REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

KSeF. Rewolucja w fakturach już niebawem [kompendium]

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Kancelaria Mentzen
Doradztwo podatkowe, prawne oraz księgowość
ksef kompendium
ksef kompendium
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur ma zapewnić bezpieczeństwo i ułatwić rozliczenia. Zmiana jest rewolucyjna, przedsiębiorcy muszą się przygotować.
rozwiń >

KSeF – od kiedy?

Z systemu KSeF teoretycznie można korzystać już od 1 stycznia 2022 r. Jednak Rada Unii Europejskiej wyraziła zgodę na elektroniczne fakturowanie od 1 stycznia 2024 r.

REKLAMA

Autopromocja

W Krajowym Systemie e-Faktur będzie można wystawić fakturę ustrukturyzowaną, która posiadać będzie numer identyfikujący. Jest ona wystawiana i otrzymywana przy użyciu KSeF w postaci elektronicznej zgodnie ze wzorem dokumentu elektronicznego. Dokument ten (wyłącznie w formacie xml) jest zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury, która opublikowana jest w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP.  W miejscu tym mamy możliwość „wizualizacji” faktury za pomocą np. PDF, ale to NIE będzie faktura. Podsumowując plik xml nie będzie równał się fakturze.

Co to jest KSeF? Jakie zastosowania?

KSeF to system teleinformatyczny Ministerstwa Finansów który służy do:

  • wystawiania,
  • otrzymywania,
  • przechowywania faktur ustrukturyzowanych,
  • dostępu do faktur ustrukturyzowanych
  • nadawania fakturom ustrukturyzowanym numeru identyfikującego

O czym informuje KSeF?

  • dacie i czasie wystawienia faktury ustrukturyzowanej, a także o numerze identyfikującym fakturę ustrukturyzowaną przydzielonym w systemie oraz dacie i czasie jego przydzielenia,
  • dacie i czasie odrzucenia faktury, w przypadku jej niezgodności ze wzorem faktury ustrukturyzowanej,
  • braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej, w przypadku niedostępności KSeF.

Dzięki KSeF możemy także uwierzytelniać wystawione faktury oraz nadawać uprawnienia, odbierać je i dokonywać zmian dotyczących uprawnień do korzystania z systemu.

Jak wystawić faktury ustrukturyzowane?

Można będzie wystawiać je bezpośrednio przy użyciu komercyjnych programów finansowo-księgowych posiadanych przez podatnika. Faktury te będą przesyłane do KSeF przez API, czyli interfejs programowania aplikacji. Innymi słowy, to zestaw reguł umożliwiających przesyłanie danych między aplikacjami. Ministerstwo Finansów ma udostępnić także bezpłatne narzędzia, dzięki którym każdy będzie miał możliwość wystawienia faktury ustrukturyzowanej.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Czy obecnie można korzystać z KSeF?

REKLAMA

Do 2024 wymagana jest zgoda kontrahenta. W momencie, gdy odbiorca faktury ustrukturyzowanej nie wyrazi zgody na jej otrzymanie przy użyciu KSeF, sprzedawca, czyli wystawca, może wystawić fakturę w systemie. Jednak przekazać ją musi odbiorcy w inny, dogodny dla odbiorcy sposób, tzn. mailem lub w formie papierowej. Co do zasady taka faktura spełnia wszystkie warunki faktury ustrukturyzowanej, ponieważ posiada jej cechy.

Jeżeli odbiorca wyrazi zgodę na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych i faktura została wystawiona w Krajowym Systemie e-Faktur, nie ma przeciwskazań, aby wystawca dodatkowo po uprzednim przesłaniu faktury do KSeF przekazał klientowi dokument np. w formacie pdf.

KSeF – weryfikacja faktur

Przed przyjęciem dokument poddany zostanie walidacji, która będzie obejmować poprawność techniczną danego pliku. System zweryfikuje, czy dane są kompletne oraz czy wszystkie pola zostały wypełnione. Po poprawnej walidacji faktura otrzyma numer identyfikujący ją w KSeF z nadaną datą i godziną jej przetworzenia przez Krajowy System e-Faktur. W przypadku nieprawidłowej walidacji tj., kiedy wystąpią błędy na fakturze, system ten odrzuci dokument i nie zostanie on uznany za wystawiony. Taki dokument nie otrzyma numeru identyfikującego. Przedsiębiorca będzie musiał wystawić fakturę ponownie – jeżeli dane będą poprawne dokument będzie miał nadany numer identyfikujący fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur

Jakich dokumentów nie można wystawić przez KSeF?

  • Duplikaty faktur;
  • Noty korygujące;
  • Faktury wystawiane przy użyciu kasy rejestrującej;
  • Faktury niezgodne ze wzorem faktury ustrukturyzowanej np. dokumenty bez NIP nabywcy, które są traktowane jak faktura;
  • Faktury VAT RR i faktury pro forma;
  • Faktury ustrukturyzowane w zamówieniach publicznych (PEF).

Faktury ustrukturyzowane będą przechowywane w Krajowy System e-Faktur 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Plusem jest to, że podatnicy, którzy wystawiać będą faktury ustrukturyzowane nie muszą już przesyłać na prośbę urzędów skarbowych plików JPK_FA. Nie wolno poprawiać faktur w systemie KSeF, można je jedynie skorygować poprzez fakturę korygującą. Dokument ten musi zawierać numer referencyjny KSeF faktury korygowanej.

Wystawianie faktur a KSeF. Podmiot upoważniony

System wymaga uwierzytelnienia i prosi o autoryzację danej osoby w systemie. Po przejściu tego etapu przedsiębiorca będzie mógł wystawiać, przeglądać i otrzymywać faktury ustrukturyzowane. Poza przedsiębiorcą z systemu może korzystać podmiot upoważniony przez tego przedsiębiorcę. Podatnik może nadać uprawnienia do korzystania z KSeF dla biura rachunkowego lub podanej osoby fizycznej.

Kto posiada uprawnienia w KSeF?

Uprawnienia nadaje podatnik, czyli sprzedawca. Przedsiębiorca może nadać dostęp osobie fizycznej i podmiotowi upoważnionemu przez podatnika w celu nadawania uprawnień.

E-faktury uwierzytelnia się poprzez:

  • Profil Zaufany;
  • Podpis kwalifikowany;
  • Elektroniczną pieczęć kwalifikowana, tylko dla podmiotów niebędących osobami fizycznymi.

Numer identyfikacji który zostanie nadany fakturze w KSeF przechowywać będzie musiał podatnik. Nie ma obowiązku umieszczania numeru KSeF na fakturze poza fakturą korygującą. Data wprowadzenia faktury do systemu będzie jednocześnie jej datą wystawienia. Bez znaczenia będzie data wystawienia wskazana w pliku xml. Data „wprowadzenia” będzie równoznaczna z datą odebrania faktury przez nabywcę.

Faktury zakupowe będzie można pobrać z systemu, a następnie zobaczyć wizualizację jej treści i zweryfikować pod względem merytorycznym.

Jakie są zalety KSeF?

REKLAMA

Podatnik nie zgubi już faktury, ponieważ będzie ona cały czas w systemie, w każdym momencie będzie dostępny wgląd do dokumentacji, przedsiębiorca będzie mógł zaoszczędzić z uwagi na brak konieczności drukowania faktur, odejdzie obowiązek archiwizacji, ponieważ będzie on spoczywał na Ministerstwie. Urzędy skarbowe będą miały zdecydowanie bardziej uproszczony proces przeprowadzania czynności kontrolnych. Ważnym dla przedsiębiorców faktem będzie także skrócenie terminu zwrotu VAT z 60 do 40 dni (do kwoty 3000 zł).

Ale czy tylko zalety ma ten system? Nie wszystkie dokumenty będą mogły zostać wystawione przez KSeF, następuje ryzyko nieuiszczenia zapłaty za fakturę oraz niewystawienia dokumentu z uwagi na błędy i niezaakceptowanie przez system, co rodzić będzie odpowiedzialność karno-skarbową.

Wioletta Rudewicz, Kancelaria Mentzen

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Źródło zewnętrzne

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Koniec z bieganiem po zaświadczenia! Rewolucyjne zmiany w podatku od spadków i darowizn, dotyczące zaświadczeń z urzędu skarbowego oraz rozliczeń rent prywatnych

Koniec z obowiązkiem przedstawiania zaświadczeń z urzędu skarbowego przy sprzedaży majątku otrzymanego od najbliższej rodziny! Nowelizacja ustawy o podatku od spadków i darowizn upraszcza formalności i rozliczenia rent prywatnych. Sprawdź, co dokładnie się zmienia i kiedy nowe przepisy wchodzą w życie.

2 mln zł zamiast 1 mln! Rząd luzuje zasady w podatku PIT – to przełom dla przedsiębiorców, którzy korzystają z rozliczenia kasowego

Rząd szykuje istotną zmianę w podatku dochodowym – limit przychodów uprawniający do kasowego PIT ma wzrosnąć z 1 mln do 2 mln zł. To ogromna ulga dla tysięcy firm, które dzięki nowym przepisom poprawią swoją płynność finansową i uproszczą rozliczenia z fiskusem.

Wystawianie faktur ustrukturyzowanych narusza konstytucyjne prawo do prywatności

Istotna część podatników, mimo istnienia formalnego obowiązku, nie będzie mogła wystawiać faktur ustrukturyzowanych, gdyż nie pozwalają im na to zawarte umowy, w których nabywcy zastrzegają sobie zachowanie tajemnicy handlowej. Wystawianie faktur ustrukturyzowanych w sposób oczywisty narusza tę zasadę, bowiem ich treść będzie w sposób nieograniczony dostępna dla długiej listy organów państwa – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski. I dodaje: Organy te będą mogły bez jakichkolwiek ograniczeń czerpać informacje o tajemnicach handlowych, a zwłaszcza o towarach i usługach oraz cenach stosowanych przez podatników.

Nowe Centrum Kompetencyjne i Zespół ds. zwalczania agresywnego planowania podatkowego – jest ważny krok w uszczelnianiu CIT

Ministerstwo Finansów ogłosiło powstanie Centrum Kompetencyjnego ds. zwalczania agresywnego planowania podatkowego w CIT oraz nowego Zespołu analizującego systemowe rozwiązania w tym obszarze. KAS zmienia też priorytety kontroli – liczyć się będą efekty, nie liczba postępowań.

REKLAMA

Nowe projekty KSR do konsultacji publicznych: wartości niematerialne i inwestycje w nieruchomości

Komitet Standardów Rachunkowości opublikował dwa projekty Krajowych Standardów Rachunkowości – dotyczące wartości niematerialnych i prawnych oraz inwestycji w nieruchomości. Dokumenty mają ujednolicić zasady ewidencji, wyceny i prezentacji tych aktywów. Opinie można zgłaszać do 30 września 2025 r.

Nowa opłata 2 euro od każdej paczki do UE albo 50 eurocentów po spełnieniu szeregu formalności. Na walce Unii z chińskim e-commerce skorzysta europejska logistyka

Komisja Europejska i Parlament Europejski chcą ograniczenia napływu chińskiego e-commerce przez wprowadzenie opłaty manipulacyjnej wynoszącej 2 euro dla każdej paczki, niezależnie od jej wartości. Nowy podatek będzie można obniżyć do 50 eurocentów, ale najpierw przesyłka będzie musiała trafić do magazynu na terenie Unii, skąd będzie dystrybuowana do klienta końcowego. Oznacza to, że każda z 4,6 mld paczek, bo tyle zaimportowano ich w 2024 r., będzie wymagała indywidualnej obsługi logistycznej, którą mogą zapewnić europejscy operatorzy. W opinii ekspertów to wielka dla sektora logistyki kontraktowej, również w Polsce, ale do walki o największych graczy e-commerce należy się dobrze przygotować.

Tajemnica przedsiębiorstwa pod ochroną – rząd szykuje rewolucję w przepisach o znakach towarowych

Rząd pracuje nad długo wyczekiwaną nowelizacją Prawa własności przemysłowej. Projekt UDER85 wprowadzi skuteczne mechanizmy ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa w postępowaniach przed Urzędem Patentowym. To przełom, który zmieni zasady gry w sporach o znaki towarowe i zwiększy bezpieczeństwo firmowych danych.

Ubezpieczenie zdrowotne przy delegowaniu pracownika do Niemiec – formularz A1, EKUZ i kasy chorych

Delegowanie pracowników do Niemiec wiąże się z szeregiem obowiązków administracyjnych. Jednym z kluczowych aspektów, często niedocenianym przez pracodawców, jest właściwe zabezpieczenie zdrowotne osoby delegowanej. W praktyce powtarzają się pytania: czy wystarczy formularz A1? Czy EKUZ chroni pracownika w Niemczech w razie wypadku? Co pokrywa niemiecka AOK? I czy warto wykupić prywatne ubezpieczenie? W tym artykule odpowiemy na te i inne pytania, wyjaśnimy czym jest formularz A1, co zapewnia karta EKUZ w Niemczech oraz czy trzeba zgłaszać się do niemieckiej kasy chorych?

REKLAMA

Kryzys na rynku księgowych? Specjaliści są przemęczeni, a chętnych i wykwalifikowanych kandydatów do pracy brakuje

Co drugi pracownik obszaru księgowości uważa, że branża boryka się z niedoborem wykwalifikowanych specjalistów – wynika z badania SaldeoSMART. Wśród głównych powodów luki kompetencyjnej respondenci wymieniają trudność w nadążaniu za zmieniającymi się przepisami (64%) oraz wypalenie zawodowe (53%). Siedmiu na dziesięciu ankietowanych przyznaje, że w ostatnim kwartale często lub bardzo często odczuwało przeciążenie obowiązkami zawodowymi. Jednocześnie 44% upatruje w sztucznej inteligencji szansy na odciążenie pracowników i zwiększenie ich efektywności.

3 poprawki Senatu do ustawy wdrażającej obowiązkowy KSeF

Ustawa wprowadzająca Krajowy System e-Faktur została uchwalona przez Sejm 25 lipca 2025 roku i trafiła do Senatu. Na posiedzeniu w dniu 30 lipca 2025 r. Senacka Komisja Budżetu i Finansów Publicznych zaproponowała jedynie 3 poprawki redakcyjne do ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, nie wprowadzając innych zmian.

REKLAMA