Jak przejść z ksiąg rachunkowych na księgę przychodów i rozchodów i odwrotnie

Podatkowa księga przychodów i rozchodów dotyczy rozliczeń podatkowych. Ewidencjonuje się w niej zdarzenia dokumentujące przychody i koszty (lub wydatki). Ewidencja w formie księgi przychodów i rozchodów nie uwzględnia rozrachunków, operacji kasowych, bankowych itp. Zatem właściciel, chcąc uzyskać informację o swoich zobowiązaniach i należnościach, o płynności finansowej czy o innych wskaźnikach ekonomicznych, musi na własne potrzeby prowadzić dodatkowe ewidencje. Jednak wiele osób zajmujących się działalnością gospodarczą na niewielką skalę ich nie prowadzi. W takich przypadkach przejście z ewidencji uproszczonej na księgi rachunkowe może przysporzyć wielu kłopotów.

Otwarcie ksiąg rachunkowych dla podatników prowadzących ewidencję uproszczoną jest skomplikowaną operacją. Wynika to przede wszystkim z faktu, że dane zawarte w pkpir są do tego celu absolutnie niewystarczające. Dlatego należy odpowiednio wcześniej zacząć przygotowania do tego procesu. Odwrotna sytuacja, czyli przejście z ksiąg handlowych na księgi podatkowe, jest procesem mniej problemowym, wymaga jednak prowadzenia szczególnego rodzaju ewidencji, które nie są wymagane przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych.

UWAGA

Do przeliczenia na złote określonego w euro limitu przychodów zobowiązującego do prowadzenia ksiąg rachunkowych od 1 stycznia 2012 r. należy zastosować kurs średni NBP ogłoszony na 30 września 2011 r. Informację o kursie euro znajdziesz na stronie www.br.infor.pl.

Kto może przejść z ksiąg rachunkowych na księgę przychodów i rozchodów

Z tego rozwiązania będą mogły skorzystać, począwszy od 2012 r.

• osoby fizyczne,

• spółki cywilne osób fizycznych,

• spółki jawne osób fizycznych,

• spółki partnerskie

- które w 2011 r. były obowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych, a nie przekroczą w nim limitu przychodów (1 200 000 euro).

UWAGA

Przejście na rozliczenia na podstawie pkpir związane z mniejszą niż 1 200 000 wartością przychodów nie jest obowiązkowe (art. 2 ust. 2 uor, art. 24a ust. 5 updof). Podmioty gospodarcze muszą dokładnie przeanalizować, czy warto wracać do rozliczeń na podstawie księgi przychodów i rozchodów. Informację o dalszym prowadzeniu ksiąg rachunkowych mimo braku obowiązku należy przesłać do urzędu skarbowego przed rozpoczęciem roku podatkowego.

Jak sporządzić inwentaryzację na dzień zmiany zasad rozliczeń

Zamykając księgi handlowe, należy przeprowadzić pełną inwentaryzację. Do podatkowej księgi przychodów i rozchodów trzeba jednak wprowadzić tylko wartość towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów. Taki sposób postępowania wynika z § 27 ust. 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Przepis ten wskazuje, że:

(...) podatnicy są obowiązani do sporządzenia i wpisania do księgi spisu z natury towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów, zwanego dalej „spisem z natury”, na dzień 1 stycznia, na koniec każdego roku podatkowego, na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego, a także w razie zmiany wspólnika, zmiany proporcji udziałów wspólników lub likwidacji działalności.

Podatnicy prowadzący księgi rachunkowe nie mają obowiązku prowadzenia odrębnej ewidencji wyposażenia. W razie powrotu podatnika do pkpir będzie on musiał prowadzić ewidencję wyposażenia (§ 4 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów). W ewidencji tej należy wykazywać wyposażenie, którego wartość początkowa przekracza 1500 zł.

Podmioty gospodarcze będące zarejestrowanymi podatnikami VAT i posiadające prawo do odliczenia VAT będą ujmować to wyposażenie w cenach netto. Pozostałe podmioty ewidencjonują wyposażenie w cenach brutto. Podatnik jest obowiązany dokonywać zapisów w ewidencji wyposażenia najpóźniej w miesiącu przekazania wyposażenia do używania. Ewidencja wyposażenia powinna zawierać co najmniej następujące dane: numer kolejny wpisu, datę nabycia, numer faktury lub rachunku, nazwę wyposażenia, cenę zakupu wyposażenia lub koszt wytworzenia, numer pozycji, pod którą wpisano w księdze koszt związany z nabyciem wyposażenia, datę likwidacji (w tym również datę sprzedaży lub darowizny) oraz przyczynę likwidacji. Ewidencję tę należy prowadzić od momentu założenia pkpir.

 Więcej na ten temat znajdziesz w Internetowym Serwisie Księgowego w artykule Jak przejść z ksiąg rachunkowych na księgę przychodów i rozchodów i odwrotnie

• § 4 ust. 1 pkt 1, § 27 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów - Dz.U. Nr 152, poz. 1475; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 252, poz. 1691

• art. 12, art. 22n ust. 2-6 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 168, poz. 1006

• art. 2 ust. 1 pkt 2, art. 3 ust. 1 pkt 6, art. 4 ust. 5, art. 10 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 102, poz. 585

Anna Kędziora

księgowa, konsultant podatkowy