Zmiany w KSeF 2022 - grupy VAT i jednostki samorządu terytorialnego

• Ograniczenie dostępu do KSeF dla jednostek wewnętrznych JST i członków grup VAT
• Podmioty mające uprawnienia do nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF
• Podmioty uprawnione do wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych
• Dane, które trzeba podać przy nadawaniu uprawnień osobom fizycznym
• Nadawanie uprawnień do korzystania z KSeF wyłącznie w formie elektronicznej
• Wejście w życie zmian

Ograniczenie dostępu do KSeF dla jednostek wewnętrznych JST i członków grup VAT

Zmiany w zakresie JST proponowane w omawianym projekcie są wynikiem konsultacji z Komisją Wspólną Rządu i Samorządu Terytorialnego, które były prowadzone w grudniu 2021 r. na etapie uzgodnień projektu tego rozporządzenia. Z wnioskiem o dokonanie zmian wystąpiła również w maju 2022 r. Unia Metropolii Polskich.
Proponowane regulacje przewidują możliwość nadania dodatkowych uprawnień o ograniczonym charakterze dla jednostki wewnętrznej JST oraz osoby reprezentującej tę jednostkę wewnętrzną. Dodatkowe uprawnienia w stosunku do dotychczasowych uprawnień przewidzianych w systemie KSeF pozwolą zarządzać uprawnieniami w jednostce wewnętrznej JST. Osoba posiadająca takie uprawnienie co do zasady nie będzie miała jednocześnie wglądu do faktur w innych jednostkach w ramach JST.

Analogiczne rozwiązanie przewiduje się dla poszczególnych członków grup VAT w ramach danej grupy VAT.

W przypadku innych jednostek pomocniczych utworzonych przez jednostki samorządu terytorialnego nie przewiduje się szczególnego rodzaju uprawnień. Inne jednostki pomocnicze korzystają z Krajowego Systemie e-Faktur na zasadach ogólnych.

Podmioty mające uprawnienia do nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF

W § 2 w ust. 2 zmienianego rozporządzenia wskazane są podmioty mające uprawnienia do nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.
W ust. 2 pkt 3 lit. c dodany ma być przepis, że takie uprawnienia będzie posiadać osoba fizyczna wskazana przez jednostkę samorządu terytorialnego jako przedstawiciel samorządowej jednostki budżetowej lub samorządowego zakładu budżetowego, a w lit. d dodano, że takie uprawnienia będzie posiadać osoba fizyczna wskazana przez grupę VAT jako przedstawiciel członka grupy VAT.

Podmioty uprawnione do wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych

W § 2 w ust. 3 zmienianego rozporządzenia wskazane są podmioty mające uprawnienia do wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych. Omawiany projekt zakłada dodanie w pkt 4 zasady, że takie uprawnienia będzie posiadać osoba fizyczna, o której mowa w ust. 2 pkt 3 lit. c i d (czyli ww. osoby fizyczne - przedstawiciele JST i grupy VAT), natomiast w pkt 5 lit. d osoba fizyczna wskazana przez tych przedstawicieli, o których mowa w ust. 2 pkt 3 lit. c i d rozporządzenia.

W dodawanym w § 2 rozporządzenia ust. 4a zawarto ograniczenie, że uprawnienia do wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych posiadane przez podmiot wskazany przez podatnika nie są uprawnieniami osób fizycznych wskazanych przez osobę fizyczną, o której mowa w ust. 2 pkt 3 lit. c i d, tj.; osoby fizycznej wskazanej przez jednostkę samorządu terytorialnego jako przedstawiciela samorządowej jednostki budżetowej lub samorządowego zakładu budżetowego, oraz osoby fizycznej wskazanej przez grupę VAT jako przedstawiciela członka grupy VAT.

Dane, które trzeba podać przy nadawaniu uprawnień osobom fizycznym

W § 1 pkt 2 projektu przewiduje się dodanie w § 3 rozporządzenia ust. 4, w którym wskazuje się, jakie dane są wymagane do podania przy nadawaniu uprawnień osobom fizycznym, o których mowa w § 2 ust. 2 pkt 3 lit. c i d oraz ust. 3 pkt 5 lit. d.

„4. Nadawanie, zmiana lub odbieranie uprawnień osobom fizycznym, o których mowa w § 2 ust. 2 pkt 3 lit. c i d oraz ust. 3 pkt 5 lit. d, wymaga podania danych, o których mowa w ust. 2 pkt 1–3, oraz numeru identyfikacji podatkowej (NIP) odpowiednio:
1) samorządowej jednostki budżetowej lub samorządowego zakładu budżetowego;
2) członka grupy VAT.”

W § 1 pkt 3 lit. a projektu przewiduje się dodanie w § 4 rozporządzenia ust. 1a, w którym doprecyzowano, że do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur może być uprawniona jedna osoba fizyczna.

Nadawanie uprawnień do korzystania z KSeF wyłącznie w formie elektronicznej

W § 1 pkt 3 lit. b projektu przewiduje się dodanie w § 4 rozporządzenia ust. 1b, zgodnie z którym przepis § 4 ust. 1 nie ma zastosowania do nadawania lub odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur w przypadku samorządowej jednostki budżetowej lub samorządowego zakładu budżetowego, lub członków grupy VAT.

Oznacza to, że w przypadku utworzonej przez jednostkę samorządu terytorialnego samorządowej jednostki budżetowej lub samorządowego zakładu budżetowego, lub członków grupy VAT nie znajdą zastosowania regulacje, zgodnie z którymi w przypadku podatników lub podmiotów niebędących osobami fizycznymi, nieposiadających możliwości uwierzytelnienia się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, podpisem zaufanym oraz unikalnym, wygenerowanym przez KSeF tokenem, nadawanie lub odbieranie uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur jest dokonywane przez złożenie w postaci papierowej do właściwego naczelnika urzędu skarbowego zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Nadawanie uprawnień będzie zatem możliwe wyłącznie elektronicznie.

W § 1 pkt 4 projektu uregulowano zmianę brzmienia załącznika do rozporządzenia ZAW-FA, w którym w odnośniku nr 2 Objaśnień wskazano, że przez nadanie uprawnień należy rozumieć wskazanie osoby uprawnionej do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Wskazanie kolejnej osoby uprawnionej w części C jest możliwe po odebraniu uprawnień osobie uprzednio wskazanej. Dalsze uprawnienia nadawane są elektronicznie w Krajowym Systemie e-Faktur.

W § 2 uregulowano, że przepisy § 2 ust. 2 pkt 3 lit. d, ust. 3 pkt 4 i pkt 5 lit. d, ust. 4a, § 3 ust. 4 i § 4 ust. 1b pkt 2 rozporządzenia zmienianego w § 1, w zakresie w jakim dotyczą członków grupy VAT mają zastosowanie od dnia 1 stycznia 2023 r. w związku z tym, że przepisy wprowadzające grupy VAT wchodzą w życie z tym dniem.

Wejście w życie zmian

Omawiany projekt przewiduje, że nowelizacja wejdzie w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia rozporządzenia w Dzienniku Ustaw.

Źródło: Projekt (z 16 sierpnia 2022 r.) rozporządzenia Ministra Finansów zmieniające rozporządzenie w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.

oprac. Paweł Huczko