REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

KSeF. Rewolucja w fakturach już niebawem [kompendium]

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Kancelaria Mentzen
Doradztwo podatkowe, prawne oraz księgowość
ksef kompendium
ksef kompendium
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur ma zapewnić bezpieczeństwo i ułatwić rozliczenia. Zmiana jest rewolucyjna, przedsiębiorcy muszą się przygotować.
rozwiń >

KSeF – od kiedy?

Z systemu KSeF teoretycznie można korzystać już od 1 stycznia 2022 r. Jednak Rada Unii Europejskiej wyraziła zgodę na elektroniczne fakturowanie od 1 stycznia 2024 r.

REKLAMA

Autopromocja

W Krajowym Systemie e-Faktur będzie można wystawić fakturę ustrukturyzowaną, która posiadać będzie numer identyfikujący. Jest ona wystawiana i otrzymywana przy użyciu KSeF w postaci elektronicznej zgodnie ze wzorem dokumentu elektronicznego. Dokument ten (wyłącznie w formacie xml) jest zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury, która opublikowana jest w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP.  W miejscu tym mamy możliwość „wizualizacji” faktury za pomocą np. PDF, ale to NIE będzie faktura. Podsumowując plik xml nie będzie równał się fakturze.

Co to jest KSeF? Jakie zastosowania?

KSeF to system teleinformatyczny Ministerstwa Finansów który służy do:

  • wystawiania,
  • otrzymywania,
  • przechowywania faktur ustrukturyzowanych,
  • dostępu do faktur ustrukturyzowanych
  • nadawania fakturom ustrukturyzowanym numeru identyfikującego

O czym informuje KSeF?

  • dacie i czasie wystawienia faktury ustrukturyzowanej, a także o numerze identyfikującym fakturę ustrukturyzowaną przydzielonym w systemie oraz dacie i czasie jego przydzielenia,
  • dacie i czasie odrzucenia faktury, w przypadku jej niezgodności ze wzorem faktury ustrukturyzowanej,
  • braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej, w przypadku niedostępności KSeF.

Dzięki KSeF możemy także uwierzytelniać wystawione faktury oraz nadawać uprawnienia, odbierać je i dokonywać zmian dotyczących uprawnień do korzystania z systemu.

Jak wystawić faktury ustrukturyzowane?

Można będzie wystawiać je bezpośrednio przy użyciu komercyjnych programów finansowo-księgowych posiadanych przez podatnika. Faktury te będą przesyłane do KSeF przez API, czyli interfejs programowania aplikacji. Innymi słowy, to zestaw reguł umożliwiających przesyłanie danych między aplikacjami. Ministerstwo Finansów ma udostępnić także bezpłatne narzędzia, dzięki którym każdy będzie miał możliwość wystawienia faktury ustrukturyzowanej.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Czy obecnie można korzystać z KSeF?

REKLAMA

Do 2024 wymagana jest zgoda kontrahenta. W momencie, gdy odbiorca faktury ustrukturyzowanej nie wyrazi zgody na jej otrzymanie przy użyciu KSeF, sprzedawca, czyli wystawca, może wystawić fakturę w systemie. Jednak przekazać ją musi odbiorcy w inny, dogodny dla odbiorcy sposób, tzn. mailem lub w formie papierowej. Co do zasady taka faktura spełnia wszystkie warunki faktury ustrukturyzowanej, ponieważ posiada jej cechy.

Jeżeli odbiorca wyrazi zgodę na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych i faktura została wystawiona w Krajowym Systemie e-Faktur, nie ma przeciwskazań, aby wystawca dodatkowo po uprzednim przesłaniu faktury do KSeF przekazał klientowi dokument np. w formacie pdf.

KSeF – weryfikacja faktur

Przed przyjęciem dokument poddany zostanie walidacji, która będzie obejmować poprawność techniczną danego pliku. System zweryfikuje, czy dane są kompletne oraz czy wszystkie pola zostały wypełnione. Po poprawnej walidacji faktura otrzyma numer identyfikujący ją w KSeF z nadaną datą i godziną jej przetworzenia przez Krajowy System e-Faktur. W przypadku nieprawidłowej walidacji tj., kiedy wystąpią błędy na fakturze, system ten odrzuci dokument i nie zostanie on uznany za wystawiony. Taki dokument nie otrzyma numeru identyfikującego. Przedsiębiorca będzie musiał wystawić fakturę ponownie – jeżeli dane będą poprawne dokument będzie miał nadany numer identyfikujący fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur

Jakich dokumentów nie można wystawić przez KSeF?

  • Duplikaty faktur;
  • Noty korygujące;
  • Faktury wystawiane przy użyciu kasy rejestrującej;
  • Faktury niezgodne ze wzorem faktury ustrukturyzowanej np. dokumenty bez NIP nabywcy, które są traktowane jak faktura;
  • Faktury VAT RR i faktury pro forma;
  • Faktury ustrukturyzowane w zamówieniach publicznych (PEF).

Faktury ustrukturyzowane będą przechowywane w Krajowy System e-Faktur 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Plusem jest to, że podatnicy, którzy wystawiać będą faktury ustrukturyzowane nie muszą już przesyłać na prośbę urzędów skarbowych plików JPK_FA. Nie wolno poprawiać faktur w systemie KSeF, można je jedynie skorygować poprzez fakturę korygującą. Dokument ten musi zawierać numer referencyjny KSeF faktury korygowanej.

Wystawianie faktur a KSeF. Podmiot upoważniony

System wymaga uwierzytelnienia i prosi o autoryzację danej osoby w systemie. Po przejściu tego etapu przedsiębiorca będzie mógł wystawiać, przeglądać i otrzymywać faktury ustrukturyzowane. Poza przedsiębiorcą z systemu może korzystać podmiot upoważniony przez tego przedsiębiorcę. Podatnik może nadać uprawnienia do korzystania z KSeF dla biura rachunkowego lub podanej osoby fizycznej.

Kto posiada uprawnienia w KSeF?

Uprawnienia nadaje podatnik, czyli sprzedawca. Przedsiębiorca może nadać dostęp osobie fizycznej i podmiotowi upoważnionemu przez podatnika w celu nadawania uprawnień.

E-faktury uwierzytelnia się poprzez:

  • Profil Zaufany;
  • Podpis kwalifikowany;
  • Elektroniczną pieczęć kwalifikowana, tylko dla podmiotów niebędących osobami fizycznymi.

Numer identyfikacji który zostanie nadany fakturze w KSeF przechowywać będzie musiał podatnik. Nie ma obowiązku umieszczania numeru KSeF na fakturze poza fakturą korygującą. Data wprowadzenia faktury do systemu będzie jednocześnie jej datą wystawienia. Bez znaczenia będzie data wystawienia wskazana w pliku xml. Data „wprowadzenia” będzie równoznaczna z datą odebrania faktury przez nabywcę.

Faktury zakupowe będzie można pobrać z systemu, a następnie zobaczyć wizualizację jej treści i zweryfikować pod względem merytorycznym.

Jakie są zalety KSeF?

REKLAMA

Podatnik nie zgubi już faktury, ponieważ będzie ona cały czas w systemie, w każdym momencie będzie dostępny wgląd do dokumentacji, przedsiębiorca będzie mógł zaoszczędzić z uwagi na brak konieczności drukowania faktur, odejdzie obowiązek archiwizacji, ponieważ będzie on spoczywał na Ministerstwie. Urzędy skarbowe będą miały zdecydowanie bardziej uproszczony proces przeprowadzania czynności kontrolnych. Ważnym dla przedsiębiorców faktem będzie także skrócenie terminu zwrotu VAT z 60 do 40 dni (do kwoty 3000 zł).

Ale czy tylko zalety ma ten system? Nie wszystkie dokumenty będą mogły zostać wystawione przez KSeF, następuje ryzyko nieuiszczenia zapłaty za fakturę oraz niewystawienia dokumentu z uwagi na błędy i niezaakceptowanie przez system, co rodzić będzie odpowiedzialność karno-skarbową.

Wioletta Rudewicz, Kancelaria Mentzen

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Źródło zewnętrzne

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Ukryte zyski w estońskim CIT – co to jest i dlaczego warto uważać?

Estoński CIT, czyli ryczałt od dochodów spółek, to atrakcyjna forma opodatkowania, która pozwala na odroczenie podatku dochodowego do momentu faktycznej dystrybucji zysków. Jednak korzystając z tej formy opodatkowania, przedsiębiorcy muszą być szczególnie czujni na pojęcie ukrytych zysków, które mogą skutkować nieoczekiwanym opodatkowaniem.

Dramatyczne dane o wypadkach rolniczych w 2025 r. KRUS stawia na profilaktykę i zdrowie rolników

Dane za pierwsze półrocze 2025 roku pokazują, że w rolnictwie wciąż dochodzi do tysięcy wypadków przy pracy – odnotowano ponad 4,4 tys. zdarzeń, w których zginęło 26 osób. KRUS podkreśla, że profilaktyka i dbanie o zdrowie rolników stają się priorytetem, aby zmniejszyć ryzyko i poprawić bezpieczeństwo w pracy na wsi.

Rewolucja w opłacie cukrowej w Polsce! Nowe prawo wprowadza radykalne zmiany

Jest projekt ustawy o zmianie ustawy o zdrowiu publicznym oraz niektórych innych ustaw, który zakłada kompleksową nowelizację przepisów dotyczących tzw. opłaty cukrowej oraz uproszczenie systemu jej poboru. Celem zmian jest zwiększenie skuteczności działań prozdrowotnych oraz eliminacja dotychczasowych problemów interpretacyjnych i ograniczeń prawnych.

Wspólne KPI w usługach BPO - praktyczne podejście do optymalizacji procesów

Efektywne zarządzanie projektami BPO wymaga jasnych wskaźników efektywności, które pozwalają na obiektywną ocenę realizowanych procesów. Coraz więcej firm decyduje się na wdrożenie wspólnych KPI, realizowanych równolegle przez dostawcę usług i klienta. Takie podejście, oparte na pomiarze czasu pracy i dodatkowych metryk, umożliwia lepsze zrozumienie procesów i ich systematyczne doskonalenie.

REKLAMA

Prezydencka propozycja zerowego PIT-u dla rodzin z dwójką dzieci dzieli opinię publiczną

Propozycja prezydenta Karola Nawrockiego wprowadzenia zerowego PIT-u dla rodzin z dwójką dzieci i dochodem do 140 tys. zł budzi wyraźne podziały w społeczeństwie. Według sondażu, popiera ją 47,5 proc. ankietowanych, a przeciwko jest 47,9 proc., reszta nie ma zdania.

Zmiana limitów amortyzacji samochodów i kosztów leasingu od 2026 r. Jak ochronić swoje rozliczenia? Niekoniecznie przez zakupy do końca grudnia 2025 r.

Od 1 stycznia 2026 r. zmniejszy się o 1/3 limit wartości amortyzacji dla większości samochodów osobowych – z 150 tys. zł do 100 tys. zł. Przepisy co ciekawe nie są nowe, bo pochodzą z końca 2021 r., ale wchodzą w życie dopiero za kilka miesięcy i dlatego znowu zrobiło się o nich głośno. Te kilka miesięcy to także ostatni dzwonek, aby zapobiec negatywnym konsekwencjom tych zmian.

Od 2026 roku o 50% wzrośnie stawka podatku od wygranych i nagród (np. w lotto, konkursach, grach, sprzedaży premiowej) – z 10% do 15% [projekt]

Budżet państwa jest chyba naprawdę w trudnej sytuacji, skoro Ministerstwo Finansów planuje podnieść od przyszłego roku (i to o 50%) stawkę zryczałtowanego podatku dochodowego od wygranych w konkursach, grach i zakładach wzajemnych lub nagród związanych ze sprzedażą premiową, uzyskanych w państwie członkowskim Unii Europejskiej lub innym państwie należącym do Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Obecnie stawka ta wynosi 10% wartości wygranej lub nagrody a ma wzrosnąć do 15%. Ten podatek płacimy np. od wygranej w lotto (choć dopiero od wygranej większej niż 2000 zł).

Podatek dla banków idzie ostro w górę! Rząd podał nowe stawki. Jest komentarz prezes ZBP

Rząd szykuje istotne zmiany w podatkach dla sektora finansowego. Nowy projekt przewiduje podwyższenie CIT dla banków, instytucji kredytowych i SKOK-ów oraz korekty podatku od niektórych instytucji finansowych. Celem reformy jest pozyskanie środków na modernizację i rozbudowę polskiej armii.

REKLAMA

Nowe przepisy restrukturyzacyjne już od 23 sierpnia! Druga szansa dla firm czy większe ryzyko upadłości?

Polskie firmy czekają na ważne zmiany w prawie – od 23 sierpnia zaczyna obowiązywać unijna dyrektywa drugiej szansy. Nowe zasady restrukturyzacji mają chronić przedsiębiorców przed upadłością, ale eksperci ostrzegają: okres przejściowy może być trudny, a sądy i doradcy będą uczyć się nowych reguł w praktyce.

Ile zdrożeje piwo i inne trunki od 2026 roku? Ministerstwo Finansów szykuje podwyżkę akcyzy na alkohol oraz opłaty cukrowej

Ministerstwo Finansów informuje, że przedstawiło dwa projekty ustaw dotyczących zdrowia publicznego. Jako pierwsze proponuje aktualizację (czytaj: podniesienie) stawek akcyzy na wszystkie napoje alkoholowe, co ma na celu ograniczenie spożycia napojów alkoholowych, a w konsekwencji redukcję negatywnych skutków jego nadużycia. Ministerstwo Finansów przygotowuje również aktualizację ustawy o zdrowiu publicznym, której celem jest ograniczenie ekonomicznej dostępności napojów słodzonych.

REKLAMA