Jak ewidencjonować wystawienie faktury zaliczkowej

rada

Fakturę zaliczkową ewidencjonuje się na konto „Rozliczenia międzyokresowe przychodów” w kwocie netto.

uzasadnienie

Po otrzymaniu zaliczki spółka powinna ją zaewidencjonować na konto „Rozrachunki z odbiorcami” (w analityce „Zaliczki”).

Jeżeli przed wydaniem towarów podatnik otrzymał część należności, to jest zobowiązany wystawić fakturę, ponieważ otrzymana zaliczka podlega opodatkowaniu VAT. Fakturę należy wystawić nie później niż siódmego dnia od dnia, w którym otrzymano część lub całość należności od nabywcy.

Faktura zaliczkowa powinna zawierać co najmniej:

- dane sprzedawcy i nabywcy,

- datę wystawienia faktury,

- kolejny numer,

- kwotę otrzymanej zaliczki,

- stawkę i kwotę podatku.

Kwotę podatku wyliczamy według wzoru:

KP = (ZB × SP) : (100 + SP)

gdzie:

KP  - kwota podatku,

ZB - kwota zaliczki,

SP - stawka podatku.

Na fakturze podajemy również nazwę towaru oraz datę zaliczki, jeżeli nie pokrywa się ona z datą wystawienia faktury.

Zaliczka otrzymana na poczet dostaw mających nastąpić w przyszłości nie jest przychodem. Na potrzeby opodatkowania podatkiem dochodowym uwzględniamy ją dopiero w momencie sprzedaży towaru, natomiast wcześniej księgujemy ją na koncie „Rozliczenia międzyokresowe przychodów”.

Przykład

Cena samochodu wynosi 36 600 zł. Kupujący wpłacił zaliczkę w kwocie 20 000 zł.

1. Wpływ zaliczki od kontrahenta na konto firmy:

Wn „Rachunek bankowy” 20 000,00

Ma „Rozrachunki z odbiorcami” 20 000,00

2. Wystawienie faktury VAT:

(20 000 zł × 22%) : (100% + 22%) = 3606,56 zł

Kwota netto zaliczki wyniesie:

20 000 zł - 3606,56 zł = 16 393,44 zł

Wn „Rozrachunki z odbiorcami” 20 000,00

Ma „Rozliczenia międzyokresowe przychodów” 16 393,44

Ma „VAT należy” 3 606,56

3. Wystawienie faktury końcowej:

- kwota netto: 30 000 zł - 16 393,44 zł = 13 606,56 zł

- wykazany w niej VAT: 16 600 zł - 13 606,56 zł = 2993,44 zł

- kwota brutto: 16 600 zł

a) faktura ostateczna

Wn „Rozrachunki z odbiorcami” 16 600,00

Ma „Przychody ze sprzedaży” 13 606,56

Ma „VAT należny” 2 993,44

b) przeniesienie zaliczki do przychodów

Wn „Rozliczenia międzyokresowe przychodów” 16 393,44

Ma „Przychody ze sprzedaży 16 393,44

4. Wpłata należności końcowej dotyczącej transakcji:

Wn „Rachunek bankowy” 16 600,00

Ma „Rozrachunki z odbiorcami” 16 600,00

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Również zgodnie z przepisami rozporządzenia MF w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów podatnik nie jest zobowiązany do rozliczania zaliczki.

Ustawodawca mówi, że otrzymane i zapłacone zaliczki ewidencjonuje się w rubryce 16 (17 według starego wzoru księgi) „Uwagi”. Oznacza to, że nie są one ani przychodem, ani kosztem w dniu ich zapłaty. Dopiero z chwilą zrealizowania dostawy towaru i otrzymania faktury wydatek w niej określony jest kosztem uzyskania przychodów.

Podstawa prawna

- art. 106 ust. 3 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 54, poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 143, poz. 1029

- § 17 ust. 1 i 3 rozporządzenia Ministra Finansów z 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 95, poz. 798; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 102, poz. 860

- art. 14 ust. 3 pkt 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 176, poz. 1243

- art. 12 ust. 1 pkt 4 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 176, poz. 1243

- pkt 18 objaśnień do podatkowej księgi przychodów i rozchodów - rozporządzenie Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów - Dz.U. Nr 152, poz. 1475; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 140, poz. 988

Maria Rubinkowska

doradca podatkowy