KSeF a systemy e-fakturowania na świecie – podobieństwa, różnice, korzyści i zagrożenia

• Najpierw B2G, potem B2B – jak przebiegają etapy zmiany przepisów?
• Ryzyka e-fakturowania i sposoby, aby je zminimalizować
• Czy e-faktura to dopiero początek e-dokumentów?

Najpierw B2G, potem B2B – jak przebiegają etapy zmiany przepisów?

Wiele krajów implementację e-fakturowania rozpoczyna od wymogu związanego ze współpracą firm z instytucjami administracji publicznej (B2G, Business-to-Government). Z kolej wymóg dla przedsiębiorstw współpracujących z innymi przedsiębiorstwami (B2B, Business-to-Business) zwykle wdrażany jest w kolejnym kroku. Przykładem mogą być Niemcy, Holandia, Francja czy Polska. W naszym kraju od 2019 roku faktury elektroniczne związane z zamówieniami publicznymi mogą, ale na razie nie muszą być przetwarzane w postaci ustrukturyzowanej za pośrednictwem Platformy Elektronicznego Fakturowania (PEF). Co stanie się z platformą PEF po wejściu w życie obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur? Tego na razie nie wiadomo, ponieważ Ministerstwo Finansów nie opublikowało dotąd żadnych oficjalnych informacji na ten temat. Można jednak spodziewać się, że – podobnie jak we Francji – zarówno e-faktury B2B, jak i B2G, będą wymieniane przy pomocy jednej, wspólnej platformy.

Kolejne etapy stopniowego wdrażania e-fakturowania w krajach, które już takie przepisy wprowadzają, zakładają zwykle objęcie obowiązkiem w pierwszej kolejności największych firm lub przedsiębiorstw związanych z daną branżą (np. producentów towarów w kategorii „wysokiego ryzyka podatkowego” w Rumunii, czy jak w Belgii, gdzie obowiązkiem objęte zostaną po kolei duże, średnie i małe przedsiębiorstwa). Zgodnie z obecną widzą w Polsce od I kwartału 2024 roku wymieniać e-faktury będą musiały praktycznie wszystkie podmioty, bez względu na rozmiar czy rodzaj produkowanych dóbr (od tej reguły będą istnieć tylko nieliczne odstępstwa). Natomiast, podobnie jak w większości innych krajów, w pierwszej kolejności obowiązkiem zostaną objęte firmy krajowe. W kolejnym kroku prawdopodobnie, tak jak na Słowacji czy w Serbii, dołączą do nich również podmioty zagraniczne.

Ryzyka e-fakturowania i sposoby, aby je zminimalizować

Choć z elektroniczną wymianą faktur łączą się liczne korzyści, wprowadzenie tego obowiązku niesie ze sobą również pewne ryzyka. Istotnym, często występującym zagrożeniem dla efektywnego procesowania faktur, zwłaszcza przychodzących od partnerów biznesowych danego przedsiębiorstwa, jest brak weryfikacji treści biznesowej przez platformy rządowe. Zarówno system SDI we Włoszech, Chorus we Francji czy KSeF w Polsce zapewniają weryfikację zgodności dokumentu ze standardem panującym w danym kraju, co oznacza, że dany dokument podlega sprawdzeniu pod względem wypełnienia wymaganych pól. Jednocześnie nie zostaje zweryfikowana poprawność podanych danych, a także wypełnienie informacjami pól opcjonalnych. Co to oznacza dla firm objętych obowiązkiem wymiany faktur z KSeF?

– Niepoprawność danych wprowadzonych do KSeF może mieć negatywny wpływ na płynność procesów operacyjnych w każdej firmie. Dlatego warto zabezpieczyć się w zakresie tego, czego nie robi platforma rządowa. Wsparcie w zapewnieniu swojemu przedsiębiorstwu wysokiego poziomu automatyzacji procesowania faktur elektronicznych, najlepiej jeszcze przed wprowadzeniem obowiązku e-fakturowania, polscy przedsiębiorcy mogą znaleźć w dostawcach oprogramowania służącego do Elektronicznej Wymiany Danych – komentuje Łukasz Barchański, Dyrektor Konsultingu w Comarch.

Takie, przemyślane podejście do tematu współpracy z dostawcami usług elektronicznego fakturowania cechuje np. rozwiązanie francuskie, w ramach którego przedsiębiorstwa muszą wyznaczyć swojego „partnera digitalizacji” (Plateforme de Dématérialisation Partenaire – PDP). Może być nim choćby dotychczasowy dostawca usługi Elektronicznej Wymiany Danych, dzięki czemu stosunkowo łatwo jest utrzymać istniejące połączenia z dotychczasowymi partnerami biznesowymi. KSeF nie wymaga, ale umożliwia korzystanie z partnera w postaci producenta rozwiązania EDI. Czym kierować się przy wyborze dostawcy?

– Przy wyborze dostawcy należy kierować się jego doświadczeniem i kompetencjami, a także faktem, czy ma przygotowane i działające rozwiązanie integrujące firmowe systemy z KSeF. Przykładowo platforma Comarch EDI zapewnia pełną zgodność z najnowszymi regulacjami prawnymi, jak i transparentność przepływu wszystkich faktur oraz ich statusów. Natomiast za granicą warto posiłkować się dodatkowo wymaganymi certyfikatami, które upoważniają do wymiany dokumentów elektronicznych między przedsiębiorstwami i platformami rządowymi. Tak jest np. w Tajlandii czy Arabii Saudyjskiej – dodaje Łukasz Barchański, Dyrektor Konsultingu w Comarch.

Czy e-faktura to dopiero początek e-dokumentów?

Faktura nie jest jedynym dokumentem, którego przepływ rządy poszczególnych państw chciałyby nadzorować w formie elektronicznej. W Rumunii wkrótce uruchomiony zostanie elektroniczny system e-transportu, który ma na celu monitorowanie transportu towarów o wysokim stopniu ryzyka podatkowego. W Polsce w 2024 roku planowane jest wprowadzenie podobnego rozwiązania w postaci platformy e-CMR. Z kolei Belgia zamierza wprowadzić elektroniczne zamówienia. To wszystko pokazuje, że pomimo wielu podobieństw poszczególne kraje Europy i świata realizują własne plany wdrażania zaawansowanej, elektronicznej wymiany dokumentów. Widać wyraźnie, że globalny trend digitalizacji przepływu danych jest jednak bardzo silny i prawdopodobnie wymusi w przyszłości kolejne zmiany przepisów związanych z wymianą dokumentów biznesowych.