REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

KSeF. Rewolucja w fakturach już niebawem [kompendium]

Kancelaria Mentzen
Doradztwo podatkowe, prawne oraz księgowość
ksef kompendium
ksef kompendium
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur ma zapewnić bezpieczeństwo i ułatwić rozliczenia. Zmiana jest rewolucyjna, przedsiębiorcy muszą się przygotować.
rozwiń >

KSeF – od kiedy?

Z systemu KSeF teoretycznie można korzystać już od 1 stycznia 2022 r. Jednak Rada Unii Europejskiej wyraziła zgodę na elektroniczne fakturowanie od 1 stycznia 2024 r.

REKLAMA

Autopromocja

W Krajowym Systemie e-Faktur będzie można wystawić fakturę ustrukturyzowaną, która posiadać będzie numer identyfikujący. Jest ona wystawiana i otrzymywana przy użyciu KSeF w postaci elektronicznej zgodnie ze wzorem dokumentu elektronicznego. Dokument ten (wyłącznie w formacie xml) jest zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury, która opublikowana jest w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP.  W miejscu tym mamy możliwość „wizualizacji” faktury za pomocą np. PDF, ale to NIE będzie faktura. Podsumowując plik xml nie będzie równał się fakturze.

Co to jest KSeF? Jakie zastosowania?

KSeF to system teleinformatyczny Ministerstwa Finansów który służy do:

  • wystawiania,
  • otrzymywania,
  • przechowywania faktur ustrukturyzowanych,
  • dostępu do faktur ustrukturyzowanych
  • nadawania fakturom ustrukturyzowanym numeru identyfikującego

O czym informuje KSeF?

  • dacie i czasie wystawienia faktury ustrukturyzowanej, a także o numerze identyfikującym fakturę ustrukturyzowaną przydzielonym w systemie oraz dacie i czasie jego przydzielenia,
  • dacie i czasie odrzucenia faktury, w przypadku jej niezgodności ze wzorem faktury ustrukturyzowanej,
  • braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej, w przypadku niedostępności KSeF.

Dzięki KSeF możemy także uwierzytelniać wystawione faktury oraz nadawać uprawnienia, odbierać je i dokonywać zmian dotyczących uprawnień do korzystania z systemu.

Jak wystawić faktury ustrukturyzowane?

Można będzie wystawiać je bezpośrednio przy użyciu komercyjnych programów finansowo-księgowych posiadanych przez podatnika. Faktury te będą przesyłane do KSeF przez API, czyli interfejs programowania aplikacji. Innymi słowy, to zestaw reguł umożliwiających przesyłanie danych między aplikacjami. Ministerstwo Finansów ma udostępnić także bezpłatne narzędzia, dzięki którym każdy będzie miał możliwość wystawienia faktury ustrukturyzowanej.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Czy obecnie można korzystać z KSeF?

Do 2024 wymagana jest zgoda kontrahenta. W momencie, gdy odbiorca faktury ustrukturyzowanej nie wyrazi zgody na jej otrzymanie przy użyciu KSeF, sprzedawca, czyli wystawca, może wystawić fakturę w systemie. Jednak przekazać ją musi odbiorcy w inny, dogodny dla odbiorcy sposób, tzn. mailem lub w formie papierowej. Co do zasady taka faktura spełnia wszystkie warunki faktury ustrukturyzowanej, ponieważ posiada jej cechy.

Jeżeli odbiorca wyrazi zgodę na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych i faktura została wystawiona w Krajowym Systemie e-Faktur, nie ma przeciwskazań, aby wystawca dodatkowo po uprzednim przesłaniu faktury do KSeF przekazał klientowi dokument np. w formacie pdf.

KSeF – weryfikacja faktur

Przed przyjęciem dokument poddany zostanie walidacji, która będzie obejmować poprawność techniczną danego pliku. System zweryfikuje, czy dane są kompletne oraz czy wszystkie pola zostały wypełnione. Po poprawnej walidacji faktura otrzyma numer identyfikujący ją w KSeF z nadaną datą i godziną jej przetworzenia przez Krajowy System e-Faktur. W przypadku nieprawidłowej walidacji tj., kiedy wystąpią błędy na fakturze, system ten odrzuci dokument i nie zostanie on uznany za wystawiony. Taki dokument nie otrzyma numeru identyfikującego. Przedsiębiorca będzie musiał wystawić fakturę ponownie – jeżeli dane będą poprawne dokument będzie miał nadany numer identyfikujący fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur

Jakich dokumentów nie można wystawić przez KSeF?

  • Duplikaty faktur;
  • Noty korygujące;
  • Faktury wystawiane przy użyciu kasy rejestrującej;
  • Faktury niezgodne ze wzorem faktury ustrukturyzowanej np. dokumenty bez NIP nabywcy, które są traktowane jak faktura;
  • Faktury VAT RR i faktury pro forma;
  • Faktury ustrukturyzowane w zamówieniach publicznych (PEF).

Faktury ustrukturyzowane będą przechowywane w Krajowy System e-Faktur 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Plusem jest to, że podatnicy, którzy wystawiać będą faktury ustrukturyzowane nie muszą już przesyłać na prośbę urzędów skarbowych plików JPK_FA. Nie wolno poprawiać faktur w systemie KSeF, można je jedynie skorygować poprzez fakturę korygującą. Dokument ten musi zawierać numer referencyjny KSeF faktury korygowanej.

Wystawianie faktur a KSeF. Podmiot upoważniony

System wymaga uwierzytelnienia i prosi o autoryzację danej osoby w systemie. Po przejściu tego etapu przedsiębiorca będzie mógł wystawiać, przeglądać i otrzymywać faktury ustrukturyzowane. Poza przedsiębiorcą z systemu może korzystać podmiot upoważniony przez tego przedsiębiorcę. Podatnik może nadać uprawnienia do korzystania z KSeF dla biura rachunkowego lub podanej osoby fizycznej.

Kto posiada uprawnienia w KSeF?

Uprawnienia nadaje podatnik, czyli sprzedawca. Przedsiębiorca może nadać dostęp osobie fizycznej i podmiotowi upoważnionemu przez podatnika w celu nadawania uprawnień.

E-faktury uwierzytelnia się poprzez:

  • Profil Zaufany;
  • Podpis kwalifikowany;
  • Elektroniczną pieczęć kwalifikowana, tylko dla podmiotów niebędących osobami fizycznymi.

Numer identyfikacji który zostanie nadany fakturze w KSeF przechowywać będzie musiał podatnik. Nie ma obowiązku umieszczania numeru KSeF na fakturze poza fakturą korygującą. Data wprowadzenia faktury do systemu będzie jednocześnie jej datą wystawienia. Bez znaczenia będzie data wystawienia wskazana w pliku xml. Data „wprowadzenia” będzie równoznaczna z datą odebrania faktury przez nabywcę.

Faktury zakupowe będzie można pobrać z systemu, a następnie zobaczyć wizualizację jej treści i zweryfikować pod względem merytorycznym.

Jakie są zalety KSeF?

REKLAMA

Podatnik nie zgubi już faktury, ponieważ będzie ona cały czas w systemie, w każdym momencie będzie dostępny wgląd do dokumentacji, przedsiębiorca będzie mógł zaoszczędzić z uwagi na brak konieczności drukowania faktur, odejdzie obowiązek archiwizacji, ponieważ będzie on spoczywał na Ministerstwie. Urzędy skarbowe będą miały zdecydowanie bardziej uproszczony proces przeprowadzania czynności kontrolnych. Ważnym dla przedsiębiorców faktem będzie także skrócenie terminu zwrotu VAT z 60 do 40 dni (do kwoty 3000 zł).

Ale czy tylko zalety ma ten system? Nie wszystkie dokumenty będą mogły zostać wystawione przez KSeF, następuje ryzyko nieuiszczenia zapłaty za fakturę oraz niewystawienia dokumentu z uwagi na błędy i niezaakceptowanie przez system, co rodzić będzie odpowiedzialność karno-skarbową.

Wioletta Rudewicz, Kancelaria Mentzen

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Źródło zewnętrzne

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Podatek PIT - część 2
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/9
Są kosztem uzyskania przychodu:
koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych
udzielone pożyczki, w tym stracone pożyczki
wydatki na wystrój wnętrza biurowego nie będące wydatkami reprezentacyjnymi
wpłaty dokonywane do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie o pracowniczych planach kapitałowych – od nagród i premii wypłaconych z dochodu po opodatkowaniu podatkiem dochodowym
Następne
Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Pracownik może czasem nie wykonywać pracy i zachować prawo do wynagrodzenia. W jakich przypadkach?

Wynagrodzenie jest – co do zasady - świadczeniem przysługującym w zamian za świadczoną przez pracownika pracę (czyli wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną). Za czas niewykonywania pracy pracownik ma prawo do wynagrodzenia, jeżeli wynika to z przepisów prawa pracy.

Zmiana zasad wysyłania pocztą pism (urzędowych, podatkowych, sądowych) z zachowaniem terminu. Łatwiej będzie też uzyskać oprocentowanie nadpłat

Do Sejmu trafił już rządowy projekt nowelizacji Ordynacji podatkowej i kilku innych ustaw, który ma na celu dostosowania polskiego prawa do dwóch wyroków Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej (TSUE). Nowe przepisy przewidują, że m.in. w procedurze podatkowej, administracyjnej, cywilnej, można będzie nadać pismo (z zachowaniem terminu) do urzędu u dowolnego operatora pocztowego, a nie jak do tej pory tylko za pośrednictwem Poczty Polskiej. Zmienione omawianą nowelizacją przepisy zapewnią też oprocentowanie nadpłat powstałych w wyniku orzeczeń TSUE lub TK za okres od dnia powstania nadpłaty do dnia jej zwrotu, niezależnie od czasu złożenia wniosku o zwrot nadpłaty.

Bałagan w dokumentach firmy? Sprawdź, jak skutecznie nad nimi zapanować

Papierowy bałagan w dokumentacji firmowej. Dlaczego tradycyjne przechowywanie dokumentów sprawia tyle problemów? Co musisz wiedzieć, aby to zmienić?

Ile wyniesie rata kredytu po obniżce stóp procentowych o 0,5 pp, 0,75 pp, 1 pp.? Jak wzrośnie zdolność kredytowa? Stopy NBP spadną dopiero w II połowie 2025 r.?

Rada Polityki Pieniężnej na posiedzeniu w dniach 15-16 stycznia 2024 r. utrzymała wszystkie stopy procentowe NBP na niezmienionym poziomie. RPP nie zmieniła poziomu stóp procentowych w styczniu 2025 r. Rankomat.pl zwraca jednak uwagę, że jest szansa na to, że w 2025 roku (raczej w II połowie) stopy spadną o 0,75 p.p. (punkt procentowy). To wywołałoby spadek raty przeciętnego kredytu o 196 zł i wzrost zdolności kredytowej. Okazuje się, że bankach obniżki już się zaczęły i to nie tylko w przypadku lokat, ale również kredytów. Jak wynika z danych NBP, średnie oprocentowanie lokat założonych w listopadzie (najnowsze dostępne dane) spadło poniżej 4% po raz pierwszy od maja 2022 r. Średnie oprocentowanie kredytów hipotecznych również było najniższe od maja 2022 r. i wyniosło 7,35%. Zauważalnie staniały nawet kredyty konsumpcyjne, których RRSO po raz pierwszy od grudnia 2021 r. spadło poniżej 13%.

REKLAMA

E-akta osobowe pracowników: co muszą zawierać i jak je prowadzić?

Elektroniczna forma akt osobowych, czyli e-akta, staje się coraz bardziej popularna, oferując wygodę, efektywność i oszczędność czasu. Ale czym właściwie są e-akta osobowe pracowników i jak je prawidłowo prowadzić?

Procedura VAT-OSS – na czym polega, jak stosować i dlaczego warto. Jak wypełnić zgłoszenie VIU-R

Wprowadzenie procedury VAT-OSS (One Stop Shop – co można przetłumaczyć jako: Sklep w jednym miejscu), to istotne uproszczenie rozliczeń podatkowych dla firm prowadzących działalność transgraniczną w Unii Europejskiej. Procedura ta umożliwia przedsiębiorcom rozliczać w jednym miejscu podatek VAT z tytułu sprzedaży towarów i usług na rzecz konsumentów w innych krajach UE. Pozwala to na uniknięcie skomplikowanych procesów rejestracji i rozliczeń w każdym państwie członkowskim oddzielnie.

Automatyzacja i sztuczna inteligencja w księgowości: przykłady konkretnych zastosowań. System wykryje oszusta i fałszywego dostawcę

Automatyzacja procesów finansowych (w tym zastosowanie sztucznej inteligencji) już teraz pomaga przedsiębiorcom oszczędzać czas, redukować koszty oraz minimalizuje ryzyko błędów. I choć jej korzyści odkrywają głównie najwięksi rynkowi gracze, wkrótce te narzędzia mogą stać się niezbędnym elementem każdej firmy, chociażby ze względu na ich nieocenioną pomoc w wykrywaniu cyberoszustw. O tym, dlaczego automatyzacja w księgowości jest niezbędna, mówi Marzena Janta-Lipińska, ekspertka ds. podatków, specjalizująca się w księgowości zewnętrznej i propagatorka nowoczesnych, elastycznych rozwiązań z zakresu usług operacyjnych, zgodności z przepisami i sprawozdawczości.

Świetna wiadomość dla podatników. Chodzi o odsetki z urzędu skarbowego

Odsetki od nadpłat podatkowych będą naliczane już od dnia ich powstania aż do momentu zwrotu – taką zmianę przewiduje projekt nowelizacji ordynacji podatkowej przyjęty przez rząd. Co jeszcze ulegnie zmianie?

REKLAMA

Podatek od nieruchomości w 2025 r. Budynek i budowla inaczej definiowane, przesunięcie złożenia deklaracji DN-1 i inna stawka dla garaży

Budynek i budowla zmieniły od początku 2025 r. swoje definicje w podatku od nieruchomości.  Do tej pory podatnicy posługiwali się uregulowaniami pochodzącymi z prawa budowlanego, dlatego wprowadzenie przepisów regulujących te kwestie bezpośrednio w przepisach podatkowych to spora zmiana. Sprawdzamy, w jaki sposób wpłynie ona na obowiązki podatkowe polskich przedsiębiorców. 

Tsunami zmian podatkowych – kto ucierpi najbardziej?

Rok 2025 przynosi kolejną falę zmian podatkowych, które dotkną zarówno najmniejszych przedsiębiorców, jak i największe firmy. Eksperci alarmują, że brak stabilności prawa zagraża inwestycjom w Polsce, a wprowadzenie nowych przepisów w pośpiechu prowadzi do kosztownych błędów. Czy czeka nas poprawa w zakresie przewidywalności i uproszczenia systemu fiskalnego?

REKLAMA