Rabat cenowy udzielony w momencie sprzedaży towarów - ujęcie w księgach rachunkowych

Rabat cenowy stanowi obniżkę ceny sprzedawanych dóbr udzieloną odbiorcy za spełnienie określonych warunków w momencie sprzedaży lub po jej dokonaniu. Udzielanie rabatu w momencie sprzedaży może wynikać z ogólnie przyjętej przez firmę praktyki (rabat od zakupu za gotówkę określonych towarów, przed lub po sezonie, rabat z tytułu wcześniejszej zapłaty, rabat od ilości lub wartości zakupu) lub też być wyrazem przywileju, z którego korzystają określone grupy kluczowych dla przedsiębiorstwa klientów (np. rabat za lojalność, za niedokonywanie zakupów u innych producentów lub dostawców).

Rabaty przyznawane po dokonaniu sprzedaży stanowią zwykle rekompensatę z tytułu nadmiernych szkód powstałych w trakcie transportu lub też są ekwiwalentem gorszej jakości dostarczanych dóbr. Mogą być również udzielane na pokrycie przewidywanych kosztów napraw gwarancyjnych.

W znaczeniu ekonomicznym rabat jest tożsamy z upustem i bonifikatą, z tym że upust jest stosowany głównie wobec stałych klientów lub przy zakupach hurtowych, zaś bonifikata stanowi rodzaj odszkodowania za poniesione przez odbiorcę straty.

Szczególną formą rabatu są premie udzielane odbiorcy przez sprzedawcę najczęściej cyklicznie, wartość których zależy od wielkości obrotu. Stanowią one nagrodę, dodatkowe wynagrodzenie za nabycie towarów w określonej ilości lub wartości, jednorazowo lub stopniowo w określonym czasie (np. w ramach programów lojalnościowych, których cechą charakterystyczną jest to, że klient nie otrzymuje dodatkowego świadczenia przy każdym zakupie, ale gromadząc punkty na indywidualnym koncie lub karcie, może w przyszłości wymieniać je na nagrody rzeczowe lub usługi).

Rolę premii może odgrywać dodatkowa ilość towaru tego samego (rabat towarowy) lub innego rodzaju (sprzedaż premiowa) albo określona kwota pieniężna (premia pieniężna, bonus). Dodanie do określonej partii dodatkowych sztuk towaru (gratisów) powoduje powstanie sytuacji zbliżonej do przyznania klientowi rabatu. W związku z udzielonym rabatem nabywca może bowiem za tę samą cenę nabyć większą ilość towaru. Dostawca zbywa określoną ilość towaru za określoną cenę pomniejszoną o wartość darmowych egzemplarzy.

VAT

Przyznanie rabatu może być udokumentowane fakturą VAT (gdy następuje ono już w momencie dostawy) lub fakturą korygującą (gdy następuje w odniesieniu do uprzednio zrealizowanych dostaw z inicjatywy sprzedawcy lub w wyniku zgłoszonej przez odbiorcę reklamacji).

Rabat cenowy przyznany w momencie dokonywania sprzedaży nie powoduje obniżenia obrotu stanowiącego podstawę opodatkowania, a jedynie określa wartość towarów (usług) przed ich wydaniem (wykonaniem) i powoduje, że faktura zostaje wystawiona po obniżonej cenie uwzględniającej już udzielony rabat. Zatem wykazany w fakturze obrót nie musi być już korygowany z tytułu udzielonej obniżki. Sam rabat może mieć jednak formę ukrytą lub ujawnioną. W pierwszym przypadku w fakturze VAT nie podaje się pierwotnej ceny towaru stanowiącego przedmiot obrotu, lecz wyłącznie cenę obniżoną (cenę sprzedaży po uwzględnieniu rabatu). Kwota udzielonego rabatu nie jest wówczas wykazywana w fakturze, a w efekcie nie podlega odrębnemu księgowaniu.

Natomiast w drugim przypadku w fakturze należy wykazać zarówno sumę wartości netto należnej przed rabatem, jak i kwotę udzielonego rabatu oraz wartość netto po rabacie, od której oblicza się VAT, i sumę do zapłaty (art. 106e ust. 1 pkt 10 ustawy o VAT).

Polecamy: Ustawa o rachunkowości z komentarzem do zmian (książka)
Autorzy: prof. dr hab. Irena Olchowicz, dr Agnieszka Tłaczała, dr Wanda Wojas, Ewa Sobińska, Katarzyna Kędziora, Justyna Beata Zakrzewska, dr Gyöngyvér Takáts

Zapisy w księgach

W ewidencji sprzedawcy udzielony rabat wpływa na zmniejszenie przychodów netto ze sprzedaży i zasadniczo nie podlega księgowaniu. Nie oznacza to jednak, że w księgach rachunkowych nie można wykazać zarówno przychodu ze sprzedaży towarów (Ma konto 73-0 „Sprzedaż towarów”), jak i przyznanego rabatu (Wn konto 73-0 „Sprzedaż towarów”). W ewidencji odbiorcy wskazany w fakturze VAT rabat cenowy obniża cenę nabycia towarów, dlatego zakup taki jest ujmowany na zasadach ogólnych w cenie uwzględniającej udzielony rabat.

Sprzedawca powinien ująć w swojej ewidencji rabat cenowy udzielony w momencie sprzedaży towarów/materiałów (zarówno ukryty, jak i ujawniony) zapisem:

1. Wystawienie faktury sprzedaży towarów/materiałów (sprzedaż netto pomniejszona o rabat)

• Wn konto 20 „Rozrachunki z odbiorcami”,

• Ma konto 22 „Rozliczenie publicznoprawne”,

• Ma konto 73-0 „Sprzedaż towarów” lub konto 74-0 „Sprzedaż materiałów”.

W przypadku rabatu cenowego ujawnionego w fakturze możliwa jest również następująca ewidencja:

• Wn konto 20 „Rozrachunki z odbiorcami”,

• Wn konto 73-0 „Sprzedaż towarów” lub konto 74-0 „Sprzedaż materiałów” (udzielony rabat),

• Ma konto 73-0 „Sprzedaż towarów” lub konto 74-0 „Sprzedaż materiałów” (sprzedaż netto przed uwzględnieniem rabatu),

• Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne”

2. Wydanie sprzedanych towarów (materiałów)

• Wn konto 73-1 „Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)” lub konto 74-1 „Wartość sprzedanych materiałów”,

• Ma konto 33 „Towary” lub konto 31 „Materiały”.

Monitor Księgowego

Odbiorca powinien ująć w swojej ewidencji rabat cenowy udzielony w momencie sprzedaży towarów/materiałów (zarówno ukryty, jak i ujawniony) zapisem:

1. Otrzymanie faktury dokumentującej zakup towarów/materiałów (sprzedaż netto pomniejszona o rabat)

• Wn konto 30 „Rozliczenie zakupu”,

• Wn konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne”,

• Ma konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”.

2. Przyjęcie zakupionych (nabytych) towarów/materiałów do magazynu

• Wn konto 33 „Towary” lub konto 31 „Materiały”,

• Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”.

Sprzedawca może udzielić rabatu cenowego również po dokonaniu sprzedaży i wystawieniu faktury VAT dokumentującej dostawę. W takim przypadku sprzedawca powinien wystawić fakturę korygującą dokumentującą obniżenie ceny w odniesieniu do konkretnej dostawy towarów (usług) lub wszystkich dostaw dokonanych na rzecz jednego odbiorcy w danym okresie (zbiorcza faktura korygująca) zgodnie z art. 106j ust. 1 pkt 1 i 2 oraz ust. 3 pkt 1 ustawy o VAT.

Sprzedawca powinien ująć w swojej ewidencji rabat cenowy udzielony po dokonaniu sprzedaży towarów/materiałów zapisem:

1. Wystawienie faktury sprzedaży towarów (materiałów)

• Wn konto 20 „Rozrachunki z odbiorcami”,

• Ma konto 73-0 „Sprzedaż towarów” lub konto 74-0 „Sprzedaż materiałów”,

• Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne”.

2. Wydanie sprzedanych towarów (materiałów)

• Wn konto 73-1 „Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)” lub konto 74-1 „Wartość sprzedanych materiałów”,

• Ma konto 33 „Towary” lub konto 31 „Materiały”.

3. Wystawienie faktury korygującej dokumentującej udzielenie rabatu

• Wn konto 73-0 „Sprzedaż towarów” lub konto 74-0 „Sprzedaż materiałów”,

• Wn konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne”,

• Ma konto 20 „Rozrachunki z odbiorcami”.

Odbiorca powinien ująć w swojej ewidencji rabat cenowy udzielony po dokonaniu sprzedaży towarów/materiałów zapisem:

I. Rabat cenowy dotyczący towarów/materiałów znajdujących się jeszcze w magazynie – na podstawie otrzymanej faktury korygującej należy:

1. Obniżyć cenę zakupu towarów (materiałów) o kwotę otrzymanego rabatu:

• Wn konto 30 „Rozliczenie zakupu”,

• Ma konto 33 „Towary” lub konto 31 „Materiały” lub konto 34 „Odchylenia od cen ewidencyjnych towarów i materiałów”.

2. Obniżyć naliczony VAT:

• Wn konto 30 „Rozliczenie zakupu”,

• Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne”.

3. Zmniejszyć zobowiązanie wobec dostawcy:

• Wn konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”,

• Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”.

II. Rabat cenowy dotyczący towarów lub materiałów już sprzedanych (zużytych) – na podstawie otrzymanej faktury korygującej należy skorygować koszt własny sprzedaży lub koszt zużycia materiałów:

• Wn konto 30 „Rozliczenie zakupu”,

• Ma konto 73-1 „Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)” lub konto 74-1 „Wartość sprzedanych materiałów” lub konto 40 „Koszty według rodzajów”.

Rabat przyznany na pokrycie kosztów napraw gwarancyjnych sprzedawca powinien ująć w księgach rachunkowych w identyczny sposób jak zwykły rabat cenowy. Z kolei nabywca powinien zaewidencjonować go zapisem:

1. Zobowiązanie wobec dostawcy: Wn konto 30 „Rozliczenie zakupu”, Ma konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”;

2. Otrzymany rabat na pokrycie kosztów napraw gwarancyjnych: Wn konto 30 „Rozliczenie zakupu”, Ma konto 83 „Rezerwy”;

3. Przyjęcie zakupionych (nabytych) towarów/materiałów do magazynu: Wn konto 33 „Towary” lub konto 31 „Materiały”, Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”;

4. Rozliczenie VAT: Wn konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne”, Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”.

Zarówno w ewidencji sprzedawcy, jak i w księgach rachunkowych odbiorcy zbiorczą fakturę korygującą ujmuje się analogicznie jak fakturę korygującą dokumentującą przyznanie rabatu cenowego dotyczącego konkretnej dostawy.

Rabat cenowy może być również udzielany przy nabyciu środków trwałych. Z uwagi na zmniejszenie kwoty należnej przysługującej sprzedawcy wskutek przyznania takiego rabatu nabywca środka trwałego powinien skorygować cenę jego zakupu niezależnie od tego, czy środek trwały został już przyjęty do użytkowania, czy też jeszcze nie.

Zmiana ceny nabycia, a w efekcie wartości początkowej środka trwałego powinna zostać dokonana w miesiącu otrzymania faktury korygującej dokumentującej przyznanie rabatu zapisem:

1. Wartość netto rabatu: Wn konto 30 „Rozliczenie zakupu”, Ma konto 08 „Środki trwałe w budowie” (w sytuacji gdy rabat został udzielony przed przyjęciem środka trwałego do użytkowania) lub konto 01 „Środki trwałe” (w sytuacji gdy rabat został udzielony po przyjęciu środka trwałego do użytkowania);

2. Obniżenie naliczonego VAT: Wn konto 30 „Rozliczenie zakupu”, Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne”;

3. Wartość brutto rabatu: Wn konto 24 „Pozostałe rozrachunki”, Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”.

---

Otrzymanie rabatu cenowego po zakupie środka trwałego implikuje konieczność zmniejszenia jego wartości początkowej, a w przypadku środka trwałego przyjętego już do użytkowania również korekty wartości dokonanych odpisów amortyzacyjnych. Zmniejszenie wysokości odpisów amortyzacyjnych za okresy przed zmianą wartości początkowej środka trwałego można dokonać jednorazowo w miesiącu otrzymania faktury korygującej:

• Wn konto 07 „Odpisy umorzeniowe środków trwałych”,

• Ma konto 40 „Koszty według rodzajów – amortyzacja”.

Począwszy od miesiąca, w którym otrzymano rabat, należy dokonywać odpisów amortyzacyjnych od nowo ustalonej (niższej) wartości początkowej środka trwałego.

Przyznanie rabatu towarowego nie wpływa na łączną wartość transakcji, ale poprzez wydanie nabywcy większej ilości towarów/materiałów implikuje konieczność obniżenia ich jednostkowej ceny sprzedaży, co znajdzie odzwierciedlenie w fakturze sprzedaży (fakturze korygującej).

Sprzedawca towarów (materiałów) powinien wykazać w swojej ewidencji udzielony rabat towarowy zapisem:

1. Wystawienie faktury VAT dokumentującej sprzedaż towarów/materiałów (łącznie z gratisami, gdy rabat towarowy został udzielony przy nabyciu towarów/materiałów):

• Wn konto 20 „Rozrachunki z odbiorcami”;

• Ma konto 73-0 „Sprzedaż towarów” lub konto 74-0 „Sprzedaż materiałów”;

• Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne”,

2. Wydanie sprzedanych towarów/materiałów (w tym stanowiących rabat, gdy rabat towarowy został udzielony po nabyciu towarów/materiałów):

• Wn konto 73-1 „Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia) lub konto 74-1 „Wartość sprzedanych materiałów”,

• Ma konto 33 „Towary” lub konto 31 „Materiały”.

Nabywca towarów (materiałów) powinien wykazać w swojej ewidencji udzielony rabat towarowy zapisem:

1. Otrzymanie faktury VAT dokumentującej zakup towarów/materiałów (łącznie z gratisami, gdy rabat towarowy został udzielony przy nabyciu towarów/materiałów):

• Wn konto 30 „Rozliczenie zakupu”,

• Wn konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne”,

• Ma konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”.

2. Przyjęcie zakupionych towarów/materiałów do magazynu (w tym stanowiących rabat, gdy rabat towarowy został udzielony po nabyciu towarów/materiałów):

• Wn konto 33 „Towary” lub konto 31 „Materiały”,

• Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”.

W przypadku sprzedaży premiowej nieodpłatne przekazanie przez sprzedawcę towarów/materiałów jest bezpośrednio związane z jego działalnością operacyjną. Zatem ich wydanie (bezpłatne dodanie do zakupów) powinno obciążać konto 73-1 „Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia) lub konto 74-1 „Wartość sprzedanych materiałów” względnie zostać odniesione w ciężar kont zespołu 4 lub 5 (konto 40 „Koszty według rodzajów” lub konto 50 „Koszty działalności podstawowej”). Z kolei dla odbiorcy wartość rynkowa otrzymanych gratisów stanowi przychód z pozostałej działalności operacyjnej i powinna zostać ujęta w ewidencji zapisem:

• Wn konto 33 „Towary” lub konto 31 „Materiały”,

• Ma konto 76-0 „Pozostałe przychody operacyjne”.

Premie pieniężne związane z konkretną transakcją nabycia towarów/materiałów są zbliżone pod względem skutków ekonomicznych do rabatów cenowych (podobnie jak one prowadzą do obniżenia jednostkowej ceny sprzedaży). Ich przyznanie powinno więc zostać udokumentowane fakturą korygującą i zaewidencjonowane podobnie jak klasyczne rabaty cenowe.

W momencie sprzedaży towarów/materiałów sprzedawca powinien zaksięgować rabat, i to zarówno ten ukryty, jak i ujawniony

Marek Barowicz,  specjalista z zakresu rachunkowości

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).

Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 ze zm.).