitacyjnej określonej w art. 26 ust. 1 pkt 6 w zw. z art. 26 ust. 7a pkt 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Podstawowym warunkiem tego odliczenia jest to, by te urządzenia ułatwiały wykonywanie czynności życiowych, stosownie do potrzeb wynikających z niepełnosprawności. Takie jest stanowisko Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej zaprezentowane np. w interpretacji indywidualnej z 19 listopada 2024 r.

Twój e-PIT już jest! Jak szybko rozliczyć PIT i otrzymać zwrot podatku?

Usługa Twój e-PIT ruszyła 15 lutego 2025 roku rusza. To najprostszy sposób na szybkie i wygodne rozliczenie podatku PIT za 2024 rok. Sprawdź, jakie nowości wprowadzono w tym roku i jak złożyć zeznanie w kilka kliknięć, by nie czekać na zwrot podatku!

REKLAMA